Verpflegungsmehraufwendungen (Auslöse) bei Auswärtstätigkeit

tippDieses Thema ist sehr umfangreich und kann hier nicht umfassend behandelt werden. Ausführliche Informationen finden Sie im aktuellen amtlichen Lohnsteuer-Handbuch des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter § 9 (4a) EStG, R 9.4 oder z.B. im „Lexikon für das Lohnbüro“.

Eine kurze Einführung

rechtlicherhintergrundGenerell gilt, dass Ersatzleistungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwand (VMA) für eine und dieselbe Auswärtstätigkeit steuer- und beitragsfrei in folgender Höhe ersetzt werden können, sofern die Dauer der Auswärtstägigkeit 3 Monate nicht überschreitet:

28,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden

14,00 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

14,00 € für einen An- oder Abreisetag, wenn eine Übernachtung dazwischen liegt.

Dies gilt auch für sogenannte zusammenhängende Auswärtstätigkeiten.

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Bei Einsätzen im Ausland nutzen Sie bitte die jeweiligen Landeswerte. Diese werden jährlich veröffentlicht.

Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z.B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein. Für ein Frühstück wird eine Kürzung um 20% des Tagessatzes (in Deutschland also 20% von 24,00 €) vorgenommen. Für ein Mittag- oder Abendessen 40%. Diese Kürzung sollte ebenfalls als eigene Lohnart abgerechnet werden. Die entsprechenden Lohnarten lassen sich ebenfalls aktivieren.

So gehen Sie in Quick-Lohn vor

Quick-Lohn kann die Beträge nicht automatisch ermitteln. Grundsätzlich ermitteln Sie die gesamten Werte außerhalb des Programms. Im Anschluss werden diese wie folgt erfasst:

1. Schritt:Gehen Sie über das StartfensterLohnerfassung und rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter auf.

2. Schritt:Fügen Sie im Fenster Erfassung der Lohnarten über den Button F5 - Weitere Lohnarten, die Lohnart "Auslöse steuerfrei" hinzu. Falls diese Lohnart noch nicht zur Verfügung steht, aktivieren Sie diese über den Button F5 - zusätzliche Lohnart aktivieren. Wählen Sie die Lohnart "Auslöse steuerfrei" aus und tragen Sie die Werte ein.

Die Beträge werden von Quick-Lohn automatisch auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 ausgewiesen und an das Finanzamt gemeldet. Das hat zur Folge, dass das Finanzamt bei fehlender Erklärung der Werbungskosten die Beträge dem zu versteuernden Einkommen im Zuge der Einkommensteuererklärung hinzurechnet.

Fall 1: Es werden höhere Beträge gezahlt

Werden höhere Auslösungen gezahlt, muss der die obigen Werte übersteigende Betrag versteuert werden. Beträge bis zu 100% der Auslöse (also weitere 24,00 € bzw. 12,00 €) können vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25% Pauschalsteuer versteuert werden. Hierfür verwenden Sie die Lohnart "Auslöse pausch. St." Die pauschalversteuerte Auslöse nicht sozialversicherungspflichtig

Sollten noch höhere Auslösen gezahlt werden, sind diese individuell Steuerpflichtig. Auch hierfür können Sie die Lohnart aktivieren (Auslöse steuerpflichtig).

Fall 2: Es werden zudem Mahlzeiten gestellt

Bitte beachten Sie, dass bei Gestellung von Mahlzeiten die Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen sind. Eine Mahlzeitengestellung auf einer Dienstreise kann z.B. ein Hotelfrühstück oder auch ein Mittagessen bei einem Seminar sein. Für ein Frühstück wird eine Kürzung um 20% des Tagessatzes (in Deutschland also 20% von 24,00 €) vorgenommen. Für ein Mittag- oder Abendessen 40%. Diese Kürzung sollte ebenfalls als eigene Lohnart abgerechnet werden. Die entsprechenden Lohnarten lassen sich ebenfalls aktivieren.