Einige Hinweise vorweg

•Beachten Sie: Voraussetzung für eine fehlerfreie Übergabe ist, dass sowohl in Quick-Lohn als auch in der Finanzbuchhaltung die Sachkonten übereinstimmen. Stimmen Sie die Konten ggf. mit dem Steuerberater ab.

•Für die folgenden Programme können Sie eine Schnittstelle einrichten: ADDISON, Agenda, Apiras, APSOLUT, BAU-SU, DATAC, DATEV, EAR, GDI, GS-Fibu, HMD, HERO-WORK, KONTOLINO, Lexware, Loco-Soft, MMS, profin, RHV, sage, SELECTLINE, SYSKA-ASCII.

•Das Standard CSV-Datenformat steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.

•Sollten Sie die Kurzform des Buchungsbeleges (nur möglich bei ADDISON und DATEV) unterdrücken wollen, wählen Sie über das Zahnradsymbol → Mandanteneinstellungen → Konfiguration ändern und tragen im Feld Geheimschalter die Buchstabenfolge "FKURZ-" ein.

So handhaben Sie dieses Thema in Quick-Lohn

Die Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung erzeugt Quick-Lohn automatisch beim Monatsabschluss. Hierfür sind folgende Einstellungen notwendig:

1. Schritt:Öffnen Sie über das Zahnradsymbol → Mandanteneinstellungen → Konfiguration ändern. Im Feld Finanzbuchhaltung wählen Sie Einrichten.

2. Schritt:Aktivieren Sie die Option Buchungsdatei speichern. Wählen Sie über das Menü Datenformat die bei Ihnen genutzte FIBU-Software aus. Wenn Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm nicht in der Liste enthalten ist, nutzen Sie das Format "Standard" oder "Standard mit Komma". Prüfen Sie, ob ein Import als CSV-Datei in Ihre Buchhaltung möglich ist. ("Standard mit Komma" bewirkt, dass in der Datei anstelle des Dezimalpunktes ein Dezimalkomma beim Betrag geschrieben wird.)

3. Schritt:Die Buchungsdatei wird ohne weitere Auswahl im Daten-Pfad, dem Ablageort der Mandantendaten, abgelegt. Prüfen Sie diesen Pfad bei Bedarf in den Anwendungseinstellungen ebenfalls über das Zahnradsymbol. Durch Setzen des Häkchens an der Stelle PDF-Ablageordner nutzen, wird die Buchungsdatei in dem Verzeichnis abgelegt, welches unter Zahnradsymbol → Anwendungseinstellungen → PDF-Export konfigurieren ausgewählt ist. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Ablageordner Festlegen stellen Sie ggf. einen alternativen Ablageort ein.

4. Schritt:Mit Klick auf Esc - Verlassen & Speichern bestätigen Sie Ihre Auswahl.

5. Schritt:Wechseln Sie zum Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → FIBU-Kontonummern und überprüfen Sie ebenfalls die eingetragenen Sachkonten.

6. Schritt:Überprüfen Sie auch die hinterlegten FIBU-Kontonummern in den Lohnarten und den Krankenkassendaten. Bei fehlenden Kontonummern wird eine 0 (Ziffer Null) als Sachkonto übergeben. Dies kann zu einer fehlerhaften Übergabe führen. Berichtigen Sie in dem Fall die Kontierung, wie im Artikel FIBU- Kontonummern beschrieben.

Mit diesen Einstellungen wird nun bei jedem Druck des Buchungsbelegs (Monatsabschluss) in Quick-Lohn automatisch eine Datei "FIBU_Mandant_jjjj_mm.CSV" (bzw. TXT, EAI usw. entsprechend des gewählten Datenformats) erzeugt und im hinterlegten Datenverzeichnis gespeichert.

Eine Buchhaltungsmeldung nach Kostenstellen erhalten Sie über Nachdruck / Auswertung → Monatsabschluss-Listen nach Kostenst. Diese Buchungsdatei wird dann unter dem Dateinamen "FIBU_KST_Mandant_jjjj_mm.CSV" abgelegt.

Über den Nachdruck der Monatsabschluss-Listen lassen sich mit dem Druck des Buchungsbelegs sogar noch die Buchungsdateien der Vormonate erzeugen.