Steuernummernwechsel
Inhalt
Einige Hinweise vorweg
•Ein Steuernummernwechsel wird notwendig bei einer Betriebsumwandlung oder bei Umstrukturierungen in den Finanzämtern.
•Alle Mitarbeiter, bei denen eine Steuerklasse hinterlegt ist und beim ELStAM-Verfahren angemeldet sind, werden von Quick-Lohn unter der alten Steuernummer abgemeldet, damit eine Anmeldung auf die neue Steuernummer erfolgen kann.
Achtung: Diese Abmeldungen beziehen sich nur auf das ELStAM-Verfahren. Eine "reguläre" Abmeldung der Mitarbeiter über das Austrittsdatum ist nicht notwendig!
•Sie können die neue Steuernummer und das neue Finanzamt erst in Quick-Lohn eintragen, wenn alle Mitarbeiter erfolgreich vom ELStAM-Verfahren abgemeldet sind.
So gehen Sie vor
1. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten und wählen Sie bei Steuernummer Ändern. Anschließend setzten Sie das Häkchen bei Steuernummernwechsel durchführen. Quick-Lohn erzeugt damit alle notwendigen ELStAM-Abmeldungen. Ist der Button Ändern bei Ihnen nicht sichtbar, trgen Sie die neue Steuernummer direkt ein (weiter ab 5. Schritt).
2. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. In der Liste werden Ihnen die ELStAM-Abmeldungen angezeigt. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden.
3. Schritt:Nun warten Sie 1-2 Tage und rufen dann über Lohnabrechnung → Meldecenter über Rückmeldungen abrufen die Rückmeldungen ab. Das Finanzamt wird die Antworten in der Regel innerhalb von 5 Werktagen zum Abruf bereit stellen.
4. Schritt:Erst wenn alle Abmeldebestätigungen empfangen wurden, ändern Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten die Steuernummer. Falls jetzt ein anderes Finanzamt zuständig ist, passen Sie auch das Feld Name Nr. Finanzamt an. Nachdem Sie Ihre neue Steuernummer eingetragen haben, erzeugt Quick-Lohn für alle Mitarbeiter automatisch eine Anmeldung mit der neuen Steuernummer.
5. Schritt:Gehen Sie zum Menüpunkt Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. In der Liste werden Ihnen die ELStAM-Anmeldungen angezeigt. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden. Die Antwort mit den Steuermerkmalen vom Finanzamt erhalten Sie im nächsten Abrechnungsmonat mit der Rückmeldedatei.
Wenn der Steuernummernwechsel irrtümlich vorgenommen wurde
Sie haben den Steuernummernwechsel irrtümlich gestartet und... Fall 1: Sie haben bisher nur die ELStAM-Abmeldungen mit der alten Steuernummer über das Meldecenter gesendet: •Sie erhalten vom Finanzamt innerhalb von 5 Werktagen eine Abmeldebestätigung. Nachdem Sie diese Rückmeldung empfangen haben, ändern Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten die Steuernummer (bspw. nur die letzte Ziffer). Ihre Eingabe bestätigen Sie vorläufig mit Esc - Bild verlassen + speichern. •Im Anschluss tragen Sie in Firmendaten wieder die richtige Steuernummer ein. Danach gehen Sie im Hauptmenü in Lohnabrechnung → Meldecenter. Wählen Sie dort Meldungen prüfen und senden. In der Liste werden Ihnen die ELStAM-Anmeldungen angezeigt. Versenden Sie die versandbereiten Meldungen mit Enter-Senden. Als Antwort vom Finanzamt erhalten Sie die Steuermerkmale Ihrer Mitarbeiter (ca. 1-5 Tage später). Fall 2: Sie haben die ELStAM-Anmeldungen mit einer neuen ("falschen") Steuernummer bereits über das Meldecenter versendet: •Wenn die Steuernummer nicht korrekt war, kommt in jedem Fall eine Fehler-Rückmeldung vom Finanzamt als Antwort zurück. Nachdem Sie diese Rückmeldung empfangen haben, ist es möglich, die Steuernummer wieder zu ändern. Wiederholen Sie den Vorgang Steuernummernwechsel (s. oben) ab dem 4. Schritt. |
Sie erhalten eine Fehlermeldung
Es kommt vor, dass beim Finanzamt die neue Steuernummer noch nicht als Arbeitgeber aktiviert wurde. In dem Fall erhalten Sie die Rückmeldung, dass die Steuernummer als Arbeitgeber nicht bekannt ist.
Fragen Sie in dem Fall beim zuständigen Finanzamt nach, ob bei der Steuernummer auch das Arbeitgeberkennzeichen gesetzt wurde. Quick-Lohn wird nun automatisch in festen Abständen weitere ELStAM-Anmeldeversuche starten um nun die Anmeldung zu erhalten. Sie können in der Zeit trotzdem weiter arbeiten und die Mitarbeiter mit den Ihnen bekannten Steuerklassen abrechnen.