Fälligkeit der SV-Beiträge

Sie tun einfach so, als ob Sie am 20. des Monats schon wüssten, wie die Lohnabrechnung am Ende des Monats aussehen wird. Sie führen eine normale Lohnabrechnung am 20. des Monats durch. Die Meldung zum Monatsende enthält Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung, SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Für nicht vorhersehbare Änderungen (z. B. Krankheit) nach dem 20. wird im Folgemonat eine Korrekturabrechnung durchgeführt.

Sie können diese Option in Quick-Lohn einstellen, indem Sie vom Hauptmenü aus auf Lohnabrechnung → Konfiguration ändern, gehen und dort im Feld Schätzung SV-Beiträge den Wert "0" eintragen.

Achtung: Firmen der Baubranchen sollten diese Variante prinzipiell nicht anwenden!

In Quick-Lohn können Sie diese Variante einstellen, indem Sie vom Hauptmenü aus auf Lohnabrechnung → Konfiguration ändern, gehen und dort im Feld Schätzung SV-Beiträge den Wert "1" eintragen. Für diese Variante verwendet Quick-Lohn automatisch zu 100% die Werte des Vormonats.

Folgender Ablauf ergibt sich im Programm:

1. Schritt:Beginnen Sie den neuen Monat wie üblich.

2. Schritt:Führen Sie ggf. Stammdatenänderungen und Lohnabrechnungen für z. B. ausgetretene Mitarbeiter durch.

3. Schritt:Ca. am 20. des Monats (oder früher) folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Schätzen und drucken der SV-Beiträge. Das Programm legt 100% der Vormonatsbeiträge zugrunde (bzw. mit einem geringeren Wert, wenn im Vormonat Mitarbeiter ausgetreten sind) und erzeugt auf dieser Basis die Beitragsnachweise. Diese Vorgabe von 100% lässt sich ändern, um die Schätzung genauer zu machen.
 
Gründe für eine solche Änderung können etwa der Neueintritt eines Mitarbeiters (Details dazu lesen Sie bitte unter > Schätzung der SV-Beiträge beeinflussen) oder die Zahlung von Weihnachtsgeld sein. Letzteren Fall berücksichtigen Sie, indem Sie vom Hauptmenü aus Lohnabrechnung → Konfiguration ändern wählen und dort im Feld Beitragsschätzung in % einen Wert über oder unter 100 eingeben. So lässt sich die Schätzung nach oben oder unten korrigieren. Ein Beispiel: Im Oktober wird Weihnachtsgeld in Höhe von 40% des Gehalts gezahlt, entsprechend würden sich auch die SV-Beiträge um ca. 40% erhöhen Im Feld Beitragsschätzung in % könnte 140 (140% des September) eingesetzt werden.

4. Schritt:Im Anschluss wählen Sie Meldecenter → Meldungen prüfen und senden.

5. Schritt:Führen Sie eine zusätzliche → > Datensicherung durch (empfohlen). Diese Sicherung ist nur zur Sicherheit, bis die Datensicherung am Monatsende durchgeführt wurde.

6. Schritt:Am Monatsende führen Sie dann die eigentliche Lohnabrechnung durch. In der dann abgeschickten zweiten Meldung sind keine Beitragsnachweise mehr enthalten. Wählen Sie vom Hauptmenü aus den Menüpunkt Meldecenter in jedem Monat, auch dann, wenn Sie die Lohnsteuer nur quartalsweise oder jährlich melden.

Wichtige Hinweise:

•Ergeben sich zwischen der Schätzung und den Beiträgen zum Monatsende Differenzen werden diese automatisch mit in den Folgemonat übernommen und mit der nächsten Schätzung am 20. auch automatisch berücksichtigt.

•Für jede Krankenkasse können Sie einen eigenen %-Satz zur Schätzung verwenden. Ein Eintrag unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Krankenkassen und dort im Feld Beitragsschätzung in % hat Vorrang vor dem Eintrag in Konfiguration ändern. Das kann sinnvoll sein, wenn sich die Anzahl der Mitarbeiter mit Bruttolohnbezug ändert.

•Für den Buchungsbeleg werden die tatsächlichen Lohnkosten des Monats herangezogen. Die Zahlungen erfolgen allerdings auf Basis der Schätzung. Das bedeutet, dass in jedem Monat je Krankenkasse ein Differenzbetrag existiert, der bei der nächsten Schätzung wieder verrechnet wird. Deshalb werden auf dem Buchungsbeleg 2 Zeilen je Krankenkasse ausgewiesen. Im Menüpunkt Übersicht der Schätzdifferenzen kann eine Übersicht für alle Monate gedruckt werden.

•Auch die Beiträge für freiwillig Versicherte werden geschätzt. Wenn Sie das nicht wollen, rechnen Sie die freiwillig Versicherten nicht als Firmenzahler ab. Die Zahlungen werden dann vom Versicherten direkt an die Krankenkasse geleistet.

•Es ist nicht mehr möglich, Erstattungen aus dem Umlageverfahren mit den Beiträgen zu verrechnen. Die Beitragsnachweise mit Schätzwerten werden ca. am 20. erstellt, die Erstattungsanträge am Monatsende. Damit fehlt jeglicher Bezug zwischen Beitragsnachweis und Erstattungsantrag.

Prinzip der Schätzung:

Da die Schätzung immer im Folgemonat verrechnet wird, kann eine noch so schlechte Schätzung nicht zu "richtigen Fehlern" führen. Sie sollten aber auf keinen Fall die Schätzung grundlos manipulieren (z. B. immer mit 50% rechnen).

Erhöhen bzw. verringern Sie die Grundlage 100% des Vormonats nur, wenn es wirklich erforderlich ist. Im Zweifelsfall (z. B. Ein- und Austritt bei der gleichen Krankenkasse) lassen Sie das Programm auf Basis 100% schätzen. Austritte und Sonderzahlungen im Vormonat werden für die Schätzung des Folgemonats automatisch herausgerechnet.

Alle geänderten Prozentsätze für die Schätzung werden im Folgemonat vom Programm wieder auf den Standard 100% (kein Eintrag) zurückgesetzt. Ansonsten könnte es passieren, dass sich eine Erhöhung der Schätzung "aufschaukelt" und auch im Folgemonat nochmals zu einer nicht beabsichtigten Erhöhung der Schätzung führt.

Als Alternative zur Fiktivabrechnung empfehlen wir die Schätzung auf Basis Vormonat (Details siehe > Variante 1).

Sie können diese Option in Quick-Lohn einstellen, indem Sie vom Hauptmenü aus auf Lohnabrechnung → Konfiguration ändern, gehen und dort im Feld Schätzung SV-Beiträge den Wert "2" eintragen

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Ca. am 20. des Monats erfassen Sie alle Mitarbeiter mit den voraussichtlichen Daten und drucken die Verdienstbelege. Folgen Sie dafür vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung.

2. Schritt:Wählen Sie im Anschluss den Punkt Fiktiver Monatsabschluss für die Schätzung und erstellen Sie die (voraussichtlichen) Listen für die Krankenkassen (nur bei den Krankenkassen eine 1 stehen lassen, alles andere auf Null setzen).

3. Schritt:Wählen Sie nun den Menüpunkt Schätzen und Drucken der SV-Beiträge. Das Programm erstellt die vorläufigen Listen des Monats und erzeugt dazu Beitragsnachweise. Das Programm druckt die Beitragsnachweise und ein Protokoll zu den Schätzungsgrundlagen und bereitet die versandbereiten Meldungen mit den Beitragsnachweisen vor.

4. Schritt:Wählen Sie Meldecenter → Meldungen prüfen und senden.

5. Schritt:Zur eigentlichen Lohnabrechnung am Monatsende erfassen Sie die endgültigen Daten und drucken geänderte Verdienstbelege erneut aus.

6. Schritt:Wählen Sie erneut Monatsabschluss, Listen und Meldungen und machen den "richtigen" Monatsabschluss. In der dann abgeschickten zweiten Meldung sind keine Beitragsnachweise mehr enthalten.

Wichtige Hinweise:

•Die Differenzen zwischen Monatsabschluss und Fiktivabrechnung werden am nächsten 20. automatisch berücksichtigt.

•Da dieses aufwändige Verfahren wohl (wenn überhaupt) nur in einem ersten Monat angewendet werden soll, müsste im nächsten Monat der Schalter Schätzung SV-Beiträge auf "1" gestellt werden.

•Wenn Sie mit Quick-Lohn als neuer Nutzer mit der Abrechnung beginnen wollen und aus der letzten Abrechnung mit Ihrem alten Lohnprogramm (oder beim Steuerberater) noch Differenzen gegenüber den Krankenkassen zu verrechnen sind, lesen Sie bitte unter: > Erste Schritte - Einmalige Einstellungen.