Textbausteine für die GoBD-Verfahrensdokumentation von Quick-Lohn-Kunden
Inhalt
Einleitung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Anforderung des Finanzministeriums an alle Unternehmen. Sie als Unternehmen sollten eine eigene Verfahrensbeschreibung erstellen, in welcher Ihre steuerrelevanten Abläufe dargestellt sind.
Für mehr Informationen empfehlen wir Ihnen, sich an Ihre HWK bzw. die IHK Ihrer Wahl oder auch an Ihren Steuerberater zu wenden!
Hinweis zu diesen Textbausteinen
Nachfolgend finden Sie Textbausteine, die Sie als Quick-Lohn-Kunde in Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation einsetzen können.
Wir haben die Kapitel so strukturiert, wie eine typische Verfahrensdokumentation aussieht, so können Sie im besten Fall die Textbausteine kapitelweise direkt in Ihre Dokumentation übernehmen.
Bitte berücksichtigen Sie, dass die Verfahren, die Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben auch denen entsprechen, die Sie in der Praxis anwenden (siehe Randziffer 154 der GoBD).
Kursiv finden Sie Hinweise und die Aufforderung, nicht Zutreffendes zu streichen.
Textbausteine für den Abschnitt "Geschäftsprozesse"
Vorgang |
Beschreibung |
Zuständig |
System |
Lohnabrechnung |
Löhne und Gehälter werden mit Quick-Lohn abgerechnet. Wir halten uns bei der Bedienung an die im Handbuch (https://hilfe.quick-lohn.de) von Quick-Lohn beschriebenen Verfahrensweisen. Elektronische Meldungen Die Lohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen (sowie die weiteren anfallenden elektronischen Meldungen an Finanzamt, Unfallversicherung und Sozialversicherung) werden aus Quick-Lohn heraus online über das Quick-Lohn Meldecenter versendet und empfangen. Die Daten werden dabei durch die Quick-Lohn Software GmbH verarbeitet und unverändert weitergeleitet. Hierfür existiert eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung. Weitere anfallende Belege Verdienstbelege, Monatsabschlusslisten, Lohnkonten. Schnittstellen Die Arbeitszeitdaten werden vom Anwender eingegeben / vom Zeiterfassungssystem xyz über eine Schnittstelle eingespielt. |
Lohnabrechner (den Namen einsetzen) |
Quick-Lohn |
Die Buchungssätze werden als Buchungsbeleg / als Datei exportiert und über eine Schnittstelle in das Buchhaltungssystem xyz in unserer Firma / beim Steuerberater eingespielt. (Ergänzen und nichtzutreffendes streichen.) |
ggf. Steuerberater
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Die Zahlungsdaten werden über eine SEPA-Austauschdatei ins Online-Banking / die Banking-Software xyz eingelesen. (Ergänzen und nichtzutreffendes streichen.) |
ggf. Mitarbeiter Zahlungsverkehr benennen |
Textbausteine für den Abschnitt "System"
Hersteller von Quick-Lohn ist die Quick-Lohn Software GmbH, Wiesenstr. 32, 16230 Britz. Es werden regelmäßig Pflichtupdates bereitgestellt. Somit wird immer mit der aktuellen Version gearbeitet. Das Anwenderhandbuch ist in elektronischer Form unter https://hilfe.quick-lohn.de zu finden.
Textbausteine für den Abschnitt "Datensicherheit und Kontrolle (IKS)"
Die Software Quick-Lohn führt Plausibilitätskontrollen durch und verhindert so Fehleingaben. Die Software ist krankenkassenseitig systemgeprüft durch die ITSG und nutzt die Beitragssatzdatei der Krankenkassen.
Der Zugriff auf die Lohnabrechnungsdaten ist passwortgeschützt. (Wenn nicht zutreffend, bitte streichen. > Hier lesen Sie, wie man die Daten mit einem Passwort schützt.) Die Vergabe des Passwortes erfolgt durch … (Namen einsetzen) Das Passwort ist nur folgender Person / folgenden Personen bekannt … (Namen einsetzen)
(Notwendig soweit es nicht an anderer Stelle der Verfahrensdokumentation bereits dargestellt wurde.)
Für den Versand der elektronischen Meldungen an das Quick-Lohn-Meldecenter ist ein Passwort nötig.
Die Datensicherung der Lohndaten erfolgt durch eine Sicherung des gesamten PCs / durch die Sicherungsfunktion von Quick-Lohn lokal / durch die Sicherungsfunktion von Quick-Lohn online. (Nichtzutreffendes bitte streichen. > Hier lesen Sie mehr zur Sicherungsfunktionalität.)
In Quick-Lohn ist es nach dem Monatsabschluss und dem Senden der Meldungen zum Monatsende technisch nicht möglich, unprotokollierte Änderungen am abgeschlossenen Monat vorzunehmen. Änderungen können dann nur über eine Korrekturabrechnung durchgeführt werden. Diese sind dann im Lohnkonto des Mitarbeiters und im Lohnjournal separat ausgewiesen und erkennbar. Der entstehende Verdienstbeleg erhält den Aufdruck "Korrekturabrechnung".
Textbausteine für den Abschnitt "Audit-Zugriffe"
Für eine Steuerprüfung stellt Quick-Lohn die Funktion bereit, eine DLS-Prüfdatei für das aktuelle und vier Vorjahre zu erzeugen. Das entspricht dem Zugriff Z3. (Diese Schnittstelle wird gesetzlich für alle Lohnprogramme vorgeschrieben. > Hier lesen Sie mehr zur DLS-Prüfdatei.)
Textbausteine für den Abschnitt "Belegablage/Aufbewahrung der Belege"
Die Lohnabrechnungsdaten legt Quick-Lohn direkt in der Anwendung ab. Bei jedem Datensicherungslauf in Quick-Lohn werden die Daten des aktuellen Jahres und der zurückliegenden vier Jahre gesichert. Sie lassen sich auch später noch abrufen (bspw. Verdienstbelege, Lohnkonten usw. aus vergangenen Jahren).
Die gedruckten Belege werden vom Anwender in Papierform abgeheftet / auf dem PC als PDF-Datei abgelegt / in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System für mindestens zehn Jahre abgelegt und aufbewahrt. (Nichtzutreffendes streichen)
Die Indexierung bzw. Belegnummerierung der Lohnbelege in Quick-Lohn erfolgt anhand von Personalnummer, Name und Abrechnungsmonat.
Für die Archivierung ist .... zuständig. (Namen einsetzen)
Für die Vernichtung der Belege / Löschung der Daten nach Ende der Aufbewahrungsfrist ist .... zuständig. (Namen einsetzen)
Anhang: Ist Quick-Lohn GoBD-zertifiziert?
Quick-Lohn entspricht bei ordnungsgemäßer Anwendung den Anforderungen der GoBD.
Eine gesonderte Zertifizierung wurde für Quick-Lohn nicht durchgeführt. Es gibt auch keine offizielle Zertifizierung.
Die GoBD selbst formuliert unter Punkt “12. Zertifizierung und Software-Testate”:
| 179 | Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr, als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können. |
| 180 | Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. |
| 181 | „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung. |