Ein neuer Mitarbeiter erkrankt vor dem ersten Arbeitstag oder innerhalb der Wartezeit (erste 4 Wochen)

rechtlicherhintergrund Gesetzliche Regelung

Arbeitsrechtlich gesehen beginnt das Arbeitsverhältnis mit dem vertraglich vereinbarten Beginn der Beschäftigung.

Die Sozialversicherungspflicht beginnt allerdings erst mit dem Tag, für den erstmals Arbeitsentgelt gezahlt wird. Auch die Anmeldung bei der Krankenkasse erfolgt erst zu diesem Tag mit dem üblichen Meldegrund 10. Wenn ein Arbeitnehmer also am ersten Arbeitstag krank ist, werden dieser Tag und die Folgetage mit Krankheit nicht als SV-Tage gezählt und damit fallen auch keine SV-Beiträge an.

Der Mitarbeiter erhält für diesen Zeitraum Krankengeld von der Krankenkasse. Die elektronische Entgeltbescheinigung für die Krankenkasse zur Berechnung des Krankengeldes erstellen Sie im Programm über das Hauptmenü → Lohnabrechnung → Elektronische Meldungen → Entgeltbescheinigungen (EEL) → Bescheinigungen erzeugen / korrigieren. Wählen Sie als Art der Bescheinigung “Krankengeld in 4 Wochen Wartezeit”.

 

So erfassen Sie die Krankheit bei Arbeitsantritt

Normalfall

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Beispiel: Beginn der Beschäftigung laut Arbeitsvertrag 01.01.2024, krank bis zum 15.01.2024

1. Schritt:Erfassen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten beim betreffenden Mitarbeiter im Feld Vers.-Pflicht Beginn den ersten Tag, für den der neue Mitarbeiter Entgelt von Ihnen erhält (in diesem Beispiel: 16.01.2024, abweichend vom Eintrag bei Beschäftigung Beginn 01.01.2024).

2. Schritt:In der Lohnerfassung werden diese Tage nicht erfasst - also ohne die Lohnart Krankengeld. Falls Sie mit Kalendererfassung arbeiten, bleiben die Tage einfach frei - also keine Erfassung der Krankstunden im Kalendarium.

3. Schritt:Im letzten Bild der Lohnerfassung tragen Sie für diesen Zeitraum die Fehlzeit der Art 2.1 oder 2.2 (Beginn 01.01.2024, Ende 15.01.2024) ein.

 

➢Wenn die Krankheit länger als 4 Wochen andauert

•In diesem Fall muss im Beispiel der AG ab dem 29.1. die Entgeltzahlung übernehmen. Der 29.1. ist dann auch der Beginn der Versicherungspflicht. Allerdings erstattet die Krankenkasse diese Aufwendungen nicht wie sonst üblich. Das ist dann eine sehr unglückliche Konstellation für den Arbeitgeber. Am besten rechnen Sie in solchem Fall nicht die Lohnart "Krankheitslohnfortz." ab, sondern einfach Grundlohn bzw. anteiliges Gehalt.

"Da der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung erst nach 4-wöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses entsteht, ist in Ihrem Fall ab dem 29.01. Entgeltfortzahlung für maximal 6 Wochen durch den Arbeitgeber zu leisten.

Die Ablehnung des AAG-Antrags erfolgt zurecht, da Arbeitsentgelt, das nicht auf der Grundlage bzw. nicht für den in § 3 Abs. 1 und 2 und den in § 9 Abs. 1 EFZG bezeichneten Zeitraum fortgezahlt wird, nicht erstattungsfähig ist. Dazu gehört u.a. Arbeitsentgelt, das entgegen § 3 Abs. 3 EFZG in den ersten 4 Wochen eines Beschäftigungsverhältnisses gezahlt wird."

 

Seltener Fall: Mitarbeiter ist wegen Erkrankung beim Vorarbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn im Krankengeldbezug und die Zahlung des Krankengeldes dauert noch bis mindestens in den nächsten Monat

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•In diesem Fall legen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten für diesen Monat wie für einen komplett beitragsfreien Mitarbeiter an. Details zu > Beitragsfreie Beschäftigung > Freiwillige / private Krankenversicherung

•Im Monat der tatsächlichen Arbeitsaufnahme ändern Sie die Stammdaten für die beitragspflichtige Beschäftigung (Personengruppe, Beitragsgruppe ...) und erfassen als Vers.-Pflicht Beginn den ersten Tag, für den der Mitarbeiter Entgelt von Ihnen bezieht.

•Für diesen Schritt benötigen Sie zusätzlich eine Besonderheit, bitte rufen Sie uns dafür an.

 

 

So erfassen Sie die Krankheit innerhalb der Wartezeit (erste 4 Wochen)

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Die ersten 4 Wochen ab Eintrittsdatum sind die sogenannte Wartezeit. Erkrankt ein neu eingestellter Mitarbeiter innerhalb der Wartezeit, erhält er noch bis zum Ende dieses Zeitraums Krankengeld von der Krankenkasse. Der AG zahlt keine Vergütung für diese Zeit. Sinngemäß gelten für diese Zeit alle Erläuterungen zum Punkt > Krankengeld. Sprechen Sie am besten mit der zuständigen Krankenkasse. Sollten Sie trotzdem Gehalt/Lohn in der Zeit zahlen wollen, haben Sie keinen Anspruch auf Erstattung durch die Krankenkasse.

Geht die Erkrankung über das Ende der vier Wochen hinaus, beginnt sofort der 6-wöchige Lohnfortzahlungszeitraum (den Sie als Betrieb bezahlen). Wenn Sie Anspruch auf Erstattung durch die Umlagekasse haben, erstattet diese Ihnen den vereinbarten Anteil.

Nach 6 Wochen Krankheitslohnfortzahlung bekommt der Mitarbeiter bei anhaltender Krankheit wieder Krankengeld von der Krankenkasse.

Auch bei einer Kündigung innerhalb dieser Krankheit kann der Mitarbeiter Anspruch auf Lohnfortzahlung nach § 8 EFZG haben. Bitte informieren Sie sich ggf. bei der entsprechenden Krankenkasse.

 

Ist der Mitarbeiter jedoch bereits am ersten vereinbarten Arbeitstag krank, gelten diese Regelungen nicht. In diesem Fall gelten die Erläuterungen unter > Ein Mitarbeiter ist bei Arbeitsbeginn arbeitsunfähig.

 

➢Wenn der Mitarbeiter beim selben AG wiedereingestellt wurde

Grundsätzlich entsteht eine neue 4-wöchige Wartezeit bezüglich der Entgeltfortzahlung auch dann, wenn ein neues Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber eingegangen wird. Allerdings können zwei aufeinander folgende, rechtlich selbständige Arbeitsverhältnisse bei demselben Arbeitgeber im Sinne des Entgeltfortzahlungsrechts wie ein einheitliches Arbeitsverhältnis behandelt werden, sofern zwischen diesen Arbeitsverhältnissen ein enger sachlicher Zusammenhang besteht. Dies ist etwa dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen mit der Zusage der Wiedereinstellung nach Besserung der Auftragslage entlassen wurde und er tatsächlich seine Beschäftigung zu unveränderten Bedingungen fortsetzen konnte (z. B. Winterarbeitslosigkeit bei Malern).

Besteht zwischen den Arbeitsverhältnissen ein enger sachlicher Zusammenhang, muss der Arbeitgeber vom ersten Tag an Krankheitslohnfortzahlung leisten.

Zur Sicherheit sollten Sie in einem solchen Fall mit der Krankenkasse sprechen.

➢Rentner mit einem ermäßigten Beitrag zur Krankenversicherung (KV)

Rentner, die nur den ermäßigten Beitrag zur Krankenversicherung zahlen, haben keinen Anspruch auf das Krankengeld während der Wartezeit. Bitte verfahren Sie gemäß der Beschreibung zum Normalfall (ganz oben).