Kurzfristige Beschäftigung
Inhalt
Einige Hinweise vorweg
•Kurzfristige Beschäftigungen gehören neben den geringfügig entlohnten Beschäftigungen zu den geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs). Im Gegensatz zu den geringfügig entlohnten Beschäftigungen (Minijobs mit Verdienstgrenze) muss der Arbeitgeber allerdings für kurzfristige Beschäftigungen keine Pauschalbeiträge zur KV und RV zahlen.
Ohne Befristung kann keine kurzfristige Beschäftigung abgerechnet werden. Ein kurzfristiger Minijob ist von vornherein auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt.
Hinweis: Die steuerliche Kurzfristigkeit weicht von dem sozialversicherungsrechtlichen Begriff der kurzfristigen Beschäftigung ab.•Der Knappschaft (Minijob-Zentrale) wird bei der Anmeldung eines kurzfristig Beschäftigten der Versicherungsstatus mit gemeldet. Aus diesem Grund gibt es unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten das Feld “echte” Krankenkasse. Dort wählen Sie aus der Liste aller Krankenkassen die zutreffende Krankenkasse aus. Quick-Lohn wird Sie für diese Beschäftigten auffordern, die Daten einzutragen.
•Unmittelbar nach der Anmeldung des Mitarbeiters wird Ihnen die Knappschaft (Minijob-Zentrale) nun mittels einer Rückmeldung, welche Sie im Meldecenter empfangen, Auskunft geben, ob es in der Vergangenheit oder aktuell weitere kurzfristige Beschäftigungen für diesen Mitarbeiter gibt. Sollte dies der Fall sein, beachten Sie bitte die Erläuterungen im unteren Abschnitt > Mehrere kurzfristige Jobs.
Was ist eine kurzfristige Beschäftigung
In der Sozialversicherung liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor, wenn die Beschäftigung im Laufe eines Kalenderjahres seit ihrem Beginn auf längstens
•3 Monate bzw. 70 Arbeitstage
ihrer Eigenart nach begrenzt ist oder im Voraus vertraglich begrenzt wurde.
Der Job ist also nicht dauerhaft oder regelmäßig, sondern nur gelegentlich.
Von einem 3-Monats-Zeitraum ist auszugehen, wenn der Minijob an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wird.
Bei Beschäftigungen von regelmäßig weniger als fünf Tagen in der Woche ist auf den Zeitraum von 70 Arbeitstagen abzustellen.
Ausnahme bei Landwirtschaftlichen Betrieben: Ab 2026 gilt für landwirtschaftliche Betriebe eine abweichende Zeitgrenze von 15 Wochen bzw. 90 Arbeitstagen.
Das monatliche Entgelt kann über 603,00 € liegen, jedoch darf die Beschäftigung dann nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Berufsmäßig wird die Beschäftigung dann ausgeübt, wenn sie für den Arbeitnehmer entscheidend zum Lebensunterhalt beiträgt und nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist (siehe ganz unten). Eine berufsmäßige Beschäftigung ist vom Arbeitgeber nicht zu prüfen, wenn der Verdienst des Arbeitnehmers 603,00 € monatlich nicht überschreitet.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. Ferienjobs, Saisonkräfte) fallen unabhängig vom Entgelt weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge an. (Der Arbeitgeber zahlt lediglich die Umlagen U1/U2/Insolvenzgeldumlage.)
In einem Kalenderjahr sind alle kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisse zusammen zu rechnen.
Bei einer Zusammenrechnung von mehreren Beschäftigungszeiten treten an die Stelle des 3-Monats-Zeitraums 90 Kalendertage. Dies gilt nicht, wenn es sich bei den einzelnen Beschäftigungen jeweils um volle Kalendermonate handelt. Sind bei einer Zusammenrechnung Zeiten, in denen die Beschäftigung regelmäßig an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wurde, und Beschäftigungszeiten mit einer Arbeitszeit von weniger als fünf Tagen zu berücksichtigen, dann ist einheitlich von dem Zeitraum von 70 Arbeitstagen auszugehen. |
Mitarbeiterdaten für einen kurzfristig Beschäftigten anlegen
Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie dort F7 - Neuen Mitarbeiter anlegen. Im Eingabeassistenten wird Ihnen die nächste freie Personalnummer vorgeschlagen. Legen Sie nun das Eintrittsdatum und den Mitarbeitertyp fest. Wählen Sie die Beschäftigungsart Kurzfristige Beschäftigung SV-frei aus.
Quick-Lohn füllt automatisch in Mitarbeiterdaten Teil 1 die relevanten Stammdatenfelder für diese Beschäftigungsart aus - ergänzen Sie nur noch die Steuerklasse:
Steuerklasse: |
•Steuerklasse lt. ELStAM oder •0, wenn die Beschäftigung pauschal mit 25 % versteuert werden soll |
Personengruppe: |
110 |
Beitragsgruppenschl.: |
0000 |
Krankenkasse: |
19 (Knappschaft Minijobs) |
Umlagekasse: |
19 (Knappschaft Minijobs) |
Umlagepflicht (0/1/2): |
1 (wie bei ständig beschäftigten Mitarbeitern) Achtung: Ist der Mitarbeiter weniger als 4 Wochen beschäftigt, kann die Umlagepflicht für U1 mit dem Eintrag "UL-" in Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten ausgeschaltet werden. In diesem Fall muss im Feld Umlagepflicht (0/1/2) eine "2" eingetragen werden, weil die Umlage für Mutterschaft (U2) dennoch abgeführt werden muss. |
Auch Insolvenzgeldumlage muss abgeführt werden.
Auch wenn die kurzfristige Beschäftigung beitragsfrei ist, erzeugt das Programm bei Aufnahme der Beschäftigung eine Anmeldung zur Sozialversicherung und bei Ende der Beschäftigung eine Abmeldung, allerdings ohne Entgelt. Die Meldungen erfolgen an die Knappschaft (Minijob-Zentrale).
Achtung! Damit die Anmeldung an die Sozialversicherung von Quick-Lohn erstellt werden kann, geben Sie in den Mitarbeiterdaten die Versicherungsnummer des Mitarbeiters an. Wenn Sie diese nicht kennen, hilft die > Abfrage der Versicherungsnummer. Wurde für diesen Mitarbeiter bisher noch nie eine Versicherungsnummer zugeteilt, tragen Sie in den Mitarbeiterdaten Teil Zusatzdaten Geschlecht und Geburtsort ein. Ihnen wird dann einige Tage später über das Quick-Lohn-Meldecenter die Versicherungsnummer durch die Rentenversicherung elektronisch zurückgemeldet.
Da die SV-Meldungen für kurzfristig Beschäftigte ohnehin kein Entgelt enthalten, wurde zum 01.07.2019 vom Gesetzgeber beschlossen, dass auch bei einer Unterbrechung von mehr als einem Monat ohne Entgelt, keine Unterbrechungsmeldung mit dem > Grund 34 mehr zu erfolgen hat. Wenn also ein kurzfristig Beschäftigter in einem Monat gar nicht arbeitet, erfolgt eine Nullabrechnung ohne Angabe einer Fehlzeit.
Kurzfristige Beschäftigung und Lohnsteuer
Kurzfristige Beschäftigungen sind stets steuerpflichtig.
Die Lohnsteuer kann entweder nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers (ELStAM) oder unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 25 % (zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) erhoben werden.
Die Zahlung von Pauschalsteuer in Höhe von 25 % ist möglich, wenn:
•der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird,
•die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt,
•die Höhe des Arbeitslohns während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich je Arbeitstag 150,00 € (bis 2022: 120,00 €) nicht übersteigt oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird und
•der auf einen Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn durchschnittlich 19,00 € (bis 2022: 15,00 €) nicht übersteigt. .
Die Möglichkeit des pauschalen Lohnsteuerabzugs entfällt, wenn von Anfang an ein wiederholter Einsatz geplant ist. Die Lohnsteuerpauschalierung bleibt aber möglich, solange nur keine – anfängliche – Wiederholungsabsicht besteht.
Die Pauschalsteuer in Höhe von 25 % ist nicht an die Minijob-Zentrale, sondern stets an das Finanzamt abzuführen.
Ob sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist für die lohnsteuerliche Pauschalbesteuerung mit 25 % ohne Bedeutung.
Berufsmäßig wird eine Beschäftigung unter anderem dann ausgeübt, wenn sie nicht von sogenannter „untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung“ ist. Das heißt, sie darf nicht allein für die Sicherung des Lebensunterhalts bestimmend bzw. Haupteinnahmequelle einer Person sein. Unter anderem sind Personen, die beschäftigungslos und bei der Agentur für Arbeit für eine mehr als kurzfristige Beschäftigung als Arbeitsuchende gemeldet sind, als berufsmäßig beschäftigt anzusehen. Sie sind unabhängig von der Dauer der Beschäftigung versicherungspflichtig, es sei denn, die Arbeitsentgeltgrenze von 603,00 € im Monat (anteilig je nach Dauer der Beschäftigung) wird nicht überschritten. Gelegentlich ausgeübte Beschäftigungen werden nicht berufsmäßig ausgeübt! Als gelegentlich ausgeübt gelten Beschäftigungen, die neben einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, neben einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr, neben dem Bezug von Vorruhestandsgeld oder neben dem Bezug einer Altersvollrente ausgeübt werden. Bei Schülern gibt es einen wesentlichen Unterschied: Schulentlassene (Abitur), die bis zum Beginn des Studiums eine Beschäftigung ausüben, gelten nicht als berufsmäßig beschäftigt. Das gilt auch für Beschäftigungen zwischen Abitur und Bundesfreiwilligendienst bzw. ökologischem oder sozialem Jahr, wenn die Aufnahme eines Studiums beabsichtigt ist. Es besteht damit Sozialversicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit. Die Schülereigenschaft ist durch die Vorlage einer Schulbesuchsbescheinigung zu erbringen. Diese Bescheinigung ist in den Entgeltunterlagen aufzubewahren.
Fallgruppen: Arbeitslose → Berufsmäßig, nicht kurzfristig Elternzeit → Berufsmäßig, nicht kurzfristig Wehrdienst (gesetzlicher) → Berufsmäßig, nicht kurzfristig Während BuFDi → Nicht berufsmäßig, kurzfristig möglich Während dualem bzw. „normalem“ Studium → Nicht berufsmäßig, kurzfristig möglich Schüler während Schulzeit → Nicht berufsmäßig, kurzfristig möglich Schüler vor Studium → Nicht berufsmäßig, kurzfristig möglich Schüler vor dualem Studium → Berufsmäßig, nicht kurzfristig Schüler vor BuFDi → Berufsmäßig, nicht kurzfristig Schüler vor Ausbildung → Berufsmäßig, nicht kurzfristig
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