A1-Bescheinigung
Inhalt
Einige Hinweise vorweg
Bei einem befristeten Auslandseinsatz (Entsendung)von bis zu 24 Monaten innerhalb der EU-Staaten oder in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland wird in der Regel eine A1-Bescheinigung benötigt. Die A1-Bescheinigung dokumentiert in diesen Fällen, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Recht unterliegt.
Seit Beginn des Jahres 2022 müssen alle Arbeitgeber und Dienstherren für abhängig beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung elektronisch beantragen. Auch alle Selbständigen sind zur elektronischen Antragstellung verpflichtet.
Die A1-Bescheinigung können Sie für die abhängig Beschäftigten aus Quick-Lohn erstellen und versenden. Für Selbständige kann die Bescheinigung nur über das SV-Meldeportal beantragt werden.
Das A1-Modul in Quick-Lohn ist für Einzelreisen ausgelegt, das heißt, der Mitarbeiter reist z.B. von Mo - Mi in Land A. Für den Folgetermin von Do - Fr in Land B wird ein weiterer Antrag benötigt.
Beim A1-Verfahren wird unterschieden, ob eine Entsendung vorliegt oder ob es sich um eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten handelt.
Eine regelmäßige Erwerbstätigkeit liegt vor wenn ein in Deutschland Versicherungspflichtiger regelmäßig in anderen Staaten tätig ist. Als regelmäßig gilt ab ein Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal. Für die Beurteilung sind die nächsten 12 Monate heranzuziehen. Die gewöhnliche Erwerbstätigkeit erfordert nicht für jeden Einsatz eine neue A1-Bescheinigung und der Antrag wird in Papierform über die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) abgewickelt.
Beispiele: z.B. Maler im Grenzgebiet
2 x wöchentlich in Holland, 1x monatlich in Belgien → hierbei handelt es sich um gewöhnliche Erwerbstätigkeit in (zwei) Mitgliedstaaten → A1-Antrag in Papierform an die DVKA.
Ein schneller Auftrag 1 Tag nach Luxemburg → In diesem Fall wird der A1-Antrag auf Entsendung elektronisch über Quick-Lohn an die z.B. Krankenkasse gestellt.
Wenn Sie z.B. ein Speditionsbetrieb sind und der Mitarbeiter an einem Tag mehrere Länder durchfährt, ist der Antrag noch immer in Papierform an die DVKA zu stellen. Da es für diese Fälle zur Zeit kein elektronisches Meldeverfahren gibt.
Einzelne Länder haben zudem noch weitere Bedingungen an die Entsendung des Mitarbeiters geknüpft. Prüfen Sie daher auf den entsprechenden Landesportalen, welchen weiteren Meldepflichten Sie nachgehen müssen.
•Die Krankenkasse stellt dafür die A1-Bescheinigung aus. Beantragen Sie diese immer mindestens 4 Tage vor Reiseantritt. •Die A1-Bescheinigung wird auch für einen im Ausland tätigen Selbständigen benötigt. •Wenn der Auslandsaufenthalt über die 24 Monate hinaus geht, jedoch nicht länger als 36 Monate, kann eine sogenannte Ausnahmevereinbarung bei der Krankenkasse beantragt werden. Die Beantragung der Ausnahmevereinbarung ist nur in vorheriger Absprache mit der Krankenkasse möglich. •Das Dokument A1 belegt bei einer Prüfung im Ausland, dass der Entsandte bereits in einem anderen Staat sozialversicherungspflichtig ist. Die Kontrollen nehmen erheblich zu und es werden erhebliche Bußgelder fällig wenn der Mitarbeiter die A1-Bescheinigung nicht vorzeigen kann.
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Ausführliche Hinweise, insbesondere zur Entrichtung der Lohnsteuer während der Entsendung finden Sie auch unter dem Stichwort > Arbeit im Ausland.
Länder für die eine A1 Bescheinigung erforderlich ist (Stand 28.03.2019)
Für jedes Land, das währen einer Dienstreise passiert wird, muss ein einzelner Antrag gestellt werden:
Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich (Großbritannien, bis 29.3.2019), Zypern
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A1- Antrag bzw. Ausnahmevereinbarung erzeugen/korrigieren
Die Anträge können mit Quick-Lohn immer nur für die Zukunft erstellt werden.
1. Schritt:Vom Startfenster aus gelangen Sie zum Bereich Lohnabrechnung → Elektronische Meldungen → A1 - Anträge erzeugen/korrigieren. 2. Schritt:Gehen Sie nun auf Entsendung (bis 24 Monate in einem Mitgliedstaat) oder auf Ausnahmevereinbarung (mehr als 24 Monate in einem Mitgliedstaat). Wählen Sie GME1, wenn es sich um einen Aufenthalt bis zu 60 Monaten in mehreren Mitgliedstaaten handelt. Hierbei muss die Beschäftigung in den kommenden 5 Jahren voraussichtlich an mindestens einem Tag im Monat / 5 Tagen im Quartal in wenigstens zwei Staaten ausgeübt. Als Mitgliedsstaat wird in diesem Zusammenhang auch Deutschland gezählt. 3. Schritt:Über Erzeugen wird Ihnen die Liste der verfügbaren Mitarbeiter angezeigt. 4. Schritt:Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und ergänzen Sie noch die fehlenden Angaben zur Entsendung (Adresse, Mitgliedstaat, Beschäftigungsstelle, usw.) Nutzen Sie dafür auch die F1-Hilfe. Im oberen rechten Bereich gelangen Sie mit dem rechten Pfeil (Dreieck) zu den weiteren Eingabemasken des Endsendeantrags. 5. Schritt:Wenn die Angaben vollständig sind, gehen Sie auf Speichern und Verlassen. Der Antrag steht Ihnen nun im Meldecenter als versandbereite Meldung zur Verfügung. Versenden Sie diesen über den Button Enter - Senden. Nach ca. 24 Stunden sollten Sie als Antwort auf Anträge zur Entsendung eine Rückmeldung von der Krankenkasse übermittelt bekommen. Die Rückmeldung kann eine Bewilligungen oder eine Ablehnung sein.
Für Bearbeitung von Ausnahmevereinbarungen und GME1 ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) verantwortlich. Der Zeitraum, wann eine elektronische Rückmeldung seitens der DVKA erfolgt, variiert je nach Aufwand. Diese Stelle stimmt sich mit den Mitgliedstaaten, in die die Entsendung erfolgt, jeweils ab. Eventuell werden Sie entsprechend der hinterlegten Angaben zum Schriftwechsel auch noch zur Klärung von Fragen angeschrieben. Die Antwort der DVKA erhalten sie ab 2021 elektronisch. Generell können die A1-Rückmeldungen neben der A1-Bescheinigung eine PDF-Datei mit Erläuterungen enthalten. Auch bei Ablehnung erhalten Sie diese Informationen z.B. warum es zu einer Ablehnung gekommen ist. Bitte beachten Sie diese, die Erläuterungen können wichtige Informationen zur aktuellen A1-Bescheinigung bzw. Hinweise zu zukünftigen Anträgen enthalten! Besonderheiten: Im Fall der GME1/A1-Bescheinigung haben die beteiligen Stellen/Mitgliedstaaten ein zweimonatiges Widerspruchsrecht, solange ist die Festlegung vorläufig. Erst nach Ablauf von 2 Monaten erhält sie endgültigen Charakter. Darauf wird in den Erläuterungen der Rückmeldung auch jeweils hingewiesen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die DVKA. (https://www.dvka.de) In einzelnen Fällen kann es bei Ausnahmevereinbarungen zur Ablehnung eines Teils des beantragen Zeitraums kommen. In der A1-Ausnahmevereinbarung wird dann ein geänderter Zeitraum ausgewiesen und dies wird in den Erläuterungen begründet.
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A1-Bescheinigungen abrufen und drucken
Nach ca. 24 Stunden sollten Sie als Antwort eine Rückmeldung von der Krankenkasse übermittelt bekommen. Die Rückmeldung kann eine Bewilligungen oder Ablehnungen sein. Die Rückmeldung rufen Sie wie folgt ab:
1. Schritt:Gehen Sie auf Lohnabrechnung → Meldecenter und wählen Sie Rückmeldungen abrufen. Nachdem Sie die Rückmeldungen über das Meldecenter abgerufen haben, liegt an dieser Stelle der Link zum Dokument, welches im Meldecenter gespeichert vorliegt. 2. Schritt:Wählen die entsprechende Rückmeldung aus und wählen Sie unter den Optionen drucken oder speichern. Geben Sie Kundennummer und Passwort ein. 3. Schritt:Zum Speichern wählen Sie nun den Speicherort aus. Für den Druck wird Ihnen das Dokument als PDF-Datei angezeigt. Sie benötigen dafür einen PDF-Reader. Bei jedem Nachdruck über diesen Punkt, wird die Bescheinigung wieder im Meldecenter abgerufen.
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Als Arbeitgeber sind Sie in der Pflicht, für Ihre betroffenen Arbeitnehmer A1-Bescheinigungen grundsätzlich im Voraus zu beantragen. Im Juli 2019 wurde diese Regelung vom Gesetzgeber etwas aufgelockert:
Bei kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Tätigkeiten wie Geschäftsreisen bis zu einer Woche ist es in der Regel ausreichend, die Bescheinigung erst im Bedarfsfall nachträglich zu beantragen. Dies gilt insbesondere für Tagungen, Meetings, Messebesuche oder Fortbildungen. Wegen verstärkter Kontrollen in Frankreich und Österreich wird hier ein Verzicht auf die A1-Bescheinigung nicht empfohlen.
Sollte die A1-Bescheinigung bei einem kurzfristigen dringenden Einsatz noch nicht vorliegen, sollte eine Kopie des aktuellen Antrags auf Ausstellung der A1-Bescheinigung mitgeführt werden. Bei einer Entsendung nach Österreich empfiehlt es sich, zusätzlich einen Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung in Deutschland mitzunehmen. Das kann auch eine frühere A1-Bescheinigung sein. (Quelle: > DRV)
Diese Auflockerung lässt uns eher stutzig werden. Welchen Sinn ergibt dann der Antrag A1 noch? Im Programm ist es jedoch nicht möglich für einen rückwirkenden Zeitraum eine A1-Bescheinigung zu erstellen. Diese Anträge werden vom Programm automatisch storniert. Für den Fall müssten Sie dann auf das SV-Meldeportal zurückgreifen.