euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung)

tippEinige Hinweise vorweg

Seit 2020 bietet Quick-Lohn die Möglichkeit die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung durchzuführen.

Die "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" (euBP) für die Rentenversicherung soll die Durchführung einer Betriebsprüfung für Arbeitgeber und Rentenversicherung erleichtern und im Normalfall einen Vor-Ort-Termin entbehrlich machen.

Die Datensätze zu euBP werden direkt über das Meldecenter versendet und nicht auf Datenträger gespeichert (anders als bei den DLS-Prüfdateien für den Steuerprüfer).
 
Achtung: Ganz ohne Papier geht es dann aber doch nicht, insbesondere wenn Sie z.B. Lohnarten mit "Geldwertem Vorteil", Geschenke oder PKW-Nutzung abrechnen. In diesen Fällen werden trotzdem die Unterlagen angefordert. Ebenso werden auch Bescheinigungen bei Beschäftigung von Studenten und bei Abrechnung von Kindergartenzuschüssen verlangt. Das macht der Prüfer in der Regel dann, wenn er die elektronischen Unterlagen durchgesehen hat.

Unaufgefordert gesendete Daten werden angelehnt! Erstellen und senden Sie euBP-Daten also nur dann, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Beachten Sie auch den spätesten Sendetermin und senden Sie aus Quick-Lohn heraus mindestens 2 Tage vorher.

Fall 1: So erzeugen und versenden Sie die euBP in Quick-Lohn (aktuelle Quick-Lohn-Anwender)

Falls Sie für eine Prüfung der Rentenversicherung vorgesehen sind, erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung. Ihnen wird das Datum der Prüfung mitgeteilt und auch das Datum bis zu dem spätestens die Daten für euBP gesendet sein müssen.
 

Im Programm gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Starten Sie Quick-Lohn und wählen Sie Nachdruck / AuswertungPrüfdateien und MeldungeneuBP-Meldung erstellen.

2. Schritt:Füllen Sie die Angaben passend zur Prüfung aus und klicken dann auf Erstellen.

3. Schritt:Quick-Lohn zeigt das Protokoll der Erstellung an. Verlassen Sie das Bild über Schließen. Über Senden schicken Sie die Prüfdateien direkt an die Rentenversicherung.

Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z.B. falsche Zeiträume), können Sie die Daten löschen und erneut erstellen.

Wenn die Prüfdatei auch den aktuellen Abrechnungsmonat enthalten soll, dann erzeugen Sie die Datei erst, nachdem Sie den Monat abgeschlossen haben.

 

Fall 2: So erzeugen und versenden Sie die euBP in Quick-Lohn (ehemalige Quick-Lohn-Anwender)

Für Abrechnungen die nur bis November 2019 mit Quick-Lohn erfolgten, ist die Betriebsprüfung in Papierform durchzuführen. Die euBP lässt sich nur für Lohnabrechnungen erzeugen, die noch mindestens bis Dezember 2019 mit Quick-Lohn durchgeführt wurden. Allerdings ist das nur mit der aktuellen Programmversion möglich.

Rufen Sie uns gerne an, wenn wir die Meldung für Sie kostenpflichtig (50,00 €) übernehmen sollen. Hierfür benötigen wir von Ihnen die letzte Datensicherung. Alternativ können Sie die Betriebsprüfung auch in Papierform durchführen.

Fall 3: So erzeugen Sie die euBP, wenn die Betriebsstätten extern abgerechnet werden

Rechnen Sie die Betriebsstätten bereits im Hauptmandanten (Hauptsitz) ab, lesen Sie bitte den Fall 1. Damit sind ohnehin alle Betriebsstätten in einer Datei enthalten.

Diese Beschreibung trifft nur für Sie zu, wenn Sie die Betriebsstätten getrennt vom Hauptsitz (sep. Mandanten oder sep. Rechner) abrechnen. Mit dieser Vorgehensweise werden die euBP`s der Betriebsstätten mit der euBP des Hauptsitzes in einer Meldung zusammengefasst und übermittelt.

Für den Export bzw. Import der euBP-Daten (Betriebsstätten), benötigen Sie zwei Geheimschalter. Rufen Sie hierfür bitte beim Quick-Lohn Kundensupport an.

 

Die Daten der Betriebsstätten exportieren:

1. Schritt:Starten Sie den Mandanten (Betriebsstätte) und wählen Sie LohnabrechnungKonfiguration ändern. Im Feld Geheimschalter tragen Sie den Geheimschalter für den Export der euBP-Dateien ein. Verlassen Sie das Fenster mit Esc - Verlassen & Speichern.

2. Schritt:Nun gehen Sie zurück zum Startfenster und wählen Nachdruck / AuswertungPrüfdateien und MeldungeneuBP-Meldung erstellen.

3. Schritt:Füllen Sie die Angaben passend zur Prüfung aus. Setzen Sie das Häkchen bei "Es handelt sich hierbei um eine Nebenstelle/Betriebsstätte" und klicken dann auf Erstellen. Quick-Lohn zeigt das Protokoll der Erstellung an.

4. Schritt:Im Anschluss gehen Sie auf Speichern und legen die Datei auf Ihrem Rechner oder Stick ab. Quick-Lohn bestätigt Ihnen, ob der Speichervorgang erfolgreich war.

5. Schritt:Verlassen Sie das Bild über Esc-Verlassen. Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z.B. falsche Zeiträume), können Sie die Daten löschen und erneut erstellen.

6. Schritt:Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Betriebsstätten.

 

Die Daten der Hauptstätte erzeugen und die der Betriebsstätten importieren:

7. Schritt:Starten Sie den Mandanten (Hauptstätte) und wählen Sie LohnabrechnungKonfiguration ändern. Im Feld Geheimschalter tragen Sie den Geheimschalter für den Import der euBP-Dateien (Betriebsstätten) ein. Verlassen Sie das Fenster mit Esc - Verlassen & Speichern.

8. Schritt:Nun gehen Sie zurück zum Startfenster und wählen Nachdruck / AuswertungPrüfdateien und MeldungeneuBP-Meldung erstellen.

9. Schritt:Füllen Sie die Angaben passend zur Prüfung aus. Über den Button Hinzufügen wechseln Sie im Programmverzeichnis zum Speicherort der euBP-Betriebsstättendateien und wählen mit einem Doppelklick die zu importierende Datei aus. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Betriebsstättendateien.

4. Schritt:Im Anschluss gehen Sie auf Erstellen.

5. Schritt:Quick-Lohn zeigt das Protokoll der Erstellung an. Verlassen Sie das Bild über Schließen. Über Senden schicken Sie die Prüfdateien direkt an die Rentenversicherung.

Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z.B. falsche Zeiträume), können Sie die Daten löschen und erneut erstellen.

Wenn die Prüfdatei auch den aktuellen Abrechnungsmonat enthalten soll, dann erzeugen Sie die Datei erst, nachdem Sie den Monat abgeschlossen haben.