Informationen zum Start

•Stammdaten geben Sie selbst ein:
Sie geben alle Stammdaten händisch ein, da es sich hierbei um eine neu gegründete Firma handelt oder kein Stammdatenimport durchgeführt werden kann.

•Stammdatenübermnahme mittels DLS-Datei:
Wenn Die Lohnbuchhaltung bisher mit einem anderen Lohnprogramm oder von einem externen Lohnabrechner durchgeführt wurde, kann Quick-Lohn einen Großteil der Stammdaten aus den DLS-Dateien übernehmen.
Dies sind Prüfdateien für die Lohnsteueraußenprüfung und müssen von jedem Lohnprogramm hergestellt werden können.
Wenn die Lohnabrechnung bisher von einem Steuer-/Lohnbüro durchgeführt wurde, fragen Sie unbedingt nach diesen Dateien. Sie sparen sich damit viel Arbeit und vermeiden Tippfehler. Quick-Lohn fragt nach dem Ordner, in dem die Dateien liegen. Sie können diesen über einen Dialog auswählen.
Sind die DLS-Dateien nicht verfügbar, bleibt nur das manuelle Erfassen aller Stammdaten.

Wählen Sie zunächst den Monat aus, ab dem Sie die Lohnabrechnung (echt oder testweise) mit Quick-Lohn beginnen wollen. Klicken Sie dafür auf das Kleine Dreieck im Monatsfeld.

Von diesem Startmonat an rechnen Sie alle Folgemonate ab, ein Überspringen von Monaten ist nicht möglich. Es können auch keine Monate abgerechnet werden, die vor diesem Startmonat liegen.

Sie können allerdings zunächst einen oder mehrere Monate nur zur Probe abrechnen. Wenn die Lohnabrechnung ernsthaft erst nach einer Probephase beginnen soll, kann der Startmonat dann auf den ersten "echt" abzurechnenden Monat eingestellt werden. Alle erfassten Stammdaten bleiben dabei erhalten, die abgerechneten Werte der Probemonate aber "vergisst" das Programm. In einem solchen Fall rufen Sie uns dann bitte kurz an.

Falls Sie sich bei der Auswahl der Branche geirrt haben, können Sie später unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten auch noch eine andere Branche wählen.

Wählen Sie das Bundesland aus, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Quick-Lohn stellt dann die länderspezifischen Berechnungsgrößen ein. Klicken Sie dafür auf das kleine Dreieck im Feld.
Falls Sie sich bei der Auswahl des Bundeslandes geirrt haben, können Sie es später unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten auch noch ändern.

Zur Verbesserung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung wurde zum 1.1.2009 für Arbeitgeber bestimmter Wirtschaftsbereiche die Pflicht zur Abgabe einer Sofortmeldung eingeführt. Von der Pflicht, Sofortmeldungen abzugeben, sind alle Arbeitgeber betroffen, die folgenden Wirtschaftsbereichen zuzuordnen sind:

- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft

In den Baubranchen wird die Sofortmeldepflicht automatisch gesetzt.

Ändern lässt sich die Einstellung unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld Sofortmeldepflicht.

Wegen der vorgezogenen Fälligkeit der SV-Beiträge muss vor Start der Buchhaltung die Verfahrensweise festgelegt werden. Sie können zwischen folgenden zwei Möglichkeiten wählen:

•Endabrechnung ohne Schätzung:
Es gibt nur endgültige Beitragsnachweise und keine geschätzten. Die gesamte Lohnabrechnung muss deshalb bis ca. 20. des Monats erledigt sein. Für Änderungen nach der Abrechnung führen Sie im Folgemonat Korrekturabrechnungen durch. Betriebe der Baubranchen sollten diese Variante prinzipiell nicht anwenden!

•Schätzung auf Basis des Vormonats:
Es werden Beitragsnachweise geschätzt auf Basis der Vormonatswerte.

Wenn Sie nur Gehälter abrechnen, sollten Sie in der Regel die Endabrechnung vorziehen. Wenn auch Stundenlöhner abgerechnet werden, empfiehlt sich die Schätzung auf Basis Vormonat.

Sie können jederzeit von der Abrechnung ohne Schätzung auf eine Abrechnung mit Schätzung umstellen. Umgekehrt geht das nur, wenn keine Restbeträge aus der letzten Schätzung mehr zu melden sind. Ändern lässt sich die Einstellung unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld Schätzung SV-Beiträge.

Sie legen fest, ob die Lohnsteueranmeldung monatlich, quartalsweise oder jährlich an das Finanzamt zu übermitteln ist. Ändern lässt sich die Einstellung unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld LStAnm. Quartal, jährl..

Die FIBU-Kontonummern werden für den Buchungsbeleg verwendet. Sie können eine Vorbelegung gemäß SKR03 oder SKR04 installieren. Betrachten Sie die Kontierung nur als Vorschlag und stimmen Sie diese gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater ab. Ändern lassen sich die Kontonummern unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → FIBU-Kontonummern bzw. für die Lohnarten unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten.

Unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten kann für jede Krankenkasse eine Kontonummer hinterlegt werden.

Wird irrtümlich ein falscher Kontenrahmen gewählt, kann unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → FIBU-Kontonummern mittels der F3- bzw. F4-Taste nachträglich die richtige Kontierung eingesetzt werden.

Sie können entscheiden, ob Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter mit oder ohne Kalendarium erfassen. Unsere Empfehlung ist, zumindest bei der Abrechnung von Stundenlöhnern die Erfassung mit Kalendarium zu benutzen. Bau-, Maler- und Dachdeckerbetriebe sollten auf jeden Fall kalendertäglich erfassen. Auch wenn automatische Arbeitszeitkonten geführt werden sollen, muss mit Kalendarium erfasst werden. Ein weiterer Vorteil ist, das der Ablauf von der Stundenerfassung über die Fehlzeitenermittlung bis zur Generierung von SV-Meldungen automatisiert ist.

Einzelne Mitarbeiter können von der Kalendariumserfassung ausgenommen werden, wenn in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 und dort im Feld Besonderheiten der Wert "K-" eingetragen wird.

Wenn nur Festlöhner abgerechnet werden, kann auch die Erfassung ohne Kalendarium sinnvoll sein.

Im Menüpunkt Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld Kalendariumserfassung kann die Einstellung auch später jederzeit geändert werden.

Sie legen fest, ob Ihre Firma am Umlageverfahren U1 (Krankheit) teilnimmt oder nicht. Ändern lässt sich die Einstellung unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld Umlage Krankheit. Die Teilnahme am U1-Verfahren ist Pflicht für Betriebe mit weniger als 30 Mitarbeitern. Am U2-Verfahren (Mutterschaft) nehmen alle Betriebe teil.

Die Lohnbuchhaltung beginnt bei Null und alle Mitarbeiter sind Neueinstellungen. Verfahren Sie so, wie in der Anleitung "Erste Schritte ..." beschrieben. Sie geben alle Stammdaten selber ein.

Wenn Sie mit geschätzten Beitragsnachweisen arbeiten wollen, beachten Sie unbedingt die Hinweise im Punkt > Vorziehen der Fälligkeit der SV-Beiträge.

Es ist erforderlich, dass Sie mit dem alten Lohnabrechnungssystem alle Mitarbeiter mit Grund 36 wegen Systemwechsel bei der Krankenkasse abmelden und die Lohnabrechnung komplett abschließen. Hat bisher ein Steuer-/Lohnbüro abgerechnet, so muss dieses die Meldungen erstellen. Dies gilt auch bei einem Wechsel zu Jahresbeginn.
Jeder Mitarbeiter erhält bei einem unterjährigen Systemwechsel 2 SV-Entgeltmeldungen für die Krankenkasse und 2 Lohnsteuerbescheinigungen; einmal für die abgerechneten Monate des alten Programms und für die abgerechneten Monate in Quick-Lohn.

(Lohnsteuerbescheinigung bei Systemwechsel im Laufe des Jahres)

Die Abmeldungen wegen Systemwechsel sollten unbedingt erfolgen (durch das bisherige Lohnprogramm, den Steuerberater oder per Hand mit sv.net). Mit Quick-Lohn wird dann nach dem Systemwechsel bei Null begonnen. Wenn Sie mit Schätzung arbeiten wollen, lesen Sie bitte unten die > Anmerkungen zum Sonderfall.

Beim Anlegen der Stammdaten verfahren Sie so, wie in der Anleitung "Erste Schritte ..." beschrieben und beachten Sie die Hinweise unter dem Punkt "Wenn ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres eintritt" für die Branchen > Allgemein, > Bauhauptgewerbe, > Maler, > Dachdecker oder > Gerüstbau.

Als Datum für den Beginn der Beschäftigung und ggf. der Versicherungspflicht tragen Sie in jedem Fall das echte, zurückliegende Eintrittsdatum für alle Mitarbeiter ein.

Für jeden Mitarbeiter muss in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 und dort im Feld Besonderheiten festgelegt werden, wie der jeweilige Mitarbeiter nach dem Systemwechsel wieder anzumelden ist:

G13 Anmeldung Grund 13 in allen Fällen außer G11 und G12 (Standardfall)

G11 Anmeldung Grund 11 und gleichzeitig Krankenkassenwechsel

G12 Anmeldung Grund 12 und gleichzeitig Beitragsgruppenwechsel

Einen dieser Werte tragen Sie im ersten "echt" abgerechneten Monat ein. Im Folgemonat wird der Eintrag automatisch gelöscht.

Das Programm erstellt die Anmeldung zum 1. des aktuellen Monats unabhängig vom erfassten (zurückliegenden) Eintrittsdatum.

Mit Quick-Lohn können keinerlei Meldungen (Meldungen an die SV, Lohnsteuerbescheinigungen) für vor dem Systembeginndatum liegende Zeiträume erstellt werden! Stellen Sie sicher, dass diese Meldungen vom bisherigen Lohnabrechnungsprogramm erzeugt wurden.

ELStAM - Elektronische Lohnsteuerkarte:

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden, um deren Steuermerkmale elektronisch zurückgemeldet zu bekommen. > Mehr Details dazu.

Die Vorgehensweise ist hier analog zu den Fällen 1 (bei Neugründung eines Betriebes) bzw. 2a (bei Systemwechsel für einen bestehenden Betrieb).

Wenn der Einsatz von Quick-Lohn frühzeitig im Jahr erfolgt oder nur wenige Mitarbeiter abzurechnen sind, empfiehlt sich das Nachrechnen der Monate ab Januar. Sie erfassen die Stammdaten mit dem Stand Januar, rechnen die Monate nacheinander ab und haben den Vorteil einer kompletten Abrechnung zum Jahresende.

Der Nachteil besteht darin, dass es schwierig sein kann, die bereits abgerechneten Monate auf den Cent genau nachzuvollziehen (insbesondere bei Sonderzahlungen, Kurzarbeit, Schlechtwetterabrechnung).

Dieses Nachrechnen kann unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und dort im Feld Schätzung SV-Beiträge auch mit der Einstellung "0" (keine Schätzung) erfolgen, um Arbeit zu sparen. Wenn der erste noch nicht mit dem alten Programm abgerechnete Monat begonnen wird, sollte diese Einstellung gegebenfalls auf "1" geändert werden (bei Baubranchen und Abrechnung nach Stundenlohn dringend zu empfehlen).

Ausführliche Hinweise sowie einen kurzen „Fahrplan" für die verschiedenen Varianten finden Sie > hier in der Hilfe. Am besten drucken Sie die für Sie zutreffende Variante aus.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Erfassen Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung mindestens die Firmendaten und legen alle Krankenkassen an.

2. Schritt:Setzen Sie in Lohnabrechnung → Konfiguration ändern die Einstellung Schätzung SV-Beiträge auf "1".

3. Schritt:Wählen Sie in Lohnabrechnung den Menüpunkt Vorbereitung 1. Schätzung SV-Beiträge . Diese Funktion ist nur im Monat des Systembeginns verfügbar. Sie können die Differenzen des Vormonats eingeben, diese werden bei der ersten Schätzung mit Quick-Lohn berücksichtigt. Für die Richtigkeit der Vorträge sind Sie selbst verantwortlich. > Details.

4. Schritt:Erstellen und senden Sie unter Schätzung der vorauss. SV-Beträge diese Schätzung.

Auch wenn irrtümlich mit dem alten Programm bereits eine Schätzung erstellt und übermittelt wurde, verfahren Sie wie beschrieben. Eventuell sollten Sie die Krankenkassen benachrichtigen, dass die zweite Meldung die richtige ist.

Die Werte der Vormonate (bei Systemstart in den Monaten Februar bis Dezember) werden erst im Januar des nächsten Jahres vom Programm abgefragt und zusammen mit den UV-Summen aller Monate bis Dezember mit der Jahresmeldung Grund 92 an die Rentenversicherung gesendet. > Jahresmeldung Grund 92 ab 2016