Einige Hinweise vorweg

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt für Sie die Arbeit mit dem Papierbeleg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Ab 2025 nehmen auch Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen am eAU-Meldeverfahren teil.

Wie erhalten Sie die Erstbescheinigung der eAU im Programm?

Den Abruf handhaben Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Gehen Sie im Programm über Lohnabrechnung → Elektronische Meldungen → Elektr. Arbeitsunfähigkeitbesch.(eAU) und dort im Reiter "eAU anfordern" auf Erstbescheinigung für Mitarbeiter anfordern. Im Anschluss wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die eAU anfordern möchten.

2. Schritt:In der Anforderung ergänzen Sie bitte noch die Angaben zur Arbeitsunfähigkeit. Nutzen Sie hierfür die F1 - Hilfe. Schließen Sie den Vorgang mit Esc - Speichern & Verlassen ab.

3. Schritt:Nach ca. 3 Tagen können Sie im Meldecenter die eAU als Rückmeldung abrufen (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen).

Diese eAU-Rückmeldungen sind möglich:

Als Antwort auf die Anforderung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie folgende Rückmeldungen erhalten:

1. Fall: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Erstbescheinigung/Folgebescheinigung) mit dem Zeitraum

Damit haben Sie die Angaben aus der eAU für die Lohnerfassung erhalten. Die Angaben zum Ansprechpartner finden Sie auch auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Falls Sie diese in Papierform benötigen, nutzen Sie hierfür die Funktion eAU nachdrucken im Menü elektronische Meldungen.

2. Fall: Die Rückmeldung "eAU/ Krankenhausmeldung liegt nicht vor"

Die Krankenkasse wird innerhalb der nächsten 14 Tage die Rückmeldung an Sie weiterleiten, sofern eine Bescheinigung vorliegt. Sie warten diesen Zeitraum vorerst ab und rufen bitte regelmäßig die Rückmeldungen im Meldecenter ab (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen). Ein erneuter Abruf ist innerhalb der nächsten 14 Tage erst einmal nicht möglich.

Sofern in diesem Zeitraum eine eAU zu diesem Mitarbeiter bei der Krankenkasse eingeht, wird diese an Sie weitergeleitet. Falls keine eAU zu dieser Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vorliegt, können Sie nach diesen 14 Kalendertagen wieder für den gleichen Zeitraum anfragen. Jedoch ist die erste Anfrage zu stornieren, bevor Sie die für den selben Zeitraum eine neue Anforderung absetzen.

3. Fall: Die Rückmeldung "unzuständige Krankenkasse"

Setzen Sie sich gegebenenfalls mit ihrem Mitarbeiter in Verbindung und prüfen, ob eventuell abweichende Krankenkassenangaben vorliegen und gleichen diese mit der in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Krankenkasse ab. Die Abfrage wiederholen Sie danach.

4. Fall: Die Rückmeldung "In Prüfung"

Die vorliegenden Daten zum angefragten eAU-Beginndatum enthalten objektiv falsche Angaben oder wurden im Ersatzverfahren übermittelt. Nach Klärung erhalten Sie proaktiv eine Rückmeldung.

5. Fall: Teilstationäre Krankenhausbehandlung

Ein Tagesaufenthalt in einer Klinik war der Grund für die Arbeitsunfähigkeit. Da die Abrechnung durch das Krankenhaus in diesen Fällen zeitlich sehr versetzt stattfindet, erfolgt die Rückmeldung nur mit diesem Grund.

6. Fall: Weiterleitungsverfahren

Zum angefragten eAU-Beginndatum liegt ein Wechsel der Krankenkassen vor. Die neue Krankenkasse stellt den Nachweis proaktiv zur Abholung bereit. In den Mitarbeiterstammdaten muss gegebenenfalls noch auf die > neue Krankenkasse umgestellt werden.

7. Fall: Anderer Nachweis liegt vor

Mit dieser Rückmeldung informiert Sie die Krankenkasse darüber, dass für die eAU-Anforderung ein privatärztlicher oder ein ausländischer AU-Nachweis vorliegt. Diese Nachweise sind weiterhin nicht Bestandteil des eAU-Meldeverfahrens. Fordern Sie den Papiernachweis bei Ihren Beschäftigten an.

Für alle genannten Fälle gilt:

Sollte Ihnen bis zum Termin der Lohnabrechnung die eAU noch nicht vorliegen, rechnen Sie erst einmal ohne Krankheitslohnfortzahlung ab - als hätte der Mitarbeiter gearbeitet. Sobald die Rückmeldung der eAU vorliegt, führen Sie eine Korrektur durch.

 

Wie erhalten Sie die Folgebescheinigung der eAU im Programm?

Ist der Mitarbeiter über den Zeitraum der Erstbescheinigung hinaus weiterhin krank, verfahren Sie sinngemäß wie bei der Erstbescheinigung, nur erfolgt der Abruf jetzt über den Button Folgebescheinigung anfordern.

 

Wann wird eine bzw. wann wird keine eAU ausgestellt?

•Damit die Mitarbeiter ihrer Anzeige- und Nachweispflicht im Krankheitsfall gemäß § 5 Abs.1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes nachkommen können, wird vom jeweiligen Arzt oder Zahnarzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt und an die Krankenkasse übermittelt bei:

oKrankheit (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)

oArbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII)

 

•Für folgende Sachverhalte wird KEINE elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt:

obei Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)

ofür Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahmen eines SV-Trägers

ofür Vorsorgeleistungen (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme)

obei ärztlichem Beschäftigungsverbot nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz

ofür Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld

obei einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit

obei einem privat krankenversicherten Beschäftigten

 

Welche Arbeitsunfähigkeits-Zeiten können abgefragt werden?

Die Abfrage der eAU kann immer erst am Folgetag nach dem Tag des Feststelldatums erfolgen. Wichtig ist in jedem Fall zu wissen, an welchem Tag der Mitarbeiter zum Arzt gegangen ist bzw. gehen wird. Dauert die Krankheit länger als 3 Tage, muss er spätestens am 4.Tag der Arbeitsunfähigkeit ohnehin zum Arzt. Die Abfrage der eAU kann in diesem Fall am folgenden Tag, also dem 5.Tag der Arbeitsunfähigkeit, erfolgen.

Wenn in Ihrem Unternehmen abweichende Regelungen getroffen wurden, hinterlegen Sie diese im Programm.

Die abweichende Regelung gilt für alle Mitarbeiter:

Wählen Sie Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und tragen Sie im Feld AU erfordl. ab Tag als Zahl den Tag ein, ab dem der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen hat (z. B. "1" = ab dem 1. Krankheitstag). Nutzen Sie die Erläuterungen in der F1-Hilfe.

Die abweichende Regelung gilt für nur für einzelne Mitarbeiter:

Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und rufen Sie den Teil 2 auf. Im Feld Besonderheiten tragen Sie ein:
→  “AUT1” - ab dem ersten Krankheitstag
→  “AUT2” - ab dem zweiten Krankheitstag
→  “AUT3” - ab dem dritten Krankheitstag