Überweisen / Zahlungsliste

Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Konfiguration ändern und legen Sie dort im Feld Art der Überweisungen fest, wie Sie die Überweisungsfunktion nutzen wollen.
Folgende Möglichkeiten gibt es:

5	Nur eine Zahlungsliste erstellen (ohne Bankverbindungen, ohne Überweisungen)
8	SEPA-Datenaustauschdatei für Bankprogramme im XML-Format (IBAN/BIC).
103	SEPA-Überweisungsformular Format A4 (IBAN/BIC)
123	SEPA-Scheckformular Format A4 (IBAN/BIC)
0	Scheckdruck endlos, z. B. 0/23/25 Scheckdruck mit 0/23/25-Zeilen-Talon endlos
1	SEPA-Überweisungsformular endlos (IBAN/BIC, Unterschrift oben), z. B. 1 2 Formular 1 mit 2-stelligem linken Rand
2	SEPA-Überweisungsformular endlos (IBAN/BIC, Unterschrift unten)

Barzahlung oder Lastschrift: Siehe > Wie Sie Barzahler und Lastschriften erfassen/ändern

Wenn Sie unter Lohnabrechnung → Konfiguration ändern → Art der Überweisungen die Zahlungsliste ("5") ausgewählt haben, hinterlegen Sie bei den Bankverbindungen nur den Namen des Zahlungsempfängers im Feld Empfänger.

Bei allen anderen Arten der Überweisung benötigen Sie zudem die Bankverbindungen, d. h. für Inlandszahlungen die IBAN und für Auslandszahlungen zusätzlich den BIC.

Diese hinterlegen Sie wie folgt:

•Für Mitarbeiter:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → Bankverb. 1 + Bankverb. 2 werden die Bankverbindungen jedes Mitarbeiters für die Auszahlung des Lohnes/Gehaltes, für VL-Beträge, Altersvorsorgebeträge und Pfändungsbeträge angelegt.

•Für Krankenkassen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassendaten werden die Bankverbindungen der jeweiligen Krankenkasse hinterlegt (für die Zahlung der SV-Beiträge).

•Für das Unternehmen selbst sowie für das Finanzamt:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten tragen Sie die Standardbankverbindung Ihrer Firma ein, da diese für AAG-Erstattungsanträge unbedingt benötigt wird. Außerdem kann hier die Bankverbindung des Finanzamtes hinterlegt werden (für die Zahlung der Lohnsteuer).
Eine oder mehrere weitere Bankverbindungen des Unternehmens, legen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen an. Verwenden Sie hierfür nur die Überweisungsnummern im Bereich 94991 - 94999. Sind mehrere Firmenbankverbindungen angelegt, kann das gewünschte Konto bei jedem Überweisungsvorgang ausgewählt werden.

•Weitere Bankverbindungen:
In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen können prinzipiell alle Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden. Allerdings muss dazu immer eine Überweisungsnummer vergeben werden. Je nach Art der Überweisung sind unterschiedliche Gruppen von Überweisungsnummern durch Quick-Lohn vorgegeben, z. B. für beliebige Bankverbindungen die Überweisungsnummern im Bereich 90000 - 94000. Ausführliche Informationen zu dieser Thematik finden Sie unter > Details zu den Überweisungsnummern.

Auch über Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Einzelne Überweisung erzeugen / anlegen können Bankverbindungen angelegt bzw. geändert werden.

Wenn Mitarbeiter Barzahlungen erhalten oder Krankenkassen per Lastschrift die Beiträge einziehen und diese ebenso auf der Überweisungs-/Zahlungsliste erscheinen sollen, dann erfassen Sie den Namen des Zahlungsempfängers im Feld Empfänger und wählen entsprechend aus:

•Barzahlung - bei Zahlungsempfängern, mit den Barzahlung vereinbart ist

•Lastschrift - bei Zahlungsempfängern, mit denen Lastschrifteinzug vereinbart ist

Mit dieser Vorgehensweise werden sofort alle Überweisungen (Zahlungen) erzeugt. Das setzt aber voraus, dass der Monatsabschluss bereits durchgeführt wurde.

Wählen Sie dafür Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Alle Überweisungen Monatsende. Ändern Sie den Monat, falls die Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Nach dem Klick auf OK wird die Prüfliste aller Überweisungen angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter, wenn alles korrekt ist. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.

Gruppenweise Überweisungen können erst durchgeführt werden, nachdem die Verdienstbelege der Mitarbeiter gedruckt worden sind, für welche Sie eine Überweisung erstellen möchten.

Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste und anschließend die gewünschte Gruppe:

•Auszahlungsbeträge:
Auszahlungsbeträge, die an die Mitarbeiter gezahlt werden.

•VL1-Beträge:
Vermögenswirksame Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•VL2-Beträge:
Vermögenswirksame Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden.

•Altersvorsorge:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden.

•Pfändungen:
Einbehaltene Pfändungsbeträge, die an die Gläubiger gezahlt werden.

•Altersvorsorge 2:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden.

•Beiträge und Steuern:
SV-Beiträge, die an die Krankenkassen und Lohnsteuern, die an das Finanzamt gezahlt werden (im Baugewerbe auch Beiträge, die an die Sozialkasse gezahlt werden).
Achtung: erst möglich, nachdem der Monatsabschluss durchgeführt wurde.

Ändern Sie den Monat, falls die Zahlung für einen Vormonat wiederholt werden muss. Im Anschluss können Sie einen einzelnen oder mehrere/alle Mitarbeiter (über deren Personalnummer) auswählen. Nach dem Klick auf OK wird die Prüfliste aller Überweisungen angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter, wenn alles korrekt ist. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.

Es ist möglich, einzelne Überweisungen zu erzeugen bzw. zu ändern, z. B. den Überweisungsbetrag an das Finanzamt zu verringern, wenn etwa ein Guthaben zu verrechnen ist.

Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste → Einzelne Überweisung erzeugen / anlegen. In der Auswahlliste markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf die Schaltfläche Enter - Auswählen. Hinterlegen Sie im Feld Betrag den gewünschten Überweisungsbetrag und/oder ändern Sie den Eintrag im Feld Verw.-Zweck. Anschließend bestätigen Sie diese Änderung mit einem Klick auf F6 - Diese Überweisung speichern. Wiederholen Sie die Änderung der Zahlung bei Bedarf für weitere Empfänger. Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Schließen Sie dieses Untermenü mit Esc - Schließen.

Für den Druck der Überweisungsliste (Zahlungsliste) wählen Sie im Anschluss den Menüpunkt Überweisungsliste. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.

Regelmäßige Überweisungen mit gleichlautenden Beträgen (z. B. Abschlagszahlungen) können Sie hinterlegen und unabhängig von der Lohnabrechnung zu jeder Zeit durchführen. Dafür tragen Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → Bankverb. 1 + Bankverb. 2 im Feld Betrag zudem den Überweisungsbetrag ein.

Sie können die Auswahl für einen einzelnen oder für mehrere Mitarbeiter treffen.

Wählen Sie Lohnabrechnung → Überweisen / Zahlungsliste und anschließend die gewünschte Gruppe:

•Abschläge:
Abschläge sind Vorauszahlungen an die Mitarbeiter. Wenn Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten in der Lohnart "Abschlagszahlung" im Feld Fester Betrag / %-Satz den Wert "BV" hinterlegen, wird in der Lohnerfassung bei dieser Lohnart der in der Bankverbindung eingetragene Betrag automatisch negativ eingesetzt.

•VL-Beträge:
Vermögenswirksame Leistungen, die an die Bausparkassen gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 10000 sind nur die VL1-Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 20000 sind die VL2-Beträge.

•Altersvorsorge:
Altersvorsorgebeträge, die an die Versicherungen gezahlt werden. Die Überweisungsnummern im Bereich 30000 sind nur die Altersvorsorge1-Beträge. Die Überweisungsnummern im Bereich 70000 sind die Altersvorsorge2-Beträge.

Die jeweiligen Beträge werden zunächst gespeichert. Es folgt die Abfrage, ob Sie noch weitere Überweisungen hinzufügen möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Überweisungen hinzufügen oder Überweisungsliste anzeigen. Abschließend folgen Sie dem Druckassistenten und drucken die Überweisungsliste.

Sollten Ihnen Fehler in der Überweisungsliste (Zahlungsliste) auffallen, verlassen Sie das Menü Überweisen / Zahlungsliste komplett, beheben die Ursache des Fehlers und wiederholen den gesamten Vorgang.

Wenn Sie ebenfalls eine SEPA-Austauschdatei erzeugen wollen, wählen Sie direkt nach dem Druck der Überweisungsliste den Menüpunkt SEPA-Austauschdatei erzeugen > Details.

Im Menü Lohnabrechnung → Konfiguration ändern legen Sie fest, wie das Programm mit Nachzahlungen oder Rückforderungen von Auszahlungsbeträgen aus Korrekturen verfahren soll.

Tragen Sie im Feld Korrektur-Überweisung die für Ihr Unternehmen gewünschte Option ein.

Eintrag	Was passiert mit der Auszahlungsdifferenz	Bemerkungen
0	Differenzen werden mit dem Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats in einer Summe überweisen.	Der Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats wird mit der Differenz aus der Korrektur verrechnet (negative Differenz wird abgezogen, positive Differenz wird hinzugerechnet).
1	Positive Auszahlungsdifferenzen aus einer Korrektur werden nicht mit dem Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats in einer Summe überwiesen.	Diese sind separat außerhalb des Programms zu überweisen.
2	Wie 1, zusätzlich werden auch negative Auszahlungsdifferenzen (also Rückforderungen) nicht in der Überweisung des aktuellen Monats verrechnet.	Der Arbeitnehmer zahlt diesen Betrag selbst zurück.

Sollten Sie diese Option in einem Monat mal ändern müssen, dann denken Sie unbedingt daran, diese im nächsten Monat wieder zurückzusetzen.

Voraussetzung für die Erzeugung einer SEPA-Austauschdatei ist der Druck einer > Überweisungen (Zahlungsliste).

1. Schritt:Direkt im Anschluss wählen Sie im Menü Überweisen / Zahlungsliste den Button SEPA-Austauschdatei erzeugen.

2. Schritt:Zunächst legen Sie den für Sie passenden Speicherort für die SEPA-Austauschdatei fest. Geben Sie den vollständigen Pfad und den Namen der zu erzeugenden Datei direkt hier ein oder nutzen Sie den nachstehenden Button zum Wählen des Ablageorts direkt in Ihrer Ordnerstruktur.

3. Schritt:Zusätzlich treffen Sie bei Bedarf nachfolgend die gewünschte Auswahl:
Details

•Gewünschter Ausführungstag:

ofrühestmöglich:
Die Ausführung der Überweisungen soll frühestmöglich erfolgen. Quick-Lohn trägt in die SEPA-Austauschdatei als Ausführungsdatum den 01.01.1999 ein. Das bedeutet lt. Richtlinie, dass die Bank dieses Datum durch das Datum des nächsten Verarbeitungslaufs ersetzt. Das funktioniert bei fast allen Bankinstituten. Manche allerdings lehnen die Datei wegen eines falschen Datums ab. Der Grund dafür ist uns nicht bekannt. Davon betroffene Kunden wählen bitte die nächste Variante und geben ein Ausführungsdatum ein.

oam:
Geben Sie das gewünschte Ausführungsdatum selbst ein, wenn die Überweisungen zu einem bestimmten Datum erfolgen sollen. Dieser von Ihnen angegebene Tag wird dann in der SEPA-Austauschdatei hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass dieser Ausführungstag nicht in der Vergangenheit liegen darf. Die SEPA-Austauschdatei muss spätestens an diesem Tag bis 14:00 Uhr bei Ihrer Bank vorliegen. Wenn Sie z. B. den 02.05.2025 eintragen und die Datei erst am 04.05.2025 oder später versenden, werden alle Überweisungen wegen eines zu alten Datums abgelehnt! Legen Sie also ein Datum nur dann fest, wenn Sie sicher sind, dass die Bank die Überweisungsdatei auch wirklich an diesem Tag noch verarbeitet.

•Ergänze den Dateinamen mit Jahr und Monat des relevanten Abrechnungsmonats:
Beim Schreiben der SEPA-Austauschdatei wird der gewählte Dateiname um die Angabe “Jahr-Monat” ergänzt. Aus "SEPA.xml' wird z. B. "SEPA 2025-05.xml".

•Zeige Protokoll über die Erstellung der SEPA-Austauschdatei:
Aktivieren Sie diese Option, wenn nach der Erstellung der Datei ein Protokoll dazu angezeigt werden soll.

•Öffne das Verzeichnis der Austauschdatei nach Erstellung:
Nach der Erstellung der SEPA-Austauschdatei wird das Verzeichnis (der Ablageort) dieser Datei direkt geöffnet.

•Schreibe BIC immer in Überweisungsdaten:
Setzen Sie das Häkchen an dieser Stelle, wenn der BIC immer gespeichert werden soll. Dies ist für nationale SEPA-Transaktionen nicht notwendig (IBAN-Only-Verfahren). Quick-Lohn schreibt daher standardmäßig den BIC nur für Transaktionen mit ausländischer IBAN. Bevor Sie diese Option verwenden, prüfen Sie noch einmal die Gültigkeit aller erfassten BIC.

4. Schritt:Bestätigen Sie den Speichervorgang mit OK.

Bankverbindungen werden in Quick-Lohn über Überweisungsnummern geführt. Beim Anlegen der Bankverbindungen in den Menüs Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten / Firmendaten / Krankenkassendaten / Baubeitragsdaten erfolgt die Zuordnung automatisch. Nur wenn Bankverbindungen über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Bankverbindungen angelegt werden, ist es erforderlich, dass Sie als Anwender mit Überweisungsnummern arbeiten.

Die Überweisungsnummern sind wie folgt geordnet:

Überweisungsnummer	Was wird überwiesen	Erläuterung
Pers.-Nr.	Auszahlung/Abschlag	z. B. 100 (Mitarbeiter Mustermann mit der Pers.-Nr. 0100)
Pers.-Nr. + 10000	VL 1. Vertrag	z. B. 10100 (VL1 für Mitarbeiter Mustermann)
Pers.-Nr. + 20000	VL 2. Vertrag	z. B. 20100 (VL2 für Mitarbeiter Mustermann)
Pers.-Nr. + 30000	Altersvorsorge	z. B. 30100 (Altersvorsorge für Mustermann)
Pers.-Nr. + 40000	Pfändung	z. B. 40100 (Pfändung für Mustermann)
Pers.-Nr. + 50000	frei für weitere Bankverbindungen d. Mitarbeiter
Pers.-Nr. + 60000	frei für weitere Bankverbindungen d. Mitarbeiter
Pers.-Nr. + 70000	Altersvorsorge 2	z. B. 70100 (Altersvorsorge 2 für Mustermann)
80000 - 89999	Reserve	Bitte nicht benutzen.
90000 - 94000	frei für beliebige Bankverbindungen
94009	Finanzamt
94100 - 94149	Krankenkassen
94991 - 94999	frei für weitere Bankverbindungen der Firma
95000	Standardbankverbindung der Firma

Das Erzeugen von Überweisungen selbst haben wir unter > Überweisungen (Zahlungsliste) erstellen beschrieben.