Überweisen / Zahlungsliste

Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und legen Sie dort im Feld Art der Überweisungen fest, wie Sie die Überweisungsfunktion nutzen wollen. Folgende Möglichkeiten gibt es:

5	Nur eine Zahlungsliste erstellen (ohne Bankverbindungen, ohne Überweisungen)
8	SEPA-Datenaustausch Home-Banking-Datei im XML-Format (IBAN/BIC).
103	SEPA-Überweisungsformular Format A4 (IBAN/BIC)
123	SEPA-Scheckformular Format A4 (IBAN/BIC)
1	SEPA-Überweisungsformular endlos (IBAN/BIC Unterschrift oben)
2	SEPA-Überweisungsformular endlos (IBAN/BIC Unterschrift unten)
z. B. 1 2	Formular 1 mit zweistelligem linken Rand
0/23/25	Scheckdruck mit 0/23/25-Zeilen-Talon endlos
Lastschriften	Siehe > Wie Sie Barzahler und Lastschriften erfassen/ändern
Barzahlung	Siehe > Wie Sie Barzahler und Lastschriften erfassen/ändern

Wenn Sie bei der Art der Überweisungen die Zahlungsliste ("5") ausgewählt haben, hinterlegen Sie bei den Bankverbindungen nur den Zahlungsempfänger im Feld Kontoinhaber.

Bei allen anderen Arten der Überweisung benötigen Sie zudem die Bankverbindungen. Diese können Sie wie folgt hinterlegen:

•Für Mitarbeiter:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → Bankverb. 1 + Bankverb. 2 werden die Bankverbindungen jedes Mitarbeiters für die Auszahlung des Lohns, für VL-Beiträge, Altersvorsorge und Pfändung angelegt.

•Für Krankenkassen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten werden die Bankverbindungen der jeweiligen Krankenkasse hinterlegt.

•Für das Unternehmen selbst:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten muss die Standardbankverbindung Ihrer Firma eingetragen werden, da sie für AAG-Erstattungsanträge unbedingt benötigt wird. Außerdem kann hier die Bankverbindung des Finanzamtes (für die Lohnsteuer) hinterlegt werden.
Eine oder weitere Bankverbindungen vom Unternehmen, legen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen an. Verwenden Sie hierfür nur die Überweisungsnummern 94991 - 94999. Sind mehrere Firmenbankverbindungen angelegt, kann das gewünschte Konto bei jedem Überweisen ausgewählt werden.

•Weitere Bankverbindungen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen können prinzipiell alle Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden. Allerdings muss dazu von Ihnen immer eine Überweisungsnummer eingegeben (vergeben) werden. Je nach Art der Überweisung sind unterschiedliche Gruppen von Überweisungsnummern von Quick-Lohn vorgegeben, z. B. bei weiteren Bankverbindungen für die Firma die Überweisungsnummern 94991 - 94999. Ausführliche Informationen zu dieser Thematik finden Sie unter > Details zu den Überweisungsnummern.

Auch über Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungslisten → Einzelne Überweisung erzeugen / anlegen können beliebige Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden.

Wenn Mitarbeiter Barzahlungen erhalten oder Krankenkassen per Lastschrift die Beiträge einziehen und diese auch auf der Überweisungs-/Zahlungsliste erscheinen sollen, dann erfassen Sie den Kontoinhaber und wählen entsprechend aus:

•"Barzahlung" - bei Barauszahlung

•"Lastschrift" - bei den Zahlungsempfängern mit Lastschrift

Mit dieser Vorgehensweise werden sofort alle Überweisungen (Zahlungen) erzeugt. Das setzt aber voraus, dass der Monatsabschluss bereits durchgeführt wurde.

Wählen Sie dafür in Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Alle Überweisungen Monatsende. Ändern Sie den Monat, wenn die Überweisung/Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Sie erhalten dabei eine Prüfliste und im Anschluss die Überweisungsliste (Zahlungsliste). Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Treffen Sie die Auswahl, ob Sie weitere Überweisungen hinzufügen oder direkt die Überweisungsliste anzeigen möchten und folgen Sie dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort und die weiteren > Optionen festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Gruppenweise Überweisungen können erst durchgeführt werden, nachdem die Verdienstbelege der Mitarbeiter gedruckt wurden, für die Sie eine Überweisung erstellen möchten. Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste und anschließend die gewünschten Gruppen:

•Abschläge:
Vorauszahlungen an die Mitarbeiter.

•Auszahlungsbeträge:
Auszahlungsbeträge sind die Zahlungen an die Mitarbeiter.

•VL1 - Beträge:
Vermögenswirksamen Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•VL2 - Beträge:
Vermögenswirksamen Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•Altersvorsorge:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden.

•Pfändungen:
Einbehaltene Pfändungsbeträge, die an die Gläubiger gezahlt werden.

•Altersvorsorge 2:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden.

•Beiträge und Steuern:
Beiträge für alle Krankenkassen und das Finanzamt (im Baugewerbe auch für die ZVK und die Winterbaukasse) werden erst erzeugt, nachdem der Monatsabschluss erzeugt wurde.

Ändern Sie den Monat, wenn die Überweisung/Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Im Anschluss können Sie die Auswahl für einen einzelnen Mitarbeiter treffen oder für mehrere/alle Mitarbeiter.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Treffen Sie die Auswahl, ob Sie weitere Überweisungen hinzufügen oder direkt die Überweisungsliste anzeigen möchten und folgen Sie dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort und die weiteren > Optionen festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Es ist möglich, einzelne Überweisungsbeträge zu erzeugen, z. B. den Überweisungsbetrag für das Finanzamt verringern, wenn etwa ein Guthaben zu verrechnen ist.

Über die Auswahlliste wählen Sie den entsprechenden Zahlungsempfänger aus und hinterlegen im Feld Betrag den Überweisungsbetrag. Anschließend bestätigen Sie diese Zahlung mit Klick auf F6 - Diese Überweisung speichern.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Für den Druck der Überweisungsliste (Zahlungsliste) wählen Sie den Menüpunkt Überweisungsliste. Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Treffen Sie die Auswahl, ob Sie weitere Überweisungen hinzufügen oder direkt die Überweisungsliste anzeigen möchten und folgen Sie dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort und die weiteren > Optionen festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Regelmäßige Überweisungen mit gleichlautenden Beträgen (z. B. Abschlagszahlungen) können Sie hinterlegen und unabhängig von der Lohnabrechnung zu jeder Zeit durchführen. Dafür tragen Sie zudem in den Bankverbindungsdaten im Feld Betrag den Überweisungsbetrag ein.

Sie können die Auswahl für einen einzelnen Mitarbeiter treffen oder für mehrere Mitarbeiter. Wählen Sie dafür die notwendigen Beträge aus:

•Abschläge:
Abschläge sind Vorauszahlungen an die Mitarbeiter. Wenn Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten in der Lohnart "Abschlagszahlung" im Feld Fester Betrag / %-Satz den Wert "BV" hinterlegen, wird in der Lohnerfassung bei dieser Lohnart der in der Bankverbindung eingetragene Betrag automatisch negativ eingesetzt.

•VL-Beträge:
Vermögenswirksame Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 10000 sind nur die VL 1 Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 20000 sind die VL 2 Beträge.

•Altersvorsorge:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 30000 sind nur die Altersvorsorge 1 Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 70000 sind die Altersvorsorge 2 Beträge.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Anschließend kommt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungsbeträge hinzufügen wollen. Treffen Sie die Auswahl, ob Sie weitere Überweisungen hinzufügen oder direkt die Überweisungsliste anzeigen möchten und folgen Sie dem Druckassistenten.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie auch eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie anschließend SEPA-Austauschdatei erzeugen. Nachdem Sie den Speicherort und die weiteren > Optionen festgelegt haben, bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Sollte sich aus einer Korrekturabrechnung noch eine Auszahlungsdifferenz für den Mitarbeiter ergeben, welche bei der nächsten Überweisung berücksichtigt werden soll, dann hinterlegen Sie diese Einstellung im Programm im Menü Lohnabrechnung → Konfigurationen ändern → Korrektur-Überweisung.

Hier legen Sie fest, ob die Auszahlungsdifferenzen aus Korrekturen in der nächsten Überweisung dem Mitarbeiter mit ausgezahlt bzw. abgezogen werden soll.

Eintrag	Was passiert mit der Auszahlungsdifferenz	Bemerkungen
0	Differenzen werden mit dem Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats in einer Summe überweisen.	Der Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats wird mit der Differenz aus der Korrektur verrechnet (negative Diff.) bzw. zusammen addiert (positive Diff.).
1	Positive Auszahlungsdifferenzen aus einer Korrektur werden nicht mit dem Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats in einer Summe überwiesen.	Diese sind separat außerhalb des Programms zu überweisen.
2	Wie 1, zusätzlich werden auch negative Auszahlungsdifferenzen (also Rückforderungen) nicht in der Überweisung des aktuellen Monats verrechnet.	Der Arbeitnehmer zahlt diesen Betrag selbst zurück.

Sollten Sie diesen Schalter in einem Monat mal ändern müssen, dann denken Sie unbedingt im nächsten Monat daran, diesen wieder zurückzustellen.

Voraussetzung für die Erzeugung einer SEPA-Austauschdatei ist der Druck einer > Überweisungen (Zahlungsliste).

1. Schritt:Direkt im Anschluss wählen Sie im Menü Überweisen / Zahlungsliste den Button SEPA-Austauschdatei erzeugen.

2. Schritt:Zunächst legen Sie den für Sie passenden Speicherort für die SEPA-Austauschdatei fest. Geben Sie den vollständigen Pfad und Namen der zu erzeugenden Datei direkt hier ein. Nutzen Sie auch den nachstehenden Button zum leichten Wählen des Ablageorts in Ihrem Verzeichnis.

3. Schritt:Bei Bedarf wählen Sie eine der weiteren Optionen:
Details

•Gewünschter Ausführungstag:

ofrühestmöglich:
Die Ausführung der Überweisungen soll frühestmöglich erfolgen. Quick-Lohn trägt in die SEPA-Austauschdatei als Ausführungsdatum den 01.01.1999 ein. Das bedeutet lt. Richtlinie, dass die Bank dieses Datum durch das Datum des nächsten Verarbeitungslaufs ersetzt. Das funktioniert bei fast allen Bankinstituten. Manche allerdings lehnen die Datei wegen eines falschen Datums ab. Der Grund dafür ist uns nicht bekannt. Davon betroffene Kunden wählen bitte die nächste Variante und geben ein Ausführungsdatum ein.

oam:
Geben Sie das gewünschte Ausführungsdatum selbst ein, wenn die Überweisungen zu einem bestimmten Datum erfolgen sollen. Dieser von Ihnen angegebene Tag wird dann in der SEPA-Austauschdatei hinterlegt. Beachten Sie: Dieser Ausführungstag darf nicht in der Vergangenheit liegen. Die SEPA-Austauschdatei muss spätestens an diesem Tag vor 14:00 Uhr bei Ihrer Bank vorliegen. Wenn Sie z. B. den 01.07.2024 eintragen und die Datei erst am 02.07.2024 oder später versenden, werden alle Überweisungen wegen zu altem Datum abgelehnt! Legen Sie also ein Datum nur dann fest, wenn Sie sicher sind, dass die Bank die Überweisungsdatei auch wirklich an diesem Tag noch verarbeitet.

•Ergänze den Dateinamen mit Monat-Jahr des relevanten Abrechnungsmonats:
Beim Schreiben der SEPA-Austauschdatei wird der gewählte Dateiname um die Angabe Monat-Jahr ergänzt. Als Datum wird der aktuelle Abrechnungsmonat oder - wenn zutreffend - der gewählte Abrechnungsmonat der Überweisungen verwendet. Aus "SEPA.xml' wird z. B. "SEPA 09-2024.xml".

•Zeige Protokoll über die Erstellung der SEPA-Austauschdatei:
Aktivieren Sie diese Option, wenn nach der SEPA-Erstellung ein Protokoll dazu angezeigt werden soll.

•Öffne das Verzeichnis der Austauschdatei nach Erstellung:
Nach der Erstellung der SEPA-Austauschdatei wird das Verzeichnis (der Ablageort) dieser Datei direkt geöffnet.

•Schreibe BIC immer in Überweisungsdaten:
Für nationale SEPA-Transaktionen ist der BIC nicht notwendig (IBAN-Only-Verfahren). Quick-Lohn schreibt daher den BIC nur für Transaktionen mit ausländischer IBAN. Aktivieren Sie diese Option, wenn der BIC immer gespeichert werden soll.

4. Schritt:Bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Bankverbindungen werden in Quick-Lohn über Überweisungsnummern geführt. Beim Anlegen der Bankverbindungen in den Mitarbeiterdaten, Firmendaten, Krankenkassendaten, Baubeitragsdaten erfolgt die Zuordnung automatisch. Nur wenn Bankverbindungen über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen angelegt werden, ist es erforderlich, dass Sie als Anwender mit Überweisungsnummern arbeiten.

Die Überweisungsnummern sind wie folgt geordnet:

Überweisungsnummer	Was wird überwiesen	Erläuterung
Wie die Pers.-Nr.	Auszahlung/Abschlag	z. B. 100 (Mitarbeiternummer 0100 von Mitarbeiter Mustermann)
Pers.-Nr. + 10000	VL 1.Vertrag	z. B. 10100 (VL für Mitarbeiter Mustermann)
Pers.-Nr. + 20000	VL 2.Vertrag	z. B. 20100 (VL für Mitarbeiter Mustermann)
Pers.-Nr. + 30000	Altersvorsorge	z. B. 30100 (Altersvorsorge für Mustermann)
Pers.-Nr. + 40000	Pfändung	z. B. 40100 (Pfändung für Mustermann)
Pers.-Nr. + 50000	frei für weitere Bankverbindungen d. Mitarbeiter
Pers.-Nr. + 60000	frei für weitere Bankverbindungen d. Mitarbeiter
Pers.-Nr. + 70000	Altersvorsorge 2	z. B. 70100 (Altersvorsorge 2 für Mustermann)
80000 - 89999	Reserve	Bitte nicht benutzen.
90000 - 94000	frei für beliebige Bankverbindungen
94991 - 94999	frei für weitere Bankverbindungen d. Firma

Das Überweisen erfolgt dann wie in der Beschreibung zum Punkt > Überweisungen (Zahlungsliste) erstellen.