Sachbezüge (Arbeitnehmer) weitere

Die Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (z.B. Tagesmutter) sind in voller Höhe steuerfrei. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen (Gebührenbescheid). Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Der Kindergartenzuschuss wird nicht bei der 50-EUR-Freigrenze mit einbezogen.

Aktivieren Sie die Lohnart "Kindergartenzuschuss" im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen).

Geschenke des Arbeitgebers bis zu 60,00 € sind steuerfrei, wenn sie wegen eines persönlichen Anlasses (Geburtstag o. Hochzeit) an den Mitarbeiter ausgegeben wurden. Somit handelt es sich bei diesen Geschenke um Aufmerksamkeiten. Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Dieser Sachbezug wird nicht bei der 50-EUR-Freigrenze mit einbezogen.

In diesem Fall aktivieren Sie im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen) die Lohnart "Sachbezug AN stfrei".

Möchten Sie den Sachbezug bzw. das Geschenk nicht auf der Lohnabrechnung erscheinen lassen. Legen Sie hierfür einen > fiktiven Mitarbeiter wie unter Gruppenunfallversicherung beschrieben an. Bei diesem rechnen Sie die Sachzuwendung ab.

Der Arbeitgeber kann für seine Mitarbeiter gesundheitsfördernde Maßnahmen wie Massagen, Rückenschule o.ä. bis zur Höhe von 600,00 € pro Mitarbeiter im Jahr übernehmen bzw. bezuschussen. Die Förderung eines Mitgliedsbeitrags im Fitnessstudios oder Sportvereins ist hingegen leider nicht förderfähig.  

Der Freibetrag gilt nur für zertifizierte Präventionskurse. Die vom Kursleiter unterschriebene Teilnahmebescheinigung ist als Nachweis in das Lohnkonto des Mitarbeiters abzulegen.

Der Betrag von 600,00 € ist ein Freibetrag. Überschreitet die Leistung des Arbeitgebers also diesen Betrag, so ist lediglich der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Praxis-Tipp: Sind die gesundheitsfördernden Maßnahmen von „überwiegendem betrieblichen Interesse“, weil die Leistungen der Arbeitnehmer gefördert werden sollen, bleibt auch der überschreitende Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei. Hierzu zählen beispielsweise alle Aufwendungen für Sport und Fitnessgeräte, Einrichtungsgegenstände und bauliche Maßnahmen eines betrieblichen Fitnessraums. Möglich sind auch Zuschüsse an Betriebssportgemeinschaften für die Bereitstellung und gemeinschaftlichen Nutzung einer Sporthalle oder eines Sportplatzes.

Gesundheitsfördernde Maßnahmen werden nicht bei der Berechnung der 50-EUR-Freigrenze berücksichtigt.

Aktivieren Sie die Lohnart "Gesundh. Maßn stfr." im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen), wenn diese steuerfrei abgerechnet werden.

Aktivieren Sie die Lohnart "Gesundh. Maßn stpfl" wenn Sie den übersteigenden Teil steuerpflichtig abrechnen.

Das Jobticket, welches zusätzlich zum geschuldeten Entgelt vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, ist ab 2019 wieder steuerfrei. Die Steuerbegünstigung gilt auch für private Fahrten im öffentlichen  Personennahverkehr. Die steuerfreien Leistungen mindern den bei der Steuererklärung als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag (0,30 € je Entfernungskilometer und Arbeitstag). Dadurch soll eine Überbegünstigung gegenüber denjenigen verhindert werden, die die betreffenden Aufwendungen selbst aus ihrem versteuerten Einkommen bezahlen. Zum Nachweis ist das Jobticket in der Lohnsteuerbescheinigung im KZ 17 gemeldet werden. Aktivieren Sie die steuerfreie Lohnart Jobticket im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten. > neue Lohnart aktivieren / anlegen

Das Jobticket wird in die  50-EUR-Freigrenze nicht mit eingerechnet.

Voraussetzungen für die Sachbezugseigenschaft von Gutscheinen und Geldkarten ab 2022 :
Gutscheine und Geldkarten gelten nur noch als Sachbezug, wenn diese ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des ZAG`s (Zahlungsdiensteeaufsichtsgesetzt) erfüllen.
1. Limitierte Netze (Einzelhandelsketten o. regionale Citycards)
2. Limitierte Produktpalette (Tankkarten, Fitnesskarte, Kinokarte)
3. Gutscheine zu sozialen o. steuerlichen Zwecken (Essenmarken)

Ein bei einem Dritten einzulösender Warengutschein ist nur dann ein Sachbezug, wenn die Ware nach Art und Menge konkret bezeichnet ist (z.B. Benzin für 30,00 €, 20 Liter Diesel). Es darf nur den Gutschein geben, nicht das Wahlrecht zwischen Gutschein und Barlohn. Gutscheine werden in die  50-EUR-Freigrenze mit eingerechnet. Aktivieren Sie die steuerfreie Lohnart Tankgutschein bzw. Gutschein im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten. > neue Lohnart aktivieren / anlegen

Ohne Einzelnachweis sind pauschale Entschädigungen für die betriebliche Benutzung eigenen Werkzeugs des Arbeitnehmers bis € 410 (netto ohne Umsatzsteuer) pro Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei frei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für Anschaffung und Instandhaltung nicht übersteigen. Werkzeuge im Sinne § 3 Nr.30 EStG sind nur solche, die einen geringeren Anschaffungspreis als € 410 haben. Bei einem höheren Anschaffungspreis kann es sich laut BFH nicht mehr um Werkzeug als geringwertiges Wirtschaftsgut handeln.

Bei € 410 übersteigenden Beträgen kommt mit Nachweis der Auslagenersatz in Betracht. Pauschaler Auslagenersatz kann mit € 50 pro Monat geleistet werden, wenn die pauschale Abgeltung im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entspricht, was anhand der durchschnittlichen Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten belegt werden kann. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung sieht § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV vor, dass nach § 37b Abs. 1 EStG pauschalbesteuerte Sachzuwendungen kein Arbeitsentgelt zur Sozialversicherung darstellen und damit beitragsfrei sind. Da für die eigenen Mitarbeiter des die Sachzuwendung gewährenden Unternehmens die Pauschalversteuerung allerdings nur nach § 37b Abs. 2 EStG zum Zuge kommen kann, sind diese beitragspflichtig.

Die Pauschalierung von Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer ist nach § 37b Abs. 2 EStG für folgende Sondertatbestände gesetzlich ausgeschlossen worden: Firmenwagengestellung, Bewertung von geldwerten Vorteilen mit Sachbezugswerten wie z.B. bei Mahlzeiten, Rabattfreibetrag z.B. bei Personaleinkauf, Überlassung von Vermögensbeteiligungen (§ 19a EStG) und Pauschalierung von Sachzuwendungen (§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, Abs. 2 EStG).

Um zu beurteilen, ob etwas pauschal besteuert werden darf, lesen Sie bitte § 40 des Einkommensteuergesetzes (EStG). 
Um zu beurteilen, ob eine pauschal besteuerte Lohnart sozialversicherungspflichtig ist, lesen Sie bitte  § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und stimmen Sie sich bitte hierzu mit Ihrem Steuerberater ab.

Nutzt der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit seinen eigenen PKW, darf der Arbeitgeber (seit 2009 wieder) einen Zuschuss von 0,30 € je km (bis 20 Kilometer) gewähren und hierauf die pauschale Lohnsteuer in Höhe von 15% übernehmen. Ab dem 21. Kilometer beträgt die Entfernungspauschale 0,38 € (in 2023) je km.

Für die Pauschalversteuerung aktivieren Sie die Lohnart "Fahrgeld Pausch.-St" im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen).

Der Arbeitgeber kann freiwillig als zusätzliche Leistung eine Erholungsbeihilfe zahlen. Diese muss in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub oder einer Erholungsmaßnahme stehen, darf aber keinesfalls ein zustehendes Urlaubsgeld ersetzen. Wenn die Beihilfe vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert wird, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Sie sollten nachweisen können, dass die Beihilfe zweckgemäß verwendet wurde (Reisequittung, Hotelrechnung oder schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers).

Jährliche Höchstgrenzen erfragen Sie bitte bei Ihrer Krankenkasse.

Für die Pauschalversteuerung aktivieren Sie die Lohnart "Erholungsbeihilfe" im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen).

Telefon,- Computer,- Internet-kosten bis zu 50,00 € monatlich kann der Arbeitgeber übernehmen und mit 25% pauschal versteuern, wenn die Kosten des Arbeitnehmers mehr als 600,00 € im Jahr betragen.

Für die Pauschalversteuerung aktivieren Sie die im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen) die Lohnart "Sachbezug AN pau 25%".

Für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gilt eine monatliche Freigrenze von 50,00 € pro Arbeitnehmer pro Monat. Beim Überschreiten der Freigrenze, ist der komplette Wert der Sachzuwendung mit dem pauschalen Steuersatz von 30 % zu versteuern.

Wird die Grenze nicht überschritten aktivieren Sie im Menü Stammdatenverwaltung → Lohnarten (> neue Lohnart aktivieren / anlegen) die Lohnart "Sachzuw. AN st-fr.".

Wenn der Sachbezug die Freigrenze überschritten, aktivieren Sie die Lohnart "Sachbezug AN pau 30%" an (ausführliche Hinweise zum Anlegen einer neuen Lohnart > hier).

Achtung:

Zusätzlich zu den 50,00 € bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60,00 € steuerfrei. Lesen Sie hierfür unter > Geschenke an Mitarbeiter.