Einige Hinweise vorweg
Abhängig von der Fehlzeit ermittelt das Programm automatisch die Steuertage, SV-Tage und den Wert für Anzahl U (Anzahl der Unterbrechungen Entgeltzahlung). Meldungen zur Sozialversicherung können nur dann richtig erfolgen, wenn die Fehlzeiten korrekt erfasst werden.
•Reicht die Fehlzeit über das Monatsende hinaus, bleibt bei Fehlzeiten das Feld Ende frei. Das Ende wird erst in dem Monat eingetragen, in dem die Fehlzeit tatsächlich endet. Davon ausgenommen ist nur im Bauhauptgewerbe die Fehlzeit Elternzeit (> ausführlich).
Erfassung der Fehlzeiten
Die Abwesenheit erfassen Sie in der Lohnerfassung über den Kalender mit dem entsprechenden Kalenderbuchstaben (U = Urlaub, K = Krank usw.). Liegen Wochenenden in dem bescheinigten Zeitraum (z. B. lt. Krankenschein), werden auch diese im Kalender mit dem entsprechenden Kalenderbuchstaben (mit Null Stunden) erfasst.
Nach der Kalendererfassung erzeugt das Programm die Fehlzeiteintragungen auf Basis spezieller fester Lohnarten selbständig. Wird ohne Kalendarium gearbeitet, tragen Sie die Fehlzeiten selbst ein. Für jeden Monat können pro Mitarbeiter maximal 3 Fehlzeiten hinterlegt werden.
Auch wenn die Fehlzeit bis einschließlich dem letzten Tag des Monats im Kalender erfasst wurde, ist nicht automatisch anzunehmen, dass mit diesem Tag die Fehlzeit endet. Die Fehlzeit könnte genauso gut im nächsten Monat weitergehen. Deshalb kommt vom Programm ein Hinweis, gegebenenfalls das Endedatum einzusetzen. Wird dies vergessen, kann es auch noch im Folgemonat nachgeholt werden. Im April wäre also ein Eintrag Beginn "12.03.2025", Ende "31.03.2025" zulässig.
Wenn das Ende der Fehlzeit noch nicht bekannt ist, bleibt es prinzipiell offen. In dem Monat, in dem das Ende der Fehlzeit liegt, wird es dann eingetragen. Die Eintragung umfasst immer den kompletten Zeitraum der jeweiligen Fehlzeit über Monatsgrenzen hinweg.
1. Fall: Die Fehlzeit endet mitten im Monat
Mitarbeiter erkrankt am 05.02. und ist am 16.02.2025 wieder arbeitsfähig.
Im Monat 02/2025:
|
Erste Fehlzeit Art: 1.1 Beginn: 05.02.2025 Ende:15.02.2025
|
2. Fall: Die Fehlzeit endet erst im Folgemonat
Mitarbeiter erkrankt am 05.02. und ist am 11.03.2025 wieder arbeitsfähig.
Im Monat 02/2025:
|
Erste Fehlzeit Art: 1.1 Beginn: 05.02.2025 (Ende: bleibt frei)
|
Im Monat 03/2025:
|
Erste Fehlzeit Art: 1.1 Beginn: 05.02.2025 Ende: 10.03.2025
|
3. Fall: Die Fehlzeit geht über mehrere Monate im selben Jahr
Der Mitarbeiter erkrankt am 05.02., ab 19.03. zahlt die Krankenkasse Krankengeld und am 10.05. ist der Mitarbeiter wieder arbeitsfähig.
Im Monat 02/2025:
|
Erste Fehlzeit 1.1 Beginn: 05.02.2025
|
Im Monat 03/2025:
|
Erste Fehlzeit 1.1 Beginn: 05.02.2025 Ende:18.03.2025
Zweite Fehlzeit 4.1 Beginn: 19.03.2025
|
Im Monat 04/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.1 Beginn: 19.03.2025
|
Im Monat 05/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.1 Beginn: 19.03.2025 Ende: 09.05.2025
|
4.Fall: Beispiel Die Fehlzeit geht über mehrere Monate und endet erst im Folgejahr
Die Mitarbeiterin erhält vom 08.08.2025 bis 14.11.2025 Mutterschaftsgeld, geht danach in Elternzeit und beginnt am 15.01.2026 wieder mit der Arbeit.
Im Monat 08/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.5 Beginn: 08.08.2025
|
Im Monat 09/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.5 Beginn: 08.08.2025
|
Im Monat 10/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.5 Beginn: 08.08.2025
|
Im Monat 11/2025:
|
Erste Fehlzeit 4.5 Beginn: 08.08.2025 Ende: 14.11.2025
Zweite Fehlzeit 5.1 Beginn: 15.11.2025
|
Im Monat 12/2025:
|
Erste Fehlzeit 5.1 Beginn: 15.11.2025
|
In allen weiteren Monaten mit Elternzeit bleibt die Fehlzeitangabe unverändert.
Im Monat 01/2026:
|
Erste Fehlzeit 5.1 Beginn: 15.11.2025 Ende: 14.01.2026
|
|
Die Fehlzeitenarten
Keine Kürzung der SV-Tage (30 SV-Tage für einen vollen Monat)
Art der
Fehlzeit
|
Name
der Fehlzeit
|
Kalender-buchstabe
|
Auswirkung SV-Tage
Definition der SV-Meldung
|
Grund
der Abgabe
|
Bemerkungen
|
1.1
|
•Bezahlte Krankheitslohnfortzahlung |
K
|
Keine Kürzung der SV-Tage
|
keine
|
Antrag auf Erstattung von der Krankenkasse lt. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
|
1.2
|
•Beschäftigungsverbot während Schwangerschaft |
N
|
dito
|
dito
|
Abrechnung bei Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft. Antrag auf Erstattung (> ausführlich) von der Krankenkasse lt. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
|
2.1
|
•Unbezahlter Urlaub •Kurzzeitpflege •Zeitraum nach Aussteuerung •Zeitraum nach Einstellung Krankengeldzahlung wegen Erwerbsunfähigkeitsrente |
u
|
Für alle vier Fehlzeiten gilt:
Die SV-Tage laufen 1 Zeitmonat weiter (nicht Kalendermonat!); bei mehr als 1 Zeitmonat ohne Entgelt Abmeldung
Anmeldung bei Wiederaufnahme der Arbeit
|
34
13
|
Gültig ab 01.07.2019: Wenn ein kurzfristig Beschäftigter (Personengruppe 110) in einem Monat gar nicht arbeitet, erfolgt eine Nullabrechnung ohne Angabe einer Fehlzeit.
> Aussteuerung
|
2.2
|
•Unentschuldigtes Fehlen •Krank bei Beschäftigungsbeginn |
f
|
dito
(siehe Bemerkung)
|
dito
|
Anmeldung Grund 10 erfolgt erst nach dem ersten Tag der tatsächlichen Entgeltzahlung (> weitere Hinweise).
|
2.3
|
•Unrechtmäßiger Streik |
s
|
dito
|
dito
|
|
2.4
|
•Pflege eines kranken Kindes ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt •keine Zahlung von Kinderkrankengeld durch die Krankenkasse (Ausnahmefall) |
p
|
dito
dito
|
dito
dito
|
Weder Arbeitgeber noch Krankenkasse zahlen ein Entgelt.
|
2.5
|
•PKV-Versicherte, die krank sind, ohne Krankentagegeld zu erhalten |
|
dito
|
dito
|
|
2.6
|
•Arbeitsunfähigkeitszeiten bei Personen, die eine volle Erwerbsminderungs- oder Altersvollrente erhalten, über das Ende der Entgeltfortzahlung hinaus |
|
dito
|
dito
|
|
2.7
|
•Arbeitsunfähigkeitszeiten bei geringfügig entlohnten Beschäftigten über das Ende der Entgeltfortzahlung hinaus |
|
dito
|
dito
|
|
3.1
|
•Rechtmäßiger Streik |
|
dito
|
dito
|
|
3.2
|
•Aussperrung |
|
dito
|
dito
|
|
Mit Kürzung der SV-Tage
Art der
Fehlzeit
|
Name
der Fehlzeit
|
Kalender-buchstabe
|
Auswirkung SV-Tage
Definition der SV-Meldung
|
Grund
der Abgabe
|
Bemerkungen
|
4.1
|
•Krankheit nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld oder Krankentagegeld •Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld oder Krankentagegeld •Krankengeld innerhalb der
4-wöchigen Wartezeit |
k
|
Die SV-Tage laufen einen Kalendermonat weiter.
Unterbrechungsmeldung →
bei einem vollen Kalendermonat ohne Entgelt.
Es erfolgt keine Anmeldung bei Wiederaufnahme der Arbeit.
Unterbrechungsmeldung →
Sonderfall: Es erfolgt eine Unterbrechungsmeldung bei einem Zeitraum ohne Entgelt von weniger als einem vollen Kalendermonat, wenn die Beschäftigung im Folgemonat endet. Diese Ausnahme rechtfertigt der § 9 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).
|
51
51
|
Der Arbeitgeber leistet keine Lohnfortzahlung. Diese Tage erfassen Sie mit Krankengeld (> ausführlich).
Gemeldet wird das SV-pflichtige Entgelt bis zum Tag vor dem Beginn der Fehlzeit 4.1.
|
4.2
|
•Verletztengeld nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld oder Krankentagegeld durch die Krankenkasse |
v
|
dito
|
dito
|
Der Arbeitgeber leistet keine Lohnfortzahlung. Der Arbeitnehmer erhält von seiner Berufsgenossenschaft wegen eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit das Verletztengeld. Die erforderliche Bescheinigung für die Unfallkasse übermitteln Sie über das Menü Entgeltbescheinigungen (EEL) (>ausführlich).
Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an. So erfassen Sie das Verletztengeld > Verletztengeld.
Weitere Hinweise > Reha und Kur.
|
4.3
|
•Übergangsgeld nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld oder Krankentagegeld |
k
|
dito
|
dito
|
Der Arbeitgeber leistet keine Lohnfortzahlung. Der Arbeitnehmer erhält von der Rentenversicherung wegen einer Rehabilitation oder einer beruflichen Wiedereingliederung ein Übergangsgeld.
Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an.
Die erforderliche Bescheinigung für die Unfallkasse übermitteln Sie über das Menü Entgeltbescheinigungen (EEL) (>ausführlich).
|
4.4
|
•Versorgungskrankengeld nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld oder Krankentagegeld |
k
|
dito
|
dito
|
Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an.
|
4.5
|
•Mutterschaftsgeld |
M
|
dito
|
dito
|
Wird während der Mutterschutzfrist gezahlt (> ausführlich).
|
4.8
|
•KU-Krankengeld •Saison-KU-Krankengeld |
V
P
|
dito
|
dito
|
Saison-KU-Krankengeld (> ausführlich unter Kurzarbeit).
|
4.9
|
•Pflege eines kranken Kindes |
p
|
dito
|
dito
|
Bei der Pflege eines kranken Kindes ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt, aber mit Zahlung von Kinderkrankengeld durch die Krankenkasse (> ausführlich).
|
5.1
|
•Elternzeit ohne Entgeltanspruch |
e
|
Ab 2024:
Bei Beginn der Elternzeit
Bei Beendigung der Elternzeit
Unterbrechungsmeldung
|
17
37
52
|
Während der Elternzeit erhält der Arbeitnehmer (ggf. teilweise) Elterngeld von der Elterngeldstelle. Sie erfassen die Tage als unbezahlte Elternzeit (> ausführlich).
Die Unterbrechungsmeldung erfolgt nur, wenn die Elternzeit nicht direkt im Anschluss an den Mutterschutz erfolgt.
|
6.3
|
•Wehrübung von mehr als 3 Tagen |
g
|
dito
|
dito
|
|
6.4
|
•Eignungsprüfung |
|
dito
|
dito
|
Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an.
|
7.1
|
•Pflegezeit - Langzeitpflege für mindestens 2 Monate |
p
|
Bei kompletter Freistellung erfolgt mit dem Beginn der Fehlzeit die sofortige Abmeldung.
Bei Arbeitsaufnahme wird eine Anmeldung
erzeugt.
|
30
10
|
Pflegezeit gibt es für max. ein halbes Jahr (> weitere Hinweise) Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an.
|
7.2
|
•Unwiderrufliche Freistellung ohne Fortzahlung des Entgelts |
ohne
|
|
|
Für diese Fehlzeit existiert keine Lohnart. Nur im Ausnahmefall so abrechnen und eine entsprechende Lohnart dafür anlegen.
In der Regel wird "Unbezahlter Urlaub 2.1" abgerechnet.
|
7.6
|
•Ende Krankengeldzahlung und anschließend Arbeitslosengeld (Nahtlosigkeitsregelung) |
n
|
Mit Beginn der Fehlzeit erfolgt die sofortige Abmeldung.
Bei Arbeitsaufnahme wird eine Anmeldung
erzeugt.
|
30
10
|
§ 125 Abs. 1 SGB III (> weitere Hinweise) Die Fehlzeit passen Sie im letzten Untermenü der Lohnerfassung an.
|
|
