Einige Hinweise vorweg

•Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) sieht in § 3 Schutzfristen für werdende Mütter sowie für die Zeit nach der Geburt vor.
 
       Schutzfristen

 

•Ab dem 01.06.2025 gelten gestaffelte Schutzfristen bei Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche.
 
       Schutzfristen bei Fehlgeburten

 

•Für die Zeit der Mutterschutzfristen sowie für den Entbindungstag hat die Mitarbeiterin Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Die Krankenkasse zahlt einen Betrag von höchstens 13,00 € pro Kalendertag direkt an die Mitarbeiterin. Wenn das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt 13,00 € übersteigt, zahlt der Arbeitgeber verpflichtend einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld an die Mitarbeiterin.

•Das Mutterschaftsgeld und der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld selbst sind steuer- und beitragsfrei. Allerdings unterliegen sie (wie später auch das Elterngeld) dem Progressionsvorbehalt.

•Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird dem Arbeitgeber im AAG-Verfahren (Umlage U2) von der Krankenkasse erstattet. > Details zum AAG-Verfahren

•Den Verlauf aller Erstattungsanträge eines Mitarbeiters finden Sie in Mitarbeiterdaten Teil 1 über den Button F5 - Meldungen. Wählen Sie den Reiter Weitere Meldungen.

•Die Krankenkasse erwartet beim Mutterschutz eine elektronische Entgeltmeldung (EEL). Diese Bescheinigung wird im Zuge der Lohnerfassung erstellt und mit der Meldung zum Monatsende über das Meldecenter an die Krankenkasse übermittelt.

 

So handhaben Sie das Mutterschaftsgeld in Quick-Lohn

1. Schritt:Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

2. Schritt:Erfassen Sie im Rahmen der Lohnabrechnung die Tage (auch Wochenenden) der Mutterschutzfrist mit dem Kalenderbuchstaben "M". Quick-Lohn ermittelt in der darauffolgenden Ansicht die Lohnart "Mutterschaftsgeld" automatisch mit dem entsprechenden Tagessatz (> So ermittelt Quick-Lohn das Mutterschaftsgeld). Wenn Sie ohne Kalendarium arbeiten, fügen Sie die Lohnart "Mutterschaftsgeld" über den Button F5 - Weitere LA hinzu und ermitteln Sie den Wert mittels F8 - Berechnung.

3. Schritt:Falls die werdende Mutter ein monatliches Festgehalt bezieht, kürzen Sie die Lohnart "Gehalt" anteilig, je nach Beginn der Schutzfrist. Die Kürzung des Gehalts errechnen Sie eigenständig. Quick-Lohn schlägt hier keinen Wert vor. Für die Ermittlung sind verschiedene Rechenwege zulässig, z. B. auf Basis von 30 Tagen, auf Basis von Arbeitstagen oder auf Basis von  Arbeitsstunden.

4. Schritt:Sollte sich der Wert (Stundensatz) für das Mutterschaftsgeld nicht korrekt runden lassen und das Gesamtentgelt entspricht dadurch nicht dem vereinbarten Gehalt, passen Sie die Lohnart an. Dafür folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten → Mutterschaftsgeld. Entfernen Sie den Eintrag in den Feldern Erfassungseinheit und Kalendariumszeichen. In der Lohnerfassung können Sie nun das Entgelt als Pauschalbetrag erfassen.

5. Schritt:Die Frage "Werden Arbeitgeberleistungen während der Fehlzeit weiter gewährt?" ist in der Regel zu verneinen und es sind keine zusätzlichen Angaben zu machen.
Ausnahme: Wenn Arbeitgeberleistungen oberhalb der Bagatellgrenze von 50,00 € weiter gewährt werden (z. B. PKW-Nutzung), muss geprüft werden, ob diese Zahlung beitragspflichtig ist. Dann ist eine relativ aufwändige Behandlung nötig, ausführliche Hinweise finden Sie unter > § 23c SGB IV.

6. Schritt:Quick-Lohn erzeugt im letzten Bild der Lohnerfassung eine Fehlzeit der Art "4.5 Mutterschaftsgeld". Wenn Sie ohne Stundenerfassung im Kalender arbeiten, erfassen Sie die Fehlzeitangaben selbst. Näheres dazu finden Sie unter > Fehlzeiten.

7. Schritt:Mit der Erfassung der Fehlzeit "4.5" erscheint automatisch der Button Erstattung. Mit einem Klick auf diesen Button rufen Sie den Antrag auf Erstattung auf und vervollständigen das Formular. Fehlende Angaben erfassen Sie, damit der AAG-Antrag U2 erzeugt werden kann:
- Mutmaßlicher Entbindungstag
- Nettoentgelt aus anderer Beschäftigung
Versenden Sie den Antrag im Anschluss direkt über das Meldecenter.

8. Schritt:An die Fehlzeit "4.5 Mutterschaftsgeld" ist auch die elektronische Entgeltmeldung (EEL) für die Krankenkasse geknüpft > Details zu EEL. Mit der Erfassung der Fehlzeit "4.5" erscheint ebenfalls automatisch der Button Bescheinigung. Mit einem Klick darauf rufen Sie die EEL-Meldung auf und vervollständigen die Angaben.
Versenden Sie die Meldung im Anschluss direkt über das Meldecenter.

Sonderfall:

Wird eine Arbeitnehmerin während der Elternzeit erneut schwanger, hat sie die Möglichkeit, die Elternzeit zur Inanspruchnahme der Mutterschutzfristen zu beenden. Mit dem Ende der Elternzeit entsteht dann auch ein Anspruch auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Die Fehlzeit "5.1 Elternzeit" ist in diesem Fall zu beenden und mit dem Folgetag eine Fehlzeit "4.5 Mutterschaftsgeld" zu beginnen. Der Tagessatz für den neuen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist gleich dem vorigen. Die Unterbrechungsmeldung aus der Elternzeit gilt weiter, es erfolgt keine gesonderte SV-Meldung.

 

Bitte beachten Sie die Ausführungen ganz unten, wenn die Arbeitnehmerin die Tätigkeit im Minijob ausübt > Details.

 

So geht Quick-Lohn mit dem Mutterschaftsgeld um

Quick-Lohn erzeugt automatisch im Folgemonat (d. h. dem ersten vollen Monat ohne Arbeitsentgelt) eine Unterbrechungsmeldung an die zuständige Krankenkasse. Schließt sich an den Mutterschutz die Elternzeit an, ist keine weitere Meldung an die Krankenkasse zu erstatten. Quick-Lohn tut dies auch nicht. > Details zur Elternzeit
Das Feld Anzahl "U" (Unterbrechungen) für die Lohnsteuerbescheinigung bleibt frei.

 

So erhalten Sie die Erstattung des gezahlten Mutterschaftsgeldes

Um von der Krankenkasse die Erstattung des an die Mitarbeiterin ausgezahlten Zuschusses zum Mutterschaftsgeld zu erhalten, erstellt Quick-Lohn beim Monatsabschluss einen Antrag und sendet diesen mit der Meldung zum Monatsende elektronisch an die Krankenkasse.

Beachten Sie: Für Mitarbeiterinnen ohne Versicherungsnummer kann Quick-Lohn keinen Erstattungsantrag versenden. Der Beleg wird jedoch als Druck bereitgestellt für Ihre Unterlagen, damit Sie diesen ggf. außerhalb des Programms bei der Krankenkasse einreichen können. Mehr Informationen zum Thema > Abfrage Versicherungsnummer.

 

So ermittelt Quick-Lohn das zu zahlende Mutterschaftsgeld (Beispiel)

Quick-Lohn ermittelt aus dem Nettoentgelt (ohne Einmalzahlung) der letzten 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist den Tagessatz des Mutterschaftsgeldes im 1. Monat. Für die folgenden Monate bleibt der Tagessatz unverändert. Nur wenn sich das Gehalt planmäßig erhöht hätte, passen Sie den Tagessatz an.

Falls besondere Umstände in diesen 3 Monaten aufgetreten sind (z. B. Kurzarbeit, unbezahlter Urlaub, steuerfreie Zuschläge) können Sie den Tagessatz bei Bedarf ebenfalls ändern.

Mutterschaftsgeld bei Minijobs

Bei den als Minijobbern beschäftigten Arbeitnehmerinnen ist zu unterscheiden nach der Art der Krankenversicherung.

Wenn die Minijobberin nur diese geringfügige Tätigkeit ausführt und aus diesem Grund privat- oder familienversichert ist, erhält sie das Mutterschaftsgeld in Höhe von insgesamt maximal 210,00 € vom Bundesamt für Soziale Sicherung.  Der Arbeitgeber leistet nur einen Zuschuss, wenn der durchschnittliche Nettolohn höher als 390,00 € (13,00 € x 30 Tage) ist. Er zahlt dann die Differenz zwischen 390,00 € und dem tatsächlichen Nettoentgelt als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Eine Minijobberin, die gesetzlich krankenversichert ist, weil es sich hierbei um das Zweitarbeitsverhältnis handelt, bekommt von ihrer Krankenkasse Mutterschaftsgeld in Höhe von täglich 13,00 €.
Dieser Betrag der Krankenkasse wird zwischen den Arbeitgebern prozentual aufgeteilt. Einen Rechner finden Sie auch auf der Seite der Minijob-Zentrale.