Einige Hinweise vorweg

•Die Mutterschutzfrist erstreckt sich über einen Zeitraum von 6 Wochen vor und 8 Wochen bzw. 12 Wochen (z. B. Frühgeburt) nach der Entbindung.

•In der Zeit des Mutterschutzes besteht Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Die Krankenkasse zahlt höchstens 13,00 € pro Kalendertag direkt an die Mitarbeiterin. Wenn das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt 13,00 € übersteigt, zahlt der Arbeitgeber  verpflichtend einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

•Das Mutterschaftsgeld ist steuer- und beitragsfrei und wird im AAG-Verfahren (Umlage U2) von der Krankenkasse erstattet. > Details zum AAG-Verfahren

•Den Verlauf aller Erstattungsanträge eines Mitarbeiters finden Sie in Mitarbeiterdaten Teil 1 über den Button F5 - Meldungen. Wählen Sie den Reiter Weitere-Meldungen.

•Das Mutterschaftsgeld und der Arbeitgeberzuschuss selbst sind steuerfrei. Allerdings unterliegen sie (wie später auch das Elterngeld) dem Progressionsvorbehalt.

•Die Krankenkasse erwartet bei Mutterschaftsgeld eine elektronische Entgeltmeldung. Die Bescheinigung wird im Zuge der Lohnerfassung erfasst und mit der Meldung zum Monatsende über das Meldecenter an die Krankenkasse übermittelt.

 

So handhaben Sie das Mutterschaftsgeld in Quick-Lohn

1. Schritt:Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

2. Schritt:Erfassen Sie im Rahmen der Lohnabrechnung die Tage (auch Wochenenden) der Mutterschutzfrist mit dem Kalenderbuchstaben "M". Quick-Lohn ermittelt in der darauffolgenden Ansicht die Lohnart "Mutterschaftsgeld" automatisch mit dem entsprechenden Tagessatz (> So ermittelt Quick-Lohn das Mutterschaftsgeld). Wenn Sie ohne Kalendarium arbeiten, fügen Sie die Lohnart "Mutterschaftsgeld" über den Button F5 - Weitere LA hinzu und ermitteln Sie den Wert mittels F8 - Berechnung.

3. Schritt:Falls die werdende Mutter ein monatliches Festgehalt bezieht, erfassen Sie den Betrag anteilig. Für die Ermittlung sind verschiedene Rechenwege zulässig, z. B. auf Basis 30 Tage, auf Basis Arbeitstage, auf Basis Arbeitsstunden. Die Kürzung des Gehalts errechnen Sie eigenständig. Quick-Lohn schlägt hier keinen Wert vor.

4. Schritt:Sollte sich der Wert (Stundensatz) für das Mutterschaftsgeld nicht korrekt runden lassen und das Gesamtentgelt entspricht dadurch nicht dem vereinbarten Gehalt, passen Sie die Lohnart an. Dafür  folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten → Mutterschaftsgeld. Entfernen Sie die Erfassungseinheit und den Kalenderbuchstaben. In der Lohnerfassung können Sie nun das Entgelt als Pauschalbetrag erfassen.

5. Schritt:Die Frage "Werden Arbeitgeberleistungen während der Fehlzeit weiter gewährt?" ist in der Regel zu verneinen und es sind keine zusätzlichen Angaben zu machen.
Ausnahme: Wenn Arbeitgeberleistungen oberhalb der Bagatellgrenze von 50,00 € weiter gewährt werden (z. B. PKW-Nutzung), muss geprüft werden, ob diese Zahlung beitragspflichtig ist. Dann ist eine relativ aufwändige Behandlung nötig, ausführliche Hinweise finden Sie unter > § 23c SGB IV.

6. Schritt:Quick-Lohn erzeugt im letzten Bild der Lohnerfassung eine Fehlzeit der Art "4.5". Wenn Sie ohne Stundenerfassung im Kalender arbeiten, erfassen Sie die Fehlzeitangaben selbst. Näheres dazu finden Sie unter > Fehlzeiten.

7. Schritt:Klicken Sie auf den Button Erstattung und vervollständigen Sie das Formular (Antrag auf Erstattung). Fehlende Angaben erfassen Sie, damit der Antrag gestellt werden kann:
- Mutmaßlicher Entbindungstag
- Nettoentgelt aus anderer Beschäftigung

8. Schritt:An die Fehlzeit "4.5 Mutterschaftsgeld" ist auch die elektronische Entgeltmeldung (EEL) für die Krankenkasse geknüpft > Details zu EEL. Mit der Erfassung der Fehlzeit "4.5" erscheint automatisch der Button Bescheinigung für die EEL. Mit einem Klick darauf erzeugen Sie diese, vervollständigen die Angaben und versenden die Meldung im Anschluss direkt über das Meldecenter. > Details

9. Schritt:Sonderfall: Wird eine Arbeitnehmerin während der Elternzeit erneut schwanger, hat sie die Möglichkeit, die Elternzeit zur Inanspruchnahme der Mutterschutzfristen zu beenden. Mit dem Ende der Elternzeit entsteht dann auch ein Anspruch auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Die Fehlzeit "5.1 Elternzeit" ist in diesem Fall zu beenden und mit dem Folgetag beginnt wieder eine Fehlzeit "4.5 Mutterschaftsgeld". Der Tagessatz für den neuen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist gleich dem vorigen. Die Unterbrechungsmeldung aus der Elternzeit gilt weiter, es erfolgt keine gesonderte SV-Meldung.

Bitte beachten Sie die Ausführungen ganz unten, wenn die Arbeitnehmerin die Tätigkeit im Minijob ausübt > Details.

So geht Quick-Lohn mit dem Mutterschaftsgeld um

Quick-Lohn erzeugt automatisch im Folgemonat (d. h. dem ersten vollen Monat ohne Arbeitsentgelt) eine Unterbrechungsmeldung an die zuständige Krankenkasse. Schließt sich an den Mutterschutz die Elternzeit an, ist keine weitere Meldung an die Krankenkasse zu erstatten. Quick-Lohn tut dies auch nicht. > Details zur Elternzeit
Das Feld Anzahl "U" (Unterbrechungen) für die Lohnsteuerbescheinigung bleibt frei.

 

So erhalten Sie die Erstattung des Mutterschaftsgeldes

Um von der Krankenkasse die Erstattung des Mutterschaftsgeldes zu erhalten, erstellt Quick-Lohn beim Monatsabschluss einen Antrag und sendet diesen mit der Meldung zum Monatsende elektronisch an die Krankenkasse.

Beachten Sie: Für Mitarbeiter ohne Versicherungsnummer kann Quick-Lohn keinen Erstattungsantrag versenden. Der Beleg wird jedoch ausgedruckt für Ihre Unterlagen bzw. damit Sie ihn auf Papier bei der Krankenkasse einreichen können. Mehr Informationen zum Thema > Abfrage Versicherungsnummer.

 

So ermittelt Quick-Lohn das zu zahlende Mutterschaftsgeld (Beispiel)

Quick-Lohn ermittelt aus dem Nettoentgelt (ohne Einmalzahlung) der letzten 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist den Tagessatz des Mutterschaftsgeldes im 1. Monat. Für die folgenden Monate bleibt der Tagessatz unverändert. Nur wenn sich das Gehalt planmäßig erhöht hätte, passen Sie den Tagessatz an.

Falls besondere Umstände in diesen 3 Monaten aufgetreten sind (z. B. Kurzarbeit, unbezahlter Urlaub, steuerfreie Zuschläge) können Sie den Tagessatz bei Bedarf ebenfalls ändern.

Mutterschaftsgeld bei Minijobs

Bei den als Minijobbern beschäftigten Arbeitnehmerinnen ist zu unterscheiden nach der Art der Krankenversicherung.

Wenn die Minijobberin nur diese geringfügige Tätigkeit ausführt und aus diesem Grund privat- oder familienversichert ist, erhält sie das Mutterschaftsgeld in Höhe von insgesamt maximal 210,00 € vom Bundesamt für Soziale Sicherung.  Der Arbeitgeber leistet nur einen Zuschuss, wenn der durchschnittliche Nettolohn höher als 390,00 € (13,00 € x 30 Tage) ist. Er zahlt dann die Differenz zwischen 390,00 € und dem tatsächlichen Nettoentgelt als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Eine Minijobberin, die gesetzlich krankenversichert ist, weil es sich hierbei um das Zweitarbeitsverhältnis handelt, bekommt von ihrer Krankenkasse Mutterschaftsgeld in Höhe von täglich 13,00 €.
Dieser Betrag der Krankenkasse wird zwischen den Arbeitgebern prozentual aufgeteilt. Einen Rechner finden Sie auch auf der Seite der Minijob-Zentrale.