Einige Hinweise vorweg
•Die Programmversion 2024 erlaubt Korrekturen der Jahre 2023 und 2022. Sollten Korrekturen für die Jahre davor notwendig sein, rufen Sie uns bitte an.
•Beachten Sie: Muss für einen bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter Lohn nachgezahlt werden (z. B. eine Abfindung), führen Sie keine Korrekturabrechnung durch, sondern verfahren Sie wie unter > Sonderzahlung für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter beschrieben.
•Eine Korrektur ist hingegen erforderlich, wenn beispielsweise durch ein Gerichtsurteil das Ende der Beschäftigung im Vorjahr geändert werden muss und deshalb eine Lohnnachzahlung entsteht.
•Eine Korrektur des Vorjahres ist etwa auch notwendig, wenn im Vorjahr
oder Austritt eines Mitarbeiters vergessen wurde
oder Eintritt eines Mitarbeiters vergessen wurde
odas Eintritts-/Austrittsdatum eines Mitarbeiters falsch war
oein Mitarbeiter mit falscher Personengruppe/Beitragsgruppe abgerechnet wurde
oein Krankenkassenwechsel vergessen oder die falsche Krankenkasse bei einem Mitarbeiter hinterlegt wurde
oFehlzeiten falsch abgerechnet wurden
•Durch eine Korrekturabrechnung wird die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres nicht korrigiert. Weshalb das so ist, lesen Sie unter > Berechnung der Lohnsteuer weiter unten.
•Quick-Lohn kann die Korrektur beim Überweisen unterschiedlich berücksichtigen - das legen Sie in den > Konfigurationseinstellungen fest.
So führen Sie eine Korrekturabrechnung für das Vorjahr in Quick-Lohn durch
Standardfall: Der Mitarbeiter ist noch in der Firma beschäftigt
Sie können Korrekturen für die Abrechnungsmonate Januar bis Dezember der oben genannten Vorjahre durchführen. Der Ablauf ist dabei der gleiche wie bei der "normalen" Korrektur im laufenden Jahr. > Korrekturabrechnung für einzelne Mitarbeiter
Sonderfall: Der Mitarbeiter ist vor dem aktuellen Monat ausgetreten
•Die Änderung des Steuerbruttos muss wegen des Zuflussprinzips im aktuellen Jahr verbucht werden. Das kann nur durch eine "Nullabrechnung" des Mitarbeiters im laufenden Monat erfolgen. •Ist der Mitarbeiter in den Vormonaten ausgetreten, muss er für eine Nullabrechnung aktiviert werden. Sollten Sie diese Nullabrechnung vergessen, weist Sie das Programm beim Monatsabschluss darauf hin. Gehen Sie für die Abrechnung wie folgt vor:
1. Schritt:Gehen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten auf den Button Ausgetretene Mitarbeiter anzeigen. Wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter-Einlesen. Es erscheint die Meldung "Unter Personalnr. xxxx im aktuellen Monat keine Daten gefunden" sowie anschließend "Personalnr. xxxx zuletzt abgerechnet im Monat xxxx - Daten wieder einlesen?". Antworten Sie mit Ja. Anschließend fragt Quick-Lohn, ob ein neues Arbeitsverhältnis beginnt. Antworten Sie jetzt mit Nein. Quick-Lohn setzt bei Beginn und Ende der Beschäftigung jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein. 2. Schritt:In der Lohnerfassung tragen Sie als Verdienst 0 € ein, dadurch erfolgt eine komplette Nullabrechnung. Diese dient lediglich dazu, die steuerlichen Veränderungen der Vorjahreskorrektur zu dokumentieren. Beim Verlassen der Lohnerfassung fragt das Programm, ob die Beschäftigungstage auf Null geändert werden sollen. Diese Frage bestätigen Sie mit "Ja".
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•Die aus der Nullabrechnung entstanden positiven oder negativen Auszahlbetrags-Differenzen (Lohnsteuer) werden nicht automatisch mit der Korrektur verrechnet. Wenn Sie die Zahlungsliste/Überweisung nicht über das Programm erzeugen, zahlen Sie diesem Mitarbeiter das Entgelt aus der Korrektur abzüglich bzw. zuzüglich der negativen oder positiven Steuer aus der Nullabrechnung.
Wenn Sie jedoch über das Programm eine Zahlungsliste erstellen, kann Quick-Lohn die Differenzen beim Überweisen berücksichtigen - das legen Sie in den > Konfigurationseinstellungen fest. |
Details zu Lohnsteuer und SV-Beiträgen
Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (Entstehungsprinzip)
•Bei Korrekturen für ein Vorjahr ermittelt Quick-Lohn die SV-Beiträge auf Basis der Beitragssätze des entsprechenden Jahres neu. Differenzen werden wie üblich auf dem Differenz-Verdienstbeleg ausgewiesen. Gleichzeitig erscheinen die Beitragsdifferenzen in der Spalte "Vormonat" des Verdienstbeleges des aktuellen Monats. •Wird ab Abrechnungsmonat Februar korrigiert, wird von Quick-Lohn die bereits erstellte SV-Jahresmeldung storniert und eine neue Jahresmeldung erzeugt.
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Berechnung der Lohnsteuer (Zuflussprinzip)
Das Steuerbrutto des Korrekturmonats wird angepasst. Die Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solizuschlag jedoch nicht. Das geänderte Steuerbrutto wird in der Lohnabrechnung des aktuellen Monats berücksichtigt. Auf dem Korrektur-Verdienstbeleg wird die gleiche Lohnsteuer ausgewiesen wie auf dem Original-Verdienstbeleg. Es ändert sich durch die Korrektur jedoch das Steuerbrutto im aktuellen Abrechnungsmonat und für das aktuelle Jahr. In bestimmten Fällen führt das zu einer höheren oder niedrigeren Lohnsteuer des aktuellen Monats.
Fall 1: Berücksichtigung der positiven Lohnsteuerdifferenzen (Erstattungen)
•Der Mitarbeiter hat im aktuellen Monat keinen oder keinen ausreichenden Lohnsteuerabzug
In diesem Fall ist keine ausreichende Zahllast der Lohnsteuer verfügbar. Es wird keine Verrechnung erfolgen. Die Lohnsteuer kann sich der Arbeitnehmer im Zuge der Einkommensteuererklärung erstatten lassen. •Der Mitarbeiter hat im aktuellen Monat ausreichenden Lohnsteuerabzug
Quick-Lohn wird die Differenz mit der Lohnsteuer des aktuellen Monats verrechnen. Fall 2: Berücksichtigung der negativen Lohnsteuerdifferenz (Nachzahlung)
Die Lohnsteuer wird durch eine Korrektur nicht geändert. Auf dem Korrektur-Verdienstbeleg wird die gleiche Lohnsteuer ausgewiesen wie auf dem Original-Verdienstbeleg. Es ändert sich durch die Korrektur jedoch das Steuerbrutto im aktuellen Abrechnungsmonat und für das aktuelle Jahr. Das kann (muss aber nicht) zu einer höheren oder niedrigeren Lohnsteuer dieses Monats führen.
Für alle Fälle gilt
•Die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres wird deshalb von Quick-Lohn auf keinen Fall verändert.
Einkommensteuergesetz (EStG) § 41c Änderung des Lohnsteuerabzugs
...Absatz (3)
1. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet, nach Beendigung des Dienstverhältnisses, ist die Änderung des Lohnsteuerabzugs nur bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig.
2. Bei Änderung des Lohnsteuerabzugs nach Ablauf des Kalenderjahres ist die nachträglich einzubehaltende Lohnsteuer nach dem Jahresarbeitslohn zu ermitteln.
3. Eine Erstattung von Lohnsteuer ist nach Ablauf des Kalenderjahres nur im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs nach § 42b zulässig.
4. Eine Minderung der einzubehaltenden und zu übernehmenden Lohnsteuer (§ 41a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1) nach § 164 Absatz 2 Satz 1 der Abgabenordnung ist nach der Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung nur dann zulässig, wenn sich der Arbeitnehmer ohne vertraglichen Anspruch und gegen den Willen des Arbeitgebers Beträge verschafft hat, für die Lohnsteuer einbehalten wurde.
5. In diesem Fall hat der Arbeitgeber die bereits übermittelte oder ausgestellte Lohnsteuerbescheinigung zu berichtigen und sie als geändert gekennzeichnet an die Finanzverwaltung zu übermitteln; § 41b Absatz 1 gilt entsprechend.
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Vorjahreskorrekturen ohne Zuflussprinzip durchführen
Solange die Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr nicht erstellt wurde, lässt sich die Vorjahreskorrektur auch ohne Zuflussprinzip durchführen. Hierfür tragen Sie nach dem Start der Korrektur in den Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten "ZUST-" ein. Sollten Sie dies vergessen haben, wiederholen Sie die Korrektur mit der Besonderheit ZUST-. Eine Nullabrechnung ist in dem Fall nicht erforderlich.
Die Besonderheit "ZUST-" ist insbesondere bei Vorjahreskorrekturen zu empfehlen, die den Sachverhalt nur unter Verwendung von zwei Personalnummern lösen:
•Ein typischer Fall dafür ist eine rückwirkende Mitgliedschaft in der Rentenversicherung eines Versorgungswerks mitten im Monat. •Der Wechsel eines Geschäftsführers von versicherungsfrei zu versicherungspflichtig während eines Monats.
So dokumentiert Quick-Lohn die Korrekturen:
•Auf dem Verdienstbeleg: ➢Das Steuerbrutto erhöht sich durch die Korrektur: Auf dem Verdienstbeleg des aktuellen Abrechungsmonats wird in der Spalte "SdZ" das zusätzliche Steuerbrutto ausgewiesen und gegebenenfalls eine höhere Steuer ermittelt.
➢Das Steuerbrutto verringert sich durch die Korrektur: Auf dem Verdienstbeleg des aktuellen Monats wird in der Spalte "LfE" das Steuerbrutto um den Differenzbetrag gemindert. Die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres bleibt unverändert, es erfolgt auch keine Erstattung eventuell zu viel gezahlter Lohnsteuer aus dem Vorjahr. Die Minderung des Steuerbruttos aus dem Vorjahr wird in das aktuelle Jahr übertragen, d.h. im aktuellen Jahr ist entsprechend weniger Einkommen zu versteuern.
oIn beiden Fällen wird der Differenzbetrag aus dem Vorjahr in Klammern dargestellt. •Im Lohnjournal des Abrechnungsmonats sowie im Lohnjournal wird die Vorjahreskorrektur ausführlich dokumentiert. Bei der Korrektur sollten sie möglichst nicht die Anzahl der gewährten Urlaubstage ändern. Sollte dies unvermeidlich sein, wird die Änderung wie gewährter Urlaub des aktuellen Monats behandelt.
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Berücksichtigung der Werte für die Berufsgenossenschaft
Die geänderten Werte werden nach dem Entstehungsprinzip berücksichtigt. Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier:
- UV-Jahresmeldung
- Digitaler (elektronischer) Lohnnachweis zur Unfallversicherung
