Arbeitszeitkonto anlegen

➢Automatisches Konto (Typ F - mit Kalendariumserfassung)

Die über das monatliche Soll hinaus gearbeiteten und erfassten Stunden werden automatisch auf dem Stundenkonto gutgeschrieben. Dies wird in der Lohnerfassung durch Quick-Lohn automatisch mit der Lohnart "Std-Rückstellung" dokumentiert.

Analog gilt dies für die Minderstunden, diese werden automatisch mit der Lohnart "Std-Auszahlung" ausgeglichen.

Das monatliche "Soll für das Stundenkonto" kann auf verschiedene Art, teilweise in Verbindung mit der wöchentlichen Arbeitszeit, festgelegt werden. Diese Sollzeit muss dabei nicht der regulären monatlichen Arbeitszeit entsprechen - in manchen Tarifverträgen wird ein bestimmes "Tarifsoll" vorgeschrieben. Tragen Sie zur Festlegung im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 in den Feldern Wöchentl. Arbeitszeit und Std-Kto die entsprechenden Werte ein.

       Diese Varianten gibt es:

➢Halbautomatisches Konto (Typ H - mit Kalendariumserfassung)

Die über das monatliche Soll hinaus gearbeiteten und erfassten Stunden werden automatisch auf dem Stundenkonto gutgeschrieben. Dies wird in der Lohnerfassung durch Quick-Lohn automatisch mit der Lohnart "Std-Rückstellung" dokumentiert.

Bei Minderstunden entscheiden Sie selbst, ob diese ausgeglichen (aufgefüllt) werden sollen. Wollen Sie das, dann erfassen Sie im Kalendarium diese Stunden manuell mit dem Buchstaben "C" (Std-Auszahlung).

Um festzulegen, dass das halbautomatische Konto verwendet werden soll, tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld Std-Kto ein "H".

➢Manuelles Konto (mit oder ohne Kalendariumserfassung)

Sie entscheiden selbst, welche Stunden auf das Stundenkonto hinzu gebucht (Lohnart "Std-Rückstellung", Kalenderbuchstabe "D") bzw. von dort abgebucht (Lohnart "Std-Auszahlung", Kalenderbuchstabe "C") werden sollen.

Wenn Sie ohne Kalendarium arbeiten, rufen Sie die Lohnarten in der Lohnerfassung direkt auf (ggf. fügen Sie über F5 - Weitere LA die gewünschte Lohnart hinzu). Wenn Sie mit Kalendariumserfassung arbeiten, hinterlegen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten bei beiden Lohnarten die jeweiligen Kalenderzeichen.

Um festzulegen, dass das manuelle Konto verwendet werden soll, bleibt im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 das Feld Std-Kto leer.

Der aktuelle Stand des Stundenkontos wird monatlich auf dem Verdienstbeleg sowohl in Stunden als auch in Geldwert angedruckt. Für Festlöhner (Angestellte, Azubis, Monatslöhner) werden nur die Stunden dargestellt. Bei allen anderen können Sie den Ausdruck des Geldbetrages unterdrücken, indem Sie unter Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten das Kürzel "X-" eintragen.

Stunden der Lohnart "Std-Rückstellung" werden in der Lohnerfassung und auf dem Verdienstbeleg als negativer Wert dargestellt.

Ein Beispiel:

- Die Sollzeit des Monats beträgt 185,50 Stunden. Tatsächlich gearbeitet werden 182,00 Stunden, außerdem wird ein Feiertag mit 8,50 Stunden abgerechnet.

- Auf dem Verdienstbeleg erscheinen dann:
 Grundlohn 182,00 Std
 Feiertagslohnfortz. 8,50 Std
 Std-Rückstellung -5,00 Std
 
Std-Rückstellungen werden vom aktuell ausbezahlten Gesamtlohn "weggenommen" und dem Stundenkonto im Kopf des Verdienstbeleges gutgeschrieben. Die Mehrstunden sowie der damit verbundene Lohn werden wie folgt dargestellt:

Im Menü Nachdruck / Auswertung → Auswertungen Urlaub und Stundenkonto → Stand Stundenkonto können Sie jederzeit eine Übersicht über die Stundenkonten sämtlicher Mitarbeiter ansehen bzw. drucken.

Damit sich die Rückstellungs- und die Auszahlungsstunden im Laufe der Jahre nicht zu sehr in die Höhe "schaukeln", fragt Sie das Programm beim Jahreswechsel, ob es den Saldo der Stundenkonten neu setzen soll. Wir empfehlen Ihnen, diese Frage zu bejahen.

Den Stundensatz der Lohnart "Std-Auszahlung" ermittelt das Programm aus dem Verhältnis des Geldes und der Stunden auf dem Konto. In der Lohnerfassung zeigt die F8-Taste diese Berechnung an.

Ein Beispiel:

Im Dezember sollen nun 10 Stunden vom Stundenkonto ausgezahlt werden.
Der Stundensatz ermittelt sich wie folgt:
Gesamtsumme Geld-Rückstellung / Gesamtsumme Stunden = 270,00 € / 20 Stunden = 13,50 €/Std.

Auf dem Stundenkonto verbleiben danach 10 Stunden im Gesamtwert von 135,00 €.

Sonderfall: Der Mindestlohn wird z. B. von 13,00 € auf 15,00 € erhöht

In diesem Fall darf auch bei der Stundenauszahlung vom Stundenkonto der Mindestlohn nicht unterschritten werden. Der Arbeitgeber muss also mehr zahlen, als der Mitarbeiter zu seinem damaligen Stundensatz angespart hat. Auch in einigen Tarifverträgen wird vorgeschrieben, dass immer mindestens der aktuelle Tarifstundenlohn zu zahlen ist.

Quick-Lohn handhabt diesen Fall folgendermaßen:

Mit einer weiteren Lohnart "Std-Ausz. Aufstockg" wird der Differenzbetrag zwischen aktuellem Grundlohn und dem ermittelten Stundensatz der Lohnart "Std-Auszahlung" ausgeglichen. Im Beispiel von oben bedeutet dies:

•Lohnart "Std-Auszahlung" 13,50 € x 10,00 Stunden = 135,00 €

•Lohnart "Std-Ausz. Aufstockg" 1,50 € x 10,00 Stunden = 15,00 €

Damit wird der Mindestlohn wieder eingehalten.

Wenn Quick-Lohn während der Lohnerfassung feststellt, dass der ermittelte Stundensatz der Lohnart "Std-Auszahlung" kleiner als der aktuelle Grundlohn ist, erscheint automatisch die Frage, ob die Aufstockung durchgeführt werden soll.

Sie können alternativ auch im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten festlegen, dass die Aufstockung immer oder niemals (jeweils ohne Nachfrage) durchgeführt werden soll.

Zu dieser Vorgehensweise gibt es drei schlechtere Alternativen:

Üblicherweise werden für vorgearbeitete Stunden keine Überstundenzuschläge gezahlt. Allerdings kann das in Tarifverträgen auch anders geregelt sein. In Quick-Lohn voreingestellt ist, dass keine Zuschläge gezahlt werden. Soll dies doch geschehen, verfahren Sie wie folgt:

➢Mehrarbeitszulage ab der ersten Überstunde

Gehen Sie über Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Lohnarten in die Lohnart "25% Mehrarb.-Zulage". Tragen Sie hier im Feld Kalendariumszeichen ein Minus "-" (Bindestrich) ein.

➢Mehrarbeitszulage erst ab einer bestimmten Anzahl von Überstunden

Wird zudem im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten in den Feldern Beginn Mehrarb.-Zulage und Basis Meharbeitszulage jeweils ein Wert hinterlegt, wird die Mehrarbeitszulage erst berechnet, wenn das Stundenkonto diesen Wert erreicht hat. Diese Obergrenze gilt dann für alle Arbeitnehmer.

Sie können aber auch eine individuelle Obergrenze für einzelne Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten Teil 2 im Feld Besonderheiten mit dem Eintrag "STOGxxx" hinterlegen. Das xxx ersetzen Sie bitte mit der Anzahl der Stunden.

Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten können Sie im Feld Obergrenze Std.-Konto angeben, wie hoch der Saldo "Std-Rückstellung" - "Std-Auszahlung" maximal sein darf.

Treten weiterhin Mehrstunden auf, werden diese sofort ausgezahlt.

Anwendungsfälle:

•In den Baubranchen gibt es tarifliche Vorgaben von maximal 150 Stunden für den Stand des Stundenkontos.

•Das Stundenguthaben kann "geschützt" werden, wenn es für witterungsbedingte Ausfallzeiten außerhalb der Winterzeit vorgehalten wird. Dann müssen diese Stunden nicht zur Verhinderung von Saison-Kug verwendet werden (> SIKOflex).

Im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Beitragsdaten können Sie im Feld Untergrenze Std.-Konto angeben, wie klein das Stundenguthaben werden darf.  

Quick-Lohn warnt bei der Lohnerfassung, wenn diese Grenze unterschritten wird. Sie können die Unterschreitung tolerieren. Sie können die Unterschreitung auch verhindern, indem Sie weniger Stunden mit der Lohnart "Std-Auszahlung" abrechnen.

Anwendungsfälle:

•Sie haben mit Ihren Mitarbeitern eine entsprechende Vereinbarung getroffen.

•In den Baubranchen gibt es tarifliche Vorgaben von minimal -30 Stunden für den Stand des Stundenkontos.

Nach längerem Führen der Stunden-/Geldkonten der Mitarbeiter werden die ausgewiesenen Werte von Rückstellung und Auszahlung relativ hoch, obwohl das Guthaben als Differenz der beiden Werte klein ist oder auch Null betragen kann. Zur besseren Übersichtlichkeit sollten Sie in gewissen Abständen die Werte "verkleinern" lassen. Der Zeitpunkt hierfür kann individuell verschieden sein. Denkbar wäre z. B. der Januar eines jeden Jahres oder der Beginn der Winterabrechnungsperiode im Bauwesen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt:Wählen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung den Bereich Auswertung Mitarbeiterdaten → Stundenrückstellung (Saldo neu setzen).

2. Schritt:Sie werden nun gefragt "Sollen die Salden der Stundenkonten neu gesetzt werden?". Wenn Sie hier mit Ja antworten, erfolgt die Saldierung von Std-Rückstellung und Std-Auszahlung für die Mitarbeiter, die Sie in der darauffolgenden Maske auswählen.

Beispiel:

           Std-Rückstellung  Std-Auszahlung   Geld-Rückstellung  Geld-Auszahlung     Saldo

------------------------------------------------------------------------------------------

vorher               140.00          120.00             1820.00          1560.00    260.00

nachher               20.00            0.00              260.00             0.00    260.00

Es handelt sich also nur um eine "Verkleinerung der Zahlen", das Guthaben (= der Saldo) selbst ändert sich natürlich nicht.

Diese Liste kann im Dezember auch sehr gut zur Abgrenzung der Lohnkosten genutzt werden.

Wenn Sie mit Quick-Lohn neu beginnen oder die Stundenkonten bisher per Hand geführt wurden, können Sie die Guthaben in den Mitarbeiterdaten hinterlegen. Quick-Lohn führt diese dann weiter.

Im Fall eines positiven Guthabens:
Tragen Sie im Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil Summen bzw. Teil Vortrag im Feld Summe Std. Rückstellg. das Stundenguthaben sowie im Feld Summe Geld Rückstellg. das Geldguthaben (Stundenlohn x Guthabenstunden) ein.

Im Fall eines negativen Guthabens:
Tragen Sie im Menü Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil Summen bzw. Teil Vortrag im Feld Summe Std. Auszahlung das (negative) Stundenguthaben sowie im Feld Summe Geld Auszahlung das (negative) Geldguthaben als positive Werte, d. h. ohne Minuszeichen, ein.

Rechnen Sie gewerbliche Mitarbeiter immer mit der Lohnart "Grundlohn" (Mitarbeitertyp "AR") stundenbezogen ab. Eine Anlage als Mitarbeitertyp "ML" führt zu einer falschen Urlaubsberechnung!

Stattdessen, damit es keine Probleme bei der Berechnung der Urlaubsvergütung und beim Saison-Kug gibt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt:Tragen Sie im Bereich Lohnabrechnung → Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten Teil 1 im Feld Mitarbeitertyp den Wert "AR" ein.

2. Schritt:Es wird das automatische Stundenkonto "F1" verwendet. Dazu tragen Sie im Feld Wöchentl. Arbeitszeit den Wert "40" und im Feld Std-Kto "F1" ein (wenn auch tatsächlich 40 Wochenstunden zu arbeiten sind). Damit werden in jedem Monat die festgelegten Stunden abgerechnet (natürlich unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit usw.). Werden mehr Stunden erfasst, so werden diese automatisch auf das Stundenkonto gebucht. Wird weniger gearbeitet, wird automatisch vom Stundenkonto her aufgefüllt.
 
Über den Eintrag der wöchentlichen Arbeitszeit lässt sich die Anzahl der festen Stunden je Monat steuern:
"39" und "F1" ergibt 169 (= 39 x 13 / 3) Stunden monatlich
"38.076" und "F1" ergibt 165 (= 38.076 x 13 / 3) Stunden monatlich

Die allgemeine Formel zur Ermittlung der wöchentlichen Arbeitszeit für eine gewünschte feste Monatsstundenzahl lautet wie folgt:

Wöchentliche Arbeitszeit = Gewünschte monatliche Arbeitszeit x 3 / 13

Daraus ergibt sich ein Durchschnittswert, der im Laufe des Jahres zu einem ausgeglichenen Stundenkonto führt. Beachten Sie bitte: Nicht in jedem Monat wird mit dieser Wochenarbeitszeit die gewünschte Monatsstundenzahl erreicht, denn manche Monate sind kürzer und andere länger.