Schätzung der SV-Beiträge beeinflussen

Einige Hinweise vorweg

•Quick-Lohn ermöglicht es Ihnen, die im aktuellen Monat zu entrichtenden Beiträge zur Sozialversicherung (SV) zu schätzen. In manchen Fällen - etwa bei Aus- oder Eintritten von Mitarbeitern - kann die Schätzung recht ungenau sein, wenn Sie sie den tatsächlichen Bruttolohnsummen nicht anpassen. Solche Schätzungsdifferenzen werden mit der tatsächlichen Abrechnung am Monatsende ermittelt und im Folgemonat durch Quick-Lohn automatisch berücksichtigt und mit gemeldet.

•Wenn Sie solche Differenzen lieber vorher minimieren möchten, haben Sie in Quick-Lohn die unten stehenden Möglichkeiten.

achtungBeachten Sie dabei: Die Abrechnung bleibt immer korrekt - egal ob Sie eingreifen oder nicht. Auch wenn Sie die Schätzung nicht beeinflussen, entstehen keine Fehler. Quick-Lohn verrechnet entstandene Differenzen zwischen Schätzung und Endabrechnung automatisch im Rahmen der Schätzung im Folgemonat.

 

Beispielfälle

Fall 1: Ein Mitarbeiter tritt ein

Ziel: Die Schätzung für den aktuellen Monat soll bereits die Beiträge für den neuen Mitarbeiter enthalten, obwohl für diesen Mitarbeiter kein Wert aus dem Vormonat vorliegt.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer Krankenkasse (KK) versichert ist, der bereits andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und wählen Sie dort die KK aus, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert höher als 100 ein, der dem Bruttolohnzuwachs durch den neuen Mitarbeiter entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne durch den neuen Mitarbeiter 12.500,00 € anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „125“ als Schätzung in das Feld. Quick-Lohn erhöht die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Wenn der Mitarbeiter in einer neuen Krankenkasse (KK) versichert ist:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und legen Sie die neue KK im System an. > Wie lege ich eine neue KK an?

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % den voraussichtlichen monatlichen Bruttolohn des Mitarbeiters im Format „2000 B“ (das B ist unbedingt nötig) ein. Quick-Lohn schätzt dann auf dieser Basis. Hilfreich ist hier für eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger- oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 2: Ein Mitarbeiter scheidet mitten im aktuellen Monat aus (z. B. zum 15. des Monats)

Ziel: Die Schätzung soll berücksichtigen, dass die Beiträge für diesen Mitarbeiter nur noch anteilig in der Schätzung enthalten sind.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer Krankenkasse (KK) versichert war, der noch andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnsumme durch den Austritt des Mitarbeiters entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter 7.500,00 € anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „75“ in das Feld.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Wenn der Mitarbeiter als einziger in der Krankenkasse (KK) versichert war:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % den anteiligen monatlichen Bruttolohn, der noch an den Mitarbeiter gezahlt wird, im Format „2000B“ (das B ist unbedingt nötig) ein.

Übrigens: Wahrscheinlich werden trotz des Eingriffs Differenzen zur Endabrechnung entstehen. Deshalb wird die Krankenkasse in der Regel im Folgemonat noch einmal einen Beitragsnachweis erhalten – Sie müssen sich darum nicht gesondert kümmern.

 

tipp Für beide Fälle gilt: Die Schätzung des Folgemonats wird Quick-Lohn so anpassen, dass dieser (dann ausgetretene) Mitarbeiter nicht mehr berücksichtigt wird. Für den Folgemonat müssen Sie also nichts tun.

 

Fall 3: Ein Mitarbeiter wechselt die Krankenkasse (KK)

Ziel: Die Beträge sollen bereits an die neue KK gesendet werden und nicht mehr an die alte KK.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer KK versichert war, der bereits andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und wählen Sie dort die KK aus, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnabnahme durch den KK-Wechsel entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der ebenfalls in dieser KK versicherten Mitarbeiter durch den Wechsel 7.500,00 € anstatt bislang 10.000,00 €, tragen Sie „75“ in das Feld ein.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

3. Schritt:Um den Mitarbeiter in der neuen KK mit zu berücksichtigen > s. Fall 1 (Ein Mitarbeiter tritt ein)

➢Wenn der Mitarbeiter in einer KK allein versichert war:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und wählen Sie dort die KK aus, in welcher der Mitarbeiter versichert ist

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % den Wert „0“ ein.

3. Schritt:Um den Mitarbeiter in der neuen KK mit zu berücksichtigen > s. Fall 1 (Ein Mitarbeiter tritt ein)

Übrigens: Da in der Regel aus dem Vormonat noch Differenzen zu verrechnen sind, wird die KK noch einmal einen Beitragsnachweis erhalten – Sie müssen sich darum nicht gesondert kümmern.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger- oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 4: Änderungen der Bruttolöhne wegen Erkrankung über 6 Wochen, Kurzarbeit, Saison-Kurzarbeitergeld, Mutterschaftsgeld oder anderen Fehlzeiten bzw. wegen hoher Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld)

Ziel: Möglichst genaue Anpassung der Schätzung gemäß der Änderungen.

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Anmerkung: Bei nicht gravierenden Änderungen empfiehlt es sich, nicht korrigierend in die Schätzung einzugreifen.

➢Bruttolöhne erhöhen sich:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und wählen Sie dort die KK aus, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert höher als 100 ein, der dem Bruttolohnzuwachs in der entsprechenden KK entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der Bruttolöhne im nächsten Monat 12.500,00 € anstatt bislang 10.000,00 €, tragen Sie „125“ als Schätzung in das Feld ein.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Bruttolöhne sinken:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und wählen Sie dort die KK aus, in welcher der Mitarbeiter versichert ist

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnabnahme in der entsprechenden KK entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der Bruttolöhne im nächsten Monat 7.500,00 € anstatt bislang 10.000,00 €, tragen Sie „75“ in das Feld ein.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

Übrigens: Bei Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld) wird die Schätzung des Folgemonats automatisch gekürzt.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung für diese Krankenkasse auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger- oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 5: Sie führen die erste Lohnabrechnung mit Quick-Lohn durch

Ziel: Die SV-Beiträge für den aktuellen Abrechnungsmonat sollen erstmals geschätzt und noch ausstehende Differenzen aus dem Vormonat berücksichtigt und verrechnet werden.

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung und erfassen Sie dort mindestens die Firmendaten und legen Sie alle Krankenkassen (KK) an. > Informationen zu Firmendaten > Wie lege ich eine neue KK an?

2. Schritt:Wählen Sie im Hauptmenü von Quick-Lohn den Menüpunkt Lohnabrechnung und wählen Sie dort Konfiguration ändern. Prüfen Sie, dass im Feld Schätzung SV-Beiträge eine "1" eingetragen ist. Falls das nicht so ist, tragen Sie die 1 (Schätzung auf Basis Vormonat) ein.

3. Schritt:Verlassen Sie die Konfiguration mit Speichern und gehen Sie nun auf Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und wählen Sie dort die erste KK aus.

4. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % den geschätzten monatlichen Bruttolohn aller Mitarbeiter in der betreffenden Krankenkasse im Format „10000B“ ein (das B ist unbedingt nötig). Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

5. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 4 für alle KK.

6. Schritt:Verlassen Sie die Stammdatenverwaltung und wählen Sie im Menü Lohnabrechnung den Menüpunkt Erfassung Vorträge für Krankenkassen. Diese Funktion ist nur im Monat des Systembeginns verfügbar.

7. Schritt:Geben Sie hier die Differenzen aus der Abrechnung des Vormonats ein. Nutzen Sie dazu z. B. die Schätzung und Endabrechnung des letzten Monats der bisherigen Software. In vielen Lohnprogrammen gibt es dafür auch eine extra Differenzliste. Diese Differenzen meldet Quick-Lohn in der aktuellen Schätzung dann mit. Achtung: Für die Richtigkeit der Beträge sind Sie selbst verantwortlich.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger- oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 6: Erster Monat nach einer Betriebsumwandlung

Ziel: Die SV-Beiträge für den kommenden Monat werden erstmals geschätzt, ausstehende Differenzen sind nicht vorhanden (da es sich um einen neuen Betrieb handelt).

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und wählen Sie dort die erste Krankenkasse (KK) aus.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % den geschätzten monatlichen Bruttolohn der Mitarbeiter in der betreffenden KK im Format „10000B“ ein (das B ist unbedingt nötig). Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

3. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 2 für alle KK.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger- oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 7: Der gesamte Betrieb wird geschlossen

Ziel: Auch wenn jetzt keine Lohnabrechnungen mehr durchgeführt werden, sind im Folgemonat noch die Differenzen zwischen geschätzten und tatsächlichen SV-Beiträgen zu melden. Sind die Differenzen negativ, bekommt der Betrieb sogar Geld zurück. Ansonsten muss der Rest nachgezahlt werden.

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Konfiguration ändern.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % den Wert „0“ ein. Diese Vorgabe gilt dann für alle Krankenkassen (KK).

3. Schritt:Führen Sie – wie üblich – eine Schätzung durch. Es werden dann nur die ausstehenden Beträge an die KK gemeldet. > zur ausführlichen Anleitung