Sonderzahlung für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter

Einige Hinweise vorweg

•Für die Urlaubsabgeltung in Ihrem Gewerk finden Sie unter > Maler-, > Dachdecker-, > Bau-, >Gerüstbaubetriebe)

•Diese unten beschrieben Vorgehensweisen sind nur anwendbar, wenn es sich wirklich um eine Sonderzahlung handelt.
Bei Nachzahlungen von laufendem Arbeitslohn gilt:
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Laufende Entgeltbestandteile müssen immer dem Abrechnungsmonat zugeordnet werden, in dem sie entstanden sind. Eine Vereinfachungsregelung, dass diese als Einmalzahlung behandelt und en bloc einem Abrechnungsmonat zugeordnet werden können, gilt nur wenn sie noch im laufenden Jahr, spätestens bis März des Folgejahres ausgezahlt werden.
Durch die Nachzahlung von geschuldetem Arbeitslohn wird ein bereits früher entstandener Entgeltanspruch beglichen. Hat der Arbeitgeber also keinen bzw. einen zu niedrigen Lohn gezahlt und nimmt er später die notwendige Berichtigung vor, so ist er verpflichtet, die Beitragsberechnung der jeweiligen Monate neu aufzurollen und die notwendigen Korrekturen der jeweiligen Beitragsnachweise sowie die Berichtigungen der Jahresmeldungen/Abmeldung vorzunehmen.
Das bedeutet, dass in solchen Fällen Korrekturabrechnungen durchgeführt werden müssen (> Korrekturabrechnung).

Wurden die Abrechnungen für die betreffenden Monate noch von einem anderen Abrechner bzw. mit einem anderen Lohnprogramm durchgeführt, so ist das im aktuell verwendeten Lohnprogramm nicht möglich. Entweder führt der Vorabrechner die Korrekturen durch oder die Meldungen müssen über das SV-Meldeportal erfolgen, nachdem vorher außerhalb des Programms die korrekten Beiträge und Auszahlungsbeträge ermittelt wurden.

 

•Die Vereinfachungsregelung greift nicht für die Stundenabgeltung eines bereits ausgeschiedenen Mitarbeiters. In diesem Fall sind Sonderregelungen zu berücksichtigen. Verfahren Sie bitte entsprechend den Erläuterungen unter > Arbeitszeitkonto auflösen.

So rechnen Sie die Sonderzahlung für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter in Quick-Lohn ab

Fall 1: Sonderzahlung und der Mitarbeiter ist im aktuellen Jahr oder im Vorjahr ausgetreten

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1. Schritt:Gehen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten auf den Button Ausgetretene Mitarbeiter anzeigen.

2. Schritt:Wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter-Einlesen. Es erscheint die Meldung "Mitarbeiter xxx wurde zuletzt abgerechnet im Monat xxxx - "Sollen die Daten wieder eingelesen werden? ". Antworten Sie mit Ja. Anschließend fragt Quick-Lohn, ob ein neues Arbeitsverhältnis beginnt. Antworten Sie jetzt mit Nein. Quick-Lohn setzt bei Beginn und Ende der Beschäftigung jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein.

3. Schritt:Die Steuerklasse wird vom Programm automatisch ermittelt.
-> "6" und bei ELStAM "2" (Nebenarbeitgeber) → wenn der Mitarbeiter bisher mit Steuerklasse 1, 2, 3, 4, oder 5 abgerechnet wurde.
-> "EP" → Bei einem Minijobber mit Steuerklasse EP gilt diese auch für die Sonderzahlung, wenn die Sonderzahlung die Jahresentgeltgrenze des Minijobs nicht übersteigt. Prüfen Sie bitte unbedingt, ob die Voraussetzung für einen Minijob noch vorliegen. Im Zweifel legen Sie die Stammdaten sv-pflichtig an (s. Fall 2).
-> "--" (steuerfrei) →  seltener Fall, z. B. ausländischer > Grenzgänger. Auch die Sonderzahlung mit Steuerklasse "--" abgerechnet.

4. Schritt:Kontrollieren Sie die übernommenen Stammdaten und beachten Sie folgendes:
-> Tragen Sie im Feld Voraus. JAL inkl. SDZ den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ein (ohne die Verdienste bei anderen Arbeitgebern).

5. Schritt:Gehen Sie in die Lohnerfassung und rechnen Sie die Sonderzahlung ab.

 

Fall 2: Sonderzahlung und der Mitarbeiter ist im aktuellen Jahr oder im Vorjahr ausgetreten. Während des Zeitraums die Beschäftigung von sv.pflichtig auf geringfügig (oder umgekehrt) gewechselt hat.

Wenn der Mitarbeiter innerhalb des o. g. Zeitraums die Beschäftigung gewechselt hat und somit teilweise erst sv-pflichtig und später geringfügig beschäftigt war, ist die Sonderzahlung dem letzten voll sv-pflichtigen Entgelt zuzuordnen. Die Mitarbeiterdaten sind entsprechend sv-pflichtig anzulegen.

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1. Schritt:Gehen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten auf den Button Ausgetretene Mitarbeiter anzeigen.

2. Schritt:Wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Mitarbeiter aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter-Einlesen. Es erscheint die Meldung "Mitarbeiter xxx wurde zuletzt abgerechnet im Monat xxxx - "Sollen die Daten wieder eingelesen werden? ". Antworten Sie mit Ja. Anschließend fragt Quick-Lohn, ob ein neues Arbeitsverhältnis beginnt. Antworten Sie jetzt mit Nein. Quick-Lohn setzt bei Beginn und Ende der Beschäftigung jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein.

3. Schritt:Die Steuerklasse wird vom Programm automatisch ermittelt:
→ "6" und bei ELStAM "2" (Nebenarbeitgeber),
→ "--" (steuerfrei) →  seltener Fall, z. B. ausländischer Grenzgänger. Auch die Sonderzahlung mit Steuerklasse "--" abgerechnet.

4. Schritt:Ändern Sie die übernommenen Stammdaten von geringfügig auf sv-pflichtig und beachten Sie folgendes:
→ Beginn/Ende Versicherungspflicht (nur wenn diese Felder nicht ohnehin schon automatisch vom Programm ausgefüllt wurden): jeweils der erste des aktuellen Monats.
→ Personengruppe: 101 (> Altersrentner abweichend).
→ Beitragsgruppe: 1111 (> Altersrentner abweichend).
→ Krankenkassen-Nr. / Umlagekassen-Nr.: statt Knappschaft die "echte" Krankenkasse einsetzen (ggf. > Krankenkasse neu anlegen).
→ Voraus. JAL inkl. SDZ: Tragen Sie den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ein (ohne die Verdienste bei anderen Arbeitgebern).

5. Schritt:Gehen Sie in die Lohnerfassung und rechnen Sie die Sonderzahlung ab.

 

Fall 3: Sonderzahlung und der Mitarbeiter ist vor dem Vorjahr ausgetreten

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Erfassen Sie die Mitarbeiterdaten neu wie bei einem > privat krankenversicherten Mitarbeiter. Bei Beginn und Ende der Beschäftigung tragen Sie jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein. Das Feld Beginn/Ende SV-Pflicht bleibt frei.

Beachten Sie bei der Steuerklasse:
-> Tragen Sie bei Lohnsteuerklasse den Wert "6" ein.
-> Tragen Sie im Feld Voraus. JAL inkl. SDZ den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ein (ohne die Verdienste bei anderen Arbeitgebern).

 

achtung        In allen Fällen beachten Sie bei der Lohnerfassung:

•Sie erfassen keine gearbeiteten Stunden oder Tage.

•Alle Lohnarten bis auf die Sonderzahlung (z. B. Nachzahlung, Urlaubsabgeltung, Std-Abgeltung) haben den Wert 0.

•Die Beschäftigungstage sind 0 (Null).

•Vom Programm wird der Wert Voraus. JAL inkl. SDZ ermittelt und geprüft. Bei einer Abweichung wird Ihnen ein Hinweis dazu angezeigt. Auf die Frage, ob dieser Wert übernommen werden soll, antworten Sie mit Ja.

 

rechtlicherhintergrund        So geht Quick-Lohn mit der Sonderzahlung um

•Die Sonderzahlung wird immer dem letzten Beschäftigungsmonat des aktuellen Jahres zugeordnet. In Abhängigkeit vom Beschäftigungsende ermittelt Quick-Lohn die Sozialversicherungsbeiträge nach den verschiedenen Varianten. Wenn Rentenversicherungsbeiträge anfallen, erzeugt das Programm eine SV-Meldung mit Grund 54: Meldung eines einmalig gezahlten Entgelts. Wenn nicht, wird im Januar des Folgejahres das Entgelt (nur für die Berufsgenossenschaft) zu Prüfungszwecken mit einer Meldung mit Grund 92 an die Rentenversicherung gemeldet.
 
Beschäftigungsende vor 2023 und Sonderzahlung im Jahr 2024.
Da keine SV-Tage in 2024 angefallen sind, ist die Sonderzahlung komplett beitragsfrei.
 
Beschäftigungsende im Jahr 2023 und Sonderzahlung bis März 2024.
Das Programm wendet die > Märzklauselregelung an. Abhängig vom Verdienst des Vorjahres ist gegebenenfalls der gesamte Betrag beitragspflichtig.
 
Beschäftigungsende im Jahr 2023 und Sonderzahlung ab April 2024.
Die Sonderzahlung ist komplett beitragsfrei.
 
Beschäftigungsende Januar oder Februar 2024 und Sonderzahlung bis März 2024.
Die Sonderzahlung ist beitragspflichtig, allerdings nur in Höhe der anteiligen Jahresbemessungsgrenze. Wird diese durch die Sonderzahlung überschritten, wird die > Märzklauselregelung angewendet.
 
Beschäftigungsende im Jahr 2024 und Sonderzahlung ab April 2024.
Die Sonderzahlung ist beitragspflichtig, allerdings nur in Höhe der anteiligen Jahresbemessungsgrenze der abgerechneten Monate des aktuellen Jahres. Die > Märzklauselregelung gilt hier nicht.

 

Sonderfall: Sonderzahlung und der Mitarbeiter wurde bis zu seinem Austritt nicht mit Quick-Lohn abgerechnet

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In diesem Fall können die Mitarbeiterdaten nicht wieder eingelesen werden, der Mitarbeiter muss zunächst neu angelegt werden. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Legen Sie den > Mitarbeiter neu an.
Als Beginn und Ende der Beschäftigung tragen Sie jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein.

2. Schritt: Im Feld Beginn/Ende SV-Pflicht tragen Sie die Angaben ein, die im zurückliegenden Austrittsmonat gültig waren.

3. Schritt:Steuermerkmale:
-> "6" und bei ELStAM "2" (Nebenarbeitgeber) → wenn der Mitarbeiter bisher mit Steuerklasse 1, 2, 3, 4, oder 5 abgerechnet wurde.
-> "--" (steuerfrei) →  seltener Fall, z. B. ausländischer Grenzgänger. Auch die Sonderzahlung wird mit Steuerklasse "--" abgerechnet..

4. Schritt:Beachten Sie zudem folgendes:
-> In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 tragen Sie im Feld Besonderheiten den Wert "SDZ" ein.
-> In den Mitarbeiterdaten / Vortrag erfassen Sie die bis zu seinem Austritt aufgelaufenen KV-, RV-, AV-, und PV-Tage sowie die dazugehörigen Bruttobeträge. Nur so kann Quick-Lohn korrekte SV-Beiträge ermitteln.