Die Auszahlung erfolgt immer direkt durch SOKA-Bau an den ehemaligen Mitarbeiter. Der Ablauf dabei ist der folgende:

•Der ehemalige Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Auszahlung durch die SOKA. Anträge hierfür gibt es in der Abt. 3-31 Arbeitnehmerleistungen oder unter www.soka-bau.de.

•Die SOKA teilt Ihnen als Arbeitgeber den Betrag der Urlaubsabgeltung mit und auch, ob der Beitrag sozialversicherungspflichtig ist. Sie ermittelt auf Basis der letzten Meldung an die Sozialversicherung die SV-Beträge und überweist Ihnen den Arbeitnehmerbetrag.

•Die SOKA zahlt den Abgeltungsbetrag abzüglich Arbeitnehmeranteil und pauschaler Lohnsteuer an den Arbeitnehmer aus. War der Mitarbeiter geringfügig beschäftigt, wird nur die pauschale Lohnsteuer abgezogen.

•Sie erstellen noch einmal einen Verdienstbeleg für den ehemaligen Mitarbeiter. Eventuelle Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur SV werden automatisch an die jeweilige Krankenkasse übermittelt. Wenn SV-Beiträge berechnet werden, entsteht auch eine SV-Meldung. Diese händigen Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter aus.

 

Die Urlaubsabgeltung ist immer dem letzten Abrechnungszeitraum der Beschäftigung zuzuordnen. In Abhängigkeit vom Beschäftigungsende ermittelt Quick-Lohn die Sozialversicherungsbeiträge wie vorgeschrieben.

Entscheidend ist hierbei laut Angaben der SOKA nicht der Abrechnungsmonat, in dem Sie die Urlaubsabgeltung berechnen, sondern das Datum des Eingangs des Antrages bei SOKA-Bau!

Dabei können zwischen Antragseingang und der Mitteilung an Sie durchaus 2 Monate liegen. Bisher wird das Datum des Antragseingangs nicht auf der Mitteilung vermerkt. Im Zweifelsfall lassen Sie sich dieses Datum bestätigen. Sie vollziehen die von der SOKA vorgenommene Berechnung mit Quick-Lohn nach. Geringe Cent-Differenzen können Sie ignorieren.

 

In allen Fällen: Die Abrechnung führen Sie wie folgt durch

1. Schritt:Wählen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten den Button Ausgeschiedene Mitarbeiter anzeigen. Das Programm liest die Stammdaten von Mitarbeitern ein, die seit Januar des VorVorjahres ausgeschieden sind.

2. Schritt:Lesen Sie den entsprechenden Mitarbeiter wieder ein. Es erscheint die Meldung "Mitarbeiter xxx wurde zuletzt abgerechnet im Monat xxxx - "Sollen die Daten wieder eingelesen werden? ". Antworten Sie mit Ja.

3. Schritt:Anschließend fragt das Programm, ob ein neues Arbeitsverhältnis beginnt. Antworten Sie jetzt mit Nein.

4. Schritt:Quick-Lohn fragt dann, ob eine von SOKA-Bau bereits ausgezahlte Urlaubsabgeltung berechnet werden muss. Antworten Sie mit Ja.

5. Schritt:Das Programm setzt bei Beginn und Ende der Beschäftigung jeweils den 1. Tag des aktuellen Monats ein. Beginn/Ende SV-Pflicht bleiben unverändert.

6. Schritt:Die Urlaubsabgeltung in Baubetrieben ist steuerfrei. Quick-Lohn hat als Steuerklasse (--) Steuerfreiheit eingetragen. Es wird keine ELStAM-Anmeldung benötigt!

7. Schritt:Wählen Sie Lohnabrechnung → Lohnerfassung und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter per Doppelklick aus. Es werden keine Stunden oder Tage erfasst. In der Lohnartenerfassung rufen Sie (F5-Taste) Urlaubsabgeltg. SOKA als weitere Lohnart auf und geben unter "Anzahl" die abzugeltenden Urlaubstage und unter "€ st.-frei" den Ihnen mitgeteilten Betrag ein. Alle anderen Lohnarten haben den Betrag 0.

 

Der negative Auszahlungsbetrag auf dem Verdienstbeleg entspricht dem Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen. Das ist auch der Betrag, den Ihnen SOKA-Bau zum Ausgleich überwiesen hat. Da der Verdienstbeleg nicht ausgehändigt wird, stört der negative Auszahlungsbetrag nicht. Bei Minijobbern mit Beitragsgruppenschlüssel 6500 ergibt sich ein Verdienstbeleg mit Betrag 0.00.

Das Programm berücksichtigt die SV-Beiträge auf dem Beitragsnachweis der zuständigen Krankenkasse und erzeugt die erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung.

 

Fall 1: Der Mitarbeiter wurde bis zu seinem Austritt nicht mit Quick-Lohn abgerechnet bzw. er ist vor dem Vorjahr ausgetreten:

In diesem Fall können die Mitarbeiterdaten nicht wieder eingelesen werden, der Mitarbeiter muss komplett neu angelegt werden. Beachten Sie dabei neben dem Obigen:

•In Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten tragen Sie SDZ ein.

•Bei Steuerklasse setzen Sie -- (zwei Bindestriche) für Steuerfreiheit selbst ein.

•Im Feld Beginn/Ende SV-Pflicht tragen Sie die Angaben ein, die im zurückliegenden Austrittsmonat gültig waren.

 

Fall 2a: Beschäftigungsende im Jahr 2023 und Antragseingang bis März 2024.

Das Programm wendet die Märzklauselregelung an. Abhängig vom Verdienst des Vorjahres ist gegebenenfalls der gesamte Betrag beitragspflichtig.  Es wird eine SV-Meldung mit Grund 54: Meldung eines einmalig gezahlten Entgelts für die Rentenversicherung erzeugt.

Die Beiträge werden unter Umständen mittels Märzklauselregelung errechnet. Die Märzklauselregelung kann von Quick-Lohn nur in den Monaten Januar bis März angewendet werden. Erhalten Sie in einem solchen Fall die Mitteilung erst im Monat April oder später, lässt sich die Abrechnung nicht mehr im laufenden Monat durchführen. Sie führen in diesem Fall eine Korrekturabrechnung für den Monat März des laufenden Jahres durch.

Bei Abweichungen von mehr als 10 Cent gegenüber der Berechnung von SOKA-Bau fragen Sie unbedingt nach, wie dort die Abrechnung erfolgte.

 

Fall 2b: Beschäftigungsende im Jahr 2023 und Antragseingang ab April 2024 oder Beschäftigungsende im Jahr 2022 und Antragseingang im Jahr 2024.

Die Urlaubsabgeltung ist komplett beitragsfrei. Im Januar 2025 erzeugt Quick-Lohn automatisch die Entgelt-Meldung mit Grund 92. Diese wird über die Rentenversicherung an die Unfallversicherung (BG) übermittelt.

 

Fall 2c: Beschäftigungsende Jan. oder Febr. 2024 und Antragseingang bis März 2024.

Die Urlaubsabgeltung ist beitragspflichtig, allerdings nur in Höhe der anteiligen Jahresbemessungsgrenze. Wird diese durch die Urlaubsabgeltung überschritten, wird die Märzklauselregelung angewendet. Es wird eine SV-Meldung mit Grund 54: Meldung eines einmalig gezahlten Entgelts für die Rentenversicherung erzeugt.

Die Beiträge werden unter Umständen mittels Märzklauselregelung errechnet. Die Märzklauselregelung kann von Quick-Lohn nur in den Monaten Januar bis März angewendet werden. Erhalten Sie in einem solchen Fall die Mitteilung erst im Monat April oder später, lässt sich die Abrechnung nicht mehr im laufenden Monat durchführen. Sie führen in diesem Fall eine Korrekturabrechnung für den Monat März des laufenden Jahres durch.

Bei Abweichungen von mehr als 10 Cent gegenüber der Berechnung von SOKA-Bau fragen Sie unbedingt nach, wie dort die Abrechnung erfolgte.

 

Fall 2d: Beschäftigungsende im Jahr 2024 und Antragseingang ab April 2024.

Die Urlaubsabgeltung ist beitragspflichtig, allerdings nur in Höhe der anteiligen Jahresbemessungsgrenze der abgerechneten Monate des aktuellen Jahres. Hatte der Mitarbeiter z.B. nur einen SV-Tag, so ist die Sonderzahlung auch nur bis zu 1/30 der monatlichen Bemessungsgrenze beitragspflichtig. Die Märzklauselregelung gilt hier nicht. Es wird eine SV-Meldung mit Grund 54: Meldung eines einmalig gezahlten Entgelts für die Rentenversicherung erzeugt.

 

Fall 3: Entschädigung für verfallenen Urlaub

Nicht gewährter Urlaub "verfällt" nach 2 Jahren. Verfallen bedeutet hier, dass nicht mehr der Arbeitgeber für die Auszahlung des Geldes zuständig ist. Der Arbeitnehmer kann die Auszahlung direkt bei SOKA-Bau beantragen. Das Geld ist also nicht "weg". Der Arbeitnehmer spart in diesem Fall sogar die SV-Beiträge komplett.

 

Fall 4: Sonderfall Rentner

Abweichend zu den genannten Fällen, muss für einen Rentner, der seinen Abgeltungsantrag vor Eintritt ins Rentenalter gestellt hat, die Urlaubsabgeltung im letzten Monat der Vollbeschäftigung oder im Monat vor der Berücksichtigung als Altersvollrentner abgerechnet werden. In allen anderen Fällen verfahren sie wie unter Fall 1-2 geschrieben.

Hintergrund: Die Soka-Bau rechnet die Abgeltung mit den gültigen Daten zum Zeitpunkt der Antragstellung ab und lässt nicht zu, wenn mit einem anderen Beitragsgruppenschlüssel abgerechnet wird.