Schätzung der SV-Beiträge beeinflussen

Einige Hinweise vorweg

•Quick-Lohn ermöglicht es Ihnen, die im aktuellen Monat zu entrichtenden Beiträge zur Sozialversicherung (SV) zu schätzen. In manchen Fällen - etwa bei Aus- oder Eintritten von Mitarbeitern - kann die Schätzung recht ungenau sein, wenn Sie sie den tatsächlichen Bruttolohnsummen nicht anpassen. Solche Schätzdifferenzen werden mit der tatsächlichen Abrechnung am Monatsende ermittelt und im Folgemonat durch Quick-Lohn automatisch berücksichtigt und mit gemeldet.

•Wenn Sie solche Differenzen lieber vorher minimieren möchten, haben Sie in Quick-Lohn die unten stehenden Möglichkeiten.

achtungBeachten Sie dabei: Die Abrechnung bleibt immer korrekt - egal ob Sie eingreifen oder nicht. Auch wenn Sie die Schätzung nicht beeinflussen, entstehen keine Fehler. Quick-Lohn verrechnet entstandene Differenzen zwischen Schätzung und Endabrechnung automatisch im Rahmen der Schätzung im Folgemonat.

 

Beispielfälle

Fall 1: Ein Mitarbeiter tritt ein

Ziel: Die Schätzung für den aktuellen Monat soll bereits die Beiträge für den neuen Mitarbeiter enthalten, obwohl für diesen Mitarbeiter kein Wert aus dem Vormonat vorliegt.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer Krankenkasse (KK) versichert ist, der bereits andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert größer als 100 ein, der dem Bruttolohnzuwachs durch den neuen Mitarbeiter entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter nun 12.500,00 € (inklusive des neuen Mitarbeiters), anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „125“ als Schätzung in das Feld ein. Quick-Lohn erhöht die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Wenn der Mitarbeiter in einer neuen Krankenkasse (KK) versichert ist:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und legen Sie die neue KK im System an. > Wie lege ich eine neue KK an?

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % den voraussichtlichen monatlichen Bruttolohn des Mitarbeiters im Format „2000B“ (das B ist unbedingt nötig) ein. Quick-Lohn schätzt dann auf dieser Basis.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 2: Ein Mitarbeiter scheidet mitten im aktuellen Monat aus (z. B. zum 15. des Monats)

Ziel: Die Schätzung für den aktuellen Monat soll die Beiträge für den ausscheidenden Mitarbeiter nur noch anteilig enthalten.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer Krankenkasse (KK) versichert war, der noch andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnminderung durch den ausgeschiedenen Mitarbeiter entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter nun 7.500,00 € (inklusive des zum 15. d. M. ausscheidenden Mitarbeiters), anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „75“ als Schätzung in das Feld ein. Quick-Lohn vermindert die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Wenn der Mitarbeiter als einziger in einer Krankenkasse (KK) versichert war:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % den anteiligen monatlichen Bruttolohn, der noch an den Mitarbeiter gezahlt wird, im Format „2000B“ (das B ist unbedingt nötig) ein. Quick-Lohn schätzt dann auf dieser Basis.

Übrigens: Wahrscheinlich werden trotz des Eingriffs Differenzen zur Endabrechnung entstehen. Deshalb wird die Krankenkasse in der Regel im Folgemonat noch einmal einen Beitragsnachweis erhalten – Sie müssen sich darum nicht gesondert kümmern.

 

tipp Für beide Fälle gilt: Die Schätzung des Folgemonats wird Quick-Lohn so anpassen, dass dieser (dann ausgeschiedene) Mitarbeiter nicht mehr berücksichtigt wird. Für den Folgemonat müssen Sie also nichts tun.

 

Fall 3: Ein Mitarbeiter wechselt die Krankenkasse (KK)

Ziel: Die Beträge sollen bereits an die neue KK gesendet werden und nicht mehr an die alte KK.

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➢Wenn der Mitarbeiter in einer Krankenkasse (KK) versichert war, der noch andere Mitarbeiter angehören:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnminderung durch den KK-Wechsel entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter durch den Wechsel nun 7.500,00 €, anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „75“ als Schätzung in das Feld ein. Quick-Lohn vermindert die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

3. Schritt:Um den Mitarbeiter in der neuen KK mit zu berücksichtigen > s. Fall 1 (Ein Mitarbeiter tritt ein)

➢Wenn der Mitarbeiter als einziger in einer Krankenkasse (KK) versichert war:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert war.

2. Schritt:Tragen Sie im Feld Beitragsschätzung in % den Wert „0“ ein.

3. Schritt:Um den Mitarbeiter in der neuen KK mit zu berücksichtigen > s. Fall 1 (Ein Mitarbeiter tritt ein)

Übrigens: Da in der Regel aus dem Vormonat noch Differenzen zu verrechnen sind, wird die KK noch einmal einen Beitragsnachweis erhalten – Sie müssen sich darum nicht gesondert kümmern.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 4: Änderungen der Bruttolöhne wegen Erkrankung über 6 Wochen, Kurzarbeit, Saison-Kurzarbeitergeld, Mutterschaftsgeld oder anderen Fehlzeiten bzw. wegen hoher Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld)

Ziel: Möglichst genaue Anpassung der Schätzung gemäß der Änderungen.

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Anmerkung: Bei nicht gravierenden Änderungen empfiehlt es sich, nicht korrigierend in die Schätzung einzugreifen.

➢Bruttolöhne erhöhen sich:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert höher als 100 ein, der dem Bruttolohnzuwachs in der entsprechenden KK entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter nun 12.500,00 € (inklusive der Erhöhung), anstatt bislang 10.000,00 €, setzen Sie „125“ als Schätzung in das Feld ein. Quick-Lohn erhöht die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

➢Bruttolöhne sinken:

1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die KK, in welcher der Mitarbeiter versichert ist.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert kleiner als 100 ein, der der Bruttolohnminderung in der entsprechenden KK entspricht.
 
Beispiel:
Beträgt die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter nun 7.500,00 € (inklusive der Minderung), anstatt bislang 10.000,00 €, tragen Sie „75“ als Schätzung in das Feld ein. Quick-Lohn vermindert die Schätzung damit um 25%.
 
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

Übrigens: Bei Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld) wird die Schätzung des Folgemonats automatisch gekürzt – Sie müssen sich darum nicht gesondert kümmern.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 5: Sie führen die erste Lohnabrechnung mit Quick-Lohn durch

Ziel: Die SV-Beiträge für den aktuellen Abrechnungsmonat sollen erstmals geschätzt und noch ausstehende Differenzen aus dem Vormonat berücksichtigt und verrechnet werden.

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung und erfassen Sie dort mindestens die Firmendaten und legen Sie alle Krankenkassen (KK) an. > Informationen zu Firmendaten > Wie lege ich eine neue KK an?

2. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Konfiguration ändern. Prüfen Sie, ob im Feld Schätzung SV-Beiträge eine "1" eingetragen ist. Falls nicht, tragen Sie die "1" ein, damit Quick-Lohn eine Schätzung auf Basis des Vormonats durchführt. Verlassen Sie dieses Menü mit Esc - Verlassen & Speichern.

3. Schritt:Wählen Sie anschließend Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten und dort die erste KK aus.

4. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter im Format „10000B“ (das B ist unbedingt nötig) ein.
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

5. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 4 für alle KK.

6. Schritt:Verlassen Sie die Stammdatenverwaltung und wählen Sie im Menü Lohnabrechnung den Menüpunkt Vorbereitung 1. Schätzung SV-Beiträge. Diese Funktion ist nur im Monat des Systembeginns verfügbar.

7. Schritt:Geben Sie hier die Differenzen aus der Abrechnung des Vormonats ein. Nutzen Sie dazu z. B. die Schätzung und Endabrechnung des letzten Monats der bisherigen Software. In vielen Lohnprogrammen gibt es dafür auch eine extra Differenzliste. Diese Differenzen meldet Quick-Lohn in der aktuellen Schätzung dann mit. Achtung: Für die Richtigkeit der Beträge sind Sie selbst verantwortlich, die erfassten Werte können nicht geprüft werden. Wenn die Differenz einer KK gleich Null beträgt, wählen Sie die Schaltfläche Für diese Kasse sind keine Differenzen vorhanden.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 6: Erster Monat nach einer Betriebsumwandlung

Ziel: Die SV-Beiträge für den aktuellen Abrechnungsmonat sollen erstmals geschätzt werden, ausstehende Differenzen sind nicht vorhanden (da es sich um einen neuen Betrieb handelt).

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung --> Stammdatenverwaltung --> Krankenkassendaten und dort die erste Krankenkasse (KK) aus.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % die Summe der monatlichen Bruttolöhne der in dieser KK versicherten Mitarbeiter im Format „10000B“ (das B ist unbedingt nötig) ein.
Hilfreich ist hierfür eventuell auch die Liste aller Mitarbeiter, die dieser Krankenkasse zugeordnet sind. Hierfür klicken Sie in der letzten Zeile auf Details.

3. Schritt:Wiederholen Sie Schritt 2 für alle KK.

Beachten Sie bitte:
Quick-Lohn ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis von Standardannahmen. Abweichungen, die sich z. B. aus Midijob, freiwilliger oder privater KV, Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk ergeben, werden bei der nächsten Schätzung als Differenz automatisch ausgeglichen.

 

Fall 7: Der gesamte Betrieb wird geschlossen

Ziel: Auch wenn jetzt keine Lohnabrechnungen mehr durchgeführt werden, sind im Folgemonat noch die Differenzen zwischen geschätzten und tatsächlichen SV-Beiträgen zu melden. Sind die Differenzen negativ, bekommt der Betrieb sogar noch Geld von der jeweiligen Krankenkasse zurück. Anderenfalls muss der Rest nachgezahlt werden.

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1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Konfiguration ändern.

2. Schritt:Geben Sie im Feld Beitragsschätzung in % den Wert „0“ ein. Diese Vorgabe gilt dann für alle Krankenkassen (KK).

3. Schritt:Führen Sie – wie gewohnt – eine Schätzung durch. Es werden nur noch die ausstehenden Differenzbeträge an die KK gemeldet. > zur ausführlichen Anleitung