Verpflegungsmehraufwendungen (Auslöse) bei Auswärtstätigkeit
Inhalt
 | Die bestehenden Regelungen und Pauschalen im Inland verändern sich in 2025 nicht. |
| Bei Einsätzen im Ausland gelten andere Pauschbeträge als im Inland. Nutzen Sie bitte die jeweiligen Landeswerte. Diese werden jährlich veröffentlicht. |
 | Dieses Thema ist sehr umfangreich und kann hier nicht umfassend behandelt werden. Ausführliche Informationen finden Sie im aktuellen Amtlichen Lohnsteuer-Handbuch des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) unter § 9 Abs. 4a EStG, R 9.4 oder z. B. im „Lexikon für das Lohnbüro“. |
Eine kurze Einführung
 | Generell gilt, dass Ersatzleistungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) für ein und dieselbe Auswärtstätigkeit steuer- und beitragsfrei in folgender Höhe pauschal gezahlt werden können, sofern die Dauer der Auswärtstätigkeit 3 Monate nicht überschreitet: |
▪28,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden
▪14,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
▪14,00 € für einen An- oder Abreisetag, wenn eine Übernachtung dazwischen liegt.
Dies gilt auch für sogenannte zusammenhängende Auswärtstätigkeiten.
Eine zusammenhängende Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn z. B. eine Baustelle regelmäßig aufgesucht und der Aufenthalt nie länger als einen Monat unterbrochen wird. Wird der Einsatz für mehr als einen Monat unterbrochen, beginnt danach eine neue 3-Monats-Frist. Bei Mitarbeitern, die keine regelmäßige Tätigkeitsstätte haben und arbeitstäglich auf anderen Baustellen sind (z. B. Dachdecker, Maler), beginnt die Abwesenheitszeit dort, wo sie losfahren, z. B. bei dem Mitarbeiter zu Hause. Eine Bescheinigung der Abwesenheitszeiten oder eine automatische Berechnung ist daher durch Quick-Lohn nicht möglich. |
Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungspauschalen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z. B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein.
Mahlzeit |
Kürzung |
Frühstück |
- 20 % → - 5,60 € |
Mittag- und Abendessen jeweils |
- 40 % → - 11,20 € |
Diese Kürzung führen Sie mit den dafür vorgesehenen Lohnarten durch. In der Stammdatenverwaltung lassen sich diese aktivieren (> Lohnart aktivieren).
So gehen Sie in Quick-Lohn vor
Quick-Lohn kann die Beträge nicht automatisch ermitteln. Grundsätzlich ermitteln Sie die gesamten Werte außerhalb des Programms. Im Anschluss werden diese wie folgt erfasst:
1. Schritt:Gehen Sie über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Lohnerfassung und rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf.
2. Schritt:Fügen Sie im Untermenü Erfassung Lohnarten über den Button F5 - Weitere LA die Lohnart "Auslöse steuerfrei" hinzu. Falls diese Lohnart an dieser Stelle noch nicht zur Verfügung steht, aktivieren Sie diese über den Button F5 - Zusätzliche Lohnart aktivieren. Wählen Sie die Lohnart "Auslöse steuerfrei" aus und tragen Sie die Werte ein.
Die Beträge werden von Quick-Lohn automatisch auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 ausgewiesen und an das Finanzamt gemeldet. Das hat zur Folge, dass das Finanzamt im Zuge der Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters bei fehlender Erklärung der Werbungskosten die Beträge dem zu versteuernden Einkommen hinzurechnet.
Fall 1: Es werden höhere Beträge gezahlt
Werden höhere Auslösen gezahlt, muss der die obigen Werte übersteigende Betrag versteuert werden. Beträge bis zu 100 % der Auslöse (also weitere 28,00 € bzw. 14,00 €) können vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25 % Pauschalsteuer versteuert werden. Hierfür verwenden Sie die Lohnart "Auslöse pausch. St." Diese pauschalversteuerte Auslöse ist nicht sozialversicherungspflichtig.
Sollten noch höhere Auslösen gezahlt werden, sind diese individuell steuerpflichtig. Auch hierfür können Sie die Lohnart aktivieren ("Auslöse steuerpfl.").
Fall 2: Es werden zudem Mahlzeiten gestellt
Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungspauschalen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z. B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein. Für ein Frühstück wird eine Kürzung um 20 % des Tagessatzes (in Deutschland also 20 % von 28,00 €) vorgenommen. Für ein Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 %. Diese Kürzung sollte als eigene Lohnart abgerechnet werden. Diese entsprechenden Lohnarten sind ebenfalls in Quick-Lohn vordefiniert. Aktivieren Sie auch diese über den Button F5 - Zusätzliche Lohnart aktivieren.