Einige Hinweise vorweg

•Wenn Sie eine bestehende Firma in Quick-Lohn übernehmen möchten (Systemwechsel), können Sie die Firmen- und Mitarbeiterdaten aus Ihrem alten Lohnprogramm ganz einfach über die digitale Lohn-Schnittstelle (DLS) zu Quick-Lohn übertragen. Die Übernahme der Stammdaten kann beispielsweise aus den Lohnprogrammen von sage, DATEV, Lexware, Buhl Data, SBS, Stotax, Datac oder Agenda erfolgen. Dies erspart Ihnen viel Zeit und macht den Start mit Quick-Lohn einfach.
 
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Jedes Lohnprogramm muss Prüfdateien in einem festgelegten Format für die Lohnsteuerprüfung bereitstellen, dies sind die sogenannten DLS-Dateien (Digitale Lohn-Schnittstelle).
Diese DLS-Dateien kann Quick-Lohn bei der Neuanlage einer Firma einlesen und damit ca. 90 % aller Stammdaten übernehmen. Das sind Mitarbeiterdaten, Firmendaten, Krankenkassendaten, Bankverbindungen. Nur einige Angaben müssen nachgearbeitet werden. Das liegt daran, dass die Schlüsselung der Mitarbeiterdaten in jedem Lohnprogramm individuell gehandhabt wird.

 

•Um den Import von Stammdaten in Quick-Lohn durchzuführen, erzeugen Sie in Ihrer bisher genutzten Lohn-Software eine DLS-Datei bzw. fordern Sie diese bei dem Vorabrechner an.

So importieren Sie Stammdaten in Quick-Lohn

Die folgenden Erläuterungen stehen Ihnen auch in diesem Erklärvideo zur Verfügung:

 

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Gehen Sie für den Import der Stammdaten wie folgt vor:

1. Schritt:Speichern Sie die in Ihrer bisher genutzten Lohn-Software erzeugte DLS-Datei auf Ihrem PC ab bzw. stellen Sie sicher, dass ein Zugriff auf das Speichermedium möglich ist.

2. Schritt:Nachdem Sie über die Schaltflächen Mandanten auswählen / anlegen → Neu anlegen einen Mandantennamen eingetragen haben, öffnet sich der Einrichtungsassistent. Klicken Sie auf den Punkt ...übernehme ich mittels DLS-Dateien aus einem anderen Lohnprogramm und bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf Weiter.

3. Schritt:In der darauffolgenden Ansicht gehen Sie über den Button Verzeichnis wählen. Wählen Sie nun den Ordner aus, in dem sich die DLS-Datei des aktuellen Jahres befindet. Im Anschluss werden Ihnen die zu importierenden Daten angezeigt. Bestätigen Sie den Import mit dem Button Weiter.

4. Schritt:Nachdem alle Einstellungen im Einrichtungsassistenten hinterlegt wurden, fragt Quick-Lohn, welche Mitarbeiter übernommen werden sollen. Bestätigen Sie die Übernahme mit Klick auf den Button Diesen Mitarbeiter übernehmen. Bei Mitarbeitern, die zwischenzeitlich aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, lässt sich die Übernahme verwerfen. Die Personalnummern werden nur vorgeschlagen, diese lassen sich auch ändern.

5. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung und prüfen bzw. ergänzen Sie die übernommen Firmendaten, Krankenkassendaten und Mitarbeiterdaten. Haben Sie einen Mitarbeiter irrtümlich übernommen, können Sie diesen mit dem Button F4 - Löschen in Mitarbeiterdaten Teil 1 aus dem Mitarbeiterstamm entfernen. Nutzen Sie hierfür auch die Erläuterungen in den Ersten Schritten > Erste Schritte.

Die DLS-Datei sollten Sie für eine spätere Betriebsprüfung weiterhin gut aufbewahren.