Einige Hinweise vorweg

•Die Beitragsnachweise müssen der Krankenkasse spätestens um null Uhr des fünftletzten Arbeitstages eines Monats vorliegen. Sie müssen diese also spätestens im Laufe des Vortages übermitteln, damit die Krankenkasse am fünftletzten Arbeitstag darüber verfügen kann.

•Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Samstage und Sonntage sowie gesetzliche Feiertage sind keine Bankarbeitstage. Auch den 24. und den 31. Dezember lassen Sie unberücksichtigt. Bitte beachten Sie: Der drittletzte Bankarbeitstag kann aufgrund nicht bundeseinheitlicher Feiertage unterschiedlich sein und richtet sich nach dem Sitz der Krankenkasse.

•Die Fiktivabrechnung ist aufwändig, da Sie zuerst Abrechnungen erstellen, die nur als Abrechnungsbasis dienen. Zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt dann die Abrechnung mit den tatsächlichen Daten. Wenn Sie eine Fiktivabrechnung vermeiden möchten, nehmen Sie eine Schätzung auf Basis Vormonat vor. Zwischen Fiktivabrechnung und Schätzung auf Basis Vormonat kann jeden Monat gewechselt werden (> Details zu Schätzung auf Basis Vormonat).

•Im Bereich Lohnabrechnung → Konfiguration ändern muss im Feld Schätzung SV-Beiträge der Wert "2" hinterlegt sein.

 

Typischer Arbeitsablauf

1. Schritt:Wählen Sie auf im Hauptmenü den Punkt Lohnabrechnung. Falls noch nicht geschehen, wechseln Sie mit Klick auf Beginn des Folgemonats in den neuen Abrechnungsmonat.

2. Schritt:Zu Beginn des neuen Monats können - falls erforderlich - Stammdaten geändert und Ein- und Austritte erfasst werden.

Bis zum 6-letzten Arbeitstag des Monats:

3. Schritt:Stammdatenverwaltung / Lohnerfassung / Verdienstbelege drucken
Ändern Sie die Stammdaten oder legen Sie diese an. Erfassen Sie dann die vermuteten/geschätzten Stunden- und Lohnwerte der Mitarbeiter. Drucken Sie die Verdienstbelege. > Details zum Ablauf der Lohnerfassung

4. Schritt:Fiktiver Monatsabschluss für die Schätzung
Alle Verdienstbelege werden gedruckt. Im Fenster Fiktivabrechnung wählen Sie nur die Beitragsnachweise aus.

5. Schritt:Schätzen und Drucken der SV-Beiträge
Auf Basis der Fiktivabrechnung werden die SV-Beiträge für alle Krankenkassen erstellt und Beitragsnachweise gedruckt. Die Schätzung kann wiederholt werden, solange die Beitragsnachweise mit den voraussichtlichen Beiträgen nicht gesendet wurden.

6. Schritt:Meldecenter / Meldungen prüfen und senden
Im Bereich Meldungen prüfen und senden schicken Sie die versandbereiten Meldungen. Mit diesen Meldungen werden nur die geschätzten Beitragsnachweise an das Meldecenter geschickt. Eine Änderung der Schätzung ist danach nicht mehr möglich.

7. Schritt:Überweisen / Beiträge und Steuern (bei Bedarf)
Quick-Lohn fragt, ob nun Überweisungen für die Krankenkassen erfolgen sollen und bietet entsprechend die Bankverbindungen an.

Wenn alle Lohndaten des Monats vorliegen:

8. Schritt:Stammdatenverwaltung / Lohnerfassung / Verdienstbelege drucken
Ändern Sie die Stammdaten oder legen Sie diese an, erfassen Sie die Stunden- und Lohnwerte der Mitarbeiter und kontrollieren Sie auf Vollständigkeit. Drucken Sie die Belege und kontrollieren Sie diese auf Richtigkeit. Werden jetzt noch Fehler festgestellt, können Stammdaten oder Erfassungswerte noch geändert werden. Die betroffenen Verdienstbelege werden erneut gedruckt, die geschätzten vernichtet.

9. Schritt:Monatsabschluss, Listen und Meldungen
Alle Verdienstbelege sind neu gedruckt, die geschätzten Beitragsnachweise sind gesendet. Nun werden die Monatsendelisten gedruckt und werden vom Abrechner geprüft. Auch jetzt erst festgestellte Fehler können noch behoben werden, indem Sie Stammdaten und Erfassungswerte ändern. Die betroffenen Verdienstbelege sind dann neu zu drucken. Anschließend wiederholen Sie Schritt 9. Quick-Lohn merkt sich die Differenzen zwischen Schätzung und Monatsendeabrechnung und verrechnet die Differenzen bei der Schätzung im nächsten Monat automatisch.

10. Schritt:Überweisen / Zahlungsliste (bei Bedarf)
Wenn Sie die Überweisungsfunktion von Quick-Lohn nutzen, werden nun die gewünschten Überweisungen (z.B. Auszahlung, VL, Altersvorsorge laut Abrechnung bzw. Beiträge und Steuern) aktiviert. > Details zum Überweisen

11. Schritt:Meldecenter / Meldungen prüfen und senden
Im Bereich Meldungen prüfen und senden schicken Sie die Datei (Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen) direkt ab.
Beachten Sie: Der alte Monat kann in beiden Fällen nicht mehr aufgerufen werden. Eventuell festgestellte Fehler werden im Folgemonat über eine Korrekturabrechnung behoben.

12. Schritt:Datensicherung / Daten sichern
Nach jedem Monatsabschluss ist eine Datensicherung auf ein externes Speichermedium oder als Onlinesicherung im Quick-Lohn Meldecenter wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit. > Details zur Datensicherung