Elternzeit
Inhalt
So erfassen Sie die Elternzeit
•Folgen Sie vom Hauptmenü aus dem Pfad Lohnabrechnung → Lohnerfassung und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.
•Wenn Sie das Kalendarium verwenden, erfassen Sie dort die Tage ab Beginn der Freistellung (z. B. ab 12.03.2026) einschließlich der Wochenenden mit dem Kalenderbuchstaben "e" (Taste Strg zusammen mit e). Das Programm ergänzt nun automatisch die Lohnart "Elternzeit" und erzeugt die Fehlzeit "5.1 Elternzeit" (z. B. mit Beginn 12.03.2026).
•Wenn Sie das Kalendarium nicht verwenden, fügen Sie die Lohnart "Elternzeit" und die Fehlzeit "5.1 Elternzeit" selbst hinzu:
1. Schritt: Im ersten Bild der Lohnerfassung fügen Sie mit der Taste F5 - Weitere LA die Lohnart "Elternzeit" hinzu.
2. Schritt: Im letzten Bild der Lohnerfassung tragen Sie die Fehlzeit "5.1 Elternzeit" (z. B. mit Beginn 12.03.2026) ein.
•Das Programm ermittelt automatisch die Werte für Beschäftigungstage (z. B. "30"), SV-Tage (z. B. "11") und Anzahl "U" (z. B. "1").
(Der Eintrag "1" im Feld Anzahl "U" (= Anzahl der Unterbrechungen für die Lohnsteuerbescheinigung) erfolgt bei mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen mit Elternzeit.)
•Im Monat der Wiederaufnahme der Arbeit tragen Sie das Ende der Fehlzeit "5.1 Elternzeit" ein. Bei kalendertäglicher Erfassung erkennt das Programm das Ende der Fehlzeit selbst, da dann wieder Arbeitsstunden erfasst werden.
•Den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers kürzen Sie ggf. manuell. Gesetzlich zulässig (jedoch nicht verpflichtend) ist eine Kürzung des Urlaubsanspruchs anteilig um ein Zwölftel (1/12) für jeden vollen Kalendermonat mit Elternzeit. Vom Programm wird bei der Lohnerfassung ein entsprechender Hinweis angezeigt. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer schriftlich über die Kürzung des Urlaubsanspruchs informieren.
Hinweis für Malerbetriebe: Es erfolgt kein Urlaubsausgleich wie z. B. bei Mutterschutz oder Krankheit länger als 6 Wochen. Beachten Sie die > Besonderheiten bei Elternzeit im Malergewerbe
Hinweis für Baubetriebe: Beachten Sie die > Besonderheiten bei Elternzeit im Bauhauptgewerbe
Hinweis für freiwillig krankenversicherte Firmenzahler (Beitragsgruppe 9111): Während der Elternzeit erfolgt der Zuschuss des Arbeitgebers auf Basis des tatsächlich gezahlten Entgelts (nicht auf Basis der Beitragsbemessungsgrenze).
- Ändern Sie im Menü Mitarbeiterdaten Teil 1 den Eintrag im Feld Beitragsgruppenschl. auf "0111" (von bisher "9111").
- Fügen Sie im Menü Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Freiw./Private KV/PV den Eintrag "GKV KP11" (in Sachsen: "GKV KP13") hinzu.
- Das Programm ermittelt keinen Beitrag für die Krankenkasse mehr, dieser erscheint nicht mehr auf dem Beitragsnachweis.
- Quick-Lohn übermittelt den Beginn der Elternzeit automatisch an die Krankenkasse.
- Auf dieser Basis berechnet die Krankenkasse den anteiligen Beitrag und fordert ihn direkt vom Versicherten ein.
So geht Quick-Lohn mit der Elternzeit um
•Ab dem 01.01.2024 müssen Arbeitgeber den Beginn (Meldegrund "17") und das Ende (Meldegrund "37") der Elternzeit der zuständigen Krankenkasse im DEÜV-Meldeverfahren melden.
- Die erforderlichen Meldungen werden vom Programm automatisch erstellt.
- Bei einem gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter erfolgt die Meldung, wenn die Elternzeit mindestens einen vollen Kalendermonat umfasst.
- Bei freiwillig krankenversicherten Mitarbeitern wird bereits bei einem Teilmonat gemeldet.
- Die Elternzeit ist nur dann zu melden, wenn die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt unterbrochen wird, d. h. wenn während der Elternzeit keine Teilzeitbeschäftigung ausgeübt wird.
- Außerdem werden keine Elternzeitmeldungen erzeugt, wenn das Programm erkennt, dass einem Mitarbeiter weiterhin Sachbezüge, wie beispielsweise eine PKW-Nutzung gemäß > § 23c SGB IV, gewährt werden.
- Für Mitarbeiter mit privater Krankenversicherung und für Minijobber sind Elternzeitmeldungen nicht abzugeben.
•Eine Unterbrechungsmeldung (Meldegrund "52") erfolgt an die Krankenkasse, wenn sich die Elternzeit nicht direkt an die Mutterschutzfrist anschließt.
•Wird eine Arbeitnehmerin während der Elternzeit erneut schwanger, lesen Sie bitte > hier die Hinweise zum Sonderfall.
Sonderfall 1: Aufnahme einer geringfügigen Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber während der Elternzeit
Achtung: Beachten Sie hierzu auch die > Erläuterungen zur geringfügigen Beschäftigung, die in vollem Umfang gelten. Die Abrechnung muss unter einer zweiten Personalnummer erfolgen: 1. Schritt:Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 des entsprechenden Mitarbeiters legen Sie mittels der Taste F8 - neue PNr eine neue Personalnummer für denselben Mitarbeiter an. Dabei werden alle Personaldaten automatisch übernommen. 2. Schritt:Ändern Sie für die neue Personalnummer die Mitarbeiterdaten entsprechend der geringfügigen Beschäftigung. Im Lohnkonto der neuen Personalnummer wird ein Hinweis gedruckt, dass es sich um die Fortsetzung des Lohnkontos der alten Personalnummer handelt. Für die geringfügige Beschäftigung ist die Elternzeit irrelevant, hier wird also keine Fehlzeit "5.1 Elternzeit" erfasst. Weitere Hinweise: •Die ursprüngliche Personalnummer bleibt mit der offenen Fehlzeit "5.1 Elternzeit" bestehen. Es werden pro Monat 2 Verdienstbelege für den Mitarbeiter erstellt. •Falls eine Sonderzahlung ausgezahlt wird, zahlen Sie diese unter der alten Personalnummer aus. •Es werden so lange 2 Verdienstbelege erstellt, wie die geringfügige Beschäftigung andauert. Wird sie beendet, tragen Sie wie üblich ein Austrittsdatum ein - so erfolgt schließlich durch Quick-Lohn die Abmeldung bei der Knappschaft / Minijobzentrale. •Nimmt der Mitarbeiter nach Ende der Elternzeit seine Beschäftigung nicht wieder auf, erfassen Sie unter der ursprünglichen Personalnummer das Austrittsdatum. Dieses ist dann identisch mit dem Ende-Datum der Fehlzeit "5.1 Elternzeit".
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Sonderfall 2: Mehr als geringfügige Weiterbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber während der Elternzeit
Variante 1: Der Vater beginnt die mehr als geringfügige Beschäftigung gleichzeitig mit der Elternzeit •In diesem Fall sind keinerlei Besonderheiten zu beachten. Der Mitarbeiter wird so behandelt, als wäre er nicht in Elternzeit. Es wird keine Fehlzeit eingetragen und es erfolgt keine Unterbrechungsmeldung an die Krankenkasse. •Sie erfassen einfach weniger Gehalt (bei einem Angestellten) bzw. weniger Arbeitsstunden (bei einem Arbeiter). Variante 2: Die Mutter beginnt die mehr als geringfügige Beschäftigung nach der Mutterschutzfrist bzw. der Vater beginnt die mehr als geringfügige Beschäftigung nicht sofort mit Beginn der Elternzeit •In diesem Fall wird im Monat der Aufnahme der Arbeit das Ende der Fehlzeit "5.1 Elternzeit" eingetragen. •Eine Unterbrechungsmeldung wird von Quick-Lohn nur erzeugt, wenn ein kompletter Monat ohne Entgelt vorgelegen hat.
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Sonderfall 3: Geringfügig Beschäftigter in Elternzeit nach längerer Krankheit
Wenn in einer Schwangerschaft eine längere Fehlzeit "2.7" auftritt, an die sich eine Fehlzeit "5.1 Elternzeit" anschließen soll, kann Quick-Lohn keine Unterbrechungsmeldung mehr erzeugen. In diesem Fall rechnen Sie während der Elternzeit die Fehlzeit "2.7" weiterhin ab. |