Kurzarbeit / Saison-Kug abrechnen

Einige Hinweise vorab

Bevor Sie Kurzarbeitergeld abrechnen, beachten Sie bitte die Erläuterungen zu den zusätzlichen Einstellungen im Programm > Details.

Seit dem 1. Juli 2023 gelten wieder die früheren Regelungen von vor der Pandemie.

Kurzarbeitergeld (KU-Geld oder Kug) ist für Unternehmer eine gute Möglichkeit, um während eines Auftragsmangels finanziell nicht zu sehr “gebeutelt” zu werden. Die Arbeitnehmer arbeiten dann komplett oder teilweise nicht mehr. Der “Lohnausfall” wird zu 60% bzw. 67% (wenn dem Arbeitnehmer oder seinem Ehegatten ein Kinderfreibetrag zusteht) durch das Kurzarbeitergeld ersetzt. Der Arbeitgeber zahlt das Kurzarbeitergeld an die Arbeitnehmer aus und bekommt es von der Arbeitsagentur erstattet.

Zeigen Sie Kurzarbeit bei Ihrer Arbeitsagentur rechtzeitig an (> Arbeitsagentur.de). Das ist Voraussetzung dafür, dass Sie einen Erstattungsantrag stellen können. Drucken Sie die Anzeige aus und senden Sie diese schon vorab an die Arbeitsagentur Ihres Betriebssitzes.

Sie als Arbeitgeber können noch einen Zuschuss zum Kurzarbeitergeld zahlen und so den Lohnausfall des Arbeitnehmers mindern. Lesen Sie dafür > hier. Dafür erhalten Sie jedoch keinerlei Erstattung.

Bevor Kurzarbeit abgerechnet werden darf, müssen Arbeitszeitkonten auf 0 gebracht, also Überstunden zur Verhinderung von Kurzarbeit ausgezahlt sein sein.

Bitte lesen Sie unbedingt die Unterlagen, die Sie von der Arbeitsagentur bei der Anzeige von Kurzarbeit erhalten. Vermeiden Sie auf jeden Fall die Abrechnung von Überstunden!

Sollte ein Feiertag in die Kurzarbeiterzeit fallen, ist für diesen Tag der Lohn vom Arbeitgeber fortzuzahlen, allerdings nur in Höhe des Kurzarbeiterentgelts - also 60% bzw. 67% vom Nettolohn. Lesen Sie hier ausführlich zum Feiertagslohn während der Kurzarbeit (> Details).

Kurzarbeitergeld ist nicht möglich bei geringfügig Beschäftigten, bei Auszubildenden ist es es nur unter besonderen Bedingungen gestattet. Eine Abrechnung als Midijob ist nur zulässig, wenn das Entgelt auch ohne die Kurzarbeit regelmäßig unter 2.000,00 € gelegen hat.

Für Baubranchen:

oSaison-Kug muss bei der Arbeitsagentur nicht vorher angezeigt werden.

oDie Ausführungen zur Kurzarbeit (Kug) gelten sinngemäß auch für das Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-Kug) der Baubranchen in den Monaten Dezember bis März. Statt der Lohnart "KU-Geld" (Kalendariumsbuchstabe R) wird die Lohnart "Saison-KU-Geld" (Kalendariumsbuchstabe W) verwendet. In den Monaten April bis November können Betriebe der Baubranchen auch ganz “normales Kug” beantragen.

oFür Baubetriebe entsteht seit Januar 2023 auch ein Anspruch auf Mindesturlaubsvergütung durch konjunkturelles Kurzarbeitergeld.

oMalerbetriebe beachten auch die Hinweise zum > Urlaubsausgleich Maler.

 

So rechnen Sie das Kurzarbeitergeld in Quick-Lohn ab

Die folgenden Erläuterungen stehen Ihnen auch in diesem Erklärvideo zur Verfügung.

Hier wird der Standardfall beschrieben. Weiter unten finden Sie auch noch Hinweise für einige Ausnahmefälle.

 

Die Lohnerfassung von Kurzarbeit

Bei Stundenlöhnern:

1. Schritt:Wenn Sie die Lohnerfassung starten und Sie die Kalendererfassung aktiviert haben, erscheint nun das Kalendarium.
 
Übernehmen Sie die Zeiten laut Arbeitszeitnachweis. Nutzen Sie hierfür die Kalenderbuchstaben (F3-Kalenderbuchstaben). Für die Eingabe der Stunden stehen 2 Zeilen zur Verfügung, falls 2 Lohnarten am Tag abzurechnen sind, geben Sie in die erste Zeile die gearbeiteten Stunden ein, darunter mit dem Kalendariumsbuchstaben R (In der Winterzeit Baubetriebe: W für Saison-Kug) die Stunden mit Kurzarbeit. Feiertage Y sind auch während der Kurzarbeit fortzuzahlen. Die Kalendererfassung beenden Sie mit dem Button ESC - Verlassen & Speichern. Bei einem Feiertag prüfen Sie bitte > Details.
 
Wird das Kalendarium nicht benutzt, fügen Sie die Lohnarten, mit der entsprechenden Stundenanzahl selbst hinzu. Rufen Sie die Lohnarten über den Button F5 - weitere LA auf. Beispiele finden Sie am Ende des Artikels.

2. Schritt:Für den Fall eines Feiertages in der Kurzarbeitszeit lesen Sie bitte > hier.

3. Schritt:Im Folgebild Erfassung Austrittstag, lässt sich mit der F8-Taste die Berechnung des Ist- und Sollentgelts anzeigen und drucken. So können Sie die Berechnung nachvollziehen und ggf. auf Nachfrage der Arbeitsagentur die Werte nachweisen.

 

Bei Gehaltsempfängern:

Das Gehalt muss bei Kurzarbeit immer anteilig gekürzt werden. Das geschieht nicht automatisch vom Programm. Gehen Sie bei einem Festlöhner wie folgt vor:

1. Schritt:Wenn Sie die Lohnerfassung starten und Sie die Kalendererfassung aktiviert haben, erscheint nun das Kalendarium.
 
Übernehmen Sie die Zeiten laut Arbeitszeitnachweis. Nutzen Sie hierfür die Kalenderbuchstaben (F3-Kalenderbuchstaben). Für die Eingabe der Stunden stehen 2 Zeilen zur Verfügung, falls 2 Lohnarten am Tag abzurechnen sind, geben Sie in die erste Zeile die gearbeiteten Stunden ein, darunter mit dem Kalendariumsbuchstaben R (In der Winterzeit Baubetriebe: W für Saison-Kug) die Stunden mit Kurzarbeit. Feiertage Y sind auch während der Kurzarbeit fortzuzahlen. Die Kalendererfassung beenden Sie mit dem Button ESC - Verlassen & Speichern. Bei einem Feiertag prüfen Sie bitte > Details.
 
Wird das Kalendarium nicht benutzt, fügen Sie die Lohnarten, mit der entsprechenden Stundenanzahl selbst hinzu. Rufen Sie die Lohnarten über F5 - weitere LA auf.

2. Schritt:Kürzen Sie das Gehalt, indem Sie über F5 - weitere Lohnarten, die Lohnart Kurzarbeitslohnabzug hinzufügen. Sollte diese Lohnart noch nicht vorhanden sein, dann aktivieren Sie die Lohnart (> neue Lohnart aktivieren). Ermitteln Sie den zu kürzenden Betrag (Anzahl der Stunden KU-Geld+Kurzarbeitfeiertag * €/Stunde) ergänzen Sie in der Spalte € st.-pfl. als Negativwert. Beispiele finden Sie am Ende des Artikels.

3. Schritt:Im Folgebild Erfassung Austrittstag, lässt sich mit der F8-Taste die Berechnung des Ist- und Sollentgelts anzeigen und drucken. So können Sie die Berechnung nachvollziehen und ggf. auf Nachfrage der Arbeitsagentur die Werte nachweisen.

 

Das Programm druckt beim Monatsabschluss den Antrag auf Erstattung (Kug-Antrag) für das an die Arbeitnehmer ausgezahlte Kug-Geld und die Erstattung der SV-Beiträge (begrenzt bis Ende 2021)..
Beim Saison-Kug im Baubereich werden auch die Zusatzleistungen Mehraufwands-Wintergeld, Zuschuss-Wintergeld und Erstattung der individuellen SV-Beiträge beantragt.

Drucken Sie den Antrag aus, ergänzen Sie die Angaben bzw. Ankreuzfelder und schicken diesen unterschrieben per Post an die Arbeitsagentur. Nach der Prüfung des Antrags erfolgt die Erstattung durch die Arbeitsagentur.

 

Zusätzliche Hinweise:

Bitte beachten Sie die Hinweise zu den entgangenen Mehrarbeitszuschlägen.

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In einigen Fällen kann es sein, dass die Arbeitsagenturen das Brutto-Soll- bzw. das Brutto-Ist-Entgelt im KUG-Antrag nicht nachvollziehen können. Sollte dies der Fall sein, reichen Sie der Arbeitsagentur die Liste Kug Soll/Ist für den entsprechenden Monat nach. Der Druck wird immer beim Monatsabschluss angeboten. Einen Nachdruck erhalten Sie wie folgt:

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Bei einer Qualifizierung währen dem Bezug von Kurzarbeitergeld werden dem Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge in pauschalierter Form in Höhe von 100 % erstattet, wenn der zeitliche Umfang der Qualifikationsmaßnahme mindestens 50 % der Ausfallzeit beträgt. Wenn dies für einen Ihrer Mitarbeiter zutrifft, ist der Zeitraum der Qualifizierung in den Mitarbeiterdaten Teil 2 unter Angaben Agentur für Arbeit zu hinterlegen.

 

Erklärungen für die auf dem Verdienstbeleg dargestellten Werte

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Spezielle Abrechnungsfälle

Fall 1: Bei Krankheit eines Mitarbeiters

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Fall 2: Nebenbeschäftigung bzw. vorenthaltene Mehrarbeitszuschläge (Fiktives Entgelt)

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Fall 3: AG-Zuschuss zur Privaten Krankenversicherung und Kurzarbeit

Im Fall eines Arbeitgeberzuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, liegt in seltenen Ausnahmefällen der Arbeitgeberzuschuss in Monaten mit Kurzarbeit bei über 50% und kann die volle Beitragshöhe erreichen. Dies ermittelt Quick-Lohn selbständig. Sie brauchen hier nichts zu beachten.

Damit Quick-Lohn den Arbeitgeberzuschuss zur KV und PV automatisch ermitteln kann, tragen Sie im Bereich LohnabrechnungStammdatenverwaltungMitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Freiw./Private KV/PV den Wert "GKV KP11" bzw. "GKV KP31" ein.

hmtoggle_plus1Wenn Sie die Berechnung nachvollziehen wollen (am Beispiel des Zuschusses zur KV)

 

Fall 4: Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse nach Ablauf der Krankheitslohnfortzahlung

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Fall 5: Kurzarbeit und Kündigung

Bei einer Kündigung erlischt automatisch der Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Dem Mitarbeiter steht die Zahlung von Verzugslohn wegen Kündigung zu. Lesen Sie bitte > hier.

 

Beispiel 1: Stundenlöhner mit 80 Stunden Kurzarbeit und Kalendererfassung

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Beispiel 2: Angestellter (Gehaltsempfänger) mit 100 Stunden Kurzarbeit ohne Kalendererfassung

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Regelungen bis Ende Juni 2023 (Corona-KUG)

Die aktuell bestehenden Zugangserleichterungen für das Kurzarbeitergeld werden weiterhin verlängert und gelten nun bis Ende Juni 2023. Somit bleibt es weiterhin dabei, dass:

oAnspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben.

oBeschäftigte keine Minusstunden vor dem Bezug von Kurzarbeitergeld aufbauen müssen.

Die pauschalierte Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen in Höhe von 50 Prozent ist nur möglich, wenn die Beschäftigten in Ihrem Betrieb während der Kurzarbeit an einer geförderten beruflichen Weiterbildung nach § 106a SGB III teilnehmen.

Regelungen bis 2022 hmtoggle_plus1        Details