Minijob (geringfügige Beschäftigung) und Midijob (Übergangsbereich)

•Die Gleitzone wurde in Übergangsbereich umbenannt. Im Programm benutzen wir nun den Begriff "Midijob".

•Die Obergrenze für Midijobs beträgt 1.300,00 €.

•Dem Mitarbeiter werden automatisch die vollen RV-Beiträge auf sein Entgelt für die Rente angerechnet, auch wenn er nur Beiträge auf das reduzierte Midijob-Entgelt zahlt. Ein bisher möglicher Verzicht auf die Reduzierung seiner RV-Beiträge ist damit hinfällig.

•Mit der Programmversion Juli 2019 erfolgte die Anpassung im Programm. Bei Mitarbeitern mit einem Entgelt zwischen 850,01 € und 1.300,00 € für einen vollen Monat, fragt das Programm, ob die Abrechnung nun als Midijob erfolgen soll.

•Die Beiträge werden nur auf das reduzierte Midijob-Entgelt gezahlt, auch wenn der Mitarbeiter seine RV-Beiträge auf das rechnerisch reduzierte Entgelt bezahlt.  

•Meldepflichtig ist nun zusätzlich das Arbeitsentgelt, das ohne die Anwendung dieser Regelung zu berücksichtigen gewesen wäre.

Für Minijobs (geringfügig Beschäftigte) bleibt die Obergrenze unverändert bei 450,00 €.

•Die u.g. Fälle sollten die allermeisten in der Praxis vorkommenden Konstellationen abdecken und sind letztlich recht einfach zu handhaben. Betrachten Sie nur den für Sie passenden Fall und legen Sie die Stammdaten in Quick-Lohn entsprechend an.

•Minijob: Der Arbeitgeber sollte sich schriftlich vom Arbeitnehmer bestätigen lassen, ob ein weiteres Minijob-Arbeitsverhältnis vorliegt. Wenn noch ein Minijob besteht, könnte dieser neue versicherungspflichtig sein. Wenn das später ohne diese Bestätigung von der Knappschaft oder Betriebsprüfern festgestellt wird, haftet der Arbeitgeber für die der Sozialversicherung entgangenen Beiträge.

•Beachten Sie: Zusätzliches Urlaubsgeld oder sonstige einmalige Zahlungen werden zum Verdienst des Minijobbers hinzugerechnet. Wird zum Jahresende die Grenze von 5.400,00 € (5.400,00 € / 12 Monate = 450,00 €) überschritten, ist die Beschäftigung rückwirkend voll versicherungspflichtig. Steuerfreie Einnahmen bleiben in der Sozialversicherung unberücksichtigt und werden nicht zum Verdienst hinzugerechnet  (z.B. steuerfr. Sachbezüge, Sonn- , Feiertags- und Nachtzuschlag).

•Beachten Sie: Auszubildende (auch bestimmte Praktikanten) sind unabhängig von der Höhe des Entgelts immer versicherungspflichtig. Minijob und Midijob sind für sie nicht möglich! Weitere Informationen finden Sie unter > Geringverdiener.

•Rentner, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben, sind automatisch von der RV-Pflicht befreit (Beitragsgruppe 6500) und benötigen keinen Antrag auf RV-Freiheit.

•Bei Beschäftigung von Studenten beachten Sie auch die Ausführungen zu > Studenten/Praktikum.

•Beachten Sie: In einigen Branchen sind bei Minijobs einige Besonderheiten zu berücksichtigen:

oBaubetriebe beachten die Anmerkungen zu > Geringfügig Beschäftigter im Baugewerbe

oMalerbetriebe beachten die Anmerkungen zu > Geringfügig Beschäftigter im Malergewerbe

oDachdeckerbetriebe beachten die Anmerkungen zu > Geringfügig Beschäftigter im Dachdeckergewerbe

•Minijob und gesetzlicher Mindestlohn: Bei einer Rentenversicherungsprüfung werden der Mindestlohn und auch die vertraglich vereinbarten Stunden geprüft. Haben Sie mit Ihrem Mitarbeiter keine vertragliche Vereinbarung, nimmt der Prüfer eine wöchentliche Arbeitszeit von 20 Stunden an. Bei einem Mindestlohn von 9,50 € (2021  ) x 20 Stunden x 4,33 Wochen (13 Wochen im Quartal durch /3 Monate) kommen wir auf einen fiktiven Verdienst von 817,00 € im Monat. Der Mitarbeiter ist somit nicht mehr geringfügig beschäftigt  und muss als versicherungspflichtig eingestuft werden. Der Prüfer wird in so einem Fall die Versicherungsbeiträge nachberechnen. Prüfen Sie dahingehend die bestehenden Verträge. Beachten Sie dabei auch die entsprechenden Branchenmindestlöhne.

Entwicklung des gesetzlichen Mindestlohns

a)Personenkreis = gesetzlich krankenversichert (gilt auch bei Familienversicherung, z.B. Hausfrauen, Rentner, Arbeitslose, Studenten nicht im Praktikum, Schüler), freiwillig versicherte Selbstständige und Beamte

Der AG zahlt 13 % pauschale Krankenversicherung und 15 % pauschale Rentenversicherung.

b)Personenkreis = nicht gesetzlich krankenversichert, z.B. Ehepartner von Beamten und Pensionären, Pensionär oder privat krankenversicherter Selbstständiger, Beamter oder Angestellter

Der AG zahlt nur 15 % pauschale Rentenversicherung.

Beachten Sie:

•Für den seltenen Fall, dass Sie einen Studenten in einem nicht vorgeschriebenen Zwischenpraktikum beschäftigen, beachten Sie auch die Ausführungen zu > Studenten/Praktikum.

•Der Arbeitgeber muss sich vom Arbeitnehmer bestätigen lassen, dass kein weiteres Minijob-Arbeitsverhältnis vorliegt.

Alle AG rechnen wie im Fall 1 ab.

Der AG zahlt volle Beiträge zur Sozialversicherung, der AN reduzierte. Der AN kann allerdings auf die Reduzierung seiner RV-Beiträge verzichten (nur bis Juni 2019 möglich). Dies hat er dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen. Tragen Sie in diesem Fall im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten den Wert "RV-" ein.

Die Beschäftigungen liegen in Summe über der Geringfügigkeitsgrenze, sind dadurch beide versicherungspflichtig als Midijob. Um Nachfragen und Rückrechnungen zu vermeiden, sollten Sie das Gesamtentgelt im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 → Fremdentgelt erfassen eintragen.

Alle AG rechnen wie Fall 3 ab.

Die Beschäftigung B (Nebenbeschäftigung) wird als geringfügige Beschäftigung wie im Fall 1 abgerechnet.

Die Beschäftigung A ist ein Midijob und wird wie im Fall 3 abgerechnet. Das Entgelt bei Arbeitgeber B wird nicht berücksichtigt, d.h. Sie bekommen keine Meldung von der Krankenkasse.

Die Beschäftigung B (Nebenbeschäftigung) wird als geringfügige Beschäftigung wie im Fall 1 abgerechnet.

Die Beschäftigung A ist eine "normale" Beschäftigung ohne Besonderheiten und wird wie diese abgerechnet.

Beide Beschäftigungen sind versicherungspflichtig, liegen jedoch in Summe unter 1.300,00 €. Beide Beschäftigungen sind mit der Beschäftigungsart "Pflichtversichert in der SV" und als Midijob abzurechnen.

Achtung: Die Zuordnung hängt wesentlich vom Einkommen bei den anderen Arbeitgebern ab. Bei mehr als 2 Arbeitgebern wird die Beurteilung kompliziert und kaum noch beherrschbar, wenn die Entgelte von Monat zu Monat variieren. Im Zweifelsfall holen Sie sich Hilfe bei einem Experten der zuständigen Krankenkasse.

Die Beschäftigung B (erste Nebenbeschäftigung) wird als geringfügige Beschäftigung wie im Fall 1 abgerechnet.

Die Beschäftigungen A und C sind Midijobs und versicherungspflichtig.

Für die Beschäftigung A legen Sie den Mitarbeiter wie folgt an. Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie dort F6 - Neuen Mitarbeiter anlegen. Im Eingabeassistenten wird Ihnen die nächste freie Personalnummer vorgeschlagen. Legen Sie nun das Eintrittsdatum und den Mitarbeitertyp fest. Wählen Sie Pflichtversichert in der SV bei Beschäftigungsart aus.

Quick-Lohn füllt automatisch in Mitarbeiterdaten Teil 1 die relevanten Stammdatenfelder für diese Beschäftigungsart aus. Ergänzen Sie bitte noch die Eingaben bei Mehrfachbesch. und Midijob:

In Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 Bereich Fremdentgelt erfassen tragen Sie das Entgelt bei Arbeitgeber C ein.

Die Beschäftigung C ist als Nebenbeschäftigung versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung.

Ändern Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 die folgenden Eingabefelder:

Die Krankenkasse teilt über das Meldecenter zusätzliche Angaben mit. Tragen Sie diese Daten in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Bereich Fremdentgelt erfassen ein.

Achtung: Die Zuordnung hängt wesentlich vom Einkommen bei den anderen Arbeitgebern ab. Bei mehr als 2 Arbeitgebern wird die Beurteilung kompliziert und kaum noch beherrschbar, wenn die Entgelte von Monat zu Monat variieren. Im Zweifelsfall holen Sie sich Hilfe bei einem Experten der zuständigen Krankenkasse.

Die Beschäftigung B (erste Nebenbeschäftigung) wird als geringfügige Beschäftigung wie im Fall 1 abgerechnet.

Durch die Zusammenrechnung der beiden Beschäftigungen A und C wird die Midijob-Grenze überschritten.

Beim Arbeitgeber A ist nur für die AV die Midijob-Regelung anzuwenden, für KV, RV und PV nicht.

Tragen Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 ein:

Beim Arbeitgeber C ist die zweite Nebenbeschäftigung versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung, da diese neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird.

Tragen Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 ein:

Die Krankenkasse teilt über das Meldecenter zusätzliche Angaben mit. Tragen Sie diese Daten in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Bereich Fremdentgelt erfassen ein.

•Eine geringfügig entlohnte, beitragsfreie Beschäftigung liegt vor, wenn das monatliche Arbeitsentgelt regelmäßig 450,00 € nicht übersteigt. Dies gilt im Fall von Eintritt und Austritt bei einer regelmäßigen Beschäftigung auch für eventuelle Teilmonate. Eine Begrenzung auf eine bestimmte Wochenarbeitszeit gibt es nicht.

•Zum regelmäßigen Arbeitsentgelt gehört mindestens das Entgelt, auf das der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat (z.B. durch Tarifverträge). Regelmäßige jährliche Einmalzahlungen (auch eventuelles zusätzliches Urlaubsgeld) sind zu berücksichtigen. Folgende Lohnarten sind nicht zu berücksichtigen: Entgeltumwandlung Altersvorsorge, SFN-Zuschläge, Kindergartenzuschüsse, Sachbezüge unter 44,00 € mtl., Fahrkostenzuschüsse und Lohnarten mit ähnlichen Charakter.

•Steht bei schwankendem Verdienst das Arbeitsentgelt nicht von vornherein fest, ist das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt zu schätzen. Bei Änderungen der Verhältnisse ist eine neue Berechnung vorzunehmen und die versicherungsrechtliche Beurteilung für die Zukunft zu ändern. Die Berechnung ist in den Lohnunterlagen zu dokumentieren.

•Zur Beurteilung, ob eine Beschäftigung nach Geringfügigkeitsregelung vorliegt, muss der Beschäftigte alle Verdienste bei anderen Arbeitgebern mitteilen. Sie sollten sich von den Arbeitnehmern regelmäßig schriftlich Entgelte bei anderen Arbeitgebern bestätigen lassen. Weiterhin sollten Sie die betreffenden Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, dass Entgelte aus neuen Arbeitsverhältnissen bzw. Entgeltänderungen sofort mitzuteilen sind. Geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigungen sind nicht zusammenzurechnen.

•Ein Beschäftigungsverhältnis als Midijob liegt vor, wenn das monatliche Arbeitsentgelt zwischen 450,01 € und 1.300,00 € liegt und die Grenze von 1.300,00 € regelmäßig nicht überschreitet.

•Werden mehrere Beschäftigungen ausgeübt, gelten die Regelungen für Midijobs, sofern das insgesamt erzielte Entgelt (ohne kurzfristige Beschäftigungen) innerhalb der Obergrenze liegt. Beginnt oder endet die Beschäftigung im Laufe eines Monats, ist von einem anteiligen Monatswert auszugehen (z.B. 1.300,00 € / 30 * Beschäftigungstage).

•Zur Beurteilung, ob eine Beschäftigung ein Midijob ist, muss der Beschäftigte alle Verdienste bei anderen Arbeitgebern mitteilen. Hat der Mitarbeiter auch geringfügige Beschäftigungen, so ist die erste davon beitragsfrei und wird nicht bei der Prüfung auf Erreichen der Obergrenze berücksichtigt. Sie sollten sich von Arbeitnehmern im Midijobbereich schriftlich Entgelte bei anderen Arbeitgebern bestätigen lassen. Weiterhin sollten Sie die betreffenden Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, dass Entgelte aus neuen Arbeitsverhältnissen bzw. Entgeltänderungen sofort zu melden sind.

•Beachten Sie: Midijobs sind bei Auszubildenden und Beschäftigten in Altersteilzeit nicht anwendbar.

Beispiel 1:

Monatliches Entgelt von 440,00 € * 12 Monate = 5.280,00 € jährlich + vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld in Höhe von 180,00 €.

Das regelmäßige monatliche Einkommen beträgt: 5.460,00 € / 12 Monate = 455,00 €.

Es handelt sich hier nicht um eine geringfügige Beschäftigung, der Mitarbeiter ist versicherungspflichtig. Das Entgelt wird als Midijob abgerechnet.

Beispiel 2:

Monatliches Entgelt regulär von 450,00 €. Im Juli übernimmt der AN wider Erwarten eine Krankheitsvertretung, wodurch sich das Entgelt in dem Monat auf 480,00 € erhöht.

Der Mitarbeiter bleibt auch für Juli weiterhin versicherungsfrei, gleichwohl das Entgelt die jährliche Grenze von 5.400,00 € damit überschreiten wird. Die Versicherungsfreiheit ist damit Begründet, da es sich bei der Krankheitsvertretung um ein unvorhersehbares einmaliges Ereignis handelt, Sollte die Krankheitsvertretung länger als ein Monat andauern, ist die Situation nicht mehr als unvorhersehbar anzusehen. Der geringfügige Mitarbeiter darf die Krankheitsvertretung mit Überschreitung der 450,00 € nur noch versicherungspflichtig durchführen.

Beispiel 3:

Monatliches Entgelt laut Vereinbarung am Jahresanfang Januar bis April 440,00 € und Mai bis Dezember 460,00 €.

Das regelmäßige Entgelt beträgt 4 * 440,00 € + 8 * 460,00 € / 12 = 453,33 € monatlich. Der Mitarbeiter ist das gesamte Jahr nicht geringfügig, sondern beitragspflichtig als Midijob abzurechnen, auch wenn in den ersten Monaten das Entgelt unter der 450-Euro-Grenze liegt.

Beispiel 4:

Entgelt laut Arbeitsvertrag 340,00 € monatlich. Ab Mai wird der Arbeitsvertrag geändert (was im Januar nicht absehbar war) und dauerhaft eine höhere Arbeitszeit und ein Entgelt von 460,00 € vereinbart. Die Monate Januar bis April sind als geringfügige Beschäftigung, ab Mai beitragspflichtig als Midijob abzurechnen.

Beiträge zur Krankenversicherung

•Bei Minijobs werden Pauschalbeiträge des AG in Höhe von 13 % zur KV ermittelt und an die Knappschaft abgeführt.

•Für die Umlageverfahren U1 bzw. U2 gelten die gleichen Regelungen wie für nicht geringfügig Beschäftigte. > Details zum Umlageverfahren U1/U2

•Ist der Minijobber privat krankenversichert, fällt der Pauschalbetrag für die KV nicht an. Im Beitragsgruppenschlüssel ändern Sie die erste Stelle von "6" auf "0". Die Knappschaft bleibt dennoch als Krankenkasse für die Einheitliche Pauschsteuer hinterlegt.

Beiträge zur Rentenversicherung

Für Minijobs gilt die Rentenversicherungspflicht. Bei RV-Pflicht stockt der AN die 15 % des AG auf den vollen Beitragssatz (in 2021 18,6%) auf. Dabei muss mindestens der volle RV-Beitrag auf die Mindestbeitragsbemssungsgrundlage in Höhe von 175,00 € abgeführt werden - Beispiele für die Berechnung:

•Entgelt 200,00 €, dann beträgt der Eigenanteil 200,00 € x 3,6% = 7,20 €

•Entgelt 100,00 €, dann beträgt der Eigenanteil 100,00 € x 3,6% + 75,00 € x 18,6% = 17,55 €

Tragen Sie je nach Wunsch des Mitarbeiters im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 folgendes ein

Mindestbeitragsbemessungsgrundlage bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen:
Die Aufstockung darf nicht erfolgen, wenn der einzelne Minijob zwar unter 175,00 € liegt, jedoch mit der Zweitbeschäftigung über 175,00 € kommt (Achtung: zusammen nicht mehr als 450,00 €) In solchem Fall ist im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten der Wert "M-" einzutragen. Die RV-Beiträge werden somit auf Basis des tatsächlichen Entgelts ermittelt. Dabei ist eine Abstimmung mit dem anderen Arbeitgeber erforderlich.

Der AN kann jedoch die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen. Übt der Arbeitnehmer mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen aus, kann der Antrag auf Befreiung nur einheitlich für alle zeitgleich ausgeübten geringfügigen Beschäftigungen gestellt werden. Über den Befreiungsantrag hat der Arbeitnehmer alle weiteren - auch zukünftige - Arbeitgeber zu informieren, bei denen er eine geringfügige Beschäftigung ausübt

Findet die Befreiung von der RV-Pflicht erst im Laufe der Beschäftigung statt, erzeugt Quick-Lohn nach der Änderung auf die entsprechende Beitragsgruppe alle erforderlichen Meldungen. Tragen Sie in diesem Fall im Feld Vers.-Pflicht Beginn das Datum des Beginns bzw. des Endes der RV-Pflicht ein.

       Die Befreiung von der Versicherungspflicht ist für die Dauer der Beschäftigung bindend; sie kann nicht widerrufen werden.

Lohnsteuer

Geringfügige Beschäftigungen sind prinzipiell nicht steuerfrei. Dies muss in Quick-Lohn berücksichtigt werden. Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 tragen Sie dafür im Feld Steuerklasse folgende Werte ein:

Abwälzung der einheitlichen Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer

Die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte wird grundsätzlich vom Arbeitgeber geschuldet. Der Arbeitgeber kann die einheitliche Pauschsteuer allerdings auch auf den Arbeitnehmer abwälzen (§ 40a Abs. 5 in Verbindung mit § 40 Abs. 3 Satz 1 EStG).

Bitte fragen Sie unbedingt Ihren Steuerberater.

Aktivieren Sie in diesem Fall die Lohnart Einh. Pauschst. AN. Hinweise zur Aktivierung einer Lohnart finden Sie unter > neue Lohnart aktivieren / anlegen.

Wenn bei einem Mitarbeiter in Stammdaten / Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten  EPA  eingetragen ist, ermittelt das Programm den Abzugsbetrag automatisch. Das ist besonders hilfreich bei monatlich schwankenden Entgelten.

Bitte beachten Sie, dass bei der ersten Erfassung der Betrag der Lohnart Einh. Pauschst. AN Null ist. Erst bei Erfassungswiederholung und natürlich beim Druck des Verdienstbeleges kann der richtige Wert vom Programm eingesetzt werden.

Lohnfortzahlung bei Krankheit, Mutterschaft, an Feiertagen und im Urlaub

Für Minijobs gelten die gleichen Regeln bezüglich Lohnfortzahlung bei Krankheit, Feiertag und Urlaub. Im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Mindestlohn rückt das aber noch einmal besonders in den Fokus.

•Krankheitslohnfortzahlung: Wenn der Mitarbeiter erkrankt und er an diesen "Kranktagen" ansonsten gearbeitet hätte, steht ihm Krankheitslohnfortzahlung zu. Diese kann im U1-Verfahren gegenüber der Knappschaft geltend gemacht werden. > Details zum Umlageverfahren U1/U2

•Mutterschaftsgelde: Schwangere Minijobberin haben auch einen Anspruch auf Mutterschaftsgeld. > Details zum Mutterschaftsgeld

•Feiertagslohnfortzahlung: Wenn der Mitarbeiter an einem Tag gearbeitet hätte, an dem die Arbeit wegen des Feiertages ausfällt, hat er Anspruch auf Bezahlung.

•Urlaub: Minijobler haben auch Anspruch auf Urlaub.
 
       So ermitteln Sie den Urlaubsanspruch

Wenn Sie regelmäßig Zuschläge für Sonntags-, Feiertags-, Nachtarbeit an Minijobler zahlen, beachten Sie bitte auch die Hinweise zum > Stundensatz für Krankheit und Urlaub.

SV-Beiträge

•Beschäftigungen als Midijob sind im Gegensatz zu geringfügigen Beschäftigungen beitragspflichtig. Der AG- Anteil zur Sozialversicherung errechnet sich wie bei einer "normalen" Beschäftigung mit Entgelt oberhalb der Midijob-Grenze. Der AN zahlt einen reduzierten Beitrag. Damit soll ein Anreiz gegeben werden, mehr als nur geringfügige Beschäftigungen auszuüben.

•Die AG-Anteile zur Sozialversicherung werden wie üblich ermittelt.

•Die AN-Anteile ergeben sich abhängig vom monatlichen Entgelt auf Basis einer sogenannten "reduzierten beitragspflichtigen Einnahme" mit einer speziellen Formel. Die Schlüsselung der Felder Personengruppe und Beitragsgruppe im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 ändert sich nicht.

•Ein Entgelt von unter 850 bzw. 1.300,00 € bedeutet nicht zwangsweise, dass es sich um einen Midijob handelt.
Die Mitarbeiter-Stammdaten richten Sie entsprechend ein. Folgende Felder sind dabei von Bedeutung:

•Im letzten Bild der Lohnerfassung können Sie sich mithilfe der F4-Taste die Ermittlung der Beiträge nach Midijob-Regelung detailliert darstellen lassen und diese ausdrucken.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer beim Midijob wird nach Steuerklasse ermittelt, es gibt keine Besonderheiten gegenüber einer "normalen" Beschäftigung oberhalb der Midijob-Grenze.