Korrekturabrechnung für einzelne Mitarbeiter

Wenn eine Korrekturabrechnung unvermeidlich ist, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt:Falls eine Krankenkasse verwendet werden soll, die im Korrekturmonat noch nicht in den Stammdaten vorhanden war, legen Sie diese zunächst im aktuellen Monat an (Beachten Sie: In der Korrekturabrechnung können keine Krankenkassen sowie auch keine Lohnarten neu angelegt werden). > Wie lege ich eine neue Krankenkasse an?

2. Schritt:Wählen Sie über das Startmenü den Menüpunkt Korrekturabrechnung, dann den Korrekturmonat (z.B: 02) und anschließend den zu korrigierenden Mitarbeiter. Quick-Lohn liest die Daten des Korrekturmonats ein. Beachten Sie: Sollen mehrere Monate korrigiert werden, beginnen Sie mit dem ältesten.

3. Schritt:Gehen Sie vor wie bei einer normalen Abrechnung. Sie haben allerdings nur Zugriff auf den zu Anfang ausgewählten Mitarbeiter. Im Bereich Stammdatenverwaltung können Sie bei Bedarf Stammdaten des Mitarbeiters ändern, z.B. die Steuerklasse. Die Änderungen sind nur für den Korrekturmonat wirksam, nicht für den aktuellen Monat oder etwaige andere zu korrigierende Monate.

4. Schritt:Geben Sie im Bereich Lohnerfassung die richtigen Daten ein, z.B. das geänderte Gehalt.

5. Schritt:Drucken Sie den neuen Verdienstbeleg. Quick-Lohn erstellt dabei eine Korrekturabrechnung und eine Differenzabrechnung. Der Druck muss auch erfolgen, wenn sich der Verdienstbeleg selbst durch die Korrektur nicht ändert (z.B. bei Änderungen am Beitragssatz für die Umlagen U1/U2), andernfalls gilt die Korrektur als nicht durchgeführt. Der korrigierte Mitarbeiter wird mit seinen Differenzen im aktuellen Abrechnungsmonat gespeichert. In allen Listen und Meldungen (für Finanzamt, Krankenkassen etc.) werden die Differenzen berücksichtigt.

6. Schritt:Nach dem Ende der Korrekturabrechnung können Sie die laufende Lohnabrechnung wählen oder eine weitere Korrektur durchführen.

Beachten Sie: Im aktuellen Abrechnungsmonat dürfen die entstandenen Differenzen nicht nochmals erfasst werden.

In seltenen Fällen kann es aufgrund einer Korrekturabrechnung dazu kommen, dass auch diejenige Folgeabrechnung noch zu korrigieren ist, in der eine Einmalzahlung gezahlt wurde. Quick-Lohn prüft dies und führt ggf. selbstständig eine weitere Korrekturabrechnung für den Monat der Einmalzahlung durch.

Wenn Sie nach dem Ausdrucken des Korrektur-Verdienstbeleges feststellen, dass auch dieser noch nicht richtig ist, können Sie die Korrektur sofort wiederholen und damit richtig stellen. Die neue Korrekturabrechnung überschreibt die alte Korrektur.

Das Löschen einer Korrekturabrechnung ist nur möglich, wenn der Monatsabschluss noch nicht durchgeführt wurde (z.B. wenn sich herausstellt, dass die durchgeführte Korrektur komplett überflüssig war).

Wählen Sie dafür den Bereich Lohnabrechnung > Stammdatenverwaltung > Auswertung Mitarbeiterdaten: Abrechnungszustand. Für jeden Mitarbeiter wird in einer Zeile der Bearbeitungsstand seiner Monatsabrechnung angezeigt sowie gegebenenfalls in weiteren Zeilen die Beträge der Korrekturabrechnungen. Markieren Sie die Zeile mit der zu löschenden Korrekturabrechnung und wählen Sie anschließend Löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage ist die Korrektur unwiederbringlich gelöscht.

Wenn für einen Mitarbeiter die Stammdaten (Teil 1) für mehrere zurückliegende Monate angepasst werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt:Gehen Sie über das Startfenster → Lohnabrechnung → Aufrollung zurückliegender Monate → Aufrollung wegen Stammdatenänderung und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. Schließen Sie das darauffolgende Hinweisfenster.

2. Schritt:Es öffnet sich ein leeres Stammdatenblatt für diesen Mitarbeiter. Füllen Sie nur jene Felder, welche sich im Vergleich zu den Stammdaten der durchgeführten Abrechnungen geändert haben (z.B. Steuerklasse, GTS, Adresse, Steuerliche IdNr., etc.) bestätigen Sie die Eingabe(n) mit einem Klick auf den Button Esc - Bild verlassen.

3. Schritt:Wählen Sie im nächsten Fenster den Zeitraum aus, für den die Stammdatenänderung rückwirkend durchgeführt werden soll. Hier bitte das entsprechende Jahr und die Abrechnungsmonate auswählen. Es sollte zudem die Funktion "Auch drucken" ausgewählt sein. Verlassen Sie dieses Fenster mit Klick auf OK.

4. Schritt:Im Anschluss wird vom Programm die Aufrollung durchgeführt. Im Ergebnis erscheint die Liste mit den Korrekturen der Vormonate. Mit Klick auf Weiter werden die Korrekturbelege in der Drucker- / PDF Ausgabe angezeigt. Wählen Sie den Drucker bzw. den PDF-Export aus.

5. Schritt:Wiederholen Sie die Schritte, wenn diese Änderungen auch für mehrere Jahre rückwirkend erfolgen soll.

6. Schritt:Im aktuellen Monat passen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters ebenfalls an, sofern diese Änderung für den aktuellen Monat auch noch zutrifft.

Für jeden korrigierten Mitarbeiter und Monat wird wie in der „normalen" Korrektur eine Korrekturabrechnung und eine Differenzabrechnung gedruckt. Dabei kann eine erhebliche Papiermenge anfallen.

Beachten Sie:

Die Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen der Vormonate werden trotz dieser Aufrollung nicht mehr korrigiert. Stattdessen erfolgt die Übermittlung der Differenzen automatisch in einer Summe mit der nächsten Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt bzw. mit dem nächsten Beitragsnachweis an die Krankenkasse.

Erzeugen Sie die SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen, sofern diese durch die Aufrollung notwendig werden: > Elektronische Meldungen. Spätestens beim Monatsabschluss wird dies vom Programm automatisch erfolgen.

Wenn für eine Krankenkasse rückwirkend der Beitragssatz geändert werden muss, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt:Führen Sie je eine Korrekturabrechnung der betroffenen Monate wie oben beschrieben nur für einen Mitarbeiter durch. In der Korrekturabrechnung ändern Sie in den Stammdaten > Krankenkassendaten den Beitragssatz.

2. Schritt:Wenn das abgeschlossen ist, wählen Sie im Bereich Lohnabrechnung den Menüpunkt Aufrollung und dort Aufrollung wegen Beitragssatz-Korrektur. Das Programm führt dann die Korrekturen für alle anderen Mitarbeiter automatisch durch, die ebenfalls dieser Kasse angehören.

3. Schritt:Lassen Sie sich zunächst das Ergebnis der Aufrollung mit klick auf Bildschirm nur anzeigen. Wenn das Ergebnis korrekt ist, drucken Sie die Verdienstbelege.

Für jeden korrigierten Mitarbeiter und Monat wird wie in der „normalen" Korrektur eine Korrekturabrechnung und eine Differenzabrechnung gedruckt. Dabei kann eine erhebliche Papiermenge anfallen. Wenn sehr viele Mitarbeiter betroffen sind, empfiehlt sich der Druck für einzelne Personalnummernbereiche.

Beachten Sie:

Haben Sie einen betroffenen Mitarbeiter bereits vorher manuell korrigiert, meldet Quick-Lohn, dass keine Aufrollung für diesen Mitarbeiter möglich ist. Um fortzufahren haben Sie zwei Möglichkeiten:

A.Sie wiederholen die bereits getätigte Korrektur, die Änderungen durch den neuen Beitragssatz werden automatisch berücksichtigt. Dies empfiehlt sich, wenn Sie die Unterlagen der Korrektur noch nicht an den Mitarbeiter ausgehändigt haben.

B.Sie wählen im Folgemonat noch einmal die Aufrollung und die noch fehlende Korrektur wird automatisch erstellt. Sie sparen sich damit die manuelle Korrektur im aktuellen Monat. So sollten Sie vorgehen, wenn die Korrekturunterlagen bereits ausgehändigt sind.