Einige Hinweise vorweg

•Die Umlageverfahren U1 und U2 dienen innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung dazu, die finanzielle Belastung von Arbeitgebern bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) bzw. bei Mutterschaft (U2) abzufedern.

•Die Teilnahme am Umlageverfahren U1 (Krankheit) ist für alle Arbeitgeber verpflichtend, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen (> Umlagepflichtrechner der AOK). Der Arbeitgeber führt monatlich einen von der Krankenkasse festgesetzten Prozentsatz des RV-pflichtigen Entgelts (ohne Einmalzahlungen) an die Krankenkasse ab. Diese erstattet im Gegenzug dem Arbeitgeber teilweise die Aufwendungen bei Krankheit des Mitarbeiters.

•Am Umlageverfahren U2 (Mutterschaft) nehmen alle Arbeitgeber teil - unabhängig davon, ob überhaupt weibliche Mitarbeiter beschäftigt werden. Der Arbeitgeber führt monatlich einen von der Krankenkasse festgesetzten Prozentsatz des RV-pflichtigen Entgelts (ohne Einmalzahlungen) an die Krankenkasse ab. Im Gegenzug erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber die Aufwendungen bei Mutterschaft und Beschäftigungsverbot zu 100 %.

 

So handhabt Quick-Lohn dies grundsätzlich

•Die abzuführenden Beitragssätze werden in den Satzungen der Krankenkassen festgelegt, ebenso die entsprechenden Erstattungssätze. Je nach Satzung werden auch Teile der Arbeitgeberbeiträge erstattet. Da viele Krankenkassen für die Umlage U1 mehrere Erstattungssätze anbieten, hinterlegen Sie die für Ihr Unternehmen vereinbarten jeweiligen U1-Umlage-/Erstattungssätze im Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten.

•Eine Änderung des Umlagesatzes U1 für die Entgeltfortzahlung ist nur zum Jahreswechsel möglich und erfordert eine formelle Wahlerklärung gegenüber der Krankenkasse. Nach der Satzung hat jede Krankenkasse einen Stichtag, bis zu dem die Wahlerklärung spätestens bei der Krankenkasse vorliegen muss. Meist ist dies der 31.01. (ggf. auch bereits der Fälligkeitstag der Januar-Beiträge, der drittletzte Bankarbeitstag). Wenn Sie eine Änderung des U1-Umlage-/Erstattungssatzes in den Krankenkassendaten vornehmen, erzeugt das Programm automatisch eine eigene elektronische Meldung für diesen Sachverhalt: einen Datensatz Änderungsmeldung zum Arbeitgeberkonto (Meldegrund 02) mit der Mitteilung des neuen Umlage-/Erstattungssatzes. Dieser Datensatz wird im Meldecenter bereitgestellt. Versenden Sie diese Meldung mit der Änderung rechtzeitig über das Meldecenter, damit Ihre Wahlerklärung vor dem Stichtag bei der Krankenkasse vorliegt.

•In Quick-Lohn ist die offizielle Beitragssatzdatei aller Krankenkassen integriert. Diese wird regelmäßig gepflegt und kann in der jeweils aktuellen Version heruntergeladen und im Programm aktualisiert werden. > Details zum Laden der Beitragssatzdatei

•Für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei einer Lohnfortzahlung wegen Krankheit oder Mutterschaft ist immer ein Antrag erforderlich. Dieser wird von Quick-Lohn bei Teilnahme am Meldecenter-Verfahren elektronisch versendet.

Umlage U1 - Krankheit

Mitarbeiter haben im Krankheitsfall Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber bis zur Dauer von 6 Wochen.
Wie Sie dies in Quick-Lohn handhaben, finden Sie unter > Krankheitslohnfortzahlung.

Umlage U2 - Mutterschaft

Eine Arbeitnehmerin im Mutterschutz bekommt Mutterschaftsgeld während der gesetzlichen Mutterschutzfristen (vor und nach der Geburt eines Kindes bzw. bei Fehlgeburt). Der Arbeitgeber zahlt hierbei einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Wie Sie dies in Quick-Lohn handhaben, finden Sie unter > Mutterschaftsgeld.

Kann eine Frau wegen eines allgemeinen oder individuellen Beschäftigungsverbots ganz oder teilweise vor Beginn und nach Ende der allgemeinen Mutterschutzfrist die Arbeit nicht ausüben, erhält sie Mutterschutzlohn. Dieser wird vom Arbeitgeber als Lohnfortzahlung in gleicher Höhe wie der durchschnittliche Brutto-Lohn vor dem Beginn der Schwangerschaft gewährt.
Wie Sie dies in Quick-Lohn handhaben, finden Sie unter > Beschäftigungsverbot.

Geschäftsführer - Besonderheiten bei den Umlagen U1 und U2

Für Geschäftsführer gelten in den Umlageverfahren U1 und U2 Besonderheiten, die von der jeweiligen Stellung als Geschäftsführer abhängen.
       Details

Sonderfall : Rückwirkende Änderung der Umlagepflicht U1

Es kommt vor, dass ein Unternehmen rückwirkend U1-pflichtig oder von der U1-Pflicht befreit wird. Für den Fall ist es erforderlich, dies im Programm zu korrigieren.

Umlage U1 - Optimierung

In den Abrechnungsmonaten November und Dezember prüft Quick-Lohn für Firmen mit weniger als 30 Mitarbeitern, ob Sie womöglich zu viel U1-Umlagebeiträge bezahlen.

Quick-Lohn führt dafür eine Vergleichsberechnung durch und zeigt Ihnen in Form eines Berichtes an, ob Sie als Arbeitgeber Geld hätten sparen können, wenn Sie bei bestimmten Krankenkassen den Umlagesatz und damit auch den Erstattungssatz bei Krankheit anders gewählt hätten.

Achtung: Wir weisen darauf hin, dass dies eine rückwärts gerichtete Betrachtungsweise ist. Bitte entscheiden Sie selbst, ob diese Prognose auch auf das Folgejahr zutreffen könnte.
Eine rückwirkende Änderung des U1-Umlage-/Erstattungssatzes ist nicht möglich. Hieraus ergibt sich auch kein Erstattungsanspruch gegenüber der Krankenkasse.

Wenn Sie den U1-Umlagesatz für die Zukunft ändern möchten, ist dies nur im Januar eines Jahres möglich. Hinterlegen Sie den neuen Wert im Januar im Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und senden Sie bitte die automatisch im Programm erzeugte elektronische Änderungsmeldung über das Meldecenter bis spätestens zum Stichtag an Ihre Krankenkasse. > U1-Wahlerklärung

 

Die Funktion U1-Erstattungs-Optimierungsrechner steht unseren treuen Bestandskunden seit Oktober 2021 als kostenloses Feature zur Verfügung, aber wir behalten uns für die Zukunft vor, diese Zusatzleistung mit einem Aufpreis zu versehen.