Einige Hinweise vorweg

•Die Stundenerfassung (Lohnerfassung) lässt sich auch ganz bequem mittels Datenimport durchführen. Alle Stunden oder Zuschläge werden vorab in einer Datei, bzw. über ein Zeiterfassungssystem erfasst und dann in Quick-Lohn importiert.

•Die Übernahme der Stunden ist in Monatssummen oder kalendertäglich möglich. Verschiedene Handwerkerprogramme und Zeiterfassungssysteme können Daten gemäß der Schnittstellenbeschreibung von Quick-Lohn zur Verfügung stellen. Fragen Sie bitte bei der Quick-Lohn Hotline, wenn Sie aus einem konkreten Programm Stunden übernehmen wollen.

•Für den Import wird ein vorgeschriebenes Datenformat benötigt.

•Diese Beschreibung erläutert das Vorgehen beim Standard Quick-Lohn-Format.

•Wenn Sie die Schnittstelle im Dataflor- oder GDI-Format nutzen, lesen Sie bitte > hier.

•Wenn Sie die Schnittstelle im DATEV-Format nutzen, lesen Sie bitte > hier.

So importieren Sie die Lohndaten in Quick-Lohn

Einstellung im Programm

Bevor die Daten eingelesen werden können, nehmen Sie einmal folgende Einstellung im Programm vor:

Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Konfiguration ändern. Im Feld Variante Zeitimport hinterlegen Sie entweder
7: Die Werte für die Lohnarten ohne Kalender werden nur bei der ersten Erfassung eingelesen. Manuelle Änderungen bleiben bei einer erneuten Erfassung erhalten.
8: Auch bei Erfassungswiederholung werden die Daten aus der Datei wieder eingesetzt. Eventuelle manuelle Änderungen in den übernommenen Lohnarten gehen damit verloren.

Anforderungen an die Import-Datei "Zeitimport"

Wenn Sie mit einem Zeiterfassungssystem arbeiten, lassen Sie ggf. die Daten gemäß dieser Anforderungen in Ihrem System umstellen.

Der Aufbau der Datei ist wie folgt:

•Dateiname: Zeitimport-mjj.csv oder Zeitimport-mmjj.csv ( m bzw. mm: Abrechnungsmonat, jj: Abrechnungsjahr)

•Dateiaufbau: In der CSV-Datei sind die Felder durch Semikolon zu trennen. Am Zeilenende wird immer ein Semikolon erwartet.

hmtoggle_plus1Beispiel für den Dateiaufbau

Wenn die Lohnerfassung mit Kalender erfolgt:

Name;Personalnr;Tag;Lohnart;Std. für Kalender;Anzahl für Lohnart ohne Kalender;Betrag für Lohnart ohne Kalender;

Heckel;5;2;3;8;;;  (Mitarbeiter Heckel Personalnr. 5 am 2. in der Lohnart 3   8,00 Tagesstunden)

Heckel;5;3;3;8;;;

Muminovic;7;3;17;8;;;

Muminovic;7;4;17;8;;;

 
hmtoggle_plus1Beispiel für den Dateiaufbau ohne Kalendererfassung

Wenn in Quick-Lohn die Lohnabrechnung ohne Kalender erfolgt:

Name;Personalnr;Tag;Lohnart;Std. für Kalender;Anzahl für Lohnart ohne Kalender;Betrag für Lohnart ohne Kalender;

Heckel;5;;3;;152,00;;  (Mitarbeiter Heckel Personalnr. 5 in der Lohnart 3  152,00 Monatsstunden)

Heckel;5;;6;;16,0;;

Muminovic;7;;17;;160;;

Muminovic;7;;12;;24,00;;

 

 

Beispieldarstellung in EXCEL für Übernahme in den Kalender

Zeitimport Dateiaufbau
 

Erläuterungen zu den Feldern der Import-Datei:

hmtoggle_plus1Details:

•Name: Wird nicht ausgewertet, dient nur der Lesbarkeit der Datei. Muss also auch nicht bzw. nicht in jeder Zeile vorhanden sein.

•Personalnr.: Muss in Quick-Lohn vorhanden sein.

•Tag: Muss vorhanden sein, wenn „Std. für Kalender“ belegt ist. Es kann z. B. 13 oder 13.10. oder 13.10.2020 eingetragen sein.

•Lohnart: Muss in Quick-Lohn vorhanden sein (ggf. aktivieren oder neu anlegen > Lohnarten anlegen). Im Kalender sind max. 2 Lohnarten je Tag möglich - ohne Kalender beliebig oft.

•Std. für Kalender: 7.5 Stunden sind 7 und eine halbe Stunde. Für eine Umstellung auf Dezimalwerte rufen Sie bitte die Quick-Lohn Hotline an.

•Anzahl für Lohnart ohne Kalender: Das können Std. / km / Tage sein. In der jeweiligen Lohnart ist die Erfassungseinheit festgelegt und wird von Quick-Lohn mit dem vorhandenen „Wert“ multipliziert.

•Betrag für Lohnart ohne Kalender: Für Lohnarten ohne Erfassungseinheit können hier Beträge übergeben werden. Ob steuerpflichtig oder steuerfrei entscheidet die Schlüsselung der Lohnart. (Gilt nicht für Gehalt, Azubi-Vergütung).

 

Import der monatlichen Lohndaten

Für den Import der Lohndaten (Anzahl der Stunden) gehen Sie wie folgt vor.

1. Schritt:Speichern Sie vor der Lohnerfassung die zu importierende Datei ab. Die Import-Datei wird im Datenverzeichnis (Mandantenordner) der Firma erwartet > Details.

2. Schritt:Gehen Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Zeiten importieren. Es wird Ihnen ein Protokoll des Imports angezeigt. Eine bereits bestehende Kalenderdatei wird auf Nachfrage überschrieben.

3. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Lohnerfassung und rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf. Die Datensätze des jeweiligen Mitarbeiters werden eingelesen.

4. Schritt:Im Anschluss verfahren Sie laut der Erläuterungen zur > Lohnerfassung weiter.

Der Datenimport kann bei Fehlern beliebig oft wiederholt werden.