Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Einige Hinweise vorweg

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt für Sie die Arbeit mit dem Papierbeleg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Wann wird eine bzw. keine eAU ausgestellt?

Wenn Ihr Mitarbeiter gemäß §5 Abs.1 Entgeltfortzahlungsgesetz der Nachweispflicht der Arbeitsunfähigkeit nachkommt, wird vom jeweiligen Arzt/Zahnarzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt bei:

oKrankheit  (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)

oArbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII)

ostationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V)

Für folgende Sachverhalte wird KEINE elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt und an die Krankenkasse übermittelt:

obei Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)

ofür Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahmen eines SV-Trägers

ofür Vorsorgeleistungen (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme)

obei  ärztlichem Beschäftigungsverbotes nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz

ofür Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld

obei einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit

Welche Arbeitsunfähigkeits-Zeiten können abgefragt werden?

Ab der Einführung des Verfahrens können Sie Arbeitsunfähigkeit-Zeiten ab dem 01.10.2021 abfragen. Üblicherweise erfolgt dies spätestens bis zum 4.Tag der Arbeitsunfähigkeit. Die Abfrage der eAU kann in diesem Fall am folgenden Tag, also dem 5.Tag der Arbeitsunfähigkeit, erfolgen.

Wenn in Ihrem Unternehmen abweichende Regelungen getroffen wurden, hinterlegen Sie diese im Programm.

Die abweichende Regelung gilt für alle Mitarbeiter:

Gehen Sie über LohnabrechnungKonfiguration ändern und tragen Sie im Feld AU erfordl. ab Tag als Zahl den Tag ein, ab dem der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen hat (z.B. 1 ab dem 1. Tag krank). Nutzen Sie die Erläuterungen in der F1-Hilfe.

Die abweichende Regelung gilt für nur für einzelne Mitarbeiter:

Gehen Sie über LohnabrechnungStammdatenverwaltungMitarbeiterdaten und rufen Sie den Teil 2 auf. Im Feld Besonderheiten tragen Sie ein:
→  “AUT1” - ab dem ersten Tag,
→  “AUT2” - ab dem zweiten Tag
→  “AUT3” - ab dem dritten Tag

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer generell ein ärztliches Attest oder ähnliches vorzulegen.

Wie erhalten Sie die Erstbescheinigung der eAU im Programm?

Wenn Ihnen ein Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit mitteilt, dann rufen Sie frühestens am 5. Tag die eAU ab. Den Abruf handhaben Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Gehen Sie im Programm über LohnabrechnungElektronische MeldungenElektr. Arbeitsunfähigkeitbesch.(eAU) und dort auf Erstbescheinigung für Mitarbeiter anfordern. Im Anschluss wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die eAu anfordern möchten.

2. Schritt:In der Anforderung ergänzen Sie bitte noch die Angaben zur Abfrage. Nutzen Sie hierfür die F1- Hilfe. Schließen Sie den Vorgang mit Esc - Speichern & Verlassen ab.

3. Schritt:Nach ca. 3 Tagen können Sie im Meldecenter die eAU als Rückmeldung abrufen (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen). Als Antwort auf die Anforderung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie folgende Rückmeldungen erhalten:

1. Fall: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Erstbescheinigung/Folgebescheinigung) mit dem Zeitraum

Damit haben Sie die Angaben aus der eAU für die Lohnerfassung erhalten. Die Angaben zum Ansprechpartner finden Sie auch auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Falls Sie diese in Papierform benötigen, nutzen Sie hierfür die Funktion Drucken.

2. Fall: Die Rückmeldung 4 = eAU/ Krankenhausmeldung liegt nicht vor

Ein erneuter Abruf ist erst innerhalb der nächsten 14 Tage erst einmal nicht mehr möglich. Sie warten diesen Zeitraum vorerst ab und rufen regelmäßig die Rückmeldungen im Meldecenter ab (> Meldecenter Rückmeldungen abrufen).

Sofern in diesem Zeitraum eine eAU zu diesem Mitarbeiter bei der Krankenkasse eingeht, wird diese an Sie weitergeleitet.

Falls keine eAU zu dieser Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vorliegt, können Sie nach diesen 14 Kalendertagen wieder für den gleichen Zeitraum anfragen. Jedoch ist die erste Anfrage zu stornieren, bevor Sie die für den selben Zeitraum eine neue Anforderung absetzen.

3. Fall: Die Rückmeldung 1 = unzuständige Krankenkasse

Setzen Sie sich gegebenenfalls mit ihrem Mitarbeiter in Verbindung und prüfen, ob eventuell abweichende Krankenkassenangaben vorliegen und gleichen diese mit der in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Krankenkasse ab. Die Abfrage wiederholen Sie danach.

Für alle drei Fälle gilt:

Sollten Ihnen bis zum Termin der Lohnabrechnung die eAU noch nicht vorliegen, rechnen Sie erst einmal ohne Krankheitslohnfortzahlung ab - also wie gearbeitet. Sobald die Rückmeldung der eAU vorliegt, führen Sie die Korrektur durch.

Wie erhalten Sie die Folgebescheinigung der eAU im Programm?

Ist der Mitarbeiter über den Zeitraum der Erstbescheinigung hinaus weiterhin krank, verfahren Sie sinngemäß wie bei der Erstbescheinigung nur nennt sich der Abruf jetzt Folgebescheinigung.