DLS-Prüfdatei (GDPdU) für die Steuerprüfung & GoBD

Für eine Steuerprüfung benötigen Sie einen Export Ihrer Lohnabrechnungsdaten gemäß einer DLS-Schnittstelle. Hierfür können Sie sich im Programm die DLS-Prüfdatei (ehemals GdPDU-Datei) erzeugen.

So erzeugen Sie die DLS-Prüfdatei

Wenn die Daten entsprechend im Quick-Lohn vorhanden, können die DLS-Dateien für die Jahre ab 2013 hergestellt werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Schritt:Gehen Sie von der Startseite von Quick-Lohn auf den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung.

2. Schritt:Gehen Sie weiter über den Menüpunkt Prüfdateien und Meldungen und klicken Sie auf DLS-Prüfdateien erstellen.

3. Schritt:Das Programm zeigt an, welche Abrechnungsjahre die DLS-Prüfdateien beinhalten. Zudem wird der Pfad des Speicherplatzes angezeigt. Ändern Sie diesen ab, wenn die Dateien z.B. auf einen Stick sollen und bestätigen Sie die Eingabe mit Erzeugen. Zur Weitergabe der Dateien an einen Prüfer können Sie sie aber auch später auf eine CD brennen oder auf einen USB-Stick kopieren

Diese Dateien sind direkt in die Prüfprogramme der Lohnsteuerprüfer über die DLS-Schnittstelle einlesbar.

hmtoggle_plus1Welche Dateien werden erzeugt?

 

GoBD - Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Am 14.11.2014 veröffentlichte das Finanzministerium die GoBD. Sie ersetzen mit Wirkung ab dem 1.1.2015 die bisher geltenden GoBS und GDPdU.

Im Wesentlichen handelt es sich um Konkretisierungen der bisher geltenden Regelungen. Der größte Teil der Festlegungen betrifft die Finanzbuchhaltung. Aber auch die Lohnbuchhaltung ist in 3 wesentlichen Punkten betroffen.

1. Unveränderbarkeit von erfassten Daten

Nach dem Monatsabschluss und dem Senden der Meldungen zum Monatsende sind Änderungen am abgeschlossenen Monat in Quick-Lohn nicht mehr möglich. Das kann nur in einem späteren Abrechnungsmonat über Korrekturabrechnungen erfolgen.

2. Archivierung der Daten

Quick-Lohn sichert bei jedem Monatsabschluss die Daten des aktuellen Jahres und der zurückliegenden 4 Jahre. Die Sicherung des Monats Dezember aller Jahre sollten Sie 10 Jahre lang aufbewahren.

3. GDPdU-Prüfdateien

Die GDPdU-Prüfdateien werden von Quick-Lohn im DLS-Standard (Digitale Lohnschnittstelle) erzeugt und wurden bereits sehr häufig von den Lohnsteueraußenprüfern ohne Beanstandungen bei der Prüfung verwendet.

 

Quick-Lohn entspricht bei ordnungsgemäßer Anwendung den Anforderungen der GoBD. Eine gesonderte Zertifizierung wurde für Quick-Lohn nicht durchgeführt. Es gibt auch keine offizielle Zertifizierung.

Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 steht dazu im Punkt 12. Zertifizierung und Software-Testate:

179 Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr, als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können.
180Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungs-mäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.
181„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.