Krankenkassenwechsel (auch Kassenfusion)
Inhalt
Folgende Fälle können vorkommen:
Fall 1: Ein Mitarbeiter wechselt in eine andere Krankenkasse
Der Wechsel in eine andere Krankenkasse (KK) geschieht immer zum ersten eines Monats. Den letzten Monat in der alten Krankenkasse (KK) rechnen Sie wie gewohnt ab. Es darf kein Austrittsdatum erfasst werden. Im Folgemonat gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schritt:Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie dort den betreffenden Mitarbeiter aus. 2. Schritt:Tragen Sie in den Feldern Krankenkassennummer und Umlagekassennummer die entsprechenden neuen Angaben ein. 3. Schritt:Falls die neue KK noch nicht in Quick-Lohn angelegt ist, legen Sie diese neu an. > Wie lege ich eine neue KK an? Beim Monatsabschluss erzeugt Quick-Lohn automatisch eine Abmeldung mit Grund 31 bei der alten KK sowie eine Anmeldung mit Grund 11 bei der neuen KK. |
Fall 2: Krankenkassenfusion
Bei einer Fusion wird die Krankenkasse A von der Krankenkasse B übernommen. Ab diesem Zeitpunkt können in der Krankenkasse A keine Mitarbeiter mehr abgerechnet werden. Fusionen zeigt Quick-Lohn Ihnen auf Basis der Beitragssatzdatei an. Quick-Lohn erinnert Sie regelmäßig daran, die Datei aus dem Internet nachzuladen - tun Sie dies unbedingt immer. Liegt eine Fusion vor, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schritt:Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie dort den betreffenden Mitarbeiter aus. 2. Schritt:Tragen Sie in den Feldern Krankenkassennummer und Umlagekassennummer die Nummer der Krankenkasse B ein. 3. Schritt:Falls die neue KK noch nicht in Quick-Lohn vorhanden ist, legen Sie diese neu an. > Wie lege ich eine neue KK an? |
Fall 3: Ein Mitarbeiter wurde irrtümlich in der falschen Krankenkasse angemeldet
In diesem Fall führen Sie für jeden Monat mit der falschen Krankenkassenzugehörigkeit eine Korrekturabrechnung durch. Dafür korrigieren Sie die Krankenkassenzugehörigkeit für jeden betreffenden Abrechnungsmonat. Im Detail gehen Sie dafür folgendermaßen vor: 1. Schritt:Stellen Sie im aktuellen Abrechnungsmonat die KK sowie die UmlageKK für den betreffenden Mitarbeiter korrekt ein. 2. Schritt:Falls die KK noch nicht in Quick-Lohn angelegt ist, legen Sie diese im aktuellen Monat neu an (> Wie lege ich eine neue KK an?). 3. Schritt:Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Korrekturabrechnung und wählen Sie dort den ältesten Abrechnungsmonat aus, für den Sie die KK-Zugehörigkeit ändern möchten. 4. Schritt:Ändern Sie im Korrekturmonat in den Mitarbeiter-Stammdaten Teil 1 die KK und die UmlageKK. 5. Schritt:Wählen Sie Lohnerfassung, dabei entstehen ein Korrektur- und ein Differenzverdienstbeleg. Wichtig: Ohne Drucken des Verdienstbeleges wird die Korrektur nicht gespeichert und gilt als nicht durchgeführt. 6. Schritt:Wiederholen Sie die Schritte 2- 5 für jeden weiteren zu korrigierenden Monat. Quick-Lohn storniert dann selbständig die Anmeldung bei der falschen KK und erzeugt eine neue Anmeldung bei der richtigen KK. Die falsch gezahlten Beiträge werden mit der Abrechnung im aktuellen Monat automatisch verrechnet. |
Für alle drei Fälle gilt:
•Das Datum in den Feldern Beschäftigung Beginn und Vers.Pflicht Beginn darf nicht geändert werden.
•Krankenkassen, in denen kein Mitarbeiter mehr versichert ist, dürfen nicht gelöscht werden. Quick-Lohn löscht diese automatisch, wenn Sie im Vorjahr bei keinem Mitarbeiter verwendet wurde.
•Falls Sie mit einer Schätzung der SV-Beiträge auf Basis des Vormonats arbeiten, ist zu empfehlen, in die erste Schätzung nach dem KK-Wechsel einzugreifen (> Wie greife ich in die Schätzung der SV-Beiträge ein?). Tun Sie dies nicht, erhält u.U. die alte KK fälschlicherweise noch Beiträge und die neue KK noch nicht. Ein Problem entsteht dadurch jedoch nicht, denn die falsch oder nicht gezahlten Beiträge verrechnet Quick-Lohn automatisch bei der Schätzung im Folgemonat.
Krankenkassenwechsel während der Elternzeit:
Den Wechsel handhaben Sie grundsätzlich wie oben beschrieben. Hier kann es passieren, dass die neue Krankenkasse im nächsten Jahr eine Jahresmeldung verlangt, da diese nicht wissen kann, dass sich der/die Arbeitnehmer/in im Erziehungsjahr befindet. Dies klären Sie bitte direkt mit der neuen Krankenkasse. Die neue Krankenkasse bekommt mit dem Ende der Fehlzeit Elterngeld lediglich die Meldung Grund 37 - Ende der Elternzeit.