Einige Hinweise vorweg

•Datensicherungen können in Quick-Lohn grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden.

•Nach jedem Monatsabschluss bzw. jedem Senden der Meldungen zum Monatsende sollten Sie Ihre Daten sichern. Es werden immer alle Monate des aktuellen Jahres und der vier Vorjahre (sofern vorhanden) in gepackter Form gesichert.

•Das Sichern sollte immer auf ein externes Medium erfolgen. Das können ein USB-Stick, eine externe Festplatte oder die Online-Datensicherung sein. Eine nur geringe Sicherheit wird erreicht, wenn die Sicherung auf eine fest im Computer verbaute Festplatte erfolgt.

•Wenn Sie 2 USB-Sticks im Wechsel benutzen, erreichen Sie eine erhöhte Sicherheit.

•Bitte nehmen Sie die Datensicherung ernst. Es ist im Falle eines Festplattendefekts die einzige Möglichkeit, verlorene Daten wieder herzustellen und nahtlos an dem Punkt weiter arbeiten zu können, an dem Sie zuletzt aufgehört haben.

•Im Programm erscheint ein entsprechender Sicherheits-Hinweis, wenn die Datensicherung nach C:\ durchgeführt wird. Diesen Hinweis können Sie ausschalten, wenn Sie z. B. täglich ein Backup durchführen. Im Menü Lohnabrechnung → Konfiguration ändern tragen Sie im Feld Erinnerungen aus in diesem Fall die "1" ein.
 

So einfach sichern Sie Ihre Daten

Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Datensicherung → Daten sichern.

Es werden dann die Daten des aktuellen Jahres und der 4 Vorjahre (falls vorhanden) gesichert. Die Daten werden in der Datei "Qsich_firmenkürzel_jjjjmm.sqx" im gewählten Sicherungsverzeichnis abgelegt (jjjj steht für das Jahr z. B. 2025, mm für den aktuellen Abrechnungsmonat z. B. 06).

Um den Aufwand beim Sichern für viele Firmen zu verkleinern, gibt es den Menüpunkt Daten aller Mandanten sichern. Für jede Firma wird dann eine separate Sicherungsdatei erstellt. Wenn Sie jeden Mandanten einzeln sichern, erhalten Sie - mit etwas mehr Aufwand - das gleiche Ergebnis.

So legen Sie das Sicherungsverzeichnis fest

Vor der ersten Sicherung fragt Quick-Lohn Sie, wohin die Daten gesichert werden sollen.

Wenn Sie später das Sicherungsverzeichnis ändern wollen, wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Datensicherung → Sicherungseinstellungen. Legen Sie nun die Sicherungsmethode sowie den Pfad, in den die Daten gesichert werden sollen, fest.

Online Sicherung

Neben der lokalen Sicherung der Daten auf eine Festplatte oder einen USB-Stick haben Sie die Möglichkeit der Online Sicherung und ebenfalls die Auswahl, beide Sicherungsmethoden gleichzeitig zu nutzen. Die Daten werden wie gewohnt nach dem Senden der Meldung zum Monatsende bzw. beim Monatswechsel gesichert. Auch die Online Sicherung kann zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden. Bei der Online Sicherung werden die Daten auf einem Quick-Lohn-Server abgelegt, den Sie mit der Aktivierung des > Meldecenters erreichen können.

Bei der Rücksicherung wird Ihnen jeweils der letzte gesicherte Bearbeitungsstand angeboten. Ist bisher keine Firma angelegt worden, etwa nach einer Installation auf einem neuen PC, so erhalten Sie eine Listenauswahl aller online gesicherten Firmen.

Wenn Sie die Datensicherungen bei Bedarf löschen möchten, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an den Support unter info@quick-lohn.de.

Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Quick-Lohn wird Ihre Online Sicherung datenschutzgerecht gelöscht.

Eigene Sicherung

Legen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis fest, in dem die Sicherungsdatei abgelegt werden soll. Achtung: Ein CD-Brenner kann an dieser Stelle nicht direkt angesprochen werden.

hmtoggle_plus1        Beispiele für das Sicherungsverzeichnis, wenn Sie EINE Firma abrechnen

•F:\                Sicherung auf den Datenträger F: (z. B. USB-Stick) und dort in das Hauptverzeichnis

•G:\Sich\        Sicherung auf den Datenträger G: und dort in das Verzeichnis Sich.

Beachten Sie: Diese beiden Varianten dürfen nur angewendet werden, wenn lediglich eine Firma abgerechnet wird. Ansonsten würde jede Sicherung die vorhergehende überschreiben.
 

hmtoggle_plus1        Beispiel für das Sicherungsverzeichnis, wenn Sie MEHRERE Firmen abrechnen

•G:\Sich\*        Mehrere Mandanten werden auf dem Datenträger G: und dort in das Verzeichnis Sich gesichert.

Beachten Sie: Für jeden Mandanten wird ein Unterverzeichnis angelegt (Verzeichnisname = Mandantenname in der Liste aller Mandanten). Dieser Mandantenmodus sollte bei Abrechnung mehrerer Firmen eingestellt sein.

Setzen Sie das Häkchen bei "Die Sicherung erfolgt für jeden Mandanten in ein separates Verzeichnis."

 

So spielen Sie eine Datensicherung zurück

Über den Pfad Datensicherung → Daten zurückspielen können Sie im Havariefall den Datenbestand wiederherstellen.

Wenn Sie die Option Online Sicherung ausgewählt haben, steht Ihnen die weitere Auswahl Eigene Sicherung oder Online Sicherung zur Verfügung.

Beachten Sie

•Die Funktion ist tatsächlich nur für den Havariefall gedacht. Das Zurückspielen einer Datensicherung in eine bestehende Lohnbuchhaltung lässt Quick-Lohn nicht zu, da sonst der aktuelle Zustand für das maschinelle Melden zerstört werden würde. Dies könnte zu falschen Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt führen.

•Wenn Sie denken, dass unbedingt eine Datenrücksicherung erforderlich ist, rufen Sie uns bitte an. Wir klären dann mit Ihnen, ob das wirklich sinnvoll ist.

•Wenn Sie Quick-Lohn auf einem neuen Computer installieren wollen, finden Sie Hinweise dazu unter > Neuinstallation von Quick-Lohn (z. B. neuer Computer).

Bei der Rücksicherung einer Online Sicherung wird Ihnen jeweils der letzte gesicherte Bearbeitungsstand angeboten. Ist bisher keine Firma angelegt worden, etwa nach einer Installation auf einem neuen PC, so erhalten Sie eine Listenauswahl aller online gesicherten Firmen.