Einige Hinweise vorweg
Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt für Sie die Arbeit mit dem Papierbeleg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Wie erhalten Sie die Erstbescheinigung der eAU im Programm?
Den Abruf handhaben Sie wie folgt vor:
1. Schritt:Gehen Sie im Programm über Lohnabrechnung → Elektronische Meldungen → Elektr. Arbeitsunfähigkeitbesch.(eAU) und dort im Reiter "eAU anfordern" auf Erstbescheinigung für Mitarbeiter anfordern. Im Anschluss wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die eAu anfordern möchten.
2. Schritt:In der Anforderung ergänzen Sie bitte noch die Angaben zur Arbeitsunfähigkeit. Nutzen Sie hierfür die F1- Hilfe. Schließen Sie den Vorgang mit Esc - Speichern & Verlassen ab.
3. Schritt:Nach ca. 3 Tagen können Sie im Meldecenter die eAU als Rückmeldung abrufen (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen). Als Antwort auf die Anforderung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie folgende Rückmeldungen erhalten:
1. Fall: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Erstbescheinigung/Folgebescheinigung) mit dem Zeitraum
Damit haben Sie die Angaben aus der eAU für die Lohnerfassung erhalten. Die Angaben zum Ansprechpartner finden Sie auch auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Falls Sie diese in Papierform benötigen, nutzen Sie hierfür die Funktion eAU nachdrucken im Menü elektronische Meldungen. Im Meldecenter lässt sich der
2. Fall: Die Rückmeldung "eAU/ Krankenhausmeldung liegt nicht vor"
Die Krankenkasse wird innerhalb der nächsten 14 Tage die Rückmeldung an Sie weiterleiten, sofern eine Bescheinigung vorliegt. Sie warten diesen Zeitraum vorerst ab und rufen bitte regelmäßig die Rückmeldungen im Meldecenter ab (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen). Ein erneuter Abruf ist innerhalb der nächsten 14 Tage erst einmal nicht möglich.
Sofern in diesem Zeitraum eine eAU zu diesem Mitarbeiter bei der Krankenkasse eingeht, wird diese an Sie weitergeleitet. Falls keine eAU zu dieser Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vorliegt, können Sie nach diesen 14 Kalendertagen wieder für den gleichen Zeitraum anfragen. Jedoch ist die erste Anfrage zu stornieren, bevor Sie die für den selben Zeitraum eine neue Anforderung absetzen.
3. Fall: Die Rückmeldung "unzuständige Krankenkasse
Setzen Sie sich gegebenenfalls mit ihrem Mitarbeiter in Verbindung und prüfen, ob eventuell abweichende Krankenkassenangaben vorliegen und gleichen diese mit der in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Krankenkasse ab. Die Abfrage wiederholen Sie danach.
Für alle drei Fälle gilt:
Sollten Ihnen bis zum Termin der Lohnabrechnung die eAU noch nicht vorliegen, rechnen Sie erst einmal ohne Krankheitslohnfortzahlung ab - also wie gearbeitet. Sobald die Rückmeldung der eAU vorliegt, führen Sie die Korrektur durch.
Wie erhalten Sie die Folgebescheinigung der eAU im Programm?
Ist der Mitarbeiter über den Zeitraum der Erstbescheinigung hinaus weiterhin krank, verfahren Sie sinngemäß wie bei der Erstbescheinigung nur nennt sich der Abruf jetzt Folgebescheinigung.
Wann wird eine bzw. keine eAU ausgestellt?
•Wenn Ihr Mitarbeiter gemäß §5 Abs.1 Entgeltfortzahlungsgesetz der Nachweispflicht der Arbeitsunfähigkeit nachkommt, wird vom jeweiligen Arzt/Zahnarzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt bei:
oKrankheit (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
oArbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII)
•Für folgende Sachverhalte wird KEINE elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt und an die Krankenkasse übermittelt:
obei Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)
ofür Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahmen eines SV-Trägers
ofür Vorsorgeleistungen (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme)
obei ärztlichem Beschäftigungsverbotes nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz
ofür Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld
obei einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit
obei einem privat versicherten Beschäftigten
Welche Arbeitsunfähigkeits-Zeiten können abgefragt werden?
Die Abfrage der eAU kann immer erst am Folgetag nach dem Tag des Feststelldatums erfolgen. Wichtig ist in jedem Fall zu wissen, an welchem Tag der Mitarbeiter zum Arzt gegangen ist bzw. gehen wird. Dauert die Krankheit länger als 3 Tage, muss er spätestens am 4.Tag der Arbeitsunfähigkeit ohnehin zum Arzt. Die Abfrage der eAU kann in diesem Fall am folgenden Tag, also dem 5.Tag der Arbeitsunfähigkeit, erfolgen.
Wenn in Ihrem Unternehmen abweichende Regelungen getroffen wurden, hinterlegen Sie diese im Programm.
Die abweichende Regelung gilt für alle Mitarbeiter:
Wählen Sie Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und tragen Sie im Feld AU erfordl. ab Tag als Zahl den Tag ein, ab dem der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen hat (z. B. "1" = ab dem 1. Krankheitstag). Nutzen Sie die Erläuterungen in der F1-Hilfe.
Die abweichende Regelung gilt für nur für einzelne Mitarbeiter:
Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und rufen Sie den Teil 2 auf. Im Feld Besonderheiten tragen Sie ein:
→ “AUT1” - ab dem ersten Krankheitstag
→ “AUT2” - ab dem zweiten Krankheitstag
→ “AUT3” - ab dem dritten Krankheitstag