Elternzeit

So erfassen Sie die Elternzeit

•Wenn Sie das Kalendarium verwenden, erfassen Sie dort die Tage ab Beginn der Freistellung (z. B. 12.3.2024) einschließlich der Wochenenden mit dem Kalendariumszeichen e (Tasten Strg + e). Das Programm ergänzt nun automatisch die Lohnart und erzeugt die Fehlzeit "Elternzeit" (Art 5.1 mit Beginn 12.03.2024).

•Wenn Sie das Kalendarium nicht verwenden, fügen Sie die Lohnart "Elternzeit" und die Fehlzeitangabe selbst ein:

1. Schritt: Im ersten Bild der Lohnerfassung fügen Sie mit der Taste F5-weitere Lohnarten die Lohnart "Elternzeit" hinzu.
2. Schritt Im letzten Bild der Lohnerfassung tragen Sie die Fehlzeit (Art 5.1 mit Beginn 12.03.2024) ein.

•Im Monat der Wiederaufnahme der Arbeit tragen Sie das Fehlzeitende ein. Eine Meldung an die Krankenkasse über die Wiederaufnahme der Arbeit erfolgt nicht. Bei kalendertäglicher Erfassung erkennt das Programm das Ende der Fehlzeit, da dann wieder gearbeitete Stunden erfasst werden.

•Der Urlaub wird erst bei einem durchgängigen Monat Elternzeit gekürzt. Vom Programm wird bei der Lohnerfassung ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Hinweis für Malerbetriebe: Es erfolgt kein Urlaubsausgleich wie z. B. bei Mutterschutz oder Krankheit länger als 6 Wochen. Beachten Sie die > Besonderheiten bei Elternzeit im Malergewerbe

Hinweis für Baubetriebe: Beachten Sie die > Besonderheiten bei Elternzeit im Bauhauptgewerbe

 

So geht Quick-Lohn mit der Elternzeit um

•Das Programm ermittelt automatisch die Werte für SV- und Beschäftigungstage (hier 11) und Anzahl "U" (hier 1).
(Der Wert von Anzahl "U" ( = Anzahl Unterbrechungen für die Lohnsteuerbescheinigung) ist 1 bei mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen mit Elternzeit.)

•Für im Jahr 2024 beginnende Elternzeiträume müssen Arbeitgeber den Krankenkassen den Beginn (Meldegrund 17) und das Ende (Meldegrund 37) der Elternzeit melden. Die Meldungen werden vom Programm automatisch durchgeführt. Bei einem gesetzlich versicherten Mitarbeiter erfolgt die Meldung, wenn die Elternzeit mindestens einen vollen Monat umfasst. Bei freiwillig Versicherten wird bereits bei einem Teilmonat gemeldet. Keine Meldung erfolgt für Mitarbeiter mit privater Krankenversicherung und für Minijobber.

•Eine Unterbrechungsmeldung (Grund 52) erfolgt an die Krankenkasse, wenn sich die Elternzeit nicht direkt an die Mutterschutzfrist anschließt.

•Wird eine Arbeitnehmerin während der Elternzeit erneut schwanger, lesen Sie bitte hier gemäß der Beschreibung zum Punkt Sonderfall.

 

Sonderfall 1: Aufnahme einer geringfügigen Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber während der Elternzeit

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Achtung: Beachten Sie hierzu auch die > Erläuterungen zur geringfügigen Beschäftigung, die in vollem Umfang gelten.

Die Abrechnung muss unter einer zweiten Personalnummer erfolgen:

1. Schritt:Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 des entsprechenden Mitarbeiters legen Sie mittels der F8-Taste eine neue Personalnummer für denselben Mitarbeiter an. Dabei werden alle Personaldaten automatisch übernommen.

2. Schritt:Ändern Sie für die neue Personalnummer die Mitarbeiterdaten entsprechend der geringfügigen Beschäftigung. Im Lohnkonto der neuen Personalnummer wird ein Hinweis gedruckt, dass es sich um die Fortsetzung des Lohnkontos der alten Personalnummer handelt. Für die geringfügige Beschäftigung ist die Elternzeit irrelevant, hier wird also keine Fehlzeit 5.1 erfasst.

Weitere Hinweise:

•Die ursprüngliche Personalnummer bleibt mit der offenen Fehlzeit 5.1 bestehen. Es werden pro Monat 2 Verdienstbelege für den Mitarbeiter erstellt.

•Falls eine Sonderzahlung ausgezahlt wird, zahlen Sie diese unter der alten Personalnummer aus.

•Es werden so lange 2 Verdienstbelege erstellt, wie die geringfügige Beschäftigung dauert. Wird sie beendet, tragen Sie wie üblich ein Austrittsdatum ein - so erfolgt schließlich durch Quick-Lohn die Abmeldung bei der Knappschaft / Minijobzentrale.

•Nimmt der Mitarbeiter nach Ende der Elternzeit seine Beschäftigung nicht wieder auf, erfassen Sie unter der ursprünglichen Personalnummer das Austrittsdatum. Dieses ist dann identisch mit dem Endedatum der Fehlzeit "5.1 Elternzeit".

 

 

Sonderfall 2: Mehr als geringfügige Weiterbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber während der Elternzeit

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Variante 1: Der Vater beginnt die mehr als geringfügige Beschäftigung gleichzeitig mit der Elternzeit

•In diesem Fall sind keinerlei Besonderheiten zu beachten. Der Mitarbeiter wird behandelt, als wenn er nicht in Elternzeit wäre. Es erfolgt auch keine Fehlzeiteintragung und keine Unterbrechungsmeldung bei der Krankenkasse.

•Sie erfassen einfach weniger Gehalt (bei einem Gehaltsempfänger) bzw. weniger gearbeitete Stunden (bei einem Arbeiter).

Variante 2: Die Mutter beginnt die mehr als geringfügige Beschäftigung nach der Mutterschutzfrist bzw. der Vater nicht sofort mit Beginn der Elternzeit

•In diesem Fall wird im Monat der Aufnahme der Arbeit das Fehlzeitende der Elternzeit eingetragen.

•Eine Meldung an die Krankenkasse über die Aufnahme der Arbeit erfolgt nicht. Eine Unterbrechnungsmeldung wird von Quick-Lohn nur erzeugt, wenn ein kompletter Monat ohne Entgelt vorgelegen hat.

 

 

Sonderfall 3: Geringfügig Beschäftigter in Elternzeit nach längerer Krankheit

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Besteht in einer Schwangerschaft eine längere Fehlzeit (2.7), an deren Anschluss eine Elternzeit (Fehlzeit 5.1) abgerechnet werden soll, führt dies dazu, dass Quick-Lohn keine Unterbrechungsmeldung mehr erzeugen kann. In dem Fall rechnen Sie während der Elternzeit weiterhin die Fehlzeit 2.7 ab.