Digitaler (elektronischer) Lohnnachweis zur Unfallversicherung

Erstmalige Abfrage der Gefahrentarife über das Quick-Lohn-Meldecenter

1. Schritt:Wählen Sie im Programm Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten.

2. Schritt:Hinterlegen Sie im Untermenü Angaben zur BG Ihre Unternehmensnummer, die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers sowie die vom Unfallversicherungsträger mitgeteilte PIN.

3. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Lohnabrechnung → Meldecenter → Meldungen prüfen und senden und versenden Sie die Stammdatenabfrage, die Ihnen dort angezeigt wird. Eine Lohnerfassung ist erst nach dem Versand der Stammdatenabfrage möglich. Die Abfrage der Stammdaten stellt übrigens gleichzeitig die Vorankündigung der Abgabe eines Lohnnachweises nach Ablauf des Jahres dar. Beachten Sie: Der Monatsabschluss ist ohne eine erfolgreiche Rückmeldung nicht möglich. Das kann passieren, wenn in den Firmendaten die BG-Angaben Unternehmensnummer, Betriebsnummer oder die PIN falsch sind. Dann wird die Stammdatenabfrage vom Unfallversicherungsträger konsequent abgelehnt, beispielsweise mit dem Grund "Das Mitglied ist nicht bekannt". In diesem Fall korrigieren Sie diese Angaben und Quick-Lohn erzeugt im Anschluss automatisch eine neue Stammdatenabfrage.

4. Schritt:Nach ca. 3 Stunden rufen Sie über das Meldecenter eine Rückmeldung von der Unfallkasse mit den gültigen Gefahrtarifstellen ab. Abweichungen der Gefahrtarifstellen zeigt Ihnen Quick-Lohn an.

5. Schritt:Im Januar des Folgejahres erstellt Quick-Lohn für jeden Mitarbeiter eine SV-Meldung mit Grund "92" > UV-Jahresmeldung an den Rentenversicherungsträger und zusätzlich die zusammengefasste Meldung "Lohnnachweis digital" an den Unfallversicherungsträger.

6. Schritt:Im Januar des Folgejahres fragt Quick-Lohn erneut die Stammdaten bei der Unfallversicherung ab.

Hinweis:

Korrekturen für das Vorjahr, welche auch Änderungen in den Bruttolohnsummen verursachen, werden beim Monatsabschluss automatisch berücksichtigt. Der UV-Lohnnachweis des Vorjahres wird storniert und ein neuer korrigierter UV-Lohnnachweis erzeugt. Über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste) erhalten Sie eine aktualisierte Liste zum Lohnnachweis.

Bitte nutzen Sie zum Versand des digitalen Lohnnachweises das SV-Meldeportal. In Quick-Lohn können Sie sich dafür eine Übersicht der UV-pflichtigen Entgelte und der gearbeiteten Stunden ausdrucken. Klicken Sie im Hauptmenü → Nachdruck / Auswertung → Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste) und wählen Sie dort das gewünschte Jahr. Quick-Lohn erzeugt eine Übersicht mit allen Mitarbeitern.

Alternativ aktivieren Sie das Meldecenter > ausführlich.

Diese Angaben tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten ein:

•BG-Betriebsnummer
Sie können die BG-Betriebsnummer aus den Bescheiden Ihrer BG entnehmen. Im Zweifelsfall rufen Sie Ihre BG an. Sie können in Quick-Lohn auch eine Liste aller Berufsgenossenschaften und Unfallkassen (ähnlich der Krankenkassenliste) aufrufen. Den Jahreshöchstbetrag der jeweiligen BG trägt das Programm automatisch in Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten ein.

•BG-Mitgliedsnummer (nur noch gültig bis 2022)
Nur für Unternehmen, die bis Oktober 2022 gegründet wurden. Ihre BG-Mitgliedsnummer entnehmen Sie dem Beitragsbescheid. Bei manchen BGs ist die Mitgliedsnummer mit dem Aktenzeichen identisch.

•Unternehmensnummer (nur für Unternehmen, die ab November 2022 gegründet wurden)
Ihre Unternehmensnummer entnehmen Sie dem Beitragsbescheid.

•BG-PIN
Ihre PIN wurde Ihnen von Ihrer Berufsgenossenschaft postalisch mitgeteilt. Hinweis: In der Gartenbau-Berufsgenossenschaft und in der Landwirtschaftlichen BG versicherte Firmen erhalten keine PIN und brauchen in Quick-Lohn auch keine einzutragen. Im Monat mit Systembeginn kleiner als Dezember ist noch kein Eintrag erforderlich - erst im Folgemonat.

Es treten leider öfter mal Verzögerungen bei der Mitteilung der BG-Angaben auf. Quick-Lohn lässt daher im ersten Abrechnungsmonat im Feld BG-Mitgliedsnummer oder Unternehmensnummer in den Firmenstammdaten den Wert "0" (Ziffer Null) zu. Das Feld PIN bleibt in dem Fall frei. Ab dem 2. Monat müssen dann aber die richtige Mitgliedsnummer und PIN eingetragen sein (PIN nicht bei Gartenbau-BG). (Nur bei Systemstart im Januar sind diese Angaben wegen der UV-Jahresmeldung sofort erforderlich.)

Wichtig ist, dass bei fehlender Mitgliedsnummer zumindest die zuständige Berufsgenossenschaft (bzw. deren Betriebsnummer) ab dem 1. Abrechnungsmonat eingetragen sein muss.

Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten tragen Sie ein:

•GTS (Gefahrtarifstelle)

oFür jeden Mitarbeiter entnehmen Sie die zutreffende Gefahrtarifstelle dem Beitragsbescheid bzw. ab 2017 den elektronisch zurückgemeldeten UV-Stammdaten. Im Zweifelsfall fragen Sie bei Ihrer Berufsgenossenschaft nach. Mittels der F3-Taste können Sie eine Liste der für Ihre BG zulässigen Angaben anzeigen oder drucken. Benutzen Sie aber unbedingt die mitgeteilten Einstufungen der BG und wählen Sie nicht einfach eine beliebige GTS aus der Liste aus.

oBei versicherungsfreien Geschäftsführern (Personengruppe 000, Beitragsgruppe 0000) tragen Sie als GTS den Wert "0" (Ziffer Null) ein.

•Hat Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft eine oder mehrere Gefahrtarifstellen einer anderen BG mitgeteilt, so hinterlegen Sie die Betriebsnummer dieser anderen BG in Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten 2 im Feld Abweich. BG-Betr-Nr.