Einige Hinweise vorweg

Ab Januar 2023: Die Berufsgenossenschaften führen ab 2023 die Unternehmensnummer für alle Betriebe ein. Bereits seit Oktober 2022 verschicken die Unfallversicherungen die Informationsschreiben und teilen den Firmen damit auch gleich Ihre Unternehmensnummer mit. Im Programm wird Ihnen die Unternehmensnummer im Januar als Antwort auf die Stammdatenabfrage elektronisch übermittelt und automatisch in den Firmendaten übernommen. Sie müssen hier also nichts mehr machen.

Bei einem BG-Wechsel, z.B. durch Änderung der Zugehörigkeit, tragen Sie die neue BG-Betriebsnummer und die neue Unternehmensnummer im Programm ein. Sollte die Änderung der Berufsgenossenschaft allerdings wegen einer Betriebsumwandlung notwendig sein, verfahren Sie ausschließlich wie bei einer > Betriebsumwandlung, da sich im Falle einer Betriebsumwandlung auch die Steuernummer und möglicherweise die Betriebsnummer ändern.

Wenn Ihnen die Berufsgenossenschaft nur eine neue Unternehmensnummer mitgeteilt hat, ist nur diese zu ändern. In der Regel bekommen Sie mit einer neuen Unternehmensnummer auch eine neue PIN mitgeteilt. Der Wechsel kann rückwirkend oder frühestens mit Beginn des aktuellen Abrechnungsmonats erfolgen.

Fall 1: Wechsel der BG bzw. der Änderung der BG-Mitgliedsnummer (Unternehmensnummer) im aktuellen Abrechnungsmonat

1. Schritt:Wählen Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten  → Angaben zur BG.

2. Schritt:Bei einem uv-pflichtigen Betrieb ist der Haken gesetzt. Sie wählen Ändern.

3. Schritt:Ändern sie wenn erforderlich die BG-Betriebsnummer, die Mitgliedsnummer (Unternehmensnummer) und/oder den PIN.

4. Schritt:Tragen Sie im Feld Neue Gültigkeit ab den ersten des aktuellen Abrechnungsmonats ein. Eine Änderung für ein im nächsten Abrechnungsmonat gültiges Datum ist nicht möglich.

5. Schritt:Erfragen Sie zum Ändern der BG-Daten das Passwort bei der Hotline.

6. Schritt:Im Anschluss liegt im Meldecenter die Stammdatenabfrage mit den neuen BG-Daten für den Versand bereit. Diese Meldung versenden Sie.

7. Schritt:Als Antwort erhalten Sie innerhalb von 1 - 3 Stunden die Gefahrtarif-Stellen (GTS) zurück gemeldet.Über Meldecenter → Rückmeldungen abrufen, rufen Sie die Antwort ab. Beachten Sie, dass in der Zeit kein Monatsabschluss möglich ist.

8. Schritt:Nachdem die Rückmeldung abgerufen wurde, sind ggf. noch die Gefahrentarifstellen in Mitarbeiterdaten Teil 1 anzupassen.

Fall 2: Rückwirkender Wechsel der BG bzw. Änderung der BG-Mitgliedsnummer

1. Schritt:Verfahren Sie prinzipiell wie bei > Änderung der Berufsgenossenschaft im aktuellen Abrechnungsmonat beschrieben.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Neue Gültigkeit ab den 1. eines Vormonats ein, ab dem die Änderung der BG-Daten wirksam werden soll. Dieses Datum kann auch im Vorjahr liegen.

3. Schritt:Im Anschluss liegt im Meldecenter die Stornierung der ursprünglichen Stammdatenabfrage des aktuellen bzw. auch des Vorjahres. Bei einer Änderung, die ins Vorjahr hinein reicht, werden nun zuerst die Stammdaten des Vorjahres abgefragt.

4. Schritt:Rufen Sie über Meldecenter → Rückmeldungen abrufen die Rückmeldungen ab und versenden Sie danach die Abfrage für das laufende Jahr. Erst nachdem der Abruf für das Vorjahr erfolgreich war, können Sie den Abruf für das aktuelle Jahr starten. Beachten Sie, dass in der Zeit kein Monatsabschluss möglich ist.

5. Schritt:Nachdem die Rückmeldung abgerufen wurde, sind ggf noch die Gefahrentarifstellen (GTS) in Mitarbeiterdaten Teil 1 anzupassen.

6. Schritt:Mit dem Monatsabschluss werden vom Programm ggf  die bereits abgegebenen Lohnnachweise (LND) mit dem Monatsabschluss storniert und neu erzeugt.