Überweisen / Zahlungsliste

Folgen Sie von der Startseite aus dem Pfad Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und legen Sie dort im Feld Art der Überweisungen fest, wie Sie die Überweisungsfunktion nutzen wollen. Folgende Möglichkeiten gibt es:

Wenn Sie bei der Art der Überweisungen die Zahlungsliste ("5") ausgewählt haben, hinterlegen Sie bei den Bankverbindungen nur den Zahlungsempfänger im Feld Kontoinhaber.

Bei allen anderen Arten der Überweisung benötigen Sie zudem die Bankverbindungen. Diese können Sie wie folgt hinterlegen:

•Für Mitarbeiter:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → Bankverb. 1 + Bankverb. 2 werden die Bankverbindungen jedes Mitarbeiters für die Auszahlung des Lohns, für VL-Beiträge, Altersvorsorge und Pfändung angelegt.

•Für Krankenkassen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten werden die Bankverbindungen der jeweiligen Krankenkasse hinterlegt.

•Für das Unternehmen selbst:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten muss die Standardbankverbindung Ihrer Firma eingetragen werden, da sie für AAG-Erstattungsanträge unbedingt benötigt wird. Außerdem kann hier die Bankverbindung des Finanzamtes (für die Lohnsteuer) hinterlegt werden.
Eine oder weitere Bankverbindungen vom Unternehmen, legen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen an. Verwenden Sie hierfür nur die Überweisungsnummern 94991 - 94999. Sind mehrere Firmenbankverbindungen angelegt, kann das gewünschte Konto bei jedem Überweisen ausgewählt werden.

•Weitere Bankverbindungen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen können prinzipiell alle Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden. Allerdings muss dazu von Ihnen immer eine Überweisungsnummer eingegeben (vergeben) werden. Je nach Art der Überweisung sind unterschiedliche Gruppen von Überweisungsnummern von Quick-Lohn vorgegeben, z.B. bei weiteren Bankverbindungen für die Firma die Überweisungsnummern 94991 - 94999. Ausführliche Informationen zu dieser Thematik finden Sie unter > Details zu den Überweisungsnummern.
 
Auch über Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungslisten → Einzelne Überweisung erzeugen / anlegen können beliebige Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden.

Wenn Mitarbeiter Barzahlungen erhalten oder Krankenkassen per Lastschrift die Beiträge einziehen und diese auch auf der Überweisungs-/Zahlungsliste erscheinen sollen, dann erfassen Sie

•den Kontoinhaber und

•klicken Sie entsprechend auf:

o"Barzahlung" - bei Barauszahlung

o"Lastschrift" - bei den Zahlungsempfängern mit Lastschrift

Diese Zahlungen erscheinen auf der Zahlungsliste unter der Rubrik Barzahlung bzw. Lastschrift und dienen hier zur Information für die Buchhaltung.

Mit dieser Vorgehensweise werden sofort alle Überweisungen (Zahlungen) erzeugt. Das setzt aber voraus, dass der Monatsabschluss bereits durchgeführt wurde.

Wählen Sie dafür in Lohnabrechnung → Überweisen/Zahlungsliste → Alle Überweisungen (Zahlungen) Monatsende. Ändern Sie den Monat, wenn die Überweisung/Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Sie erhalten dabei eine Prüfliste und im Anschluss die Überweisungsliste (Zahlungsliste). Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Wählen Sie Ja für weitere Überweisungsbeträge hinzufügen oder Nein und folgen dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Gruppenweise Überweisungen können erst durchgeführt werden, nachdem die Verdienstbelege der Mitarbeiter gedruckt wurden, für die Sie eine Überweisung erstellen möchten. Wählen in Lohnabrechnung → Überweisen/Zahlungsliste. Ändern Sie den Monat, wenn die Überweisung/Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Im Anschluss können Sie die Auswahl für einen einzelnen Mitarbeiter treffen oder für mehrere / alle Mitarbeiter. Wählen Sie dafür die notwendigen Gruppen aus:

•Abschläge
Vorauszahlungen an die Mitarbeiter.

•Auszahlungsbeträge
Auszahlungsbeträge sind die Zahlungen an die Mitarbeiter.

•VL1 - Beträge
Vermögenswirksamen Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•VL2 - Beträge
Vermögenswirksamen Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•Altersvorsorge
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen  gezahlt werden.

•Pfändungen
Einbehaltene Pfändungsbeträge, die an die Gläubiger gezahlt werden.

•Altersvorsorge 2
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen  gezahlt werden.

•Beiträge und Steuern
Beiträge für alle Krankenkassen und das Finanzamt (im Baugewerbe auch für die ZVK und die Winterbaukasse) werden erst erzeugt, nachdem der Monatsabschluss erzeugt wurde.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Wählen Sie Ja für weitere Überweisungsbeträge hinzufügen oder Nein und folgen dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Es ist möglich, einzelne Überweisungsbeträge zu erzeugen, z.B. den Überweisungsbetrag für das Finanzamt verringern, wenn etwa ein Guthaben zu verrechnen ist.

Über die Auswahlliste wählen Sie den entsprechenden Zahlungsempfänger aus und hinterlegen im Feld Betrag den Überweisungsbetrag. Anschließend bestätigen Sie diese Zahlung mit Klick auf F6-Diese Überweisung speichern.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Für den Druck der Überweisungsliste (Zahlungsliste) wählen Sie den Menüpunkt Überweisungsliste (Zahlungsliste). Es erfolgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Wählen Sie Ja für weitere Überweisungsbeträge hinzufügen oder Nein und folgen dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Regelmäßige Überweisungen mit gleichlautenden Beträgen (z.B. Abschlagszahlungen) können Sie hinterlegen und unabhängig von der Lohnabrechnung zu jeder Zeit durchführen. Dafür tragen Sie zudem in den Bankverbindungsdaten im Feld Betrag den Überweisungsbetrag ein.

Sie können die Auswahl für einen einzelnen Mitarbeiter treffen oder für mehrere Mitarbeiter.Wählen Sie dafür die notwendigen Beträge aus:

•Abschläge
Abschläge sind Vorauszahlungen an die Mitarbeiter. Wenn Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten in der Lohnart "Abschlagszahlung" im Feld Fester Betrag / %-Satz den Wert "BV" hinterlegen, wird in der Lohnerfassung bei dieser Lohnart der in der Bankverbindung eingetragene Betrag automatisch negativ eingesetzt.

•VL - Beträge
Vermögenswirksamen Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 10000 sind nur die VL 1 Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 20000 sind die VL 2 Beträge.

•Altersvorsorge
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen  gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 30000 sind nur die Altersvorsorge 1 Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 70000 sind die Altersvorsorge 2 Beträge.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Wählen Sie Ja für weitere Überweisungsbeträge hinzufügen oder Nein und folgen dem Druckassistenten. Es erfolgt der Druck der Überweisungsliste (Zahlungsliste).

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und Überweisen dann erneut.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Sollte sich aus einer Korrekturabrechnung noch eine Auszahlungsdifferenz für den Mitarbeiter ergeben, welche bei der nächsten Überweisung berücksichtigt werden soll, dann hinterlegen Sie diese Einstellung im Programm im Menü Lohnabrechnung → Konfigurationen ändern → Korrektur-Überweisung.

Hier legen Sie fest, ob die Auszahlungsdifferenzen aus Korrekturen in der nächsten Überweisung dem Mitarbeiter mit ausgezahlt bzw. abgezogen werden soll.

Sollten Sie diesen Schalter in einem Monat mal ändern müssen, dann denken Sie unbedingt im nächsten Monat daran, diesen wieder zurückzustellen.

Quick-Lohn trägt in die SEPA-Überweisungsdateien als Ausführungsdatum den 01.01.1999 ein. Das bedeutet lt. Richtlinie, dass die Bank dieses Datum durch das Datum des nächsten Verarbeitungslaufs ersetzt. Das funktioniert bei fast allen Bankinstituten. Manche allerdings lehnen die Datei wegen eines falschen Datums ab. Der Grund dafür ist uns nicht bekannt.

Davon betroffene Kunden können daher selbst ein Ausführungsdatum eingeben. Tragen Sie dafür im Bereich Lohnabrechnung → Konfiguration ändern im Feld Geheimschalter den Wert "RED+" ein. Beim Überweisen werden Sie dann nach dem Datum gefragt.
Diese Funktionalität können Sie auch nutzen, wenn die Überweisungen wirklich zu einem bestimmten Datum erfolgen sollen.

Beachten Sie: Wenn Sie z.B. den 01.07.2023 eintragen und die Datei erst am 02.07.2023 oder später versenden, werden alle Überweisungen wegen zu altem Datum abgelehnt! Legen Sie also ein Datum nur dann fest, wenn Sie sicher sind, dass die Bank die Überweisungsdatei auch wirklich an diesem Tag noch verarbeitet.

Bankverbindungen werden in Quick-Lohn über Überweisungsnummern geführt. Beim Anlegen der Bankverbindungen in den Mitarbeiterdaten, Firmendaten, Krankenkassendaten, Baubeitragsdaten erfolgt die Zuordnung automatisch. Nur wenn Bankverbindungen über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen angelegt werden, ist es erforderlich, dass Sie als Anwender mit Überweisungsnummern arbeiten.

Die Überweisungsnummern sind wie folgt geordnet:

Das Überweisen erfolgt dann wie in der Beschreibung zum Punkt > Überweisungen (Zahlungsliste) erstellen.