Freiwillig gesetzliche / private Krankenversicherung (mit SV-Pflicht)

rechtlicherhintergrund Einige Hinweise vorweg

•Abhängig Beschäftigte, deren Einkommen dauerhaft die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt, sind nicht mehr pflichtversichert in der gesetzlichen Krankenkasse (KK). Sie können sich aber freiwillig in einer gesetzlichen oder privaten KK versichern.

•Abhängig Beschäftigte, die freiwillig in einer gesetzlichen oder privaten KK versichert sind, haben Anspruch auf einen steuer- und beitragsfreien Zuschuss des Arbeitgebers zur Kranken- und Pflegeversicherung. Details dazu finden Sie im jeweiligen Fall.

•Bei einem Wechsel von der Pflichtversicherung (z.B. > Überschreitung der JAEG) in den Status der freiwilligen o. privaten Krankenversicherung sind die bereits vorhandenen Mitarbeiterdaten im Teil 1 und Teil 2 entsprechend der beschriebenen Fälle nur anzupassen.

 

So gehen Sie vor

Fall 1: Abhängig Beschäftigter, der freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung (KV) versichert ist

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Diesen Fall berücksichtigen Sie in Quick-Lohn folgendermaßen:

•Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten und wählen Sie dort F6 - Neuen Mitarbeiter anlegen. Im Eingabeassistenten wird Ihnen die nächste freie Personalnummer vorgeschlagen. Legen Sie nun das Eintrittsdatum und den Mitarbeitertyp fest. Wählen Sie Freiwillige gesetzliche Krankenversicherung bei Beschäftigungsart.

Quick-Lohn füllt automatisch in Mitarbeiterdaten Teil 1 die relevanten Stammdatenfelder für diese Beschäftigungsart aus. Ergänzen Sie noch folgende Angaben:

•Passen Sie das Feld Beitragsgruppenschlüssel an:

o"9111" (Firmenzahler: Die Firma führt den Gesamtbeitrag über den Beitragsnachweis an die Krankenkasse ab.)

o"0111" (Selbstzahler: Der Beschäftigte zahlt den Beitrag an die Krankenkasse selbst.)

•Tragen Sie im Bereich Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Freiw./Private KV/PV ein:

o"GKV BBG" (Zuschuss nach BBG - Standardfall).

o"GKV KP11" (Zuschuss nach Entgelt). Achtung: In Sachsen muss der Wert "KP13", beim Altersrentner "KP31" und beim Altersrentner in Sachsen "KP33" eingetragen sein.

Bitte beachten Sie: Bei freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Personen ist die Pflegeversicherung stets mit „1“ zu verschlüsseln, wenn Versicherungspflicht in der sozialen Pflegeversicherung besteht. Das gilt unabhängig davon, ob für die Krankenversicherung der Schlüssel „0“ oder „9“ verwendet wird.

 

Der Zuschuss entspricht dem Arbeitgeberanteil bei einer Pflichtversicherung. Er wird damit nicht höher sein als der größtmögliche Arbeitgeberanteil bei gesetzlich Versicherten. Für Zeiten der Arbeitsunterbrechung ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt (z.B. Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elternzeit) besteht kein Anspruch auf den Beitragszuschuss.

Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers werden in der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt gemeldet.

➢Zuschuss nach Beitragsbemessungsgrenze (GKV BBG - Standardfall):

Dieser Standardfall wird angewendet, wenn der Verdienst regelmäßig über der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der KV liegt (2024 sind das 5.175,00 €). In diesem Fall setzt Quick-Lohn den jeweiligen Höchstbetrag auf Basis des allgemeinen Beitragssatzes ein.

➢Zuschuss nach Entgelt GKV KP11:

Dies wird nur bei wechselnden Entgelten oberhalb und unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze benötigt. Quick-Lohn ermittelt in diesem Fall den Zuschuss nach dem jeweiligen abgerechneten Entgelt des Monats. Dies muss angewendet werden, wenn > Kurzarbeit für einen freiwillig Versicherten abgerechnet wird. Im Monat mit Kurzarbeit und in den folgenden Monaten des Kalenderjahres muss der Zuschuss prinzipiell nach Entgelt ermittelt werden. Quick-Lohn erzwingt dies.

Beachten Sie:

•Der Freiw. KV- und PV-Beitrag für Firmenzahler (Beitragsgruppenschlüssel beginnt mit 9) wird immer nach Beitragsbemessungsgrenze ermittelt, auch wenn der Zuschuss nach Entgelt berechnet wird.

•Es gibt dabei jedoch eine Ausnahme bei Kurzarbeit: Hier kann an die Krankenkasse ein Antrag auf Beitrags-Herabsetzung (ABH) gestellt werden. Dann wird der Beitrag in gleicher Höhe ermittelt wie bei einem vergleichbaren Pflichtversicherten. Das Programm rechnet entsprechend, wenn in Mitarbeiterdaten 2 im Feld Besonderheiten ABH eingetragen wird.

➢So ermittelt Quick-Lohn den Zuschuss und Beitrag (am Beispiel der KV):

•KV-Zuschuss:
5.175,00 € (monatliche Beitragsbemessungsgrenze) * 7,3% (AG-Anteil KV) = 377,78 €
+ 50% vom Zusatzbeitrag je nach Krankenkasse (z.B. 0,7%) = 5.175,00 € * 0,35% = 18,11 €
377,78 € + 18,11 € = 395,89 € (KV-Zuschuss)

•KV-Beitrag (gilt nur bei Firmenzahlern):
5.175,00 € * 14,6% (Arbeitnehmer- + Arbeitgeber-Anteil zur KV) + 5.175,00 € * 0,7% (Zusatzbeitrag, abhängig von der Krankenkasse) = 755,55 € + 36,23 € = 791,78 €.

Fall 2: Abhängig Beschäftigter, der in einer privaten Krankenversicherung (KV) versichert ist

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Diesen Fall berücksichtigen Sie in Quick-Lohn folgendermaßen:

•Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten auf den Button neuen Mitarbeiter anlegen. Im Assistenten wird Ihnen die nächste freie Personalnummer vorgeschlagen. Tragen Sie nun das Eintrittsdatum ein, legen Sie  den Mitarbeitertyp fest und wählen Sie Private Krankenversicherung bei Beschäftigungsart.

Quick-Lohn füllt automatisch in Mitarbeiterdaten Teil 1 die relevanten Stammdatenfelder für diese Beschäftigungsart aus. Ergänzen Sie noch folgende Felder:

•Tragen Sie im Bereich Mitarbeiterdaten Teil 1 folgende Werte ein:

oFeld Krankenkassennummer: Eine beliebige gesetzliche Krankenkasse (z.B. AOK oder IKK). Am besten wählen Sie eine Krankenkasse, über die ohnehin schon Mitarbeiter versichert sind. An diese Krankenkasse werden die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie ggf. die Umlagen U1/U2 abgeführt.

oFeld Umlagekassennummer: wird automatisch eingesetzt, wenn der Betrieb am Umlageverfahren teilnimmt.

•Tragen Sie im Bereich Mitarbeiterdaten Teil 2 folgende Werte ein:

oFeld Freiw./Private KV/PV: "PKV Prämie KV / Prämie PV KP11"

Beispiel: "PKV 560.00/59.24 KP11", wenn die Prämie zur privaten KV 560,00 € und zur PV 59,24 € beträgt.

Im Regelfall ist immer KP11 einzutragen (voller KV-Satz und voller PV-Satz).
Ausnahmen gibt es:
→ In Sachsen "KP13" (voller KV-Satz und ermäßigter PV-Satz)
→ Beim Altersrentner "KP31" (ermäßigter KV-Satz und voller PV-Satz)
→ Beim Altersrentner in Sachsen "KP33"

Das Programm ermittelt den Zuschuss nach dem jeweiligen abgerechneten Entgelt des Monats automatisch. Der Zuschuss kann dabei weder den Höchstzuschuss noch die halbe Prämie übersteigen.

Abhängig Beschäftigte, die in einer privaten KK versichert sind, erhalten einen steuer- und beitragsfreien Zuschuss des Arbeitgebers. Dieser entspricht dem Arbeitgeberanteil bei einer Pflichtversicherung. Der Zuschuss darf damit nicht höher sein als der grösstmögliche AG-Anteil bei gesetzlich Versicherten, aber auch nicht größer als die halbe Gesamtprämie (nicht nur der halbe Basisbeitrag!) zur privaten KV. Da sich der Beitragszuschuss am Arbeitsentgelt orientiert, besteht für Zeiten ohne Arbeitsentgelt kein Anspruch auf den Beitragszuschuss.

Der Höchstzuschuss beträgt für 2024 (am Beispiel der KV)

•5.175,00 € (monatliche Beitragsbemessungsgrenze) * 7,3% (AG-Anteil KV) = 377,78 €.
+ 50% vom durchschnittlichen Zusatzbeitrag  (für 2024 1,7%) = 5.175,00 € * 0,85% = 43,99 €
377,78 € + 43,99 € = 421,77 € (KV-Zuschuss)

•Für das obige Beispiel einer Prämie von 560,00 € beträgt der maximal mögliche Zuschuss die Hälfte, also 280,00 €.

Soll der Beschäftigte keinen Zuschuss erhalten, tragen Sie in Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten den Wert "ZU-" ein. Außerdem bleibt das Feld Freiw./Private KV/PV leer.

oFeld PKV-Basisbeitrag: Basiswert laut Bescheinigung der privaten KV

Privatversicherte erhalten von ihrer privaten Krankenkasse eine Bestätigung über den Basisbetrag, der in der Versicherungsprämie enthalten ist. Das ist der Betrag, der die zur gesetzlichen Pflichtversicherung vergleichbaren Leistungen abdeckt. Ein hier hinterlegter Wert wird bei der Steuerberechnung mindernd berücksichtigt. Der PKV-Basisbeitrag aller Monate wird auf der Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile 28 ausgewiesen.

Wenn Sie keinen PKV-Basisbeitrag hinterlegen (weil z.B keine Bescheinigung vorliegt), dann wird bei der Steuerberechnung nur die Mindestvorsorgepauschale mindernd berücksichtigt und in der Zeile 28 ausgewiesen. Der komplette Ausgleich erfolgt in dem Fall über die Steuererklärung des Mitarbeiters.

Fall 3: Hauptberuflich selbständiger Arbeitnehmer mit nebenberuflicher Anstellung

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Ein Mitarbeiter, der neben dem Anstellungsverhältnis eine hauptberufliche Selbstständigkeit betreibt ist nicht versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. Er ist aber versicherungspflichtig in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.

•In Mitarbeiterdaten ist auch das Feld Vers.-Pflicht-Beginn zu befüllen

•Als Krankenkasse wählen Sie entweder die gesetzliche Krankenkasse, bei der dieser Mitarbeiter krankenversichert ist oder falls dieser bei einer privaten Krankenkasse versichert ist, wählen Sie eine beliebige Krankenkasse aus.

•Bei Beitragsgruppenschlüssel tragen Sie wie folgt ein: 0110

•Besonderheiten: Der Arbeitgeber kann einen Zuschuss zur Versicherung leisten, muss es aber nur, wenn der Bruttolohn des Mitarbeiters über der Beitragsbemessungsgrenze der KV liegt und er somit als freiwillig versichert gilt. (Bitte hinterfragen Sie diesen Passus, da er von den Kassen im Moment nicht eindeutig geregelt ist.) Wird kein Zuschuss gezahlt tragen Sie bei Besonderheiten ZU- ein, da ansonsten das Programm einen Eintrag bei Freiw./Private KV/PV erwartet.

Für alle drei Fälle gilt:

•Für den Geschäftsführer gibt es Varianten das Gehalt mit und ohne Unfallversicherung (UV) abzurechnen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Berufsgenossenschaft. Im Anschluss können Sie in der Stammdatenverwaltung unter Lohnarten die Lohnart "Gehalt GF ohne UV" oder "Gehalt GF mit UV" aktivieren (> Lohnart aktivieren).