Mitarbeiter irrtümlich oder zu früh angelegt

 

Mitarbeiterdaten müssen immer in dem Monat angelegt werden, für den die erste Abrechnung erfolgen soll.

Wurde ein Mitarbeiter irrtümlich oder einen Monat zu früh angelegt, entfernen Sie die Stammdaten aus dem aktuellen Monat und stornieren die fälschlicherweise durchgeführte Abrechnungen.

Folgende Fälle sind möglich:

Fall 1: Das zu frühe oder irrtümliche Anlegen wird bemerkt, bevor der Monat abgeschlossen ist und es wurde noch keine Anmeldung zur Sozialversicherung gedruckt. Der Versand einer Elstam-Anmeldung ist unschädlich.
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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus.

2. Schritt:Löschen Sie den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten Teil 1 mittels F4 - Löschen. Dabei ist es unerheblich, ob der Mitarbeiter bereits erfasst oder sogar ein Verdienstbeleg gedruckt wurde. Nach dem Löschen sind keinerlei Abrechnungswerte im aktuellen Monat mehr vorhanden.

3. Schritt:Wenn der Mitarbeiter zu früh angelegt wurde, erfassen Sie die kompletten Daten im Folgemonat (leider) nochmals.

 

Fall 2: Der Mitarbeiter wurde irrtümlich angelegt und es wurde bereits eine Anmeldung zur Sozialversicherung gedruckt. Der Monat wurde aber noch nicht abgeschlossen.
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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen sie den betreffenden Mitarbeiter aus.

2. Schritt:Löschen Sie den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten Teil 1 mittels F4 - Löschen. Quick-Lohn wird Ihnen Mitteilen, das für den Mitarbeiter bereits eine SV-Meldung erstellt wurde und ändert in den Stammdaten das Ende der Beschäftigung auf den Tag des Beginns der Beschäftigung. Der Beitragsschlüssel wird auf 0000 umgesetzt und die Versicherungspflicht entfernt.

3. Schritt:Erstellen Sie für den Mitarbeiter eine Nullabrechnung

4. Schritt:Erstellen Sie nun wie gewohnt den Monatsabschluss. Quick-Lohn erzeugt  damit eine Stornierung der Anmeldung. Das Programm erkennt, dass eine Anmeldung und deren Stornierung im gleichen Monat keinen Sinn macht und löscht beide SV-Meldungen. Es wird also keine SV-Meldung über das Meldecenter verschickt.

5. Schritt:Wählen Sie nun den nächsten Monat der irrtümlich angelegte Mitarbeiter befindet sich nun nicht mehr bei den aktiven Mitarbeitern und kann gegebenenfalls wieder neu Angelegt werden.

 

 

 

3. Das zu frühe Anlegen wird erst im Folgemonat (oder später) bemerkt.
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Für den Vormonat (bzw. mehrere Monate) ist eine überflüssige Lohnabrechnung erstellt worden. Diese Abrechnung ist in den Monatsabrechnungen enthalten und kann nicht einfach gelöscht werden.

Verfahren Sie wie folgt:

Erstellen Sie für jeden Monat mit eigentlich überflüssiger Abrechnung eine Korrekturabrechnung.

1. Schritt:Gehen Sie in der Korrektur in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten.

2. Schritt:Löschen Sie den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten Teil 1 mittels F4 - Storno. Quick-Lohn erstellt dann automatisch eine Korrekturabrechnung, die aus jetziger Sicht überflüssige Abrechnung wird storniert.

3. Schritt:Falls mehrere Monate "überflüssig" sind, verfahren Sie für jeden Monat wie im 1. und 2. Schritt beschrieben.

4. Schritt:Sollte der tatsächliche Beginn in einem zurückliegenden Monat sein, ändern Sie in dem Monat und den folgenden Monaten den Beginn der Beschäftigung und der Versicherungspflicht.

5. Schritt:Wählen Sie anschließend im aktuellen Monat in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung --> Mitarbeiterdaten den betreffenden Mitarbeiter aus.

6. Schritt:Wenn er irrtümlich angelegt wurde, löschen Sie den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten Teil 1 mittels F4 - Löschen. Anderenfalls ändern Sie dort das Eintrittsdatum auf das korrekte Datum.

7. Schritt:Wählen Sie in Lohnabrechnung → Elektronische Meldungen den Punkt Neue SV-Meldungen erzeugen. Quick-Lohn erzeugt eine Stornierung der ursprünglichen Anmeldung und erzeugt bei Bedarf eine Neue.

Bitte prüfen Sie die korrekten Daten für alle korrigierten Monate! Schauen Sie sich zur Kontrolle danach das Lohnjournal an.