![]() | Quick-Lohn kann für alle fälligen Zahlungen aus Lohn und Gehalt (z. B. Auszahlungsbeträge, VL-Beträge, Altersvorsorgebeträge, SV-Beiträge, Lohnsteuern) eine Überweisungs-/Zahlungsliste und auch die entsprechende SEPA-Austauschdatei für Ihre Banking-Software erzeugen. |
Dafür ist es wichtig, dass Sie einmalig die Bankverbindungen aller Zahlungsempfänger hinterlegen und festlegen, wie Quick-Lohn die notwendigen Überweisungen ausgibt. |
Wenn Sie feststellen, dass der Zahlbetrag in der Überweisungsliste nicht stimmt, dann können Sie den Überweisungsvorgang wiederholen. Dafür verlassen Sie den Menüpunkt Überweisen / Zahlungsliste komplett, damit der zuvor gespeicherte Zahlbetrag gelöscht wird. Danach starten Sie wie gewohnt den Überweisungsvorgang erneut. Tipp: Im oberen rechten Bereich wird Ihnen immer die Summe aller Zahlungen angezeigt. |
Wie Sie die Art der Überweisung festlegen
Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und legen Sie dort im Feld Art der Überweisungen fest, wie Sie die Überweisungsfunktion nutzen wollen.
Barzahlung oder Lastschrift: Siehe > Wie Sie Barzahler und Lastschriften erfassen/ändern
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Wie Sie die Bankverbindungen / Zahlungsempfänger anlegen
Wenn Sie unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern → Art der Überweisungen die Zahlungsliste ("5") ausgewählt haben, hinterlegen Sie bei den Bankverbindungen nur den Namen des Zahlungsempfängers im Feld Empfänger. Bei allen anderen Arten der Überweisung benötigen Sie zudem die Bankverbindungen, d. h. für Inlandszahlungen die IBAN und für Auslandszahlungen zusätzlich den BIC. Diese hinterlegen Sie wie folgt: •Für Mitarbeiter: •Für Krankenkassen: •Für das Unternehmen selbst sowie für das Finanzamt: •Weitere Bankverbindungen:
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Wie Sie Barzahler und Lastschriften erfassen/ändern
Wenn Mitarbeiter Barzahlungen erhalten oder Krankenkassen per Lastschrift die Beiträge einziehen und diese ebenso auf der Überweisungs-/Zahlungsliste erscheinen sollen, dann erfassen Sie den Namen des Zahlungsempfängers im Feld Empfänger und wählen entsprechend aus: •Barzahlung - bei Zahlungsempfängern, mit den Barzahlung vereinbart ist •Lastschrift - bei Zahlungsempfängern, mit denen Lastschrifteinzug vereinbart ist
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Wie Sie Überweisungen (eine Zahlungsliste) erstellen bzw. ändern
Mit dieser Vorgehensweise werden sofort alle Überweisungen (Zahlungen) erzeugt. Das setzt aber voraus, dass der Monatsabschluss bereits durchgeführt wurde. Wählen Sie dafür Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Alle Überweisungen Monatsende. Ändern Sie den Monat, falls die Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Nach dem Klick auf OK wird die Prüfliste aller Überweisungen angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter, wenn alles korrekt ist. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste. Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang. Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.
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Gruppenweise Überweisungen können erst durchgeführt werden, nachdem die Verdienstbelege der Mitarbeiter gedruckt worden sind, für welche Sie eine Überweisung erstellen möchten. Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste und anschließend die gewünschte Gruppe: •Auszahlungsbeträge: •VL1-Beträge: •VL2-Beträge: •Altersvorsorge: •Pfändungen: •Altersvorsorge 2: •Beiträge und Steuern: Ändern Sie den Monat, falls die Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Im Anschluss können Sie einen einzelnen oder mehrere/alle Mitarbeiter (über deren Personalnummer) auswählen. Nach dem Klick auf OK wird die Prüfliste aller Überweisungen angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter, wenn alles korrekt ist. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste. Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang. Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.
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Es ist möglich, einzelne Überweisungen zu erzeugen bzw. zu ändern, z. B. den Überweisungsbetrag an das Finanzamt zu verringern, wenn etwa ein Guthaben zu verrechnen ist. Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Einzelne Überweisung erzeugen / anlegen. In der Auswahlliste markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf die Schaltfläche Enter - Auswählen. Hinterlegen Sie im Feld Betrag den gewünschten Überweisungsbetrag und/oder ändern Sie den Eintrag im Feld Verw.-Zweck. Anschließend bestätigen Sie diese Änderung mit einem Klick auf F6 - Diese Überweisung speichern. Wiederholen Sie die Änderung der Zahlung bei Bedarf für weitere Empfänger. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Schließen Sie dieses Untermenü mit Esc - Schließen. Für den Druck der Überweisungsliste (Zahlungsliste) wählen Sie im Anschluss den Menüpunkt Überweisungsliste. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste. Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang. Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.
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Regelmäßige Überweisungen mit gleichlautenden Beträgen (z. B. Abschlagszahlungen) können Sie hinterlegen und unabhängig von der Lohnabrechnung zu jeder Zeit durchführen. Dafür tragen Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → Bankverb. 1 + Bankverb. 2 im Feld Betrag zudem den Überweisungsbetrag ein. Sie können die Auswahl für einen einzelnen oder für mehrere Mitarbeiter treffen. Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste und anschließend die gewünschte Gruppe: •Abschläge: •VL-Beträge: •Altersvorsorge: Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste. Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang. Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details. |
Sonderfall: Nachzahlungen bzw. Rückforderungen aus Korrekturen beim Überweisen berücksichtigen
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Wie Sie die SEPA-Austauschdatei erzeugen und weitere Optionen festlegen
Voraussetzung für die Erzeugung einer SEPA-Austauschdatei ist der Druck einer > Überweisungen (Zahlungsliste). 1. Schritt:Direkt im Anschluss wählen Sie im Menü Überweisen / Zahlungsliste den Button SEPA-Austauschdatei erzeugen. 2. Schritt:Zunächst legen Sie den für Sie passenden Speicherort für die SEPA-Austauschdatei fest. Geben Sie den vollständigen Pfad und den Namen der zu erzeugenden Datei direkt hier ein oder nutzen Sie den nachstehenden Button zum Wählen des Ablageorts direkt in Ihrer Ordnerstruktur. 3. Schritt:Zusätzlich treffen Sie bei Bedarf nachfolgend die gewünschte Auswahl:
4. Schritt:Bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK. |
Überweisungsnummern in Quick-Lohn
Bankverbindungen werden in Quick-Lohn über Überweisungsnummern geführt. Beim Anlegen der Bankverbindungen in den Menüs Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten / Firmendaten / Krankenkassendaten / Baubeitragsdaten erfolgt die Zuordnung automatisch. Nur wenn Bankverbindungen über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen angelegt werden, ist es erforderlich, dass Sie als Anwender mit Überweisungsnummern arbeiten. Die Überweisungsnummern sind wie folgt geordnet:
Das Erzeugen von Überweisungen selbst haben wir unter > Überweisungen (Zahlungsliste) erstellen beschrieben.
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