Einleitung

Wenn die Lohnabrechnung bisher von einem Steuerberater / Lohnbüro durchgeführt wurde, sind im alten Abrechnungssystem abschließende Meldungen notwendig. Sie benötigen vom Lohnabrechner auch wichtige Angaben bzw. Dateien, damit Sie die Stammdaten korrekt in Quick-Lohn anlegen können. Für spätere Betriebsprüfungen sind diese ebenso notwendig.

 

Wir empfehlen die folgende Vorgehensweise

❑ Drucken Sie diese Arbeitsschritte aus

❑ Gerne können Sie für die Absprachen mit dem Steuerberater/Lohnbüro den folgenden Textvorschlag nutzen.

❑ Sie prüfen, ob Sie alle Informationen erhalten haben

 

Arbeitshilfe / Dokument in Druck geben / Abschließende Arbeitsschritte

 

Sehr geehrte(r) ..................................,

ich werde mit dem Abrechnungsmonat ................................... die Lohnabrechnung für meine Firma .............................................................. selbst durchführen.

Ihr letzter Abrechnungsmonat ist demnach der ......................................... .

Ab dem oben genannten Abrechnungsmonat übermitteln Sie bitte keine Beitragsnachweise (auch keine mit geschätzten Werten / keine vorläufigen) mehr an die Krankenkassen.

Damit der Wechsel für beide Seiten reibungslos funktioniert, sind abschließend noch folgende Schritte notwendig bzw. benötige ich folgende Meldungen, Daten, Unterlagen und Informationen. Ich bitte um Übermittlung bis zum ........................ .

Vielen Dank für Ihre Mitwirkung.

Notwendige Aufgaben im letzten Abrechnungsmonat

❑ Erstellen Sie die folgenden Meldungen:

❑Für die Krankenkassen: Die SV-Abmeldungen mit Grund 36 (Systemwechsel) für alle Mitarbeiter.

❑Für das Finanzamt:

❑ELStAM: Die Abmeldungen brauchen Sie nicht vorzunehmen. (Es ist jedoch auch ok, wenn Sie die Mitarbeiter abmelden.)

❑Lohnsteuerbescheinigungen: Erstellen Sie möglichst die Lohnsteuerbescheinigungen für die abgerechneten Monate. (Sollte dies nicht möglich sein, dann ist das auch ok. Dann tragen Sie später in Quick-Lohn die Werte ab Januar ein.)

❑Für die Berufsgenossenschaft: Erstellen Sie einen UV-Lohnnachweis (LND) für die abgerechneten Monate des aktuellen Jahres. (Nur wenn nicht im Januar, sondern unterjährig mit Quick-Lohn gestartet wird.)

Diese Daten, Unterlagen und Informationen übergeben Sie an uns

Ich weise vorsorglich darauf hin, dass ich ein Recht auf die Übertragung der Daten habe (Art. 20 I DSGVO). Sollten Sie der beantragten Übertragung nicht fristgerecht nachkommen können, sind Sie nach Art. 12 IV DSGVO verpflichtet, mich ohne Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats, über die Gründe hierfür zu unterrichten.

❑ Dateien:

❑Die DLS-Dateien mit den Daten des aktuellen und der vergangenen Jahre für spätere Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

 

❑ Nummern:

❑Unsere Steuernummer: ...............................
 

❑Unsere Betriebsnummer: ...............................
 

❑Berufsgenossenschaft:

❑Unsere zuständige Berufsgenossenschaft (Name und Nummer): ...............................
 

❑Unsere Unternehmensnummer: ...............................
 

❑Unsere PIN für den "Lohnnachweis Digital": ...............................

❑Baubranchen: Details

 

❑ Informationen:

❑Sozialversicherungsdaten:

❑Wenn mit geschätzten Beitragsnachweisen gearbeitet wurde: Die Schätzdifferenzen des letzten Abrechnungsmonats für alle Krankenkassen.

❑Die Werte von SV-Tagen und SV-Brutto für alle Mitarbeiter, sowie die bisher aufgelaufenen UV-pflichtigen Entgelte und UV-pflichtigen Stunden. (Nur wenn nicht im Januar, sondern unterjährig mit Quick-Lohn gestartet wird.)

❑Besteht für mein/unser Unternehmen die Sofortmeldepflicht? q Ja q Nein

❑U1: die Umlagesätze des aktuellen Jahres aller Krankenkassen (ein Wechsel ist nur im Januar möglich).

 

❑Zur Finanzbuchhaltung:

❑Die Info zum Fibu-Kontenrahmen bzw. zu den verwendeten Fibu-Kontonummern (z.B. SKR 03 oder SKR 04).

 

❑Altersvorsorge

❑Die bisher über den Arbeitgeber gezahlten steuer- und sv-freien Altersvorsorge-Beträge. (Nur wenn nicht im Januar, sondern unterjährig mit Quick-Lohn gestartet wird.)

 

❑Sonstiges

❑Wenn bisher mit Stundenkonten gearbeitet wurde: Das Guthaben an Stunden und Entgelt auf dem Arbeitszeitkonto.

❑Bau-, Maler-, Gerüstbaubetriebe:

❑Die Urlaubstage- und Urlaubsgeld-Guthaben der gewerblichen Mitarbeiter aus dem Vorjahr.

❑Relevante Urlaubswerte des laufenden Jahres (falls nicht aus der Verdienstabrechnung erkennbar), am Besten fordern Sie aktuelle Kontoauszüge bei der Sozialkasse an. (Nur wenn nicht im Januar, sondern unterjährig mit Quick-Lohn gestartet wird.)

 

❑ Unterlagen/Daten:

❑Für die Betriebsprüfungen der Renten- und Unfallversicherung:

❑Alle Mitarbeiter-Stammblätter, die Firmen-Stammdaten und die Krankenkassen-Stammblätter, die seit der letzten Betriebsprüfung angefallen sind.

❑Die Lohnkonten, die Lohnjournale, Beitragsnachweise und SV-Meldungen der letzten Jahre, für die bisher noch keine Betriebsprüfung durchgeführt wurden.

❑Die elektronischen Personaldaten sind lt. Datenschutzgesetz nach der Übermittlung an uns zu vernichten. Bitte bestätigen Sie uns schriftlich die erfolgreiche Löschung der Daten.