Unerwartete Ergebnisse in der Lohnabrechnung nachvollziehen

•Eine firmenindividuelle Lohnart wurde vom Anwender irrtümlich als steuerfrei geschlüsselt, obwohl sie steuerpflichtig sein müsste.

•Die Steuertage stimmen nicht, z. B. bei Abrechnung von Teilmonaten.
Hintergrund: Ein voller Monat hat immer 30 Steuertage. Tritt ein Mitarbeiter z. B. Mitte des Monats in den Betrieb ein, wird sein Gehalt zur Berechnung der Steuer auf einen ganzen Monat hochgerechnet. Wollen Sie die Steuerberechnung mit einem Steuerrechner im Internet nachvollziehen, rechnen Sie das Teilentgelt auf Basis der Steuertage auf 30 Steuertage hoch und rechnen die ermittelte Steuer anteilig wieder herunter. Nur dann erhalten Sie das korrekte Ergebnis.

•Es wurden für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter Sonderzahlungen abgerechnet. Dieser Teil wird nach der Jahressteuertabelle versteuert. Dadurch kann es passieren, dass nach Abzug von SV-Beiträgen und Steuern der Auszahlungsbetrag recht niedrig erscheint. (> Details zur Berechnung von Sonderzahlungen).

•Mitarbeiter erhalten den > Altersentlastungsbetrag, wenn Sie zu Beginn des Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben. Quick-Lohn berücksichtigt das automatisch. Haben Sie bei einer Vergleichsabrechnung (mit einer anderen Software oder einem Steuerrechner) daran gedacht?

•Sie vergleichen die Steuerlast zweier Mitarbeiter. Beide haben das gleiche Bruttogehalt, dennoch errechnet Quick-Lohn unterschiedliche Beträge bei der Lohnsteuer. Das kann an Unterschieden bei ihren Sozialversicherungsmerkmalen liegen, denn diese beeinflussen die Steuerformel.
Ausführlich

Folgende Effekte sind möglich:

•Ein kinderloser, über 23-jähriger Mitarbeiter zahlt weniger Steuern als ein gleich verdienender Mitarbeiter mit Kindern.

•Ein privat versicherter Mitarbeiter, der keine Arbeitgeber-Zuschüsse zur KV und PV erhält, zahlt weniger Steuern als ein gleich verdienender privat versicherter Mitarbeiter mit Arbeitgeber-Zuschüssen.

Erläuterung:

Kinderloser, über 23-jähriger Mitarbeiter

Mitarbeiter mit Kindern

1.Zahlt den Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung (PV) von 0,25 %

2.Dadurch ist sein PV-Beitrag höher als der eines Mitarbeiters mit Kindern

3.Höhere Beiträge zur Sozialversicherung erhöhen die Vorsorgepauschale. Diese geht in die Steuerberechnung ein. Je höher die Vorsorgepauschale, desto niedriger die Steuerlast.

1.Zahlt diesen Zuschlag nicht

2.Dadurch ist sein PV-Beitrag niederiger als der eines Mitarbeiters ohne Kinder

Mitarbeiter in Sachsen	Mitarbeiter mit Beschäftigungsort in einem anderen Bundesland
In Sachsen ist der Beitrag zur Pflegeversicherung höher als in den anderen Bundesländern. Deshalb ist bei sächsischen Arbeitnehmern auch die Vorsorgepauschale höher, und sie tragen eine geringere Steuerlast als gleich verdienende Arbeitnehmer in anderen Bundesländern.

Privat versicherter Mitarbeiter, der keine AG-Zuschüsse erhält

Privat versicherter Mitarbeiter, der AG-Zuschüsse zur KV und PV erhält

1.In den Mitarbeiterstammdaten ist im Feld PKV-Basisbeitrag ein Wert hinterlegt.

1.In den Mitarbeiterstammdaten ist im Feld PKV-Basisbeitrag ein Wert hinterlegt. Außerdem existiert ein Eintrag im Feld Freiw./Private KV/PV. Dadurch errechnet Quick-Lohn in der Lohnabrechnung den Arbeitgeber-Zuschuss zur KV/PV.

2.Bei der Steuerberechnung wird die Vorsorgepauschale um den vollen Betrag in diesem Feld erhöht (das entspricht im Prinzip dem AG- und AN-Anteil zur Kranken- und Pflegeversicherung).

2.Quick-Lohn prüft, ob ein Zuschuss gezahlt wird. Die Höhe ist dabei nicht entscheidend. Ist das der Fall, wird die Vorsorgepauschale zuerst

a.erhöht um den eingetragenen Basisbetrag (das entspricht im Prinzip dem AG- und AN-Anteil zur Kranken- und Pflegeversicherung) und dann

b.verringert um den AG-Zuschuss. Damit bleibt im Prinzip der AN-Anteil übrig. Genauso werden auch gesetzlich Versicherte behandelt.

In diesen Zeilen dürfen keine Beiträge bescheinigt werden, die auf steuerfreien Arbeitslohn entfallen.

Wenn also Lohnarten zwar als versicherungspflichtig, aber als steuerfrei geschlüsselt sind, dürfen die auf die Beträge dieser Lohnarten entfallenden SV-Beiträge nicht in der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.

Ein Beispiel dafür sind Altersvorsorgebeträge über 4% der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Diese sind ja für weitere 4% steuerfrei, aber SV-pflichtig. Die darauf entfallenden SV-Beiträge sind dann im Lohnkonto aufgeführt, nicht jedoch in der Lohnsteuerbescheinigung.

•Der Beitragsgruppenschlüssel wurde falsch eingegeben.

•Die Zuordnung der Krankenkasse in den Mitarbeiterdaten stimmt nicht.

•Eine neu angelegte Lohnart wurde vom Anwender irrtümlich als beitragsfrei geschlüsselt, obwohl sie beitragspflichtig sein müsste.

•Die SV-Tage stimmen nicht, da z. B. das Ende einer Fehlzeit nicht erfasst wurde.

•Gilt nur für die Pflegeversicherungsbeiträge:

oDer Mitarbeiter ist vor kurzem 23 Jahre alt geworden oder die Elterneigenschaft ist in den Mitarbeiterdaten nicht richtig hinterlegt.
Hintergrund: Wenn ein kinderloser Mitarbeiter 23 Jahre alt wird, muss der Zusatzbeitrag für Kinderlose von 0,35% zur Pflegeversicherung (PV) berechnet werden. Bei jüngeren Mitarbeitern wird der Zusatzbeitrag nicht berechnet. Quick-Lohn erkennt dies automatisch und berechnet den PV-Beitrag entsprechend.

•Die Umlagesätze der Krankenkasse sind falsch in den Krankenkassendaten hinterlegt.

•Eine neu angelegte Lohnart wurde vom Anwender irrtümlich als beitragsfrei geschlüsselt, obwohl sie beitragspflichtig sein müsste.

•Bei auf weniger als 4 Wochen befristeten Beschäftigungen muss vom Betrieb nur die Umlage U2 abgeführt werden. Liegen Beschäftigungsbeginn und -ende im gleichen Monat, erkennt Quick-Lohn dies automatisch. Liegt das Ende im Folgemonat, kann Quick-Lohn dies nicht automatisch erkennen. Tragen Sie dann unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten den Wert "UL-" ein.

•Sie haben eine Sonderzahlung (z. B. Weihnachtsgeld) ausgezahlt. Darauf wird keine Umlage erhoben. (Die Insolvenzgeldumlage hingegen schon.)

Bei der Schätzung werden die SV-Beiträge, so wie sie bei der Endabrechnung des Vormonats vorliegen, für den aktuellen Monat an die Krankenkassen gemeldet. Natürlich können sich bei der Abrechnung des aktuellen Monats nun ganz andere Zahlen ergeben. Die Differenzen werden im Folgemonat bei der Meldung berücksichtigt und ausgeglichen.

Dennoch ist es oft nicht einfach, dies nachzuvollziehen. Abhilfe bietet der Menüpunkt Nachdruck/Auswertung → Übersicht der Schätzdifferenzen.

Die Spalten bedeuten:

Spalte	Bezeichnung	Erläuterung
(1)	Schätzung für den akt. Monat	Gibt die geschätzte Höhe der Beiträge für den aktuellen Abrechnungsmonat an. Wenn Sie mit "Schätzung auf Basis des Vormonats" arbeiten, ist dieser Wert gleich dem Beitrag aus der Endabrechnung des Vormonats (4).
(2)	Differenz aus dem Vormonat	Das ist die Differenz, die sich aus Schätzung und der späteren Endabrechnung im Vormonat ergeben hat. Auch dieser Betrag muss gezahlt werden, deshalb wird er im aktuellen Monat berücksichtigt und erhöht den Zahlbetrag, falls im Vormonat zu wenig gezahlt wurde bzw. verringert den Zahlbetrag, falls im Vormonat zu viel Geld gezahlt wurde.
(3)	Zahlbetrag für den akt. Monat	Das ist der Betrag, der für den aktuellen Abrechnungsmonat an die Krankenkasse gezahlt werden muss. Er ist die Summe aus (1) und (2).
(4)	Beitrag Endabrechnung akt. Monat	Beim Monatsabschluss sind alle Brutto-Verdienste der Mitarbeiter abschließend bekannt, auf dieser Basis berechnet Quick-Lohn nun den tatsächlich fälligen Beitrag und weist ihn hier aus.
(5)	Differenz zur Schätzung akt. Monat	Wenn zum Monatsabschluss andere Werte berechnet wurden (4) als vorher geschätzt und gemeldet (3), dann wird die Differenz hier ausgewiesen und im Folgemonat bezahlt / einbehalten (2).

•Das Kug-Sollentgelt ist in den Mitarbeiterdaten Teil 1 nicht korrekt eingetragen (siehe Hilfefunktion F1 zu diesem Feld).

•Sie haben Mehrstunden und Ausfallstunden in einem Monat mit Kurzarbeit abgerechnet. Beides erhöht das Istentgelt und mindert damit das Kurzarbeitergeld (Kug) bzw. das Saison-Kug.

•Der Mitarbeiter hat laut den elektronischen Lohnsteuermerkmalen keine Kinderfreibeträge. Es liegt aber eine Bescheinigung über zu berücksichtigende Kinder vor. Ohne Kinderfreibeträge ermittelt Quick-Lohn das Kug nach Leistungsgruppe 2 (ca. 60 % des Nettos).
Abhilfe: Geben Sie in den Mitarbeiterdaten im Feld Kinder-Freibeträge den Wert "0.1" ein. Dann errechnet Quick-Lohn das Kug nach Leistungsgruppe 1 (ca. 67 % des Nettos).

•Ihnen erscheinen Soll- bzw. Istentgelt sehr hoch? Beachten Sie: Bei Teilmonaten (Ein- oder Austritt) rechnet Quick-Lohn das Soll- und Istentgelt programmseitig auf einen vollen Monat hoch.

Sie können sich im letzten Bild der Lohnerfassung mit der Taste F8 Soll-Ist-Entgelt die Berechnung von Soll- und Istentgelt vom Programm erläutern lassen.

> Hier finden Sie ausführliche Hinweise zu Kug und Saison-Kug.

Sie haben eine neue Lohnart angelegt oder Sie benutzen eine Lohnart erstmalig und haben einen oder mehrere Mitarbeiter bereits abgerechnet. Anschließend haben Sie die Schlüsselung der Lohnart (z. B. Steuerbrutto oder SV-Brutto) geändert und weitere Mitarbeiter abgerechnet.

Abhilfe:

Erfassen und drucken Sie den (die) Verdienstbeleg(e) der zuerst abgerechneten Mitarbeiter nochmals. Wenn Sie nicht mehr genau wissen, welche Mitarbeiter mit der ursprünglichen Schlüsselung abgerechnet wurden, wiederholen Sie für alle Mitarbeiter Erfassung und Druck der Verdienstbelege.

Quick-Lohn erzeugt mehrere Ausdrucke mit...

1.den Brutto-Verdiensten, einzeln aufgelistet für jeden Mitarbeiter

2.dem Gesamtbrutto und dem daraus resultierenden Beiträg an die Sozialkasse

Außerdem wird eine Überweisung generiert. In dieser Überweisung ist die Summe aller Einzelbeiträge enthalten, bei denen es zu Rundungen kommt.

In Einzelfällen kann es sein, dass sich durch diese Rundungen Abweichungen im Bereich von 1 cent - 10 cent aufsummieren. Dies ist jedoch kein Grund zur Sorge.