Verpflegungsmehraufwendungen (Auslöse) bei Auswärtstätigkeit

tippDieses Thema ist sehr umfangreich und kann hier nicht umfassend behandelt werden. Ausführliche Informationen finden Sie im aktuellen amtlichen Lohnsteuer-Handbuch des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter § 9 (4a) EStG, R 9.4 oder z.B. im „Lexikon für das Lohnbüro“.

Eine kurze Einführung

rechtlicherhintergrundGenerell gilt, dass Ersatzleistungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwand (VMA) für eine und dieselbe Auswärtstätigkeit steuer- und beitragsfrei in folgender Höhe ersetzt werden können, sofern die Dauer der Auswärtstägigkeit 3 Monate nicht überschreitet:

28,00 € (bis 2019 24,00 €)  bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden

14,00 € (bis 2019 12,00 €) bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

14,00 € (bis 2019 12,00 €) für einen An- oder Abreisetag, wenn eine Übernachtung dazwischen liegt.

Dies gilt auch für sogenannte zusammenhängende Auswärtstätigkeiten.

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Bei Einsätzen im Ausland nutzen Sie bitte die jeweiligen Landeswerte. Diese werden jährlich veröffentlicht.

So gehen Sie in Quick-Lohn vor

Verwenden Sie die steuerfreie Lohnart "Verpflegungszuschuss". Falls diese bei Ihnen noch nicht vorhanden ist, aktivieren Sie sie bitte in den unter Stammdaten → Lohnarten → F5 Zusätzliche Lohnart aktivieren.

Baubetriebe können unter Stammdaten → Lohnarten → F5 Zusätzliche Lohnart aktivieren bei Bedarf die Lohnarten "Auslöse steuerfrei" aufrufen.

Die Beträge werden von Quick-Lohn automatisch auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 ausgewiesen und an das Finanzamt gemeldet. Das hat zur Folge, dass das Finanzamt bei fehlender Erklärung der Werbungskosten die Beträge dem zu versteuernden Einkommen im Zuge der Einkommensteuererklärung hinzurechnet.

Werden höhere Auslösungen gezahlt, muss der die obigen Werte übersteigende Betrag versteuert werden. Beträge bis zu 100% der Auslöse (also weitere 24,00 € bzw. 12,00 €) können vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25% Pauschalsteuer versteuert werden. Dazu rufen Sie die Lohnart "Auslöse pausch. St." unter Stammdaten → Lohnarten → F5 Zusätzliche Lohnart aktivieren auf oder legen sich eine Lohnart mit entsprechendem Namen an. Diese pauschalversteuerte Lohnart ist nicht SV-Pflichtig und somit zahlt der Arbeitgeber auch keinen Beitrag für die BG oder die Umlage. Sollten noch höhere Auslösen gezahlt werden, sind diese individuell Steuerpflichtig. Auch hierfür können Sie die Lohnart aktivieren (Auslöse steuerpflichtig).

Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die VMA zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z.B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein. Für ein Frühstück sind die VMA um 20% des Tagessatzes (in Deutschland also 20% von 24,00 €) zu kürzen, für ein Mittag- oder Abendessen um 40%. Diese Kürzung sollte ebenfalls als eigene Lohnart abgerechnet werde. Mögliche Lohnarten haben wir in der u.g. Tabelle mit dargestellt.

hmtoggle_plus1Lohnartentabelle