Digitaler (elektronischer) Lohnnachweis zur Unfallversicherung

Einige Hinweise vorweg

•Der Lohnnachweis für die Unfallversicherung ist seit dem Meldejahr 2016  elektronisch bei der Unfallversicherung einzureichen.

•Der Lohnnachweis ist Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Mit dem Lohnnachweis werden der Unfallversicherung die Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten gemeldet.

•Arbeitgeber erhalten dazu per Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse die BG-PIN. Die PIN wird im Programm im Bereich > Firmendaten hinterlegt.

•Die Abgabe des Lohnnachweises hat als Jahresmeldung zu erfolgen.Die Berufsgenossenschaft hat den 15. Februar des Folgejahres als Abgabetermin festgelegt. Quick-Lohn erzeugt diesen bei Teilnahme am Meldecenter immer mit dem Monatsabschluss Januar des Folgejahres und wird dann über das Meldecenter an die Berufsgenossenschaft übermittelt.

•Werden alle Mitarbeiter abgemeldet, weil z.B. kurzzeitig keine Mitarbeiter mehr im Unternehmen sind oder bei Systemwechsel, erzeugt Quick-Lohn einen unterjährigen Lohnnachweis. Bei Wiederaufnahme der Arbeit noch im selben Jahr, storniert Quick-Lohn den ursprünglichen und somit zu früh abgegebenen Lohnnachweis. Der Versand des ganzjährigen Lohnnachweises erfolgt dann spätesten wie üblich im Januar des Folgejahres.

•Ändern sich durch Korrekturen die Werte eines bereits abgegebenen Lohnnachweises, erfolgt vom Programm automatisch ein Storno beim Monatsabschluss. Zudem wird ein neuer Lohnnachweis mit den geänderten Werten erzeugt.

 

Wie handhabt Quick-Lohn den Digitalen (elektronischen) Lohnnachweis

Beachten Sie: Die Übermittlung des digitalen Lohnnachweises über Quick-Lohn ist nur mit der Aktivierung des > Meldecenters möglich. In dem Fall läuft das Verfahren komplett automatisiert ab.

Fall 1: Sie nehmen am Meldecenter teil

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Erstmalige Abfrage der Gefahrentarife über das Quick-Lohn-Meldecenter

1. Schritt:Wählen Sie im Programm Lohnerfassung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten.

2. Schritt:Hinterlegen Sie im Feld BG-PIN die vom Unfallversicherungsträger übermittelte PIN.

3. Schritt:Wechseln Sie in das Menü Meldecenter und versenden Sie die Stammdatenabfrage, die Ihnen dort angezeigt wird. Die Lohnerfassung ist erst nach dem Versand der Stammdatenabfrage möglich. Die Abfrage der Stammdaten stellt übrigens gleichzeitig die Vorankündigung der Abgabe eines Lohnnachweises nach Ablauf des Jahres dar. Beachten Sie: Der Monatsabschluss ist ohne eine erfolgreiche Rückmeldung nicht möglich. Das kann passieren, wenn in den Firmendaten die Angaben BG-Betriebsnummer, BG-Mitgliedsnummer oder die PIN falsch sind. Dann wird die Stammdatenabfrage vom Unfallversicherungsträger konsequent abgelehnt, beispielsweise mit dem Grund "Das Mitglied ist nicht bekannt". In diesem Fall korrigieren Sie diese Angaben und Quick-Lohn erzeugt im Anschluss automatisch eine neue Stammdatenabfrage.

4. Schritt:Nach ca. 3 Stunden rufen Sie über das Meldecenter eine Rückmeldung von der Unfallkasse mit den gültigen Gefahrentarifstellen ab. Abweichungen der Gefahrentarifstellen zeigt Ihnen Quick-Lohn an.

5. Schritt:Im Januar des Folgejahres erstellt Quick-Lohn für jeden Mitarbeiter die Sozialversicherungsmeldung mit → > Grund 92 zur Unfallversichrung für den Rentenversicherungsträger und zusätzlich die zusammengefasste Meldung "Lohnnachweis digital"

6. Schritt:Im Januar des Folgejahres fragt Quick-Lohn erneut die Daten bei der Unfallversicherung ab.

 

Hinweis:

Korrekturen für das Vorjahr, welche auch Änderungen in den Bruttolohnsummen verursachen, werden beim Monatsabschluss automatisch berücksichtigt. Der UV-Lohnnachweis des Vorjahres wird storniert und ein neuer korrigierter UV-Lohnnachweis erzeugt. Über den Menüpunkt Nachdruck / Auswertung erhalten Sie eine aktualisierte Liste zum Lohnnachweis.

 

 

Fall 2: Sie nehmen nicht am Meldecenter teil

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Bitte nutzen Sie zum Versand des Digitalen Lohnnachweises die Programme sv.net standard. In Quick-Lohn können Sie sich dafür eine Übersicht der BG-pflichtigen Entgelte und der gearbeiteten Stunden ausdrucken. Klicken Sie im Startmenü → Nachdruck / Auswertung → Beitragsabrechnung-UV (BG-Jahresliste) und wählen Sie dort das gewünschte Jahr. Quick-Lohn erzeugt eine Übersicht mit allen Mitarbeitern.

Alternativ aktivieren Sie das Meldecenter > ausführlich.

 

Hinweise zu den notwendigen Stammdaten

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Diese Angaben tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Firmendaten ein:

•BG-Betriebsnummer
Sie können die BG-Betriebsnummer aus den Bescheiden Ihrer BG entnehmen. Im Zweifelsfall rufen Sie Ihre BG an. Sie können in Quick-Lohn auch eine Liste aller Berufsgenossenschaften und Unfallkassen (ähnlich der Krankenkassenliste) aufrufen. Den Jahreshöchstbetrag der jeweiligen BG trägt das Programm automatisch in Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten ein.

•BG-Mitgliedsnummer
Ihre BG-Mitgliedsnummer entnehmen Sie dem Beitragsbescheid. Bei manchen BGs ist die Mitgliedsnummer mit dem Aktenzeichen identisch.

•BG-PIN
Ihre PIN wurde Ihnen von Ihrer Berufsgenossenschaft postalisch mitgeteilt. Hinweis: In der Gartenbau-Berufsgenossenschaft und in der Landwirtschaftlichen BG versicherte Firmen erhalten keine PIN und brauchen in Quick-Lohn auch keine eintragen. Im Monat mit Systembeginn kleiner als Dezember ist noch kein Eintrag erforderlich - erst im Folgemonat.

 

Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten tragen Sie ein:

•GTS (Gefahrtarifstelle)

oFür jeden Mitarbeiter entnehmen Sie die zutreffende Gefahrtarifstelle dem Beitragsbescheid bzw. ab 2017 den elektronisch zurückgelieferten Berufsgenossenschafts-Stammdaten. Im Zweifelsfall fragen Sie bei Ihrer BG nach. Mittels der F3-Taste können Sie eine Liste der für Ihre BG zulässigen Angaben anzeigen oder drucken lassen. Benutzen Sie aber unbedingt die Einstufung der BG und wählen Sie nicht einfach etwas aus der Liste aus.

oBei versicherungsfreien Geschäftsführern (Personengruppe 000, Beitragsgruppe 0000) tragen Sie als GTS den Wert "0" (Ziffer Null) ein.

•Hat Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft eine oder mehrere Gefahrtarifstellen einer anderen BG mitgeteilt, so hinterlegen Sie die Betriebsnummer dieser anderen BG in Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten 2 im Feld Abweich. BG-Betr-Nr.

 

Wenn Ihnen keine PIN vorliegt

tippIn der Gartenbau-Berufsgenossenschaft und in der Landwirtschaftlichen BG versicherte Firmen erhalten keine PIN und nehmen nicht am Verfahren des digitalen Lohnnachweises teil.
 
In diesem Fall lassen Sie die PIN in den Firmenstammdaten weg. Quick-Lohn erkennt diesen Fall automatisch.