Nutzung von Quick-Lohn wird beendet

 

1. Ein Betrieb wird geschlossen und damit die Lohnbuchhaltung beendet

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1. Schritt:Verfahren Sie für alle Mitarbeiter so, wie in > wenn ein Mitarbeiter ausscheidet beschrieben wird.

2. Schritt:Wählen Sie Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil und dort Betriebsschließung. Quick-Lohn erzeugt damit beim Monatsabschluss alle notwendigen Meldungen für die Betriebsschließung (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis-Digital).

3. Schritt:Führen Sie wie gewohnt die Lohnerfassung und den Monatsabschluss durch.

4. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden. Quick-Lohn erzeugt alle notwendigen Abmeldungen und Bescheinigungen.

5. Schritt:Drucken Sie über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung im Startfenster die Listen wie sonst auch am Jahresende: Lohnkonto, Lohnjournale (Jahres- und Monatslisten), Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste/Lohnnachweis Digital).

6. Schritt:Fertigen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung an und heben Sie diese zusammen mit der Datensicherung auf.

7. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt > Datensicherung im Startfenster eine letzte Datensicherung an und verwahren Sie diese gut. Mit dieser Datensicherung können wir Sie bei der > elektronischen Betriebsprüfung (euBP) auch noch jederzeit nach der Quick-Lohn-Nutzung unterstützen.

 

Wenn Sie mit Schätzung arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut der Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung in das Meldecenter gepackt.

 

Sonderfall: Es wurde vergessen, alle Mitarbeiter im Vormonat ausscheiden zu lassen.

Dann fehlen die SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Diese können im auf den Austritt folgenden Monat erzeugt und gesendet werden.

1. Schritt:Führen Sie über das Startfenster → Korrekturabrechnungen für alle Mitarbeiter eine Korrektur für den Vormonat durch und erfassen das Austrittsdatum. Im aktuellen Monat löscht das Programm die Mitarbeiterdaten automatisch. (Ausführlich bei > Austritt vergessen).

2. Schritt:Nachdem Sie die Korrekturen durchgeführt haben, gehen Sie im aktuellen Abrechnungsmonat in Stammdatenverwaltung → Firmendaten und wählen dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil die Betriebsschließung aus.

3. Schritt:Tragen Sie in Konfiguration ändern im Feld Geheimschalter  "LSTA" ein, damit keine Null-Lohnsteueranmeldung für den aktuellen Monats verschickt wird.

4. Schritt:Die Beitragsnachweise für den aktuellen Monat erzeugen Sie bitte wie gewohnt. Diese werden jedoch nur noch die Differenzen des Vormonats enthalten. Vom Programm werden Sie gefragt, ob Sie diese unterdrücken oder versenden möchten. Die Frage beantworten Sie mit "NEIN".

5. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen für die Betriebsschließung erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis Digital). Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden.

6. Schritt:Fertigen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung an und heben Sie diese zusammen mit der Datensicherung auf.

7. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt > Datensicherung im Startfenster eine letzte Datensicherung an und verwahren Sie diese gut. Mit dieser Datensicherung können wir Sie bei der > elektronischen Betriebsprüfung (euBP) auch noch jederzeit nach der Quick-Lohn-Nutzung unterstützen.

 

2. Es wird ein anderes Lohnprogramm eingesetzt bzw. die Lohnbuchhaltung einem Steuerberater oder Lohnbüro übergeben.

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1. Schritt:Verfahren Sie für alle Mitarbeiter so, wie in > wenn ein Mitarbeiter ausscheidet beschrieben wird. Zusätzlich muss bei jedem Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten "G36" eingetragen werden. Dadurch wird eine Abmeldung zur Sozialversicherung wegen Systemwechsel mit Grund 36 erzeugt. Mit dem neuen Programm erfolgen Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund 13. Diese Regelung gilt auch, wenn der Wechsel zum 1. Januar erfolgt. Das Austrittsdatum im Quick-Lohn wäre dann der 31.12. des Vorjahres.

2. Schritt:Wählen Sie Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil und dort Systemwechsel. Quick-Lohn erzeugt dann alle notwendigen Meldungen für den Systemwechsel (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, Lohnnachweis Digital). Manche Lohnprogramme (insbesondere DATEV) erstellen immer eine LStB für das gesamte Jahr. Dazu müssen die Bearbeiter die Beträge des Vorabrechners händisch erfassen. Wenn also der neue Abrechner dies so macht, sollte das Senden der LStB durch Quick-Lohn unterdrückt werden durch Aktivieren von "Lohnsteuerbescheinigungen bei Systemwechsel unterdrücken."

3. Schritt:Führen Sie wie gewohnt die Lohnerfassung und den Monatsabschluss durch.

4. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden.

5. Schritt:Drucken Sie über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung im Startfenster die Listen wie sonst auch am Jahresende: Lohnkonto, Lohnjournale (Jahres- und Monatslisten), Berufsgenossenschaftsjahresliste.

6. Schritt:Fertigen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung an und heben Sie diese zusammen mit der Datensicherung auf.

7. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt > Datensicherung im Startfenster eine letzte Datensicherung an und verwahren Sie diese gut. Mit dieser Datensicherung können wir Sie bei der > elektronischen Betriebsprüfung (euBP) auch noch jederzeit nach der Quick-Lohn-Nutzung unterstützen.

Wenn Sie mit Schätzung arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung im Meldecenter bereitgestellt. Im neuen Lohnprogramm entfällt somit das Vortragen von Differenzen aus dem Vormonat.

 

Sonderfall: Es wurde vergessen, alle Mitarbeiter ausscheiden zu lassen bzw. die Mitteilung erfolgte zu spät.

Dann fehlen die SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Diese können im auf den Austritt folgenden Monat erzeugt und gesendet werden.

1. Schritt:Führen Sie über das Startfenster → Korrekturabrechnungen für alle Mitarbeiter eine Korrektur für den Vormonat durch und erfassen das Austrittsdatum. (Ausführlich bei > Austritt vergessen)
Zusätzlich muss bei jedem Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten "G36" eingetragen werden. Dadurch wird eine Abmeldung zur Sozialversicherung wegen Systemwechsel mit Grund 36 erzeugt. Mit dem neuen Programm erfolgen Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund 13. Diese Regelung gilt auch, wenn der Wechsel zum 1. Januar erfolgt. Das Austrittsdatum im Quick-Lohn wäre dann der 31.12. des Vorjahres.

2. Schritt:Nachdem Sie nun die Korrekturen für alle Mitarbeiter durchgeführt haben, wählen Sie im aktuellen Monat Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil und dort Systemwechsel.

3. Schritt:Tragen Sie in Konfiguration ändern im Feld Geheimschalter "LSTA" ein, damit keine Null-Lohnsteueranmeldung für den aktuellen Monat verschickt wird.

4. Schritt:Die Beitragsnachweise für den aktuellen Monat erzeugen Sie bitte wie gewohnt. Diese werden jedoch nur noch die Differenzen des Vormonats enthalten. Vom Programm werden Sie gefragt, ob Sie diese unterdrücken oder versenden möchten.
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In der Regel macht es keinen Sinn, da diese Schätzung auch schon die Beitragsnachweise für den Monat enthalten müsste. Treffen Sie mit dem übernehmenden Lohnbuchhalter Absprache, wie damit umgegangen werden soll. Wenn er die Schätzung für den aktuellen Monat erneut meldet, sollten die Restbeträge ebenfalls enthalten sein und den Krankenkassen mitgeteilt werden. Wir empfehlen, das Erstellen der Beitragsnachweise zu unterdrücken, wenn Quick-Lohn nach der Verfahrensweise fragt.

 

5. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und der Lohnnachweis Digital).

6. Schritt:Gehen Sie auf Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden

7. Schritt:Fertigen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung an und heben Sie diese zusammen mit der Datensicherung auf.

1. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt > Datensicherung im Startfenster eine letzte Datensicherung an und verwahren Sie diese gut. Mit dieser Datensicherung können wir Sie bei der > elektronischen Betriebsprüfung (euBP) auch noch jederzeit nach der Quick-Lohn-Nutzung unterstützen.

 

Sonderfall: Die Übergabe an einen Steuerberater oder anderes Programm soll rückgängig gemacht werden.

In diesem Fall führen Sie für alle Mitarbeiter eine Korrekturabrechnung durch. Entfernen Sie das Ende der Beschäftigung und auch die Abmeldung mit Grund 36 (G36 in den Stammdaten des Mitarbeiters). Das Programm storniert die SV-Abmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. (Ausführlich bei > Austritt eines Mitarbeiters rückgängig machen)

Alternativ, wenn Sie sich im Folgemonat nach der Abmeldung befinden, können auch die Mitarbeiter mir Grund 13, Anmeldung wegen Systemwechsels, wieder angemeldet werden.

 

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Variante:

Die an anderer Stelle gemachten Abrechnungen und Meldungen werden storniert und Sie gehen wie in Fall 1 vor.

2. Variante: (BITTE ZUERST ALLE SCHRITTE GENAU LESEN!)

1. Schritt:Erstellen Sie einen neuen Mandanten und lesen Sie hier die letzte Datensicherung ein.

2. Schritt:Schalten Sie das Meldecenter ab. Es dürfen keine Meldungen versendet werden. (Passwort erhalten Sie beim Support)

3. Schritt:Rechnen Sie die Firma fiktiv bis zu dem Monat ab, in dem Sie wieder anfangen abzurechnen.

4. Schritt:Lesen Sie die Mitarbeiter wieder ein.

5. Schritt:WICHTIG: In dem Monat muss nun ein neues Systembeginndatum erfasst werden. Rufen Sie uns an, sobald Sie an der Stelle sind und erfragen Sie das Passwort für diesen Systemwechsel.  

6. Schritt:Schalten Sie das Meldecenter wieder ein.

 

Gerne können Sie hierfür auch einen Schulungstermin bei uns buchen.

3. Variante

Legen Sie die Firma und alle Mitarbeiter neu an.

 

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie unsicher sind, welche Variante für Sie sinnvoll ist!