Einige Hinweise vorweg

•Nur wenn sich die Betriebsnummer ändert, führen Sie die Betriebsumwandlung durch. Sobald sich die Betriebsnummer ändert, ist die Betriebsumwandlung sogar zwingend durchzuführen!

•Wenn sich die Steuernummer ändert und mit der alten Betriebsnummer weiter gearbeitet werden darf, dann verfahren Sie wie bei > Steuernummernwechsel.

•Wenn sich die Unternehmensnummer ändert und mit der alten Betriebsnummer weiter gearbeitet werden darf, dann verfahren Sie wie bei > BG-Wechsel beschrieben.

Fall 1: Betriebsumwandlung zum Monatsende

Für den alten Betrieb

1. Schritt:Den letzten Monat als z.B. Einzelfirma rechnen Sie wie gewohnt ab und in der Lohnerfassung tragen Sie bei allen Beschäftigten als Austrittstag den letzten Tag des Monats ein. Hierdurch wird bei den Auswertungen korrekt die Beschäftigungsdauer von... - bis... gedruckt, z.B. auf der Lohnsteuerbescheinigung.

2. Schritt:Im aktuellen Monat gehen Sie in Stammdatenverwaltung → Firmendaten und Auswahlfeld Aktuell keine Mitarbeiter, weil wählen Sie die Betriebsschließung aus.

3. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen für die Betriebsschließung erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis Digital, DSBD an die Arbeitsagentur wegen Schließung).

4. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden.

5. Schritt:Drucken Sie alle Jahresauswertungslisten (Lohnkonten, Lohnjournale, Jahres- und Monatslisten, ...) wie sonst am Jahresende.

6. Schritt:Rufen Sie letztmalig die Meldungen ab, falls Sie bisher noch keine Bestätigung zur ELStAM-Abmeldung erhalten haben. Bitte erst mit den Schritten für den neuen Betrieb fortfahren, wenn Sie die Bestätigungen aller ELStAM-Abmeldungen vom Finanzamt erhalten haben.

7. Schritt:Nachdem die ELStAM-Abmeldungen erhalten haben, machen Sie eine letzte > Datensicherung. Bleiben Sie für die Datensicherung auf jeden Fall im letzten Abrechnungsmonat, da sonst die Mitarbeiter nicht übernommen werden können.

8. Schritt:Sollte die Umwandlung von 12/2023 auf 01/2024 erfolgen, erzeugen Sie über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen die DLS-Prüfdatei. Danach fahren Sie mit der Beschreibung zum Fall 1b fort.

Wenn Sie mit Schätzung arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung in das Meldecenter gepackt.

 

Für den neuen Betrieb

Variante 1a: alter Betrieb und neuer Betrieb befinden sich im gleichen Kalenderjahr

1. Schritt:Legen im Startfenster über den Menüpunkt Mandanten auswählen / anlegen einen neuen Mandanten an (> weitere Hinweise).

2. Schritt:Wählen Sie im nächsten Fenster Die Stammdaten ... übernehme ich von einem anderen Quick-Lohn Mandanten (Betriebsumwandlung). Achtung: dies funktioniert nur, wenn beide Firmen im selben Kalenderjahr abgerechnet werden. Sollte die Umwandlung von 12/2023 auf 01/2024 erfolgen, nutzen Sie die Variante " Die Stammdaten ... übernehme ich mittels DLS-Datei aus einem anderen Lohnprogramm - siehe Variante 1b.

3. Schritt:Klicken Sie auf Verzeichnis wählen, suchen Sie den Ordner, in dem die Daten der bisherigen Firma liegen und klicken dann auf Ordner auswählen.

4. Schritt:Wählen Sie den ersten Monat der umgewandelten Firma und klicken dann auf Fertigstellen.
Quick-Lohn kopiert dann die Stammdaten aus der alten Firma in die neue Firma. Bei allen Mitarbeitern wird der 1. des Startmonats als Beginn der Beschäftigung eingesetzt. Falls einzelne Mitarbeiter nicht übernommen werden, entfernen Sie diese in Stammdaten → Mitarbeiterdaten mittels F4 - Löschen.

5. Schritt:In Stammdatenverwaltung → Firmendaten tragen Sie die Betriebsnummer, die Steuernummer und die Angaben zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) neu ein.

6. Schritt:Wenn Sie die SV-Beiträge mittels Schätzung ermitteln, gehen Sie in Lohnabrechnung → Vorbereitung erste Schätzung (> Video "Vorbereitung erste Schätzung").

7. Schritt:Tragen Sie im Feld im Feld Voraussichtlicher Bruttolohn für den Monat das voraussichtliche Brutto aller in der jeweiligen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer ein. Klicken Sie auf den Button Für diese Kasse sind keine Differenzen vorhanden.

8. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 7 für alle weiteren Krankenkassen.

 

Variante 1b:  Für den neuen Betrieb - alter Betrieb und neuer Betrieb befinden sich in unterschiedlichen Kalenderjahren (Betriebsumwandlung über den Jahreswechsel)

1. Schritt:Legen im Startfenster über den Menüpunkt Mandanten auswählen / anlegen einen neuen Mandanten an (> weitere Hinweise).

2. Schritt:Wählen Sie im nächsten Fenster Die Stammdaten ... übernehme ich mittels DLS-Datei aus einem anderen Lohnprogramm.

3. Schritt:Klicken Sie auf Verzeichnis wählen, suchen Sie den Ordner, in dem die DLS- Daten der bisherigen Firma liegen und klicken dann auf Ordner auswählen.

4. Schritt:Wählen Sie den ersten Monat der umgewandelten Firma und klicken dann auf Fertigstellen.
Quick-Lohn kopiert dann die Stammdaten aus der alten Firma in die neue Firma. Bei allen Mitarbeitern wird der 1. des Startmonats als Beginn der Beschäftigung eingesetzt. Falls einzelne Mitarbeiter nicht übernommen werden, entfernen Sie diese in Stammdaten → Mitarbeiterdaten mittels F4 - Löschen.

5. Schritt:In Stammdatenverwaltung → Firmendaten tragen Sie die Betriebsnummer, die Steuernummer und die Angaben zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) neu ein.

6. Schritt:Tragen Sie ggf die Urlaubswerte der Mitarbeiter vor.

7. Schritt:Tragen Sie im Feld im Feld Voraussichtlicher Bruttolohn für den Monat das voraussichtliche Brutto aller in der jeweiligen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer ein. Klicken Sie auf den Button Für diese Kasse sind keine Differenzen vorhanden.

8. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 7 für alle weiteren Krankenkassen.

 

Bau,-, Maler- Dachdeckerbetriebe:

Nehmen Sie unbedingt rechtzeitig vor der Umwandlung Kontakt mit der Sozialkasse auf. Wenn Sie eine neue Beitragskontonummer erhalten, hinterlegen Sie diese im ersten Monat der neuen Firma unter Stammdatenverwaltung → Firmendaten im Feld Betriebskontonr.

 

Fall 2: Betriebsumwandlung im Laufe des Monats

Gehen Sie sinngemäß vor, wie im Fall 1 beschrieben. Als Austrittsdatum in der alten Firma tragen Sie aber das Datum des letzten Tages (im Monat ein). In der neuen Firma ändern Sie das vorgetragene Eintrittsdatum auf den wirklichen ersten Tag.

 

Fall 3: Die Betriebsschließung erfolgte bereits im Vormonat

Für den neuen Betrieb

Abweichend zum "Normalfall" verfahren Sie hier als Erstes wie im Fall 1 beschrieben. Grund: Quick-Lohn übernimmt nur aktive Mitarbeiter. Wenn Sie aber zuerst den 1. Schritt für den alten Betrieb ausführen und die Mitarbeiter austreten lassen, sind sie für die Übernahme nicht mehr verfügbar. Also legen Sie zuerst die neue Firma an und übernehmen die Daten.

Für den alten Betrieb

1. Schritt:Für den letzten Monat als Einzelfirma führen Sie eine Korrekturabrechnung für alle Mitarbeiter durch und erfassen den Austrittstag. Das ist der letzte Tag des Korrekturmonats. Hierdurch wird bei den Auswertungen korrekt die Beschäftigungsdauer von... - bis... gedruckt, z.B. auf der Lohnsteuerbescheinigung. Auf die Frage, ob die Mitarbeiterdaten auch im aktuellen Monat gelöscht werden sollen, antworten Sie mit "Ja".

2. Schritt:Wenn Sie mit Schätzung arbeiten und diese für den aktuellen Monat noch nicht gesendet wurden, sind wahrscheinlich noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen vorhanden. Führen Sie noch einmal eine Schätzung wie üblich durch, es werden nur die ausstehenden Beträge für  die Krankenkassen ermittelt. Danach werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie diese wirklich an die Krankenkasse senden möchten. Diese Frage bestätigen Sie.

3. Schritt:Senden Sie die versandbereiten Meldungen im Meldecenter

4. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Da keine Mitarbeiter mehr abgerechnet werden fordert Sie Quick-Lohn auf, in Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei "Aktuell keine Mitarbeiter" den Grund dafür anzugeben. Wählen Sie dort Betriebsschließung aus. Danach starten Sie nochmals den Monatsabschluss.
Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen für die Betriebsschließung erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis Digital). Gehen Sie zum Menüpunkt  Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden.

5. Schritt:Machen Sie jetzt eine letzte > Datensicherung.

6. Schritt:Drucken Sie alle Jahresauswertungslisten (Lohnkonten, Lohnjournale, Jahres- und Monatslisten, ...) wie sonst am Jahresende.

7. Schritt:Rufen Sie letztmalig die Meldungen ab, falls Sie bisher noch keine Bestätigung zur ELStAM-Abmeldung erhalten haben. Bitte erst mit den Schritten für den neuen Betrieb fortfahren, wenn Sie die Bestätigungen aller ELStAM-Abmeldungen vom Finanzamt erhalten haben

Wenn Sie mit Schätzung arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung in das Meldecenter gepackt.