Einige Hinweise vorweg

Ausländische Mitarbeiter können unbeschränkt steuerpflichtig, beschränkt steuerpflichtig, steuerfrei (183-Tage-Regel) oder steuerbefreit (Grenzgänger) sein. Legen Sie die jeweilige Bescheinigung zu den Lohnunterlagen. Bei den Sozialversicherungsbeiträgen gibt es keine Besonderheiten. Hinterlegen Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld Staatsangehörigkeit die jeweilige Kennzahl (aus der Tabelle auswählen). Bei Auslandsanschriften tragen Sie bitte unter Mitarbeiterdaten Zusatzdaten das Auslandskennzeichen im Feld KZ ausländische Adresse ein (z. B. NL für Niederlande, aus der Tabelle auswählen).

 

Unbeschränkte Steuerpflicht

Wenn ein Arbeitnehmer in Deutschland seinen Wohnsitz hat oder sich länger als 6 Monate in Deutschland aufhält, ist er stets unbeschränkt steuerpflichtig. Er erhält deshalb eine Steuer-Id-Nummer. Der Lohnsteuerabzug wird ermittelt nach den Besteuerungsmerkmalen lt. ELStAM-Rückmeldung. Die Staatsangehörigkeit spielt hierbei keine Rolle. Bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis und am Jahresende wird eine "normale" Lohnsteuerbescheinigung erstellt.

 

Beschränkte Steuerpflicht

Vorübergehend in Deutschland tätige ausländische Arbeitnehmer, die die obigen Bedingungen nicht erfüllen, sind beschränkt steuerpflichtig. In der steuerlichen Berechnung gibt es zwischen unbeschränkter und beschränkter Steuerpflicht praktisch keinen Unterschied.

Ab 2020 können auch für die beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale über das ELStAM-Verfahren abgerufen werden. Sie erhalten ebenfalls Lohnsteuerbescheinigungen bei Ausscheiden bzw. zum Jahresende.

Arbeitnehmer, die weiterhin mit der Lohnsteuerabzugsbescheinigung (Papierbescheinigung) abgerechnet werden, erfassen Sie wie folgt:

 

Steuerfreiheit in Deutschland

Ein Mitarbeiter, der von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland entsendet wird, um hier für einen begrenzten Zeitraum zu arbeiten, kann unter Umständen komplett "steuerfrei" sein. Die Steuerfreiheit greift nur, wenn der Arbeitgeber nicht in Deutschland ansässig ist und der Arbeitslohn nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung des Arbeitgebers getragen wird. Sollte dieser Fall auf Sie zutreffen, rufen Sie bitte die Hotline an.

 

Steuerfreistellung ("echter" Grenzgänger aus Frankreich und Österreich)

Ein Grenzgänger ist ein ausländischer Mitarbeiter, der im deutschen Grenzgebiet zu einem Nachbarstaat tätig ist, im Grenzgebiet des Nachbarstaates wohnt und zur Arbeit täglich die Grenze überschreitet. Zwischen Deutschland und dem Nachbarstaat muss ein entsprechendes Doppelbesteuerungsabkommen existieren, in dem eine Grenzgängerregelung vereinbart wurde. Solche Abkommen bestehen mit Frankreich, der Schweiz und Österreich.

Grenzgänger können beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Freistellungsbescheinigung beantragen. Wenn diese vorliegt, behält der Arbeitgeber keinerlei Lohn- und Kirchensteuer ein. Ohne eine Freistellungsbescheinigung sind diese Mitarbeiter steuerpflichtig. In der Sozialversicherung sind sie genauso versichert wie deutsche Arbeitnehmer.

Wenn die Freistellungsbescheinigung vorliegt (nur dann sind es "echte" Grenzgänger), erfassen Sie folgende Stammdaten unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung:

•→ Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld Steuerklasse: "--"

•→ Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten: "G-"

•→ Mitarbeiterdaten Zusatzdaten im Feld KZ ausländische Adresse: das Auslandskennzeichen des entsprechenden Landes (z. B. "F" für Frankreich).

Ob der Mitarbeiter Kinder hat, entnehmen Sie der vorzulegenden Familienstandsbescheinigung.

 

Grenzgänger aus den Nachbarstaaten

Frankreich ("echter" Grenzgänger)
Steuerfreie Grenzgänger erhalten trotzdem Lohnsteuerbescheinigungen, da beide Länder einen Fiskalausgleich vereinbart haben. Quick-Lohn setzt deshalb automatisch das Kennzeichen "FR1", "FR2" oder "FR3" wie gefordert auf der Lohnsteuerbescheinigung ein.

Schweiz (Grenzpendler)
Grenzgänger aus der Schweiz sind vom Prinzip her in Deutschland beschränkt steuerpflichtig, zahlen allerdings nur 4,5 % des Steuerbruttos an Lohnsteuer (als sogenannte Quellensteuer).
Sie werden mit der Steuerklasse 6 abgerechnet. Unter Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten tragen Sie "GGCH" und "LAB" (getrennt durch ein Leerzeichen) ein. Sonst pauschal besteuerte Lohnbestandteile rechnen Sie bei diesen Mitarbeitern individuell steuerpflichtig ab.

Österreich ("echter" Grenzgänger)
Keine Besonderheiten, Mitarbeiter erhalten keine Lohnsteuerbescheinigung.

Belgien (Grenzpendler)
Das Doppelbesteuerungsabkommen bezüglich Grenzgängern mit Belgien ist ausgelaufen. Allerdings gibt es noch eine "Restregelung". Die Kommunen in Belgien erheben trotz der Steuerfreiheit in Belgien eine Zusatzsteuer vom Grenzpendler. In Deutschland ist er steuerpflichtig. Um diese belgische Zusatzsteuer auszugleichen, erhalten die Grenzpendler in Deutschland einen Steuernachlass von 8 % auf die deutsche Lohnsteuer. Für diesen Fall tragen Sie unter Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten "8%B" und "LAB" (getrennt durch ein Leerzeichen) ein.

Dänemark, Luxemburg, Niederlande, Polen, Tschechien (Grenzpendler)
In den Doppelbesteuerungsabkommen mit diesen Ländern gibt es keine Grenzgängerregelung. Sie sind deshalb in Deutschland beschränkt steuerpflichtig.

 

"Echte" Grenzgänger und Kurzarbeitergeld

Einen Sonderfall stellt die Abrechnung von Kurzarbeitergeld bzw. Saison-Kurzarbeitergeld dar. Durch die fehlende Steuerklasse kann keine Zuordnung zur Leistungsgruppe erfolgen.

In diesem Fall verfahren Sie wie folgt:

Tragen Sie unter Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten "G-3" ein, wenn der ausländische Mitarbeiter eine Bescheinigung vorlegt, dass seine Ehefrau nicht arbeitet oder weniger als 40 % zum gemeinsamen monatlichen Einkommen beiträgt (entspricht Steuerklasse 3). Ohne eine solche Bescheinigung ist "G-1" einzutragen (entspricht Steuerklasse 1).
Die Zuordnung zu Leistungsgruppe und Leistungssatz erfolgt dann automatisch.

 

Saisonarbeitnehmer

Ab 01.01.2018 gibt es für ausländische Saisonarbeitnehmer eine Ausnahmeregelung bei der Krankenversicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und dazu ein neues Meldekennzeichen für die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Krankenkasse (Meldegrund "10" oder "40").

Saisonmitarbeiter sind nun nach Ende der Beschäftigung nicht mehr automatisch weiter versichert. Sie können aber nach Beendigung der Beschäftigung und wenn Sie weiter im Inland leben, innerhalb von 3 Monaten bei der Krankenkasse einen Antrag auf Weiterversicherung stellen.

Das Kennzeichen "SAN+" oder "SAN-" setzen Sie unter folgenden Voraussetzungen in den Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten ein:

•        Arbeitnehmer mit ständigem Wohnsitz im Ausland,

•        der vorübergehend einer versicherungspflichtigen Beschäftigung in Deutschland nachgeht und

•        als gesetzlich krankenversichert (nicht Personengruppe 109, 110 oder 190) beschäftigt ist.

"SAN+" ist einzutragen, wenn der Mitarbeiter nach Ende der Beschäftigung voraussichtlich in das Heimatland zurückkehren wird, "SAN-" wenn er voraussichtlich in Deutschland bleibt. Die Eintragung erfolgt nur im Eintrittsmonat und wird danach vom Programm wieder entfernt.

Sonderfälle