DSGVO-Textbausteine für die Datenschutz-Dokumentation von Quick-Lohn-Kunden

rechtlicherhintergrund Einleitung und Hintergrund

Es gibt zwei Bereiche im Rahmen des Datenschutzes, die zu berücksichtigen sind:

1. Das Verarbeitungsverzeichnis: Grundsätzlich ist von Jedermann gem. Art. 30 I und II DSGVO ein Verzeichnis über die Datenverarbeitungen (Verarbeitungsverzeichnis) in seinem Unternehmen zu führen, um es auf Nachfrage hin den Datenschutzbehörden vorzeigen zu können. Es gibt Ausnahmen gemäß Art. 30 V DSGVO, diese gelten jedoch nicht für den Prozess der Lohnabrechnung, da hier besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden und die Verarbeitung regelmäßig, nämlich jeden Monat, durchgeführt wird.
 
Also sind auch Sie als kleine Firma bzw. Handwerksunternehmen betroffen.
 
Die nachfolgenden Textbausteine bieten Ihnen eine Grundlage zur Erstellung dieses Verzeichnisses für den Prozess der "Lohnabrechnung". Es kann aber auch als Modell für andere Verarbeitungstätigkeiten genutzt werden.
 
Allen einzelnen Verarbeitungstätigkeiten werden allgemeine Informationen über das Unternehmen im Verarbeitungsverzeichnis vorangestellt. So ist anzuführen für welches Unternehmen das Verzeichnis geführt wird, wer Geschäftsführer und Verantwortlicher für die dort genannten Prozesse ist und wie dieser erreicht werden kann.
 

2. Die Information der Betroffenen (also der Mitarbeiter): Über jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss gemäß Art. 13 DSGVO der Betroffene informiert werden. Bestenfalls legen Sie Ihren Beschäftigten eine entsprechende Information direkt bei Beschäftigungsbeginn vor und danach bei Änderungen erneut.
 
Im Folgenden wollen wir Ihnen aufzeigen, wie eine solche Information aussehen kann. Sie können die Textbausteine nach einigen Anpassungen und Streichung nicht passender Passagen direkt für Ihre Beschäftigten verwenden. Außerdem können Sie dieses Dokument als Beispiel für eine Information über einen Verarbeitungsprozess nutzen und vom Prinzip her auf andere Verarbeitungsprozesse in Ihrem Betrieb übertragen.
 
Im Ergebnis ähnelt die Information der Beschäftigten sehr den Angaben im Verarbeitungsverzeichnis, weshalb meistens die Angaben daraus übernommen werden können. So sollten den Informationen über einzelne Verarbeitungsprozesse, so wie im Verarbeitungsverzeichnis auch, die Angabe allgemeiner Kontaktinformationen des Betriebes und des Verantwortlichen vorangestellt sein, sodass die oder der Beschäftigte sich bei Fragen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an Sie wenden kann.

Für mehr Informationen empfehlen wir Ihnen, sich an Ihre HWK oder die IHK Ihrer Wahl zu wenden!

tipp Hinweis zu diesen Textbausteinen

Nachfolgend finden Sie Textbausteine, die Sie als Quick-Lohn-Kunde nutzen können.

Wir haben die Kapitel so strukturiert, wie eine typische Datenschutz-Dokumentation aussieht, so können Sie im besten Fall die Textbausteine kapitelweise direkt übernehmen.

Kursiv finden Sie Hinweise und die Aufforderung, nicht Zutreffendes zu streichen.

 

Textbausteine für: Die Lohnabrechnung im Verarbeitungsverzeichnis

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Weitere Verarbeitungsprozesse für welche die Pflicht zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses besteht und die typischerweise in Handwerksunternehmen anfallen können

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Textbausteine für: Datenschutzinformation für Ihre Beschäftigten über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Lohn- und Gehaltsabrechnung

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Hinweis für beauftragte Lohnbüros / Steuerberater

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