Import der Lohndaten in Quick-Lohn nur für DATEV-Nutzer

Einige Hinweise vorweg

•Diese Hinweise gelten nur für Nutzer der DATEV-Schnittstelle im Format Lohn & Gehalt für die kalendertägliche Übernahme der Stunden.

•Die Stundenerfassung (Lohnerfassung) lässt sich auch ganz bequem mittels Datenimport durchführen. Alle Stunden werden vorab in einer Datei, bzw. über ein Zeiterfassungssystem erfasst und dann in Quick-Lohn importiert.

So importieren Sie die Lohndaten in Quick-Lohn im DATEV-Format Lohn & Gehalt

Einstellung im Programm

Bevor die Daten eingelesen werden können, nehmen Sie einmal folgende Einstellung im Programm vor:

Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Konfiguration ändern. Im Feld Variante Zeitimport hinterlegen Sie entweder

"7": Die Werte für die Lohnarten ohne Kalender werden nur bei der ersten Erfassung eingelesen. Manuelle Änderungen bleiben bei einer erneuten Erfassung erhalten.
oder "8": Auch bei Erfassungswiederholung werden die Daten aus der Datei wieder eingesetzt. Eventuelle manuelle Änderungen in den übernommenen Lohnarten gehen damit verloren.

Anforderungen an die Import-Datei "Zeitimport"

Wenn Sie mit einem Zeiterfassungssystem arbeiten, lassen Sie ggf. die Daten gemäß diesen Anforderungen in Ihrem System umstellen.

Dateiname: DATEV_LG-mmjj.TXT, z.B. DATEV_LG-0624.TXT (für den Juni 2024).

Dateiaufbau: In der CSV-Datei sind die Felder durch Semikolon zu trennen. Am Zeilenende wird immer ein Semikolon erwartet

hmtoggle_plus1Beispiel für den Dateiaufbau mit Kalendariumserfassung

Wenn die Lohnerfassung mit Kalender erfolgt:

1. Zeile: Beraternummer;Mandant;Monat/Jahr

2. Zeile: Personalnr;Tag;DATEV-Ausfallschlüssel;DATEV-Schlüssel (Lohnartennummer);Stunden der Lohnart am Tag

0125;1;F;9;8;;;   (Personalnr. 125 am 1. des Monats mit dem Ausfallschlüssel Feiertag, der Lohnartennummer für Feiertagslohnfortzahlung und 8,00 Tagesstunden)

0125;2;1;3;9;;;.. (Personalnr. 125 am 2. des Monats mit dem Ausfallschlüssel Zeitlohn, der Lohnartennummer für Grundlohn und 9,00 Tagesstunden)

 

Erläuterungen zu den Feldern der Import-Datei:

hmtoggle_plus1Details:

•1. Zeile wird überlesen, muss aber vorhanden sein.

•Personalnr.: Muss in Quick-Lohn vorhanden sein.

•Tag: Muss vorhanden sein, wenn „Std. für Kalender“ belegt ist. Es kann z. B. 13 oder 13.10. oder 13.10.2020 eingetragen sein.

•Der DATEV-Ausfallschlüssel ist für Quick-Lohn nicht relevant und wird nicht ausgewertet.

•Unter DATEV-Schlüssel ist die Lohnartennummer in Quick-Lohn zu verstehen. Sie muss zwischen 1 und 200 liegen. Die Lohnart muss in Quick-Lohn vorhanden sein (ggf. aktivieren oder neu anlegen > Lohnarten anlegen). Im Kalender sind max. 2 Lohnarten je Tag möglich - ohne Kalender beliebig viele.

•Std. für Kalender: 7.5 Stunden sind 7 und eine halbe Stunde. Für eine Umstellung auf Dezimalwerte rufen Sie bitte die Quick-Lohn Hotline an.

 

Import der monatlichen Lohndaten

Für den Import der Lohndaten (Anzahl der Stunden) gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Speichern Sie vor der Lohnerfassung die zu importierende Datei ab. Die Import-Datei wird im Datenverzeichnis (Mandantenordner) der Firma erwartet > Details.

2. Schritt:Gehen Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Zeiten importieren. Es wird Ihnen ein Protokoll des Imports angezeigt. Eine bereits bestehende Kalenderdatei wird auf Nachfrage überschrieben.

3. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Lohnerfassung und rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf. Die Datensätze des jeweiligen Mitarbeiters werden aus der Import-Datei eingelesen.

4. Schritt:Im Anschluss verfahren Sie gemäß der Erläuterungen zur > Lohnerfassung weiter.

Der Datenimport kann bei Fehlern beliebig oft wiederholt werden.