Führen Sie für den Dezember unbedingt eine Datensicherung bzw. Online-Datensicherung durch, bevor Sie mit dem Januar beginnen (> Details). Wählen Sie im Anschluss den Menüpunkt Lohnabrechnung und der Monat 01/2024 wird begonnen. Die Stammdaten werden in das Jahr 2024 vorgetragen, insbesondere die Werte für das Stunden-/Geldkonto in Mitarbeiterdaten/Teil 3 Summen und die Urlaubsrestansprüche aus dem Jahr 2023 in Mitarbeiterdaten/Teil 2.

Nachdem Sie den Monat Januar begonnen haben, blättern Sie bitte die Mitarbeiterdaten durch und kontrollieren Sie besonders die ermittelten Urlaubsrestansprüche.

Kontrollieren Sie bitte im Menüpunkt Meldecenter / Stammdaten Datenübertragung, ob Ihre dort hinterlegten Absenderangaben noch aktuell sind.

Versenden der UV-Stammdatenabfrage

Quick-Lohn erzeugt als Erstes eine Abfrage der UV-Stammdaten bei der zuständigen Unfallversicherung für das Jahr 2024. Die Antwort der Unfallversicherung erhalten Sie über das Meldecenter im Punkt Meldecenter / Rückmeldungen abrufen. Nur wenn die Unfallversicherung auf diesem Weg Ihre aktuellen Gefahrtarifstellen (GTS) mitgeteilt hat, kann die Lohnabrechnung Januar durchgeführt werden.

Das bedeutet: Versenden Sie diese Anfrage möglichst zeitnah, am besten jetzt. Und rufen Sie morgen die Antwort ab.

SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen für das Jahr 2023

Mit dem Abschluss der Januarabrechnung 2024 werden die SV-Jahresmeldungen für 2023, die UV-Jahresmeldungen 2023 (für die Rentenversicherung) und die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen für 2023 vom Programm automatisch erzeugt.

Die gedruckten Meldungen werden in der Meldedatei zum Monatsende Januar an das Meldecenter gesendet. Ebenso wird der UV-Lohnnachweis für das Jahr 2023 an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet.

Anpassung Beitragsdaten 2024

Im Programm werden alle Beitragsdaten mit dem Beginn des Monats Januar 2024 automatisch den gesetzlichen Änderungen angepasst. Die Änderungen werden Ihnen im Programm im Jahreswechselprotokoll angezeigt.

Lohnsteuerberechnung für 2024

Die Rechengrößen für die Ermittlung der Lohnsteuer sind im Programm hinterlegt. Grundfreibetrag und Kinderfreibetrag werden erhöht, sodass sich eine geringere Lohnsteuer bereits ab der Januarabrechnung ergibt. Finanzminister Lindner hat eine höhere Steuerentlastung angekündigt, das Gesetz dazu wurde aber bislang nicht beschlossen. Eventuell ist deswegen auch wieder eine rückwirkende Aufrollung erforderlich. Sobald hier Einzelheiten bekannt sind, werden wir Sie darüber informieren.

Die Berechnung der Lohnsteuer nach der Fünftelmethode (z. B. bei Abfindungen) soll ab 2024 nicht mehr möglich sein. Auch diese Änderung ist bis jetzt nicht endgültig beschlossen.

Gesetzliche Änderungen ab 2024

Initialmeldung zur Betriebsdatenpflege

Im vorigen Jahr haben Sie wie alle Betriebe eine Unternehmensnummer von Ihrer Berufsgenossenschaft erhalten. Diese ersetzt ab dem Jahr 2024 die bisherige Seite 2/6 Update-Begleitschreiben Januar 2024 09.01.2024 Mitgliedsnummer. Mit dem elektronischen Stammdatenabruf (im Rahmen des UV-Lohnnachweises) wurde die Unternehmensnummer (UNRS) im Programm elektronisch abgerufen und bereits zu Beginn des letzten Jahres in die Firmenstammdaten übernommen.

Gleichzeitig wurde ein zentrales Unternehmensverzeichnis eingeführt, in dem alle Betriebe mit Unternehmensnummer und Betriebsnummer enthalten sind. Zum Aufbau und Abgleich dieses Verzeichnisses sind alle Arbeitgeber verpflichtet, in den Jahren 2024, 2025 und 2026 spätestens bis zum 31.05. des jeweiligen Jahres mit einer Initialmeldung Betriebsdatenpflege (BSBD) Betriebsnummer und Unternehmensnummer elektronisch zu melden. Quick-Lohn wird die Initialmeldung im Januar automatisch erzeugen. Sie müssen im Programm hierzu nichts weiter unternehmen.

Mindestlohn und Minijobgrenze

Der gesetzliche Mindestlohn wurde zum 01.01.2024 auf 12,41 € je Stunde erhöht (von 12,00 € im Jahr 2023). Da die Minijobgrenze an den Mindestlohn gekoppelt ist, liegt diese für 2024 bei 538,00 €.

Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber? War ein Mitarbeiter bisher mit monatlich z. B. 530,00 € als Midijobber u. a. krankenversichert, ist er das bei gleichbleibendem Entgelt jetzt nicht mehr. Um weiterhin krankenversichert zu bleiben, müsste sein Entgelt auf über 538,00 € erhöht werden.

Neues Meldeverfahren zur Elternzeit

Für im Jahr 2024 beginnende Elternzeiträume müssen Arbeitgeber den Krankenkassen den Beginn (Meldegrund 17) und das Ende (Meldegrund 37) der Elternzeit melden. Die Meldungen werden vom Programm automatisch durchgeführt. Sie erfassen im Programm wie bisher lediglich Beginn und Ende der Elternzeit mit der Fehlzeit 5.1. (> Elternzeit).

Bei einem gesetzlich versicherten Mitarbeiter erfolgt die Meldung, wenn die Elternzeit mindestens einen vollen Monat umfasst. Bei freiwillig Versicherten wird bereits bei einem Teilmonat gemeldet. Keine Meldung erfolgt für Mitarbeiter mit privater Krankenversicherung und für Minijobber.

Neue Funktionen stehen in Quick-Lohn zur Verfügung

Firmenfahrzeuge (Pkw-Nutzung) mithilfe des Fahrzeug-Assistenten abrechnen

Mit diesem Assistenten lassen sich jetzt recht einfach die Lohnarten bei Firmenfahrzeugen aller Art mit Privatnutzung generieren. Sie geben die relevanten Angaben zur Fahrzeugüberlassung ein und Quick-Lohn erzeugt die passenden Lohnarten für die Abrechnung, sowie die Umsatzsteuerverbuchung in der Buchungsliste.

Die Details zur Berechnung der Werte können Sie sich auch drucken. So haben Sie gleich einen Nachweis zum Archivieren. Die Benutzung ist selbsterklärend, Hinweise finden Sie > Firmenfahrzeug (PKW-Nutzung).

Sie finden den Fahrzeug-Assistenten in den Stammdaten der Mitarbeiter/Teil 2. Auch wenn Sie z. B. in der Lohnerfassung die Lohnart PKW-Nutzung aufrufen, ist er mittels F8-Funktion sofort verfügbar.

Die Kalendererfassung in farblicher Darstellung

In der Kalendererfassung haben wir für eine bessere Übersichtlichkeit die Anzeige der Daten farbig gestaltet.

Falls Ihnen die Farben nicht zusagen, melden Sie sich bitte bei uns. Wir helfen Ihnen dann, die bisherige Darstellung wieder einzurichten.

Pflegeversicherung: Prüfen Sie die Anzahl der Kinder – Neuer Menüpunkt

Unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Auswertung Mitarbeiterdaten finden Sie den neuen Menüpunkt Kinderübersicht (Pflegeversicherung). Hier sehen Sie die aktuell hinterlegte Kinderzahl aller Mitarbeiter in einer Liste und auch, ob die Kinder als Einzelaufstellung – also mit Angaben zum Geburtsdatum - erfasst sind.

Seit Juli 2023 richtet sich der Beitrag der Arbeitnehmer zur Pflegeversicherung nach der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder unter 25 Jahren. Die Angaben gelten monatsbezogen. Wenn ein Kind das 25. Lebensjahr vollendet hat, darf es nicht mehr angerechnet werden. Für die Aktualität der Kinderangaben sind die Arbeitnehmer verantwortlich.

In den Mitarbeiterdaten im Feld Kinder müssen Sie die entsprechenden Angaben eintragen und aktuell halten. Quick-Lohn ermöglicht, lediglich die Anzahl der Kinder einzutragen. Sie können aber auch für jedes Kind Namen und Geburtsdatum hinterlegen. Dann weist das Programm darauf hin, wenn ein Kind das 25. Lebensjahr vollendet hat und aus der Berechnung herausfällt.

Falls Sie bisher die Einzelaufstellung nicht nutzen, überlegen Sie bitte, ob es nicht auch für Ihre Abrechnungen sinnvoll ist.

Änderung der Umlagesätze für das AAG-Verfahren bei Krankheit (U1)

Immer im Januar können Arbeitgeber bei allen Krankenkassen den bisher gewählten Umlage- und Erstattungssatz U1 neu wählen. Wenn Sie das möchten, wählen Sie unter Stammdaten → Krankenkassen in der jeweiligen Krankenkasse eine andere Variante aus.

Quick-Lohn wird dann beim Monatsabschluss mit dem Datensatz "Arbeitgeberkonto" die Änderung der Krankenkasse mitteilen.

Hinweis: Nach der Satzung hat jede Krankenkasse einen Stichtag, bis zu dem die Meldung eingegangen sein soll. Meist ist dies der 31.01.2024.
Wenn Sie den Monatsabschluss Januar später durchführen, teilen Sie Ihren neuen Umlagesatz am besten bereits vorher der Krankenkasse schriftlich oder über deren Internetseite mit. Informieren Sie sich bitte auch auf der Internetseite der Krankenkasse.

Unsere Empfehlung deshalb: Kontaktieren Sie bei Änderungen die Krankenkasse vor der Fälligkeit der Beitragsnachweise. Schauen Sie auch auf die Internetseite der Krankenkasse.

Noch ein Hinweis: Einige BKKs sind zudem Mitgliedskassen in einem von insgesamt vier Landesverbänden. Ein Landesverband wickelt für seine zugehörigen BKKs das U1-Verfahren zentral ab. Für diese BKKs kann immer nur der gleiche U1-Satz gewählt werden. Bitte denken Sie daran, wenn Ihre Mitarbeiter in mehreren BKKs dieses Verbundes versichert sind, den U1-Satz auch bei den dazugehörigen BKKs entsprechend anzupassen.

Die Zugehörigkeit prüfen Sie bitte bei dem entsprechenden Landesverband:

oBKK Landesverband Bayern

oBKK Landesverband Mitte (Berlin, Brandenburg, Bremen, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen, Rheinland-Pfalz und Saarland)

oBKK-Landesverband Nordwest

oLandesverband der Betriebskrankenkassen Süd (Baden-Württemberg, Hessen, bis 31. Dezember 2013)

Oft gefragt – Terminverwaltung

Seit geraumer Zeit können Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter Termine hinterlegen, an die Sie das Programm erinnern soll.

Programmseitig sind Erinnerungen an Geburtstage und Jubiläen eingestellt. Falls Sie diese Erinnerungen nicht benötigen, können Sie sie ausstellen oder die Häufigkeit des Erscheinens ändern. Wählen Sie dazu einen beliebigen Mitarbeiter. Gehen Sie in Mitarbeiterdaten/Teil 1 auf F6 - Termine und dort auf Einstellungen. Durch einen Mausklick wählen Sie Ihre Wunscheinstellung. Diese gilt dann für alle Mitarbeiter.

Termintypen, die Sie für einen Mitarbeiter selbst erstellen können, sind:

oFreier Termin: Für einen Abrechnungsmonat kann ein beliebiger Text hinterlegt werden. Bei Erreichen dieses Monats wird der Text angezeigt (z. B. Gehaltserhöhung um 200 €).

oAustrittstag: Für einen z. B. befristeten oder gekündigten Mitarbeiter wird bei Erreichen des entsprechenden Monats automatisch das Austrittsdatum eingesetzt.

oDauertermin: Der hinterlegte Text wird jeden Monat angezeigt.

SOKA-Bau: Änderung der Beitragssätze

Zum 01.01.2024 ändern sich Beitragssätze bei SOKA-Bau. Die Änderungen sind im Programm automatisch hinterlegt. Hier die Übersicht:

oGewerbliche Arbeitnehmer Bund West: Absenkung des Gesamtbeitrags von 20,80 % auf 20,50 %.

oGewerbliche Arbeitnehmer Berlin West: Absenkung des Gesamtbeitrags von 25,75 % auf 25,65 %.

oGewerbliche Arbeitnehmer Berlin Ost: Beitrag erhöht sich von 23,65 % auf 23,85 %.

oGewerbliche Arbeitnehmer Bund Ost und Berlin Ost: Der im Gesamtbeitrag enthaltene ZVK-Beitrag erhöht sich auf 1,4 %.

oAngestellte Bund Ost und Berlin Ost: Anstieg des ZVK-Beitrags auf 35,00 € monatlich.

oDie anderen Beitragssätze bleiben unverändert.

Aufstellung für die Meldung der Schwerbehindertenanzeige

Arbeitgeber mit mehr als 20 Mitarbeitern sind zur Abgabe der Schwerbehindertenanzeige verpflichtet. Im Programm steht Ihnen hierfür eine Aufstellung zur Behinderten-Ausgleichsabgabe zur Verfügung. Die Werte übernehmen Sie somit nur noch in das Originalformular.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema und wo Sie diese Aufstellung im Programm finden, lesen Sie in der > Ausführlichen Hilfe.