Kurzarbeitergeld (Kug) Programmeinstellungen und elektronische Übermittlung

Einige Hinweise vorab

•Seit dem 01.07.2023 gelten wieder die früheren Regelungen wie vor der Pandemie.

•Zeigen Sie die Kurzarbeit bei Ihrer Agentur für Arbeit rechtzeitig an (> Arbeitsagentur.de). Das ist Voraussetzung dafür, dass Sie einen Antrag auf Erstattung der Kurzarbeit stellen können. Drucken Sie die Anzeige aus und senden Sie diese schon vorab an die Agentur für Arbeit Ihres Betriebssitzes. Die Anzeige kann nicht elektronisch über Quick-Lohn erfolgen.

•Für Baubranchen: Saison-Kug muss bei der Agentur für Arbeit nicht vorher angezeigt werden.

•Als Antwort auf diese Anzeige, erhalten Sie von der Agentur für Arbeit per Post einen Bescheid, ob Kurzarbeitergeld abgerechnet werden darf. Mit diesem Bescheid bekommen Sie auch die Kug-Nr., die Ausfallnummer und den Kug-Zeitraum zurückgemeldet. Nur bei einer Bewilligung darf Kurzarbeitergeld abgerechnet werden. Mit einem negativen Bescheid, darf kein Kug abgerechnet werden.

•Eine ausführliche Erläuterung zur Abrechnung von Kurzarbeit erhalten Sie hier: > Kurzarbeit/Saison-Kug

 

•Elektronische Übermittlung der Kug-Anträge (KEA)

Mit der Einführung der elektronischen Übermittlung von Kug-Anträgen einschließlich Abrechnungslisten (KEA) im Januar 2022 entfällt der Versand der Papieranträge. Mit der aktuellen Programmversion werden die Anträge auf Kurzarbeitergeld, Saison-Kurzarbeitergeld und Erstattung der ergänzenden Leistungen elektronisch über das Meldecenter an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt. Mitteilungen von der BA an Sie erfolgen nach wie vor per Post.

Der Antrag auf Kurzarbeitergeld wird weiterhin als Ausdruck beim Monatsabschluss erzeugt, allerdings nur als Protokoll für Ihre Unterlagen.

Mit der Meldung zum Monatsende erfolgt die Übermittlung des Antrags auf Kurzarbeitergeld. Sollten Sie die Meldungen bereits vor dem Ende des jeweiligen Kalendermonats erzeugen, wird diese im Meldecenter bis zum 1. des Folgemonats zurückgehalten, da sie erst nach Beendigung des betreffenden Monats bei der BA eingehen dürfen.

Für die elektronische Übermittlung sind im Programm auch immer der Kug-Ausfallzeitraum und die Ausfallnummer zu hinterlegen.

Programmeinstellungen für die elektronische Übermittlung

In diesem Erklärvideo sehen Sie, welche Programmeinstellungen für die elektronische Übermittlung der Anträge auf Erstattung von Kurzarbeitergeld notwendig sind:

 

Bevor Sie in Quick-Lohn Kurzarbeitergeld abrechnen, nehmen Sie bitte die folgenden Einstellungen vor:

1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und tragen dort im Feld Kug-Nr. die von der Agentur für Arbeit mitgeteilte Kurzarbeitergeld-Nummer ein. Ihre Firmenbankverbindung muss hinterlegt sein.

2. Schritt:Danach gehen Sie auf Verwaltung Kug → Ausfallzeitraum anlegen und tragen die Ausfallnummer, den Zeitraumbeginn sowie das Zeitraumende ein und bestätigen, die Ergänzende Erklärung beachtet zu haben. Für Baubranchen: Tragen Sie im Dezember als Ausfallzeitraum immer 01.12.20xx - 31.03.20xx ein. Der erste Monat Saison-Kug wird generell ohne Ausfallnummer abgerechnet, weil selbige noch nicht bekannt ist. Mit dem Leistungsbescheid wird dann jedoch eine Nummer zu- und mitgeteilt und ist fortan zu verwenden.

3. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 und hinterlegen Sie bei allen Mitarbeitern mit Kurzarbeit einen Wert im Feld Kug-Sollentgelt (nutzen Sie den Button F1 - Hilfe). Das Kug-Sollentgelt ist die Basis für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes im Programm. Beim Sollentgelt handelt es sich meist um das übliche Gehalt bzw. um den üblichen Stundensatz. Bei Eintritt oder Austritt innerhalb des Monats oder bei unbezahlten Fehlzeiten wird ebenfalls das volle Monatsgehalt eingetragen. Das Programm rechnet das Istentgelt auf den vollen Monat hoch.
Was müssen Sie beachten, wenn der Bruttolohn eines Mitarbeiters weitere RV-pflichtige Entgeltbestandteile enthält? Lesen Sie hier: hmtoggle_plus1        Details

Sollentgelt ist das Bruttoarbeitsentgelt, welches der Arbeitnehmer ohne Arbeitsausfall in dem Kalendermonat erzielt hätte. Hierzu zählen alle RV-pflichtigen Beträge und Zulagen z. B. Provisionen, Leistungszulagen, PKW-Nutzung und die VL AG-Leistungen. Die Anteile der VL AG-Leistungen ermitteln Sie wie folgt
 

Bei Stundenlöhnern:

oBruttostundenlohn ohne anteilige VL AG-Leistung je Std.: wenn die VL AG-Leistung als monatlicher Festbetrag auch bei Kug weitergezahlt wird

oBruttostundenlohn inkl. VL AG-Leistung je Std.: wenn die VL AG-Leistung je Arbeitsstunde gezahlt wird oder wenn nur ein anteiliger Festbetrag der VL AG-Leistung bei Kug gezahlt wird

Bei Gehaltsempfängern / Monatslöhnern:

oGehalt/Monatslohn + eventuell weitere RV-pflichtige Lohnarten in einer Summe. Bei betrieblicher Altersvorsorge wird die Lohnart "Altersv.-Lohnverz." automatisch vom Programm berücksichtigt und darf deshalb von Ihnen nicht vom Gehalt/Monatslohn abgezogen werden. Falls eine SV-pflichtige Altersvorsorge vorliegt (Sonderfall), muss der Wert der Lohnart "Altersv. AN-Teil SV-pfl." mit in das Kug-Sollentgelt addiert werden.

In Fällen, bei denen das Sollentgelt nach den oben genannten Regelungen nicht hinreichend ermittelt werden kann (z. B. Provisionen), gelten Sonderregelungen. Hierfür können Sie bei der Ermittlung des Sollentgelts den Referenzzeitraum der letzten 3 abgerechneten Kalendermonate zugrunde legen. Sollte auch dies nicht möglich sein (z. B. Azubi wurde gerade übernommen), gehen Sie von dem Sollentgelt eines vergleichbaren Arbeitnehmers aus.

Nicht zum Sollentgelt gehören Vergütungen für Mehrarbeit (Stunden und Zuschläge), steuer- u. beitragsfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Kurzum - es sind nur beitragspflichtige Entgelte zu berücksichtigen.

4. Schritt:Prüfen Sie das Feld Kinder-Freibeträge. Die Zuordnung zum Leistungssatz (entweder 60 % oder 67 % Erstattung) ist davon abhängig und erfolgt automatisch. Wenn ein Mitarbeiter mit Steuerklasse 5 Kinder hat, tragen Sie im Feld Kinder-Freibetrag den Wert "0,1" ein. Dann berechnet Quick-Lohn auch hier den höheren Prozentsatz. Das machen Sie auch bei Mitarbeitern, bei denen die Anzahl der Kinderfreibeträge noch nicht bekannt ist, jedoch Kinder zu berücksichtigen sind.

5. Schritt:Lohnabrechnungsbüro oder Steuerberater die eine Beraternummer haben, sollten unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Stammdaten Datenübertragung die Felder Berater Betriebsnummer, Name, Straße und PLZ Ort vollständig hinterlegen.

 

Programmeinstellung für die elektronische Übermittlung einer zusätzlichen Betriebsstätte

1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten auf den Button F5 - Betriebsstätten und wählen die entsprechende Betriebsstätte mit Doppelklick aus. Im Feld Kug-Nr. tragen Sie die von der Agentur für Arbeit mitgeteilte Kurzarbeitergeld-Nummer für diese Betriebsstätte ein.

2. Schritt:Danach gehen Sie auf Verwaltung Kug → Ausfallzeitraum anlegen und tragen die Ausfallnummer, den Zeitraumbeginn sowie das Zeitraumende ein und bestätigen, die Ergänzende Erklärung beachtet zu haben. Für Baubranchen: Für das Saison-Kug ist keine Ausfallnummer zu hinterlegen. Als Ausfallzeitraum wird vom Programm automatisch der Schlechtwetter-Zeitraum vorbelegt.

 

Seltener Fall: Kurzarbeit für einzelne Betriebsabteilungen

1. Schritt:Rufen Sie uns in einem solchen Fall bitte zur Freischaltung dieses Programmteils an.

2. Schritt:Nach der Freigabe aktivieren Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten → Verwaltung Kug durch Setzen des Häkchens das Zusatzmenü Kurzarbeit auch für einzelne Betriebsabteilungen abrechnen.

3. Schritt:Daraufhin können Sie Betriebsabteilungen anlegen. Vergeben Sie dabei ein Kürzel und eine Bezeichnung. Das Kürzel dient später der Zuordnung der Mitarbeiter.

4. Schritt:Legen Sie dann den genehmigten Ausfallzeitraum für diese Abteilung wie gewohnt an.

5. Schritt:Speichern Sie die eingegebenen Werte.

6. Schritt:Unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 finden Sie jetzt links ziemlich weit unten das Feld Betriebsabteilung. Mit Klick auf die Lupe ordnen Sie die Mitarbeiter der jeweiligen Betriebsabteilung zu.  

7. Schritt:Alle Mitarbeiter mit Kurzarbeit sollten einer Betriebsabteilung zugeordnet werden. Bei einer Betriebsabteilung können Sie den Haken bei "Sammelbetriebsabteilung" setzen. Sollten Sie die Zuordnung bei einzelnen Mitarbeitern vergessen haben, werden diese der so gekennzeichneten Abteilung zugeordnet. Diese Zuordnung gilt für den jeweils erfassten Ausfallzeitraum.

8. Schritt:Quick-Lohn erzeugt dann für jede Betriebsabteilung einen Kug-Antrag.

Zusätzliche Angaben für die Agentur für Arbeit

Bitte beachten Sie die folgenden Fälle. Diese Eintragungen sind nur erforderlich, wenn einer dieser Fälle für Sie zutreffen sollte.

Unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 → Angaben Agentur für Arbeit hinterlegen Sie die zutreffenden Datumsangaben:

•Kündigung Arbeitsverhältnis am:
Wenn dem Mitarbeiter bereits gekündigt wurde, geben Sie hier bitte das Datum an, wann die Kündigung ausgesprochen wurde.

•Unterschrift Aufhebungsvertrag am:
Wenn Sie mit dem Mitarbeiter bereits einen Aufhebungsvertrag geschlossen haben, geben Sie hier bitte das Datum an, wann der Aufhebungsvertrag unterzeichnet wurde.

•Rentenantrag gestellt am:
Geben Sie hier bitte an, wann der Mitarbeiter eventuell einen Rentenantrag bei der Rentenversicherung gestellt hat.

•Teilnahme Qualifizierung:
Tragen Sie hier Beginn und Ende einer von der Agentur für Arbeit zertifizierten Weiterbildung ein.

•Quarantäne im aktuellen Monat seit:
Wenn sich der Mitarbeiter im aktuellen Monat in Quarantäne befand, geben Sie Das Datum des ersten Tages ein.