ELStAM - Elektronische Lohnsteuerkarte

Quick-Lohn erzeugt für alle neuen Mitarbeiter automatisch eine Anmeldung. Wenn Sie erst einmal nur eine ELStAM-Anmeldung erzeugen möchten, weil Ihnen die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mitgeteilt wurden, gehen Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1. Tragen Sie mindestens folgende Daten ein:

oNachname, Vorname

oSteuerliche IdNr (Wenn diese dem Arbeitnehmer nicht bekannt ist, können Sie eine Steuerliche IdNr. über den Button Anforderung bei der Bundeszentrale für Steuern anfordern.)

oGeburtsdatum

oBeginn d. Beschäftigung

oELStAM

•Im Anschluss versenden Sie die Anmeldungen aller Mitarbeiter über den Menüpunkt Meldecenter → Meldungen prüfen und senden.

•Kann Ihnen ein neuer Mitarbeiter seine Id-Nummer nicht mitteilen, rechnen Sie ihn ohne Ausnahme so lange mit der Steuerklasse 6 ab, bis Sie vom Finanzamt eine andere Mitteilung erhalten.

•Da Quick-Lohn nicht weiß, ob die Mitarbeiter über das zuvor verwendete Lohnprogramm oder Elsterformular bereits bei ELStAM abgemeldet wurden, veranlasst das Programm Ummeldungen. Falls diese fehlschlagen, erfolgen automatisch Anmeldungen bei ELStAM.

•Sie versenden die Ummeldungen (Anmeldungen) aller Mitarbeiter über den Menüpunkt Meldecenter → Meldungen prüfen und senden. Daraufhin erhalten Sie nach 1-5 Werktagen vom Finanzamt eine Rückmeldung mit den steuerlichen Merkmalen. Finden sich darin Abweichungen zu den in Quick-Lohn eingetragenen Daten, zeigt Ihnen das Programm dies einen Monat später an. Nehmen Sie dann die entsprechenden Korrekturen vor.

•Geänderte Steuermerkmale übermittelt das Finanzamt automatisch.

•Als Antwort auf Anmeldungen/ Ummeldungen erhalten Sie nach 1-5 Werktagen vom Finanzamt eine Bestätigung mit den steuerlichen Merkmalen.

•Diese Liste erhalten Sie über den Pfad Lohnabrechnung → Meldecenter → Rückmeldungen abrufen. Finden sich darin Abweichungen zu den in Quick-Lohn eingetragenen Daten, zeigt Ihnen das Programm dies in den Mitarbeiterdaten an. Nehmen Sie dann die entsprechenden Korrekturen vor.

•Diese Meldungen drucken Sie über Empfangene Rückmeldungen anzeigen. Meldungen älterer Monate können Sie hier ebenfalls drucken.

•Sofern ein Austrittstag für einen Mitarbeiter erfasst wurde, erstellt Quick-Lohn automatisch eine Abmeldung bei der Finanzverwaltung.

•Der Mitarbeiter beantragt die Änderung beim Finanzamt. Sie erhalten in Folge über das Meldecenter eine Meldung vom Finanzamt, ab wann welche Steuerklasse anzuwenden ist. Der Arbeitnehmer muss Ihnen in der Regel keinen Papierbeleg mehr vorlegen.

•Falls Sie derartige Meldungen verspätet erhalten, führen Sie eine Korrekturabrechnung durch (> Wie führe ich eine Korrekturabrechnung durch?). Teilt Ihnen der Mitarbeiter die Änderung hingegen rechtzeitig mit, lässt sich die Korrekturabrechnung vermeiden.

•Standardmäßig erfolgt die ELStAM-Anmeldung für neu angelegte Mitarbeiter immer als Hauptarbeitgeber.

•Übt ein Mitarbeiter bei Ihnen nur einen Zweitjob aus, tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld ELStAM den Wert "2" ein, welches zur Zuweisung der Steuerklasse 6 führt.

•Wechselt Ihr Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter

ovom Nebenarbeitgeber- zum Hauptarbeitgeberverhältnis, tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld ELStAM den Wert "1" (HAG). Dadurch erfolgt eine Abmeldung als NAG zum Ende des vorherigen Abrechnungsmonats und anschließend (nach Eingang der Abmeldebestätigung) eine Anmeldung als HAG zum 1. des aktuellen Monats.

ovom Hauptarbeitgeber- zum Nebenarbeitgeberverhältnis, tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld ELStAM den Wert "2" (NAG) ein. Quick-Lohn erzeugt aktiv keine Abmeldung. Dies ist für das Verfahren nicht notwendig. Wenn ein anderer Arbeitgeber ein Hauptarbeitsverhältnis anmeldet, wird Ihnen vom Finanzamt automatisch die Steuerklasse 6 mitgeteilt. Bis dahin nutzen Sie einfach die alte Steuerklasse oder die Steuerklasse 6.

•Höchstwahrscheinlich hat ein anderer Arbeitgeber für diesen Mitarbeiter ein Hauptarbeitsverhältnis angemeldet und Ihnen damit die Steuerklasse 1-5 "entzogen".

•Prüfen Sie: Haben Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld ELStAM den Wert "1" (HAG) eingetragen? Wenn nein, tragen Sie diesen ein. Dann wird Quick-Lohn automatisch eine Abmeldung des Nebenarbeitsverhältnisses erzeugen. Versenden Sie diese schnellstmöglich. Rufen Sie einige Stunden später Rückmeldungen ab. Wenn die Abmeldebestätigung eingeht, wird Quick-Lohn automatisch eine Anmeldung erzeugen. Versenden Sie auch diese zeitnah. Einige Stunden später erhalten Sie dann die Rückmeldung auf diese Anmeldung mit der Information, ab welchem Datum Sie die darin enthaltene Steuerklasse wieder anwenden können.

Hinweis: Für einen Abrechnungszeitraum (bzw. der Kalendermonat) ist immer die Steuerklasse anzuwenden, die am letzten Tag des Abrechnungszeitraum (der 30./31.) für Sie gültig ist.

•Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Meldecenter → Empfangene Rückmeldungen anzeigen und wählen Sie dort den betreffenden Monat aus.

•In der darauffolgenden Ansicht wählen Sie die entsprechende Rückmeldung aus. Über den Button Details wird Ihnen die Rückmeldung ausführlich angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Rückmeldung auszudrucken.

In der Regel versendet das Finanzamt auch Lohnsteuerabzugsmerkmale, die erst ab dem nächsten oder übernächsten Monat Berücksichtigung finden sollen. Meistens passiert das zum Jahresende, z. B. wenn ein Kinderfreibetrag im darauffolgendem Jahr, für das inzwischen volljährige Kind, wegfällt.

Im Bereich Nachdruck / Auswertung haben Sie die Möglichkeit, eine Liste mit den zukünftigen ELStAM zu erzeugen.

•Wenn Änderungen in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Mitarbeiter vorgenommen wurden, übermittelt Ihnen das Finanzamt zum Monatsende eine entsprechende Änderungsliste (siehe Fall 5). Prüfen Sie im ersten Schritt, ob Sie die Änderungsliste erhalten haben. Gehen Sie hierfür in die Mitarbeiterdaten und öffnen im Teil 1 über den Button F5 - Meldungen den Verlauf der ELStAM-Meldungen. Im linken Bereich sehen Sie die von Ihnen gesendeten Meldungen. Im rechten Bereich befinden sich die Rückmeldungen vom Finanzamt. Bevor Sie dies tun, rufen Sie über das Meldecenter noch einmal Rückmeldungen ab (siehe Fall 3).

•Die Änderungsliste sehen Sie frühestens im Folgemonat nach der Änderung. Sollte dies im übernächsten Monat immer noch nicht der Fall sein, rufen Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale für diesen Mitarbeiter proaktiv ab. Hierfür generieren Sie eine Bestandsabfrage, indem Sie in den Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten den Wert "UM+" eintragen. Anschließend versenden Sie über das Meldecenter die versandbereite Bestandsabfrage (Ummeldung). Vom Finanzamt erhalten Sie als Antwort die aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale des entsprechenden Mitarbeiters. Diese Rückmeldung steht Ihnen in der Regel innerhalb der nächsten 3 Werktage zum Abruf bereit. Wenn Sie wiederum keine bzw. eine falsche Rückmeldung erhalten, rufen Sie bei Ihrem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt an und klären den Sachverhalt.