Verpflegungsmehraufwendungen (Auslöse) bei Auswärtstätigkeit
Inhalt
 | Dieses Thema ist sehr umfangreich und kann hier nicht umfassend behandelt werden. Ausführliche Informationen finden Sie im aktuellen amtlichen Lohnsteuer-Handbuch des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter § 9 (4a) EStG, R 9.4 oder z.B. im „Lexikon für das Lohnbüro“. |
Eine kurze Einführung
 | Generell gilt, dass Ersatzleistungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwand (VMA) für eine und dieselbe Auswärtstätigkeit steuer- und beitragsfrei in folgender Höhe ersetzt werden können, sofern die Dauer der Auswärtstägigkeit 3 Monate nicht überschreitet: |
▪ab 2024 30,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden (bis 2023 28,00 €)
▪ab 2024 15,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (bis 2023 14,00 €)
▪ab 2024 15,00 € für einen An- oder Abreisetag, wenn eine Übernachtung dazwischen liegt. (bis 2023 14,00 €)
Dies gilt auch für sogenannte zusammenhängende Auswärtstätigkeiten.
Eine zusammenhängende Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn z.B. eine Baustelle regelmäßig aufgesucht und der Aufenthalt nie länger als einen Monat unterbrochen wird. Wird der Einsatz für mehr als einen Monat unterbrochen, beginnt danach eine neue 3-Monats-Frist. Bei Mitarbeitern, die keine regelmäßige Tätigkeitsstätte haben und arbeitstäglich auf anderen Baustellen sind (z.B. Dachdecker, Maler), beginnt die Abwesenheitszeit dort, wo sie losfahren, z.B. bei dem Mitarbeiter zu Hause. Eine Bescheinigung der Abwesenheitszeiten oder eine automatische Berechnung ist daher durch Quick-Lohn nicht möglich. |
Bei Einsätzen im Ausland nutzen Sie bitte die jeweiligen Landeswerte. Diese werden jährlich veröffentlicht.
Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z.B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein.
Mahlzeit |
Kürzung |
Frühstück |
- 20 % → - 6,00 € (bis 2023 5,60 €) |
Mittag- und Abendessen |
- 40 % → - 12,00 € (bis 2023 11,20 €) |
Diese Kürzung führen Sie mit den dafür vorgesehenen Lohnarten durch. In der Stammdatenverwaltung lassen sich sich ebenfalls aktivieren (> Lohnart aktivieren).
So gehen Sie in Quick-Lohn vor
Quick-Lohn kann die Beträge nicht automatisch ermitteln. Grundsätzlich ermitteln Sie die gesamten Werte außerhalb des Programms. Im Anschluss werden diese wie folgt erfasst:
1. Schritt:Gehen Sie über das Startfenster → Lohnerfassung und rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf.
2. Schritt:Fügen Sie im Fenster Erfassung der Lohnarten über den Button F5 - Weitere Lohnarten, die Lohnart "Auslöse steuerfrei" hinzu. Falls diese Lohnart noch nicht zur Verfügung steht, aktivieren Sie diese über den Button F5 - zusätzliche Lohnart aktivieren. Wählen Sie die Lohnart "Auslöse steuerfrei" aus und tragen Sie die Werte ein.
Die Beträge werden von Quick-Lohn automatisch auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 ausgewiesen und an das Finanzamt gemeldet. Das hat zur Folge, dass das Finanzamt bei fehlender Erklärung der Werbungskosten die Beträge dem zu versteuernden Einkommen im Zuge der Einkommensteuererklärung hinzurechnet.
Fall 1: Es werden höhere Beträge gezahlt
Werden höhere Auslösungen gezahlt, muss der die obigen Werte übersteigende Betrag versteuert werden. Beträge bis zu 100% der Auslöse (also weitere 30,00 € bzw. 15,00 €) können vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25% Pauschalsteuer versteuert werden. Hierfür verwenden Sie die Lohnart "Auslöse pausch. St." Die pauschalversteuerte Auslöse nicht sozialversicherungspflichtig
Sollten noch höhere Auslösen gezahlt werden, sind diese individuell Steuerpflichtig. Auch hierfür können Sie die Lohnart aktivieren (Auslöse steuerpflichtig).
Fall 2: Es werden zudem Mahlzeiten gestellt
Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z.B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein. Für ein Frühstück wird eine Kürzung um 20% des Tagessatzes (in Deutschland also 20% von 30,00 €) vorgenommen. Für ein Mittag- oder Abendessen 40%. Diese Kürzung sollte ebenfalls als eigene Lohnart abgerechnet werden. Die entsprechenden Lohnarten lassen sich ebenfalls aktivieren.