Nutzung von Quick-Lohn wird beendet

Einige Hinweise vorweg

•Seit dem 01.01.2025 ist jeder Lohnabrechner bei einer Betriebsschließung oder bei einem Wechsel des Abrechnungsprogramms (Systemwechsel) verpflichtet, die euBP-Meldung ohne Aufforderung an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung zu übermitteln. Dort werden die Daten bis zum Ende einer nächsten Betriebsprüfung gespeichert.

•Im Rahmen einer Betriebsschließung bzw. eines Wechsels der Abrechnungssoftware wird in Quick-Lohn nach dem Senden der Meldungen zum Monatsende der Vorgang zur Übermittlung der euBP-Daten automatisch gestartet. Dies sollten Sie nutzen, um die euBP-Meldung zu übermitteln. Sie können an dieser Stelle auch abbrechen, wenn Sie gerade nicht übermitteln wollen, und das Senden der euBP-Meldung später durchführen. Es werden längstens fünf Jahre rückwirkend nach dem Jahr des Systemwechsels gemeldet.

Fall 1: Ein Betrieb wird geschlossen und damit die Lohnbuchhaltung beendet (Betriebsschließung)

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1. Schritt:Verfahren Sie für alle Mitarbeiter so, wie in > wenn ein Mitarbeiter ausscheidet beschrieben.

2. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil "Betriebsschließung". Quick-Lohn erzeugt damit beim Monatsabschluss alle notwendigen Meldungen und Bescheinigungen für die Betriebsschließung (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis-Digital).

3. Schritt:Führen Sie wie gewohnt die Lohnerfassung und den Monatsabschluss durch.

4. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter → Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter - Senden.

5. Schritt:Im Anschluss startet das Programm die Erstellung der euBP-Meldung für spätere Betriebsprüfungen. Führen Sie diesen Vorgang aus und versenden Sie die Daten. Die Rentenversicherung kann bei Bedarf darauf zugreifen. Sollten Sie den Vorgang versehentlich abgebrochen haben, starten Sie diesen manuell über das Menü Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen. > Details

6. Schritt:Drucken Sie über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung die Listen wie sonst auch am Jahresende: Lohnkonto, Lohnjournale (Jahres- und Monatslisten), Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste/Lohnnachweis Digital).

7. Schritt:Erstellen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung und verwahren Sie diese gut.

8. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt Datensicherung → Daten sichern eine letzte > Datensicherung an und verwahren Sie diese gut.
Wichtig: Wählen Sie für Ihre letzte Datensicherung unbedingt die Sicherungsmethode "Eigene Sicherung" und sichern Sie in Ihrem Datenverzeichnis bzw. auf einem USB-Stick, da Ihre Online Sicherung nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Quick-Lohn datenschutzgerecht gelöscht wird. Alle Online-Datensicherungen, die Sie über unsere Plattform erstellt haben, werden nach einer Frist von zwei Jahren gemäß unserer Datenschutzvereinbarung gelöscht. Eine lokale Sicherung sichert Ihre Daten über diesen Zeitraum hinaus.

 

Wenn Sie mit einer Schätzung der SV-Beiträge arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut aktueller Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung im Meldecenter bereitgestellt.

 

Sonderfall: Es wurde vergessen, alle Mitarbeiter im Vormonat ausscheiden zu lassen

Dann fehlen die SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Diese können im auf den Austritt folgenden Monat erzeugt und gesendet werden.

1. Schritt:Führen Sie über das Menü Korrekturabrechnung für alle Mitarbeiter eine Korrektur für den Vormonat durch und erfassen Sie das Austrittsdatum. Im aktuellen Monat löscht das Programm die Mitarbeiterdaten automatisch. (Ausführlich bei > Austritt vergessen).

2. Schritt:Nachdem Sie die Korrekturen durchgeführt haben, wählen Sie im aktuellen Abrechnungsmonat Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil "Betriebsschließung".

3. Schritt:Öffnen Sie das Menü Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % die Ziffer "0" (Null) ein sowie im Feld Geheimschalter das Kürzel "LSTA", damit keine Null-Lohnsteueranmeldung für den aktuellen Monats gesendet wird.

4. Schritt:Die Beitragsnachweise für den aktuellen Monat erzeugen Sie bitte wie gewohnt. Diese werden jedoch nur noch die Differenzen des Vormonats enthalten. Vom Programm werden Sie gefragt, ob Sie diese unterdrücken oder versenden möchten. Die Frage beantworten Sie mit "NEIN".

5. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen und Bescheinigungen für die Betriebsschließung erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis Digital).

6. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter → Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter - Senden.

7. Schritt:Im Anschluss startet das Programm die Erstellung der euBP-Meldung für spätere Betriebsprüfungen. Führen Sie diesen Vorgang aus und versenden Sie die Daten. Die Rentenversicherung kann bei Bedarf darauf zugreifen. Sollten Sie den Vorgang versehentlich abgebrochen haben, starten Sie diesen manuell über das Menü Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen. > Details

8. Schritt:Erstellen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung und verwahren Sie diese gut.

9. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt Datensicherung → Daten sichern eine letzte > Datensicherung an und verwahren Sie diese gut.
Wichtig: Wählen Sie für Ihre letzte Datensicherung unbedingt die Sicherungsmethode "Eigene Sicherung" und sichern Sie in Ihrem Datenverzeichnis bzw. auf einem USB-Stick, da Ihre Online Sicherung nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Quick-Lohn datenschutzgerecht gelöscht wird. Alle Online-Datensicherungen, die Sie über unsere Plattform erstellt haben, werden nach einer Frist von zwei Jahren gemäß unserer Datenschutzvereinbarung gelöscht. Eine lokale Sicherung sichert Ihre Daten über diesen Zeitraum hinaus.

 

Fall 2: Es wird ein anderes Lohnprogramm eingesetzt bzw. die Lohnbuchhaltung wird einem Steuerberater oder Lohnbüro übergeben (Systemwechsel)

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1. Schritt:Verfahren Sie für alle Mitarbeiter so, wie in > wenn ein Mitarbeiter ausscheidet beschrieben. Zusätzlich muss bei jedem Mitarbeiter unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten das Kürzel "G36" eingetragen werden. Damit wird eine Abmeldung zur Sozialversicherung wegen Systemwechsel mit Grund "36" erzeugt. Mit dem neuen Programm erfolgen Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund "13". Diese Regelung gilt auch, wenn der Wechsel zum 01.01. erfolgt. Das Austrittsdatum in Quick-Lohn ist dann der 31.12. des Vorjahres.

2. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil "Systemwechsel". Quick-Lohn erzeugt dann alle notwendigen Meldungen und Bescheinigungen für den Systemwechsel (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldung, UV-Jahresmeldungen, Lohnnachweis Digital).
Manche Lohnprogramme erstellen immer eine Lohnsteuerbescheinigung (LStB) für das gesamte Jahr. Dazu müssen die Bearbeiter die Beträge des Vorabrechners manuell erfassen. Wenn also der neue Abrechner dies so durchführt, sollten Sie das Senden der LStB durch Quick-Lohn unterdrücken mit der Auswahl "Lohnsteuerbescheinigungen bei Systemwechsel unterdrücken".

3. Schritt:Führen Sie wie gewohnt die Lohnerfassung und den Monatsabschluss durch.

4. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter → Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter - Senden.

5. Schritt:Im Anschluss startet das Programm die Erstellung der euBP-Meldung für spätere Betriebsprüfungen. Führen Sie diesen Vorgang aus und versenden Sie die Daten. Die Rentenversicherung kann bei Bedarf darauf zugreifen. Sollten Sie den Vorgang versehentlich abgebrochen haben, starten Sie diesen manuell über das Menü Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen. > Details

6. Schritt:Drucken Sie über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung die Listen wie sonst auch am Jahresende: Lohnkonto, Lohnjournale (Jahres- und Monatslisten), Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste/Lohnnachweis Digital).

7. Schritt:Erstellen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung und verwahren Sie diese gut.

8. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt Datensicherung → Daten sichern eine letzte > Datensicherung an und verwahren Sie diese gut.
Wichtig: Wählen Sie für Ihre letzte Datensicherung unbedingt die Sicherungsmethode "Eigene Sicherung" und sichern Sie in Ihrem Datenverzeichnis bzw. auf einem USB-Stick, da Ihre Online Sicherung nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Quick-Lohn datenschutzgerecht gelöscht wird. Alle Online-Datensicherungen, die Sie über unsere Plattform erstellt haben, werden nach einer Frist von zwei Jahren gemäß unserer Datenschutzvereinbarung gelöscht. Eine lokale Sicherung sichert Ihre Daten über diesen Zeitraum hinaus.

 

Wenn Sie mit einer Schätzung der SV-Beiträge arbeiten und noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, erzeugt Quick-Lohn automatisch die Stornierungen der entsprechenden Beitragsnachweise aus der Schätzung. Gleichzeitig werden die neuen Beitragsnachweise mit den Beiträgen laut aktueller Abrechnung zum Monatsende erzeugt und als versandbereite Meldung im Meldecenter bereitgestellt. Im neuen Lohnprogramm entfällt somit das Vortragen von Differenzen aus dem Vormonat.

 

Sonderfall 2a: Es wurde vergessen, alle Mitarbeiter im Vormonat ausscheiden zu lassen bzw. die Mitteilung erfolgte zu spät

Dann fehlen die SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Diese können im auf den Austritt folgenden Monat erzeugt und gesendet werden.

1. Schritt:Führen Sie über das Menü Korrekturabrechnung für alle Mitarbeiter eine Korrektur für den Vormonat durch und erfassen Sie das Austrittsdatum. (Ausführlich bei > Austritt vergessen)
Zusätzlich muss bei jedem Mitarbeiter unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten das Kürzel "G36" eingetragen werden. Damit wird eine Abmeldung zur Sozialversicherung wegen Systemwechsel mit Grund "36" erzeugt. Mit dem neuen Programm erfolgen Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund "13". Diese Regelung gilt auch, wenn der Wechsel zum 01.01. erfolgt. Das Austrittsdatum in Quick-Lohn ist dann der 31.12. des Vorjahres.

2. Schritt:Nachdem Sie die Korrekturen für alle Mitarbeiter durchgeführt haben, wählen Sie im aktuellen Monat Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und dort bei Aktuell keine Mitarbeiter, weil "Systemwechsel".

3. Schritt:Öffnen Sie das Menü Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und tragen Sie im Feld Geheimschalter "LSTA" ein, damit keine Null-Lohnsteueranmeldung für den aktuellen Monat verschickt wird.

4. Schritt:Die Beitragsnachweise für den aktuellen Monat erzeugen Sie bitte wie gewohnt. Diese werden jedoch nur noch die Differenzen des Vormonats enthalten. Vom Programm werden Sie gefragt, ob Sie diese unterdrücken oder versenden möchten.
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In der Regel macht das Senden keinen Sinn, da diese Beitragsnachweise auch schon die Beiträge für den aktuellen Monat enthalten müssten. Treffen Sie mit dem übernehmenden Lohnbuchhalter eine Absprache, wie damit umgegangen werden soll. Wenn er die Schätzung für den aktuellen Monat erneut meldet, sollten die Restbeträge ebenfalls enthalten sein und den Krankenkassen mitgeteilt werden. Wir empfehlen, das Erstellen der Beitragsnachweise zu unterdrücken, wenn Quick-Lohn nach der Verfahrensweise fragt.

5. Schritt:Führen Sie den Monatsabschluss durch. Vom Programm werden alle notwendigen Meldungen und Bescheinigungen erzeugt (SV-Abmeldungen, ELStAM-Abmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, UV-Jahresmeldungen und der Lohnnachweis Digital).

6. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter → Meldungen prüfen und senden. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter - Senden

7. Schritt:Im Anschluss startet das Programm die Erstellung der euBP-Meldung für spätere Betriebsprüfungen. Führen Sie diesen Vorgang aus und versenden Sie die Daten. Die Rentenversicherung kann bei Bedarf darauf zugreifen. Sollten Sie den Vorgang versehentlich abgebrochen haben, starten Sie diesen manuell über das Menü Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → euBP-Meldung erstellen. > Details

8. Schritt:Erstellen Sie unter dem Menüpunkt Nachdruck / Auswertung → Prüfdateien und Meldungen → DLS-Prüfdateien erstellen eine DLS-Datei für eine spätere Lohnsteuerprüfung und verwahren Sie diese gut.

9. Schritt:Fertigen Sie über den Menüpunkt Datensicherung → Daten sichern eine letzte > Datensicherung an und verwahren Sie diese gut.
Wichtig: Wählen Sie für Ihre letzte Datensicherung unbedingt die Sicherungsmethode "Eigene Sicherung" und sichern Sie in Ihrem Datenverzeichnis bzw. auf einem USB-Stick, da Ihre Online Sicherung nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Quick-Lohn datenschutzgerecht gelöscht wird. Alle Online-Datensicherungen, die Sie über unsere Plattform erstellt haben, werden nach einer Frist von zwei Jahren gemäß unserer Datenschutzvereinbarung gelöscht. Eine lokale Sicherung sichert Ihre Daten über diesen Zeitraum hinaus.

 

Sonderfall 2b: Die Übergabe an einen Steuerberater oder an ein anderes Programm soll rückgängig gemacht werden.

In diesem Fall führen Sie für alle Mitarbeiter eine Korrekturabrechnung durch. Entfernen Sie das Ende der Beschäftigung und auch den Eintrag "G36" im Feld Besonderheiten unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2. Das Programm storniert die SV-Abmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. (Ausführlich bei > Austritt eines Mitarbeiters rückgängig machen)

Alternativ, wenn Sie sich im Folgemonat nach der Abmeldung befinden, können auch die Mitarbeiter mit Grund "13" (Anmeldung wegen Systemwechsel) wieder angemeldet werden.

 

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Variante:

Die an anderer Stelle durchgeführten Abrechnungen und Meldungen werden storniert und Sie gehen wie in Unterfall 2b-i vor.

 

2. Variante: (BITTE ZUERST ALLE SCHRITTE GENAU LESEN!)

1. Schritt:Legen Sie einen neuen Mandanten an und lesen Sie hier die letzte Datensicherung ein.

2. Schritt:Schalten Sie das Meldecenter ab. Es dürfen keine Meldungen versendet werden. (Das notwendige Passwort erhalten Sie beim Kundensupport)

3. Schritt:Rechnen Sie die Firma fiktiv bis zu dem Monat ab, in dem Sie wieder mit der Echt-Abrechnung beginnen möchten.

4. Schritt:Lesen Sie die Mitarbeiter wieder ein.

5. Schritt:WICHTIG: In dem Monat muss nun ein neues Systembeginndatum erfasst werden. Rufen Sie uns an, sobald Sie an der Stelle sind und erfragen Sie das Passwort für diesen Systemwechsel.  

6. Schritt:Schalten Sie das Meldecenter wieder ein.

 

Gern unterstützen wir Sie bei diesem Vorgang auch im Rahmen einer > Individuellen Schulung.

 

3. Variante:

Legen Sie die Firma und alle Mitarbeiter neu an.

 

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie unsicher sind, welche Variante für Sie sinnvoll ist!