Kalendariumserfassung
Inhalt
Einige Hinweise vorweg
Über das Kalendarium lassen sich in Quick-Lohn für jeden Mitarbeiter sehr komfortabel die abzurechnenden Stunden eines Monats eingeben. Das erspart einerseits das Zusammenrechnen der Zeiten und ist gleichzeitig die Voraussetzung dafür, dass das Programm Fehlzeiten, Änderungen des Stundenkontos und Urlaubskontos automatisch ermitteln bzw. führen kann.
Für die Baubranchen ist das Kalendarium die Voraussetzung, dass Saison-Kug, Mehraufwandswintergeld und Zuschuss-Wintergeld von Quick-Lohn automatisch ermittelt werden kann.
Tipp für den Profi: Zahleneingaben ohne Komma wandelt das Programm automatisch in Dezimalzahlen um (Bsp.: 25 = 0,25 Std.; 125 = 1,25 Std.; 8 = 8,00 Std.).
Die Lohnerfassung mit dem Kalendendarium
Ihn diesem Video erfahren Sie, welche grundsätzlichen Einstellungen Sie im Programm dafür vornehmen sollten und wie Sie die Lohnerfassung mit dem Kalender durchführen.
Kalendariumserfassung an-/ausschalten
Im Bereich Lohnabrechnung → Konfiguration ändern können Sie festlegen, dass prinzipiell die Kalendererfassung für alle Mitarbeiter erfolgen soll (> Details zu Konfigurationseinstellungen).
Falls für einzelne Mitarbeiter (z.B. Angestellte) keine Kalendererfassung angeboten werden soll, tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten den Wert "K-" ein.
Sollzeitverteilung als Voraussetzung für die Kalendariumserfassung
•Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten wird in den Feldern Zeitverteilung die Sollzeitverteilung als Standard für alle Mitarbeiter festgelegt. Ein Eintrag in Zeitverteilung 2. Woche ist nur erforderlich, wenn der Betrieb in 14-täglichem Rhythmus arbeitet.
•Wenn einzelne Mitarbeiter eine abweichende (z.B. kürzere) Sollarbeitszeit haben, kann diese im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten ebenfalls in den Feldern Zeitverteilung eingetragen werden. Ein Eintrag dort hat Vorrang vor den Eingaben in Firmendaten.
Betriebe der Baubranchen hinterlegen in den Firmendaten die Winterzeitverteilung und in den Baubeitragsdaten die Sommerzeitverteilung. Für gewerbliche Arbeitnehmer sollte keine individuelle Zeitverteilung in den Mitarbeiterdaten eingetragen werden, weil sonst das automatische Umschalten durch Quick-Lohn zwischen Sommerarbeitszeit und Winterarbeitszeit nicht erfolgen kann.
So bedienen Sie das Kalendarium
In das Kalendarium gelangen Sie, wenn Sie die Lohnerfassung für einen bestimmten Mitarbeiter starten. (> Details zum Ablauf der Lohnerfassung).
Für jeden Tag gibt es 2 Eingabefelder. Es können also pro Tag die Stunden für 2 verschiedene Lohnarten erfasst werden.
 | Hat der Mitarbeiter an dem Tag gearbeitet, drücken Sie einfach die Taste a. War er krank, drücken Sie k. |
Die Stundenanzahl wird dann automatisch aus der Sollzeitverteilung übernommen. Diese wird Ihnen in der Kopfzeile des Kalendariums in grüner Schrift angezeigt.
Hat der Mitarbeiter an einem Tag weniger oder mehr als die Sollzeit gearbeitet, tragen Sie die entsprechende Stundenzahl per Hand ein.
Kalendariumszeichen können frei vergeben werden und sind in der jeweiligen Lohnart hinterlegt. Für die wichtigsten Lohnarten wird die Belegung so mitgeliefert, wie üblicherweise auch der Stundennachweis geschrieben wird. Die häufigsten Lohnarten und dazugehörige Kalendariumsbuchstaben sind: •A: gearbeitet in Höhe der Sollzeit •F: Feiertag •K: Krankheitslohnfortzahlung in den ersten 6 Wochen •U: Urlaub Eine komplette Auflistung erhalten Sie mit der F3-Taste. Kleinbuchstaben werden automatisch in Großbuchstaben gewandelt. Großbuchstaben stehen für Lohnarten, die vom Arbeitgeber bezahlt werden und kommen am häufigsten vor. Kleinbuchstaben stehen für Lohnarten ohne Bezahlung (z.B. Krankengeld nach Ablauf der 6 Wochen) und werden erzeugt, indem die Strg-Taste gedrückt bleibt. Die Stundenanzahl als Zahlenwert muss nur eingegeben werden, wenn sie von der Sollzeit abweicht.
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Die hier erfassten Stunden werden in das Bild Erfassung der Lohnarten übergeben, das nach dem Speichern erscheint. (> Details zur Erfassung der Lohnarten)
Die Erfassung der Stunden kann bei Fehlern oder Änderungen beliebig oft wiederholt werden.
Kalendererfassung mit Industrieminuten (Dezimalzahlen)
Wenn Sie die Kalendererfassung dezimal vornehmen möchten, hinterlegen Sie unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern im Feld Geheimschalter den Wert "KSM".
Im Kalendarium haben Sie jetzt über den Button "F8" die Möglichkeit die Erfassung sowohl als Dezimalzahl, aber auch in Stunden/Minuten zu aktivieren.