Einige Hinweise vorweg

•Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für die Deutsche Rentenversicherung (DRV) soll die Durchführung einer Betriebsprüfung für Arbeitgeber und Prüfer erleichtern und im Normalfall einen Vor-Ort-Termin entbehrlich machen.

•Die Datensätze zur euBP werden direkt über das Programm versendet und nicht auf Datenträger gespeichert (anders als bei den DLS-Prüfdateien für den Steuerprüfer).
 
Achtung: Ganz ohne Papier geht es dann aber doch nicht, insbesondere wenn Sie z. B. Lohnarten mit "Geldwertem Vorteil", Geschenke oder PKW-Nutzung abrechnen. In diesen Fällen werden die Prüfer trotzdem Unterlagen anfordern. Ebenso werden meist auch Nachweise bei Beschäftigung von Studierenden und bei Abrechnung von Kindergartenzuschüssen verlangt. Das machen die Prüfer in der Regel dann, wenn sie die elektronischen Unterlagen durchgesehen haben.

•Beachten Sie den im Schreiben der DRV angegebenen Termin, bis zu dem die euBP-Meldung übermittelt werden muss, und senden Sie aus Quick-Lohn heraus spätestens 2 Tage vorher.

•Wenn Sie möchten, dass Ihnen das Prüfergebnis in elektronischer Form bereitgestellt wird, muss bei der DRV eine Zugangseröffnung zum Empfang elektronischer Dokumente erfolgen, wofür Ihre Zustimmung notwendig ist. Diese können Sie beim Versand der euBP-Meldung erteilen, tragen Sie zudem bitte Ihre E-Mail-Adresse ein. Die euBP-Statusinformationen sind dann im Programm unter Lohnabrechnung → Meldecenter → Empfangene Rückmeldungen anzeigen einsehbar. Ebenso werden Sie an dieser Stelle benachrichtigt, sobald die Bescheiddaten zum Herunterladen verfügbar sind.

 

Fall 1: Für aktuelle Quick-Lohn-Anwender: So erzeugen und versenden Sie die euBP-Meldung in Quick-Lohn

Falls Sie für eine Prüfung der Deutschen Rentenversicherung vorgesehen sind, erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung. Ihnen wird der zu prüfende Zeitraum mitgeteilt und auch das Datum, bis zu dem spätestens die Daten für die euBP gesendet sein müssen.
 

Im Programm gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Wählen Sie Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen.

2. Schritt:Vervollständigen Sie die Angaben in den Registern Datenübermittlung und Elektronische Bereitstellung des Prüfergebnisses entsprechend der Prüfungsankündigung. Nutzen Sie hierfür die Erläuterungen über den Button F1 - Hilfe. Die Angaben im Register Fragebogen (optional) sind freiwillig.

3. Schritt:Wechseln Sie zurück in das Register Datenübermittlung und klicken hier auf den Button Erstellen. Das Programm erstellt im Anschluss die Datensätze.

4. Schritt:Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, verlassen Sie diese Ansicht über Schließen. Im Status sollte nun zu lesen sein, dass die Meldung erstellt wurde und jetzt versendet werden kann. Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z. B. falsche Zeiträume), könnten Sie die euBP-Meldung an dieser Stelle auch löschen und erneut erstellen.

5. Schritt:Mit einem abschließenden Klick auf Senden schicken Sie die Prüfdateien direkt an die Deutsche Rentenversicherung. Quick-Lohn zeigt das Protokoll der euBP-Meldung über den Button Report an.
 
Hinweis: Die an die DRV gesendete euBP-Meldung wird nur in diesem Menü angezeigt, nicht jedoch unter Lohnabrechnung → Meldecenter → Gesendete Meldungen.

 

Wenn die Prüfdatei auch den aktuellen Abrechnungsmonat enthalten soll, dann erzeugen Sie die euBP-Meldung erst, nachdem Sie den Monat abgeschlossen haben.

Steuerberater und Lohnbüros: Die oben genannten Schritte führen Sie mit der aktuellen Version durch, wenn Sie für ehemalige Kunden die euBP übermitteln wollen. Voraussetzung dafür ist, dass dieser Mandant mindestens bis Dezember 2019 in Ihrem System abgerechnet wurde.

 

Fall 2: Für Quick-Lohn Anwender mit Betriebsschließung oder Systemwechsel ab 2025

Neben der gewohnten Übermittlung der euBP im Rahmen einer Prüfung mit vorheriger Prüfankündigung sind ab dem 01.01.2025 bei einer > Betriebsschließung oder bei einem Wechsel des Abrechnungsprogramms (> Systemwechsel) die Daten ohne Aufforderung an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung zu übermitteln. Dort werden diese bis zum Ende einer nächsten Betriebsprüfung gespeichert.

Im Rahmen einer Betriebsschließung bzw. eines Wechsels der Abrechnungssoftware wird in Quick-Lohn nach dem Senden der Meldungen zum Monatsende der Vorgang zur Übermittlung der euBP-Daten automatisch gestartet. Dies sollten Sie nutzen, um die euBP-Meldung zu übermitteln.

Sie können an dieser Stelle auch abbrechen, wenn Sie gerade nicht übermitteln wollen, und das Senden der euBP-Meldung später durchführen.

Es werden längstens fünf Jahre rückwirkend nach dem Jahr des Systemwechsels gemeldet.

 

Fall 3: Für ehemalige Quick-Lohn-Anwender bis 2024: So erzeugen und versenden Sie die euBP-Meldung in Quick-Lohn

Die euBP-Meldung lässt sich nur für Lohnabrechnungen erzeugen, die noch mindestens bis Dezember 2019 mit Quick-Lohn durchgeführt wurden.

Im Rahmen einer individuellen Begleitung per Fernwartung (kostenpflichtig, 100,00 €  zzgl. MWSt) können wir Sie bei der Übermittlung der euBP unterstützen - rufen Sie uns gern an. Hierfür benötigen Sie die letzte Datensicherung. Alternativ können Sie die Betriebsprüfung auch in Papierform durchführen.

Für Abrechnungen, die nur bis November 2019 mit Quick-Lohn erfolgten, ist die Betriebsprüfung in Papierform durchzuführen.

 

Fall 4: Wenn die Betriebsstätten extern abgerechnet werden, erzeugen Sie die euBP-Meldung wie folgt

Rechnen Sie die Betriebsstätten bereits im Hauptmandanten (Hauptsitz) ab, lesen Sie bitte den > Fall 1. Damit sind ohnehin alle Betriebsstätten in einer Datei enthalten.

Diese Beschreibung trifft nur für Sie zu, wenn Sie die Betriebsstätten getrennt vom Hauptsitz (separate Mandanten oder separater PC) abrechnen. Mit dieser Vorgehensweise werden die euBP-Meldungen der Betriebsstätten mit der euBP des Hauptsitzes in einer Meldung zusammengefasst und übermittelt.

Für den Export bzw. Import der euBP-Daten (Betriebsstätten), benötigen Sie zwei Geheimschalter. Rufen Sie hierfür bitte beim Quick-Lohn-Kundensupport an.

 

Die Daten der Betriebsstätten exportieren:

1. Schritt:Starten Sie den Mandanten (Betriebsstätte). Gehen Sie im oberen rechten Bereich auf das Zahnrad und wählen Sie Konfiguration ändern. Im Feld Geheimschalter tragen Sie den Geheimschalter für den Export der euBP-Dateien ein. Verlassen Sie den Menüpunkt mit Esc - Verlassen & Speichern.

2. Schritt:Nun gehen Sie zurück zum Hauptmenü und wählen Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen.

3. Schritt:Vervollständigen Sie die Angaben in den Registern Datenübermittlung und Elektronische Bereitstellung des Prüfergebnisses entsprechend der Prüfungsankündigung. Nutzen Sie hierfür die Erläuterungen über den Button F1 - Hilfe. Die Angaben im Register Fragebogen (optional) sind freiwillig. Setzen Sie das Häkchen bei "Es handelt sich hierbei um eine Nebenstelle/Betriebsstätte" und klicken dann auf Erstellen. Quick-Lohn zeigt das Protokoll der Erstellung an.

4. Schritt:Im Anschluss gehen Sie auf Speichern und legen Sie die Datei auf Ihrem Rechner oder USB-Stick ab. Quick-Lohn bestätigt Ihnen den erfolgreichen Speichervorgang.

5. Schritt:Verlassen Sie das Bild über Esc - Verlassen. Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z. B. falsche Zeiträume), können Sie die Daten löschen und erneut erstellen.

6. Schritt:Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Betriebsstätten.

 

Die Daten der Hauptstätte erzeugen und die der Betriebsstätten importieren:

1. Schritt:Starten Sie den Mandanten (Hauptstätte). Gehen Sie im oberen rechten Bereich auf das Zahnrad und wählen Sie Konfiguration ändern. Im Feld Geheimschalter tragen Sie den Geheimschalter für den Import der euBP-Dateien (Betriebsstätten) ein. Verlassen Sie den Menüpunkt mit Esc - Verlassen & Speichern.

2. Schritt:Nun gehen Sie zurück zum Hauptmenü und wählen Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen.

3. Schritt:Vervollständigen Sie die Angaben entsprechend der Prüfungsankündigung. Über den Button Hinzufügen wechseln Sie im Programmverzeichnis zum Speicherort der euBP-Betriebsstättendateien und wählen mit einem Doppelklick die zu importierende Datei aus. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Betriebsstättendateien.

4. Schritt:Im Anschluss gehen Sie auf Erstellen. Das Programm erstellt im Anschluss die Datensätze.

5. Schritt:Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, verlassen Sie diese Ansicht über Schließen. Im Status sollte nun zu lesen sein, dass die Meldung erstellt wurde und jetzt versendet werden kann. Falls Sie vor dem Senden noch Fehler bemerken (z. B. falsche Zeiträume), könnten Sie die euBP-Meldung an dieser Stelle auch löschen und erneut erstellen.

6. Schritt:Mit einem abschließenden Klick auf Senden schicken Sie die Prüfdateien direkt an die Deutsche Rentenversicherung. Quick-Lohn zeigt das Protokoll der euBP-Meldung über den Button Report an.
 
Hinweis: Die an die DRV gesendete euBP-Meldung wird nur in diesem Menü angezeigt, nicht jedoch unter Lohnabrechnung → Meldecenter → Gesendete Meldungen.

 

Wenn die Prüfdatei auch den aktuellen Abrechnungsmonat enthalten soll, dann erzeugen Sie die Datei erst, nachdem Sie den Monat abgeschlossen haben.

 

Fall 5: Für aktuelle Quick-Lohn-Anwender: So erhalten Sie die euBP-Rückmeldung in Quick-Lohn

Wenn Sie beim Erstellen der euBP-Meldung Ihre Zustimmung zur Zugangseröffnung zum Empfang elektronischer Dokumente bei der DRV erteilt haben, wird Ihnen das Prüfergebnis in elektronischer Form bereitgestellt.

Die euBP-Statusinformationen werden dann über das Meldecenter zurückgemeldet und der euBP-Bescheid kann dort direkt heruntergeladen werden.
 

Im Programm gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Meldecenter → Empfangene Rückmeldungen anzeigen.

2. Schritt:Markieren Sie den Eintrag "euBP Statusinformation: Bescheiddaten zum Herunterladen bereitgestellt" und klicken Sie auf den Button F7 - Details.

3. Schritt:Bestätigen Sie die nachfolgende Frage mit "Ja" und wählen Sie den Speicherort für den Download des euBP-Bescheides als PDF-Datei in Ihrem Datenverzeichnis.

 

Fall 6: Für ehemalige Quick-Lohn-Anwender: So erhalten Sie die euBP-Rückmeldung in Quick-Lohn

Wenn Sie beim Erstellen der euBP-Meldung Ihre Zustimmung zur Zugangseröffnung zum Empfang elektronischer Dokumente bei der DRV erteilt haben, wird Ihnen das Prüfergebnis in elektronischer Form bereitgestellt.

Mandanten, die z. B. in 2026 nicht mehr abgerechnet wurden, können nicht mehr unter dem Menü Lohnabrechnung auf das Meldecenter zugreifen.

Um den Prüfbescheid dennoch abzurufen, gehen Sie im Programm wie folgt vor:

1. Schritt:Wählen Sie Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen.

2. Schritt:Wählen Sie das Register Elektronische Bereitstellung des Prüfergebnisses.

3. Schritt:Mit einem Klick auf den Button Abrufen Prüfergebnis können Sie den euBP-Bescheid dort direkt herunterladen.
Hinweis: Dieser Button erscheint nur, wenn Sie der Bereitstellung des Prüfergebnisses in elektronischer Form beim Senden der euBP-Meldung zugestimmt hatten.