Firmenfahrzeug (PKW-Nutzung)
Inhalt
Einige Hinweise vorweg
Die private Nutzung eines Firmenwagens stellt für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil dar, der der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegt. Wurde die Privatnutzung des Firmenwagens schriftlich (z. B. durch Arbeitsvertrag) ausgeschlossen, ist keine Versteuerung beim Arbeitnehmer notwendig.
Die Berechnung der Fahrzeug-Nutzung ist sehr komplex. Sie können den Firmen-PKW im Programm auch ohne großes Fachwissen abrechnen, indem Sie hierfür den Fahrzeug-Assistenten unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 nutzen. Sie tragen lediglich die Daten zum Fahrzeug sowie die ergänzenden Angaben zur Überlassung ein und Quick-Lohn errechnet alle Werte für die Lohnerfassung automatisch.
Die Bemessungsgrundlage beim Bruttolistenpreis für Elektro-Firmenwagen wurde in der Vergangenheit mehrfach geändert. Ab 2024 (Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung) wurde diese auf einen Brutto-Listenpreis von 70.000,00 € angehoben (bis 2023: 60.000,00 €). Für E-Fahrzeuge, die nach dem 30.06.2025 angeschafft wurden, gab es erneut eine Anhebung der Bruttolistenpreisgrenze von 70.000,00 € auf 100.000,00 €.
Die fachlichen Ausführungen zu dieser Thematik finden Sie > hier.
So erfassen Sie das Firmenfahrzeug im Fahrzeug-Assistenten
In den folgenden Fällen wird die private Fahrzeugnutzung gemäß der 1%-Methode berechnet (> Details).
Fall 1: Bei reinen E-Autos bis zu 100.000,00 € + E-Scooter (25 % Bemessungsgrundlage)
1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 auf den Menüpunkt Fahrzeug-Assistent. Tragen Sie die Daten zum Fahrzeug ein. 2. Schritt:Über den Button Berechnungsdetails prüfen Sie bitte die Werte. In der Lohnerfassung des Mitarbeiters erscheinen die entsprechenden Lohnarten mit den hier angezeigten Werten automatisch. Ab 2026: Erfassen Sie in der Lohnart "PKW-Auslagen stfr."' nur dann die tatsächlichen privaten Stromkosten, wenn der Mitarbeiter privat geladen und dies anhand von Zählerständen nachgewiesen hat. Erfolgt die Ladung auf Firmenkosten, entfällt dieser Schritt. Bitte beachten Sie: Diese Ausführungen gelten nur für Firmenwagen! Wenn einem Mitarbeiter Fahrtkosten für den eigenen PKW vergütet werden sollen, verwenden Sie die Lohnarten mit "Fahrgeld" beginnend! > Fahrgeld Die Gegenbuchung der Umsatzsteuer aus der Privatnutzung erfolgt bei der Abrechnung von Elektrofahrzeugen automatisch (> Details).
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Fall 2: Bei reinen E-Autos über 100.000,00 € + Hybrid-Fahrzeugen (50 % Bemessungsgrundlage)
1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 auf den Menüpunkt Fahrzeug-Assistent. Tragen Sie die Daten zum Fahrzeug ein. 2. Schritt:Über den Button Berechnungsdetails prüfen Sie bitte die Werte. In der Lohnerfassung des Mitarbeiters erscheinen die entsprechenden Lohnarten mit den hier angezeigten Werten automatisch. Ab 2026: Erfassen Sie in der Lohnart "PKW-Auslagen stfr."' nur dann die tatsächlichen privaten Stromkosten, wenn der Mitarbeiter privat geladen und dies anhand von Zählerständen nachgewiesen hat. Erfolgt die Ladung auf Firmenkosten, entfällt dieser Schritt. Bitte beachten Sie: Diese Ausführungen gelten nur für Firmenwagen! Wenn einem Mitarbeiter Fahrtkosten für den eigenen PKW vergütet werden sollen, verwenden Sie die Lohnarten mit "Fahrgeld" beginnend! > Fahrgeld Die Gegenbuchung der Umsatzsteuer aus der Privatnutzung erfolgt bei der Abrechnung von Elektrofahrzeugen automatisch (> Details).
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Fall 3: Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor (100 % Bemessungsgrundlage)
1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 auf den Menüpunkt Fahrzeug-Assistent. Tragen Sie die Daten zum Fahrzeug ein. 2. Schritt:Über den Button Berechnungsdetails prüfen Sie bitte die Werte. In der Lohnerfassung des Mitarbeiters erscheinen die entsprechenden Lohnarten mit den hier angezeigten Werten automatisch. Weist der Mitarbeiter anhand von Belegen die Kraftstoffkosten für Privatfahrten nach, beantworten Sie im Fahrzeug-Assistenten die Frage "Werden Nutzungsentgelte / Zuzahlungen vom Arbeitnehmer geleistet" mit "Ja". In der Lohnerfassung tragen Sie jeden Monat die nachgewiesenen Kraftstoffkosten in der Lohnart "PKW Nutzwertmind." ein. Bitte beachten Sie: Diese Ausführungen gelten nur für Firmenwagen! Wenn einem Mitarbeiter Fahrtkosten für den eigenen PKW vergütet werden sollen, verwenden Sie die Lohnarten mit "Fahrgeld" beginnend! > Fahrgeld
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Die Berechnungsmöglichkeiten bei der PKW-Nutzung
Berechnung der Höhe des geldwerten Vorteils
Die 1%-Methode:
oPKW-Nutzung:
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen kostenlos zur privaten Nutzung zur Verfügung. Dem Arbeitnehmer entsteht dadurch ein steuer- und SV-pflichtiger geldwerter Vorteil. Der zu versteuernde Betrag für reine Privatfahrten wird mit 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges angesetzt.
Details
•1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges: Egal wann und zu welchem Preis das Fahrzeug gekauft oder geleast wird, benötigen Sie immer den Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Dieser Wert gilt für die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs. •Für Elektro- und Hybridfahrzeuge wird unter bestimmten Voraussetzungen die Bemessungsgrundlage gemindert, d. h. der Bruttolistenpreis wird nur zur Hälfte oder nur zu einem Viertel angesetzt. > Details. •Fahrzeugnutzung mehrerer Fahrzeuge (Fahrzeugpool): Stehen dem Arbeitnehmer mehrere Fahrzeuge gleichzeitig zur Verfügung, so muss für jedes Fahrzeug die private Nutzung abgerechnet werden. Wenn die Fahrzeuge stattdessen nur abwechselnd zur Verfügung stehen, weil Sie von weiteren Mitarbeitern genutzt werden, muss die PKW-Nutzung zunächst für alle Fahrzeuge insgesamt ermittelt werden. Die Aufteilung der Gesamtsumme der PKW-Nutzung aller Fahrzeuge auf den einzelnen Mitarbeiter erfolgt dann nach der Pro-Kopf-Verteilung. •Elektro-Scooter gehören verkehrsrechtlich zu den Fahrzeugen und werden wie ein Elektro-PKW behandelt.
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oPendelstrecke Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:
In der Regel wird der PKW auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt. Für diese Fahrten entsteht ein weiterer geldwerter Vorteil, welcher zusätzlich mit 0,03 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt wird.
Details
•Für die Berechnung sind 0,03 % des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit anzusetzen und zu versteuern (in der Regel Pauschalbesteuerung). •Aus Vereinfachungsgründen kann davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen (BMF-Schreiben vom 31.10.2013, BStBl 2013 I S. 1376 Tz. 5.2). Wird der Dienstwagen an weniger als 15 Tagen im Monat für die Pendelfahrten genutzt, kann die Berechnung mit 0,002 % erfolgen und der geldwerte Vorteil durch eine Einzelbewertung ermittelt werden. Dann sind für jede einzelne Fahrt die Entfernungskilometer mit 0,002 % des Bruttolistenpreises zu bewerten. •Wird das Fahrzeug für den Weg zwischen Wohnung und Arbeit nur für eine Teilstrecke eingesetzt und der übrige Weg mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt (Park-&-Ride-Prinzip), ist bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils allerdings die gesamte Entfernung zu berücksichtigen. Eine Beschränkung auf die tatsächliche Entfernung darf nur erfolgen, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des Firmenfahrzeugs nur für diese Teilstrecke zugesagt hat. •In der Regel erfolgt die Pauschalbesteuerung (15 %) für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis zur Höchstgrenze. Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuer von diesen Bezügen nur insoweit pauschal besteuern, als sie den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer nach dem Gesetz als Werbungskosten geltend machen könnte. Obergrenze ist demnach die Entfernungspauschale von 0,38 € pro vollem Kilometer der einfachen Strecke (von 2022 bis 2025: 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer, 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer). Darüber hinaus erfolgt die individuelle Besteuerung. Die komplette Besteuerung kann aber auch individuell über die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers erfolgen. In dem Fall zahlt der Arbeitnehmer die daraus resultierende Lohnsteuer.
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Die Fahrtenbuchmethode (Nutzwertminderung):
Der Arbeitnehmer kann aber auch den privaten Nutzungsanteil durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermitteln. Die PKW-Nutzung wird dann mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Privatfahrten angesetzt. Diese Methode wird bevorzugt, wenn der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug nur sehr selten für private Zwecke nutzt. Elektronische Fahrtenbücher erkennt die Finanzverwaltung nur an, wenn sie nicht nachträglich verändert werden können bzw. Veränderungen vom Fahrtenbuchprogramm protokolliert werden. Fragen Sie unbedingt Ihren Steuerberater, worauf Sie hierbei achten müssen.
Förderung der Elektromobilität
Elektrofahrzeuge
Die Regelung für reine Elektrofahrzeuge ist vom Gesetzgeber mehrfach modifiziert worden. In Artikel 2 des Gesetzes zur weiteren Förderung der Elektromobilität wurde geregelt, dass bei der privaten Nutzung von „reinen“ Elektrofahrzeugen der Bruttolistenpreis bei Anschaffungen im Zeitraum 01.01.2019-31.12.2030 nur zu einem Viertel anzusetzen ist, wenn der Brutto-Listenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 40.000,00 € beträgt. Diese 25 %-Regelung war jedoch erstmals ab dem 01.01.2020 anzuwenden. Durch das Zweite Corona Steuerhilfegesetz wurde der Betrag von 40.000,00 € auf 60.000,00 € angehoben. Der Betrag von 60.000,00 € ist im Zeitraum 01.01.2020-31.12.2023 (Anschaffungszeitraum) anzuwenden. Diese Grenze wurde ab dem 01.01.2024 auf 70.000,00 € angehoben. Für E-Fahrzeuge, die nach dem 30.06.2025 angeschafft wurden, gab es erneut eine Anhebung der Bruttolistenpreisgrenze von 70.000,00 € auf 100.000,00 €.
Somit gelten aktuell die folgenden Bemessungsgrundlagen:
•Voll elektrische Fahrzeuge:
Bemessungsgrundlage = 25 % bei einem Listenpreis bis 100.000,00 €
Bemessungsgrundlage = 50 % bei einem Listenpreis von mehr als 100.000,00 €
•Hybridfahrzeuge:
Bemessungsgrundlage = 50 % des Bruttolistenpreises
Hybridfahrzeuge müssen allerdings eine elektrische Mindestreichweite von 80 Kilometern (bis 31.12.2024: 60 Kilometern, bis 31.12.2021: 40 Kilometern) aufweisen oder eine Schadstoff-Obergrenze von höchstens 50 Gramm CO2-Emission pro Kilometer einhalten.
Außerdem bleibt das kostenlose Laden im Betrieb als Arbeitgeberleistung bis Ende 2030 steuerbefreit, solange der Strom zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
ACHTUNG: Ab 01.01.2026 gelten neue Regelungen für die steuerfreie Erstattung von Stromkosten beim Laden eines E-Firmenwagens beim Arbeitnehmer zu Hause.
Die bisherigen monatlichen Pauschalbeträge entfallen ab 2026 ersatzlos. Die Vereinfachungsregelung ist ausgelaufen.
Bis 2025: Die Vereinfachungsregelung zur Erstattung von Privatstrom des Arbeitnehmers für den E-Firmenwagen war anwendbar. Monatliche Pauschalen als steuerfreier Auslagenersatz waren möglich: •Elektrofahrzeuge mit Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30,00 € •Elektrofahrzeuge ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70,00 € •Hybridfahrzeuge mit Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 15,00 € •Hybridfahrzeuge ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 35,00 € |
Ab 2026 ist nur noch die Erstattung von Kosten für tatsächlich nachgewiesene Strommengen steuerfrei möglich. Arbeitgeber dürfen Ladestromkosten nur erstatten, wenn die zu Hause geladene Kilowattstundenmenge (kWh) mittels zugelassenem Messverfahren genau gemessen und dokumentiert wird. Ohne Nachweis ist kein steuerfreier Auslagenersatz mehr zulässig. Zum Nachweis muss der Mitarbeiter z. B. zwingend einen gesonderten Stromzähler verwenden (Schätzungen oder Eigenbelege sind ausdrücklich nicht erlaubt). Für die Berechnung der Stromkosten sind 2 Methoden zulässig (Erstattung zum individuellen Stromtarif oder Erstattung mit der amtlichen bundeseinheitlichen Strompreispauschale, in 2026: 0,34 €/kWh). Erforderlich sind also in jedem Fall aufwendige Aufzeichnungen. Bewahren Sie alle relevanten Nachweise (Kopien der Stromrechnungen, Auslese-Protokolle der Stromzähler, Berechnungen der erstatteten Beträge usw.) auf und legen Sie diese zu den Lohnunterlagen.
Verbuchung der Umsatzsteuerdifferenz
Trotz der reduzierten Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer- und SV-Beiträge ist bei der Verbuchung der Umsatzsteuer von 100 % des Bruttolistenpreises auszugehen. Quick-Lohn erzeugt automatisch Differenzbuchungen zur Umsatzsteuer und weist die Beträge entsprechend im Buchungsbeleg aus (z. B. SKR03):
•Differenz zur Umsatzsteuerminderung aus der Bemessungsgrundlage → 8610 / 8611 (Verrechnete sonstige Sachbezüge / Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt)
•Umsatzsteuerdifferenz aus dem Lohnaufwand → 4152 / 8610 (USt-Differenz E-Fahrzeug-Nutzung / Verrechnete sonstige Sachbezüge)
In Quick-Lohn wird das Sachkonto für die Umsatzsteuerdifferenz bei E-Fahrzeugen immer anhand des Sachkontos der Lohnart "E-Fahrzeug-Nutzung" ermittelt.