Einige Hinweise vorweg

Ausländische Mitarbeiter können unbeschränkt steuerpflichtig, beschränkt steuerpflichtig, steuerfrei (183 Tage Regel) oder steuerbefreit (Grenzgänger) sein. Legen Sie die jeweilige Bescheinigung zu den Lohnunterlagen. Bei den Sozialversicherungsbeiträgen gibt es keine Besonderheiten. In Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil1 → Staatsangehörigkeit ist die jeweilige Kennzahl zu hinterlegen (aus der Tabelle auswählen). Bei Auslandsanschriften muss in den Zusatzdaten das Auslandskennzeichen eingetragen werden (z.B. NL für Niederlande).

 

Unbeschränkte Steuerpflicht

Wenn ein Arbeitnehmer in Deutschland seinen Wohnsitz hat oder oder sich länger als 6 Monate in Deutschland aufhält, ist er stets unbeschränkt steuerpflichtig. Er erhält deshalb eine Steuer-Id-Nr. Nach den Besteuerungsmerkmalen lt. ELStAM erfolgt der Lohnsteuerabzug. Die Staatsangehörigkeit spielt hierbei keine Rolle. Bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis und am Jahresende wird eine "normale" Lohnsteuerbescheinigung erstellt.

 

Beschränkte Steuerpflicht

Vorübergehend in Deutschland tätige ausländische Arbeitnehmer, die die obigen Bedingungen nicht erfüllen sind beschränkt steuerpflichtig. In der steuerlichen Berechnung gibt es zwischen unbeschränkter und beschränkter Steuerpflicht praktisch keinen Unterschied.

Ab 2020 können auch für die beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale über das ELStAM-Verfahren abgerufen werden. Sie erhalten ebenfalls Lohnsteuerbescheinigungen bei Ausscheiden bzw. zum Jahresende.

Arbeitnehmer, die weiterhin mit der Lohnsteuerabzugsbescheinigung (Papierbescheinigung) abgerechnet werden, erfassen Sie wie folgt:

 

Steuerfreiheit in Deutschland

Ein Mitarbeiter, der von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland entsendet wird, um hier für einen begrenzten Zeitraum zu arbeiten, kann unter Umständen komplett "Steuerfrei" sein. Die Steuerfreiheit greift nur, wenn der Arbeitgeber nicht in Deutschland ansässig ist und der Arbeitslohn nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung des Arbeitgebers getragen wird. Sollte dieser Fall auf Sie zutreffen, rufen Sie bitte die Hotline an.

 

Steuerfreistellung ("echter" Grenzgänger aus Frankreich und Österreich)

Ein Grenzgänger ist ein ausländischer Mitarbeiter, der im deutschen Grenzgebiet zu einem Nachbarstaat tätig ist, im Grenzgebiet des Nachbarstaates wohnt und zur Arbeit täglich die Grenze überschreitet. Zwischen Deutschland und dem Nachbarstaat muss ein entsprechendes Doppelbesteuerungsabkommen existieren, in dem eine Grenzgängerregelung vereinbart wurde. Solche Abkommen bestehen mit Frankreich, der Schweiz und Österreich.

Grenzgänger können beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Freistellungsbescheinigung beantragen. Wenn diese vorliegt, behält der Arbeitgeber keinerlei Lohn-und Kirchensteuer ein. Ohne eine Freistellungsbescheinigung sind sie steuerpflichtig. In der Sozialversicherung sind sie genauso versichert wie deutsche Arbeitnehmer.

Wenn die Freistellungsbescheinigung vorliegt (nur dann sind es "echte" Grenzgänger), erfassen Sie folgende Stammdaten:

•In Mitarbeiterdaten 1 im Feld Steuerklasse: -- .

•In Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten: G-

•In Zusatzdaten im Feld Auslandskennzeichen das Kennzeichen das Landes (z.B. F für Frankreich).

Ob der Mitarbeiter Kinder hat, entnehmen Sie der vorzulegenden Familienstandsbescheinigung.

 

Grenzgänger aus den Nachbarstaaten

Frankreich ("echter" Grenzgänger)
Steuerfreie Grenzgänger erhalten trotzdem Lohnsteuerbescheinigungen, da beide Länder einen Fiskalausgleich vereinbart haben. Quick-Lohn setzt deshalb automatisch das Kennzeichen (FR1, FR2 oder FR3) wie gefordert auf der Lohnsteuerbescheinigung ein.

Schweiz (Grenzpendler)
Grenzgänger aus der Schweiz sind vom Prinzip her in Deutschland beschränkt steuerpflichtig, zahlen allerdings nur 4,5% des Steuerbruttos (als sogenannte Quellensteuer) an Lohnsteuer. Sie werden mit der Steuerklasse 6 abgerechnet, in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten tragen Sie GGCH und LAB ein. Sonst pauschal besteuerte Lohnbestandteile rechnen Sie individuell steuerpflichtig ab.

Österreich ("echter" Grenzgänger)
Keine Besonderheiten, Mitarbeiter erhalten keine Lohnsteuerbescheinigung.

Belgien (Grenzpendler)
Das Doppelbesteuerungsabkommen bezüglich Grenzgängern mit Belgien ist ausgelaufen. Allerdings gibt es noch eine "Restregelung". Die Kommunen in Belgien erheben trotz der Steuerfreiheit in Belgien eine Zusatzsteuer vom Grenzpendler. In Deutschland ist er steuerpflichtig. Um diese belgische Zusatzsteuer auszugleichen, erhalten die Grenzpendler in Deutschland einen Steuernachlass von 8% auf die deutsche Lohnsteuer. Für diesen Fall tragen Sie in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten 8%B und LAB ein.

Dänemark, Luxemburg, Niederlande, Polen, Tschechien (Grenzpendler)
In den Doppelbesteuerungsabkommen mit diesen Ländern gibt es keine Grenzgängerregelung. Sie sind deshalb in Deutschland beschränkt steuerpflichtig.

 

"Echte" Grenzgänger und Kurzarbeitergeld
Einen Sonderfall stellt die Abrechnung von Kurzarbeit bzw. Saison-Kug dar. Durch die fehlende Steuerklasse kann keine Zuordnung zur Leistungsgruppe erfolgen. In diesem Fall verfahren Sie wie folgt:
Tragen Sie in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten G-3 ein, wenn der ausländische Mitarbeiter eine Bescheinigung vorlegt, dass seine Ehefrau nicht arbeitet oder weniger als 40% zum monatlichen gemeinsamen Einkommen beiträgt (entspricht Steuerklasse 3). Ohne eine solche Bescheinigung ist G-1 einzutragen (entspricht Steuerklasse 1).
Die Zuordnung zu Leistungsgruppe und Leistungssatz erfolgt dann automatisch.

 

Saisonarbeitnehmer

Ab 1. Januar 2018 gibt es für ausländische Saisonarbeitnehmer eine Ausnahmeregelung bei der Krankenversicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und dazu ein neues Meldekennzeichen bei der Anmeldung des Mitarbeiters bei der Krankenkasse (Meldegrund 10 oder 40).

Saisonmitarbeiter sind nun nach Ende der Beschäftigung nicht mehr automatisch weiter versichert, können aber nach Beendigung der Beschäftigung und wenn Sie weiter im Inland leben bei der Krankenkasse einen Antrag auf Weiterversicherung innerhalb von 3 Monaten stellen.

Das Kennzeichen SAN+ oder SAN- setzen Sie unter folgenden Voraussetzungen in den Stammdaten des Mitarbeiters unter Besonderheiten im Teil 2 ein:

•        Arbeitnehmer mit ständigem Wohnsitz im Ausland,

•        der vorübergehend einer versicherungspflichtigen Beschäftigung in Deutschland nachgeht und

•        als gesetzlich krankenversichert (nicht Personengruppe 109, 110 und 190) beschäftigt ist.

SAN+ ist einzutragen, wenn der Mitarbeiter nach Ende der Beschäftigung voraussichtlich in das Heimatland zurückkehren wird, SAN- wenn er voraussichtlich in Deutschland bleibt. Die Eintragung erfolgt nur im Eintrittsmonat und wird danach vom Programm wieder entfernt.

Sonderfälle