Einige Hinweise vorweg

Die Beitragsnachweise müssen der Krankenkasse spätestens um null Uhr des fünftletzten Arbeitstages eines Monats vorliegen. Sie müssen diese also spätestens im Laufe des Vortages übermitteln, damit die Krankenkasse am fünftletzten Arbeitstag darüber verfügen kann.

Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Samstage und Sonntage sowie gesetzliche Feiertage sind keine Bankarbeitstage. Auch den 24. und den 31. Dezember lassen Sie unberücksichtigt. Bitte beachten Sie: Der drittletzte Bankarbeitstag kann aufgrund nicht bundeseinheitlicher Feiertage unterschiedlich sein und richtet sich nach dem Sitz der Krankenkasse.

 

Alternativ zur Schätzung auf Basis Vormonat können Sie auch eine Fiktivabrechnung vornehmen. Diese ist allerdings aufwändiger. > Details zur Fiktivabrechnung

Im Bereich LohnabrechnungKonfiguration ändern muss im Feld Schätzung SV-Beiträge der Wert "1" hinterlegt sein.

 

Typischer Arbeitsablauf

1. Schritt:Wählen Sie auf der Startseite den Punkt Lohnabrechnung. Falls noch nicht geschehen, wechseln Sie mit Klick auf Beginn des Folgemonats in den neuen Abrechnungsmonat.
 
Zu Beginn des neuen Monats können - falls erforderlich - Stammdaten geändert und Ein- bzw. Austritte des aktuellen Monats erfasst werden.

Bis zum 6-letzten Arbeitstag des Monats:

2. Schritt:Schätzen u. Drucken der SV-Beiträge
Standardmäßig werden die SV-Beiträge auf Basis 100% für alle Krankenkassen geschätzt (bzw. mit einem geringeren Wert, wenn im Vormonat Mitarbeiter ausgetreten sind) und Beitragsnachweise gedruckt. Die Schätzung kann prozentual insgesamt oder für einzelne Krankenkassen angepasst werden (> Wie kann die Schätzung der SV-Beiträge beeinflusst werden?). Solange die Beitragsnachweise mit den voraussichtlichen Beiträgen nicht gesendet wurde, kann die Schätzung mit anderen Werten wiederholt werden.

3. Schritt:Meldecenter / Versandbereite Meldungen senden
Mit dieser Meldedung werden nur die geschätzten Beitragsnachweise an das Meldecenter geschickt. Eine Änderung der Schätzung ist danach nicht mehr möglich.

4. Schritt:Überweisen / Beiträge und Steuern (bei Bedarf)
Quick-Lohn fragt, ob nun Überweisungen für die Krankenkassen erfolgen sollen und bietet entsprechend die Bankverbindung an.

Wenn alle Lohndaten des Monats vorliegen:

5. Schritt:Stammdatenverwaltung / Lohnerfassung / Verdienstbelege drucken
Ändern Sie die Stammdaten oder legen Sie diese an, erfassen Sie die Stunden- und Lohnwerte der Mitarbeiter und kontrollieren Sie diese auf Vollständigkeit. Drucken Sie die Belege und kontrollieren Sie diese auf Richtigkeit. Werden jetzt noch Fehler festgestellt, können Stammdaten oder Erfassungswerte noch geändert werden. Die betroffenen Verdienstbelege drucken Sie erneut, die falschen entsorgen Sie. > Details zum Ablauf der Lohnerfassung

6. Schritt:Monatsabschluss, Listen und Meldungen
Alle Verdienstbelege sind gedruckt, die geschätzten Beitragsnachweise sind gesendet. Nun werden die Monatsendelisten gedruckt und durch den Abrechner geprüft. Auch zu diesem Zeitpunkt festgestellte Fehler können noch behoben werden, indem Sie Stammdaten und Erfassungswerte ändern. Die betroffenen Verdienstbelege werden dann neu gedruckt. Anschließend wird Schritt 6 wiederholt. Quick-Lohn merkt sich die Differenzen zwischen Schätzung und Monatsendeabrechnung und verrechnet die Differenzen bei der Schätzung im nächsten Monat automatisch.

7. Schritt:Überweisen / Zahlungsliste (bei Bedarf)
Wenn Sie die Überweisungsfunktion von Quick-Lohn nutzen, werden hier die gewünschten Überweisungen (z.B. Auszahlung, VL, Altersvorsorge laut Abrechnung bzw. Beiträge und Steuern) aktiviert. > Details zum Überweisen

8. Schritt:Meldecenter /Versandbereite Meldungen senden
Im Bereich Versandbereite Meldungen senden schicken Sie die Datei (Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen) direkt ab..
Beachten Sie: Der alte Monat kann in beiden Fällen nicht mehr aufgerufen werden. Eventuell festgestellte Fehler werden im Folgemonat über eine Korrekturabrechnung im nächsten Abrechnungsmonat behoben.

9. Schritt:Datensicherung / Daten sichern
Nach jedem Monatsabschluss ist eine Datensicherung auf ein externes Speichermedium oder als Onlinesicherung im Quick-Lohn Meldecenter wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit. > Details zur Datensicherung