Die Entgeltunterlagen sind elektronisch aufzubewahren

 

Es gibt die Pflicht, die Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren. Diese Pflicht besteht seit dem 1.1.2022 und wir möchten Sie an dieser Stelle darüber informieren.

 

Kurz & knapp → Was sollten Sie beachten?

Alle 4 Jahre werden Betriebe von der Rentenversicherung (RV) geprüft. Diese Prüfung soll in Zukunft nach dem Willen der RV nicht mehr bzw. möglichst selten vor Ort stattfinden.

 

Es geht also darum: Alle relevanten Dokumente und Belege sollen dem Prüfer elektronisch gesendet werden. Und dafür müssen diese elektronisch vorliegen.

 

Um welche Entgeltunterlagen geht es hierbei NICHT?

Alle Daten, die in der Lohnsoftware vorliegen, können dem Prüfer über die Schnittstelle “Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung” (euBP) direkt aus Quick-Lohn gesendet werden. Das bedeutet: Um Verdienstbelege, SV-Meldungen, Beitragsnachweise oder Lohnkonten brauchen Sie sich an dieser Stelle keine Gedanken machen. Im Grunde ist damit nicht einmal mehr die PDF-Ausgabe dieser Belege notwendig (> Details zur PDF-Ausgabe).

 

Um welche Entgeltunterlagen geht es?

Im Grunde sind es alle Dokumente, die Sie vom Arbeitnehmer oder mit Bezug zu ihm erhalten oder führen, bspw.:

 

•Der Nachweis der Elternschaft, also ob der Arbeitnehmer Kinder hat oder nicht (wichtig für den Zuschlag in der Pflegeversicherung)

•Die Immatrikulationsbescheinigungen von Studierenden

•Für kurzfristig Beschäftigte: die Erklärungen über weitere kurzfristige Beschäftigungen

•Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber):

oDie Erklärungen über weitere kurzfristige Beschäftigungen

oDer Antrag des Arbeitnehmers bzgl. der Befreiung auf die Rentenversicherungspflicht

•Die Arbeitszeiten (in Branchen, die im Bereich des § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind)

•Die Unterlagen in Bezug zu einer Versicherungsfreiheit

•Die Unterlagen über eine Arbeitnehmerentsendung

•Leasingvertrag für Pkw oder Jobrad

•Die Unterlagen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben (Stundenkonten)

•Und einige mehr. Die komplette Liste finden Sie in § 8 Abs. 2 BVV.

 

Es betrifft alle diese Unterlagen, die seit dem 1.1.2022 angefallen sind. Belege von Zeiträumen davor sind nicht betroffen.

 

Was bedeutet “Elektronisch vorliegen”?

Das Gesetz formuliert: “sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen”. Das bedeutet, diese sind elektronisch vorzuhalten.

 

Letztlich ist jedoch das Ziel, dass diese Unterlagen dann, wenn eine Prüfung ansteht, dem Prüfer elektronisch, optimal als PDF, zur Verfügung gestellt werden können.

 

Was ist bei der Digitalisierung der Unterlagen zu beachten?

Oder anders gefragt: “Kann ich einfach alle Unterlagen einscannen und die Papierdokumente dann vernichten?”

 

Die Antwort ist: “Kommt darauf an.”

 

Bei Dokumenten ohne Unterschriftserfordernis (z. B. der Nachweis der Elterneigenschaft) reicht es aus, wenn Sie die Papierbelege einscannen oder abfotografieren und als PDF-Dokument abspeichern. Das Papierdokument darf danach vernichtet werden.

 

Dokumente mit Unterschriftserfordernis (z. B. die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht) gibt es zwei Möglichkeiten:

a.Einscannen und das Original weiter vorhalten

b.Einscannen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Das ist eine Funktion, die Dokumentenmanagementsysteme bieten.

 

Können Arbeitgeber die Pflicht zu diesem Verfahren umgehen?

Nein.

Genauer gesagt, können Sie sich bis zum 31.12.2026 von der Führung der elektronischen Unterlagen auf Antrag befreien lassen.

Einen formlosen Antrag stellen wir Ihnen hier zur Verfügung: > Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen

Diesen Antrag reichen Sie bei Ihrem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ein.

 

Spätestens ab 2027 wird dieses Verfahren dann für alle Arbeitgeber verpflichtend sein.